電網(wǎng)企業(yè)信息化項(xiàng)目檔案淺談

摘要：用于企業(yè)應(yīng)用信息化系統(tǒng)的工程項(xiàng)目文件檔案主要含義是泛指在我國企業(yè)通過對(duì)應(yīng)用信息化作業(yè)系統(tǒng)的重要工程項(xiàng)目進(jìn)行前期規(guī)劃、立項(xiàng)、招標(biāo)以及采購、合同正式簽訂、啟動(dòng)和項(xiàng)目實(shí)施、設(shè)計(jì)、開發(fā)及在測(cè)試、運(yùn)行、驗(yàn)收等各個(gè)技術(shù)階段所收集形成的各種具有一定科學(xué)性和長(zhǎng)期保存使用價(jià)值的項(xiàng)目文件記錄資料，對(duì)于企業(yè)信息化系統(tǒng)日后的正常運(yùn)行、維護(hù)、升級(jí)改造等具有重要的參考和憑證作用。為了不斷提高我市信息化建設(shè)工程項(xiàng)目的財(cái)務(wù)檔案管理工作水平，許多電網(wǎng)企業(yè)進(jìn)行了信息化項(xiàng)目檔案的一體化管控實(shí)踐，取得了顯著成效。本文將針對(duì)電網(wǎng)企業(yè)信息化項(xiàng)目檔案工作，談?wù)勛约旱目捶ā?/p>

關(guān)鍵詞：電網(wǎng)企業(yè);企業(yè)信息化;項(xiàng)目檔案

近年來，許多的大型電網(wǎng)企業(yè)公司都積極啟動(dòng)了一些企業(yè)信息化建設(shè)工程，實(shí)現(xiàn)各個(gè)部門業(yè)務(wù)流程的信息電子化、資產(chǎn)流程數(shù)據(jù)化、工作的流程智能化，極大的有效改善了電網(wǎng)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理效率。同時(shí)，也產(chǎn)生了大量的采購資料、用戶手冊(cè)、驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等文件材料。基于現(xiàn)代信息化的項(xiàng)目具有工作周期較長(zhǎng)、項(xiàng)目多、投資大、技術(shù)和人員流動(dòng)變化頻繁等優(yōu)勢(shì)，導(dǎo)致大部分信息化項(xiàng)目文件散落在工作人員個(gè)人手中，檔案管理出現(xiàn)收集不齊全、歸檔不及時(shí)、利用效率低等問題[1]。針對(duì)電網(wǎng)信息化工程項(xiàng)目檔案管理中存在的一些問題，電網(wǎng)企業(yè)需要進(jìn)行加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，結(jié)合公司管理的現(xiàn)狀，制定了"完善管理、分級(jí)負(fù)責(zé)、技術(shù)支撐"的管理思路。

一、目前電網(wǎng)企業(yè)信息化項(xiàng)目檔案過程中存在的問題

檔案意識(shí)薄弱部分建設(shè)工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)于業(yè)務(wù)部門和用戶的檔案信息移交、歸檔意識(shí)薄弱，審批的材料、合同、許可證等主要文本原件往往是直接保存到了業(yè)務(wù)單位或用戶里，一些依時(shí)轉(zhuǎn)移的文件不具備了規(guī)范性;并且當(dāng)建筑工程項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、信息庫管理人員的工作交替、崗位調(diào)動(dòng)、職務(wù)調(diào)整和工作安排調(diào)整以及公司兼并和改革重組過程中，檔案的相關(guān)交接工作未能切實(shí)地做好，致使各個(gè)工作與其他人發(fā)生了脫軌[2]。

檔案不完整在進(jìn)行隱藏性一些工程施工的這個(gè)階段時(shí)候，存在不完全的材料記錄了產(chǎn)品原材料的批量進(jìn)貨、物品包裝質(zhì)量以及產(chǎn)品試驗(yàn)報(bào)告，出廠的產(chǎn)品實(shí)驗(yàn)報(bào)告上的字跡模糊或者產(chǎn)品說明書不是產(chǎn)品原件，隱秘性的一些工程技術(shù)材料記錄所指的要求各方填寫的材料內(nèi)容不完全，缺少了一些工程圖紙，不完全地記錄了相關(guān)施工過程技術(shù)的一些具體內(nèi)容，各方的施工簽字以及相關(guān)手續(xù)不完全等。在工程建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)行工程驗(yàn)收的第一個(gè)檢查階段，工程項(xiàng)目竣工設(shè)計(jì)驗(yàn)收及工程質(zhì)量監(jiān)督審核之后，整治和檔案管理系統(tǒng)中的工程檔案管理信息經(jīng)常多少都會(huì)同時(shí)使得其中一些技術(shù)漏洞發(fā)生。比如在進(jìn)行竣工工程驗(yàn)收管理過程中相關(guān)資料不全面，簽字或者驗(yàn)收文書的書寫字跡不夠準(zhǔn)確規(guī)范，竣工驗(yàn)收示意圖的具體編制操作錯(cuò)誤不準(zhǔn)確[3]。

二、電網(wǎng)企業(yè)在進(jìn)行信息化檔案建設(shè)中的思路

一是統(tǒng)一管理。明確由電網(wǎng)企業(yè)某一部門統(tǒng)一負(fù)責(zé)信息化項(xiàng)目檔案管理工作，負(fù)責(zé)制定信息化項(xiàng)目檔案管理相關(guān)實(shí)施細(xì)則和歸檔管理辦法，且直接負(fù)責(zé)對(duì)各部門信息化項(xiàng)目檔案歸檔情況的監(jiān)督和檢查，確保信息化項(xiàng)目檔案歸檔工作按期完成;二是分級(jí)負(fù)責(zé)。按照"誰主管、誰負(fù)責(zé)"和"誰產(chǎn)生、誰整理"的基本原則，明確了企業(yè)主管機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目主管部門、項(xiàng)目承擔(dān)單位、業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)等方面的信息化項(xiàng)目檔案管理的職責(zé)，督促各方責(zé)任主體認(rèn)真地完成自己在職責(zé)區(qū)域內(nèi)的信息化項(xiàng)目檔案收集和管理;三是技術(shù)支撐。應(yīng)該充分發(fā)揮數(shù)字信息技術(shù)在現(xiàn)代信息化系統(tǒng)中的優(yōu)勢(shì)，完善與數(shù)字檔案館信息系統(tǒng)有關(guān)的功能，通過設(shè)置數(shù)字化歸檔節(jié)點(diǎn)到期提示等措施，加強(qiáng)對(duì)信息化項(xiàng)目檔案收集和管控的力度，從而大大提高了信息化項(xiàng)目檔案資料歸檔工作的及時(shí)性、完整度。

三、電網(wǎng)企業(yè)在信息化項(xiàng)目檔案建設(shè)中的實(shí)踐措施

要明確了解相應(yīng)工程項(xiàng)目的責(zé)任制，強(qiáng)化對(duì)檔案保護(hù)的意識(shí)。首先，要做到完備好自己的崗位職責(zé)，讓上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、檔案室的負(fù)責(zé)人、專職的檔案工作人員各司其職，嚴(yán)格地履行自己的義務(wù);其次，強(qiáng)化對(duì)檔案工作人員超前把握的意識(shí)。弄清本事業(yè)單位在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)中所發(fā)現(xiàn)的情況及在文件材料中所形成的一切有關(guān)資料;再者，要積極地向用戶宣傳檔案的法制，這樣就可以促進(jìn)檔案工作人員和用戶之間進(jìn)一步地增強(qiáng)交流，彼此體諒，從而與之建立良好的工作關(guān)系。每年定期通過現(xiàn)場(chǎng)演示整編流程、邀請(qǐng)外部專家講解專業(yè)知識(shí)、常見問題解答等措施，確保歸檔工作的順利開展。

對(duì)于配電網(wǎng)項(xiàng)目應(yīng)該做到早布局、先落實(shí)。要對(duì)于配備的檔案工作人員，建設(shè)倉庫，以及添置裝修設(shè)備等提出具體要求，從而能夠確保工程項(xiàng)目的檔案管理與工程施工共同進(jìn)行。要對(duì)項(xiàng)目檔案資料歸檔標(biāo)準(zhǔn)、項(xiàng)目資料檔案劃分標(biāo)準(zhǔn)等制定規(guī)范化的業(yè)務(wù)行為準(zhǔn)則;檔案管理單位在進(jìn)行工程立項(xiàng)前就必須要與各個(gè)工程有關(guān)的部門進(jìn)行交涉，確定其管理的方式和要求，并把辦公室的檔案工作當(dāng)成是進(jìn)行工程管理的重點(diǎn)和內(nèi)容之一，搜集好前期的文件、資料。依據(jù)不同的職責(zé)，梳理了檔案利用流程，并依據(jù)國家檔案局及國家電網(wǎng)有限公司檔案管理相關(guān)制度，通過和業(yè)務(wù)部門的協(xié)商溝通，明確了本部門文件可以直接在線利用，跨部門文件需本部門領(lǐng)導(dǎo)審批、文件所在部門領(lǐng)導(dǎo)審批后在線利用，對(duì)不能確定部門的檔案由利用人員直接在線申請(qǐng)、辦公室檔案人員及領(lǐng)導(dǎo)在線審批的簡(jiǎn)化流程，利用數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行固化[4]。

提升改造系統(tǒng)功能。電網(wǎng)企業(yè)需要對(duì)數(shù)字檔案館系統(tǒng)進(jìn)行了功能提升改造，研制了信息化項(xiàng)目檔案歸檔模板，將信息化項(xiàng)目檔案的分類、文件名稱、保管期限等要素進(jìn)行固化，各項(xiàng)目管理部門在收集過程中，通過與歸檔模板的比對(duì)，可以直觀地展示漏歸、多歸、錯(cuò)歸等的數(shù)據(jù)信息，極大地提高了歸檔的效率。根據(jù)信息化工程項(xiàng)目的建設(shè)周期，設(shè)計(jì)了一個(gè)相對(duì)應(yīng)的歸檔時(shí)間節(jié)點(diǎn)，將檔案管理的工作提前放入到對(duì)信息化工程項(xiàng)目管理的全過程中。系統(tǒng)根據(jù)項(xiàng)目的進(jìn)度，對(duì)收集不及時(shí)、歸檔出現(xiàn)異常情況的部門進(jìn)行預(yù)警。綜合應(yīng)用上述的管理方法和手段，確保了項(xiàng)目信息化的項(xiàng)目檔案搜集整理得及時(shí)、完整和全程可控。加強(qiáng)對(duì)于項(xiàng)目檔案的影響性電子資料搜集和整理，促進(jìn)了項(xiàng)目檔案管理的信息化。大力開展實(shí)施、推廣和使用工程檔案管理系統(tǒng)的研究和應(yīng)用，檔案部門的專員在項(xiàng)目工程實(shí)際施工前就要自覺地與各個(gè)工程建設(shè)單位進(jìn)行溝通和協(xié)調(diào)，把一個(gè)工程項(xiàng)目的檔案文件、材質(zhì)以及圖紙等全部電子化，提高了工作效率。將從前的手工整理和利用圖紙數(shù)據(jù)資料的管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)榱藷o紙化的檔案，從而真正做到了工程信息與科學(xué)技術(shù)成果的共享，促進(jìn)了項(xiàng)目檔案信息化的深入發(fā)展。

結(jié)語：

全國配電網(wǎng)建設(shè)的項(xiàng)目很多，在參加、學(xué)習(xí)和全面推進(jìn)配電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理時(shí)許多公司企業(yè)的權(quán)限還有些單薄。相應(yīng)的項(xiàng)目管理檔案的水平參差不齊，在認(rèn)知上各個(gè)企業(yè)對(duì)于建立項(xiàng)目檔案的必要性也是存在一定差距的，對(duì)于建立項(xiàng)目檔案的管理者、經(jīng)營(yíng)資金、落實(shí)檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施和技術(shù)裝置等各個(gè)方面亟待加強(qiáng)，因此我們要大力地向企業(yè)宣傳和規(guī)范項(xiàng)目檔案管理的重要性，提高意識(shí)，大力完善建筑項(xiàng)目檔案管理的體系。

參考文獻(xiàn)：

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作者簡(jiǎn)介：祁寧（1983——），女，漢族，北京人，高級(jí)經(jīng)濟(jì)師，大學(xué)本科，研究方向：檔案管理工作。