事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部控制優(yōu)化研究

劉秀梅

摘要：本文旨在研究事業(yè)單位檔案管理部門的內(nèi)部控制體系，以提高檔案管理部門內(nèi)部管理的效率和公共服務(wù)水平。本文從就單位層面和業(yè)務(wù)層面兩個(gè)方向，分析在內(nèi)部控制過程中出現(xiàn)的問題，并進(jìn)行優(yōu)化研究，最后針對(duì)體系設(shè)計(jì)、內(nèi)控環(huán)境、執(zhí)行力度這三個(gè)方面，分別提出提高我國(guó)事業(yè)單位檔案管理部門績(jī)效考核下的內(nèi)部控制水平的建議。

關(guān)鍵詞：檔案管理部門;內(nèi)部控制;績(jī)效考核

一、事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部控制存在的問題

1.組織機(jī)構(gòu)設(shè)置不完全

目前事業(yè)單位檔案管理部門的管理層70%以上是行政出身，對(duì)內(nèi)部控制、風(fēng)險(xiǎn)管理等方面的專業(yè)知識(shí)不甚了解，從而需要聯(lián)合其他多個(gè)部門才能完成內(nèi)部控制的相關(guān)工作，導(dǎo)致責(zé)任混淆不清，工作互相推諉，大大降低了內(nèi)部控制體系的本應(yīng)發(fā)揮的作用[1]。

2.信息交流不暢

在信息化的大背景下，我國(guó)事業(yè)單位檔案管理工作已逐步實(shí)現(xiàn)“存量數(shù)字化、增量電子化”的戰(zhàn)略，但是目前大部分的事業(yè)單位檔案管理部門還比較落后，觀念比較陳舊，并未意識(shí)到信息化帶來的好處，還未引入先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，無法進(jìn)行信息綜合處理和信息交流與傳輸，故檔案管理人員無法綜合考量檔案管理工作各方面的信息[2]。且很多部門的電子信息并未實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)抓取仍以人工采集的主要手段，這拉低了實(shí)時(shí)信息的交流互換整合程度，大大降低了檔案管理人員的工作效率和對(duì)內(nèi)部控制系統(tǒng)的把控程度。

3.預(yù)算把控不嚴(yán)格

近年來，大部分的檔案管理部門管理層較為重視預(yù)算工作的管理與執(zhí)行，但仍存在著管理不到位、預(yù)算審批不完善等問題，其較為嚴(yán)重的是對(duì)于預(yù)算重要性的認(rèn)識(shí)并未深入，檔案管理人員大都認(rèn)為預(yù)算工作只與財(cái)務(wù)處、審計(jì)處、管理層有關(guān)，與自身聯(lián)系較少甚至沒有聯(lián)系，于是在日常工作中并未嚴(yán)格遵守預(yù)算審批流程，導(dǎo)致在預(yù)算執(zhí)行過程中出現(xiàn)許多需要額外審批的項(xiàng)目，導(dǎo)致預(yù)算計(jì)劃被打亂，數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性下降，周而復(fù)始，使得預(yù)算控制無法實(shí)施。

二、事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部控制優(yōu)化研究

（一）事業(yè)單位檔案管理部門單位層面內(nèi)部控制優(yōu)化

1.完善組織機(jī)構(gòu)的架設(shè)

事業(yè)單位檔案管理工作組織機(jī)構(gòu)一般有兩種，一種是垂直結(jié)構(gòu)，單位分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)[3]，辦公室分管檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo)，綜合檔案室專職檔案管理人員，各部門專職檔案管理人員;第二種是職能型結(jié)構(gòu)，設(shè)置專門的檔案管理部門，部門內(nèi)部有領(lǐng)導(dǎo)者和檔案管理人員。

2.完善信息系統(tǒng)建設(shè)

無論是績(jī)效考核還是內(nèi)部控制都需要借助信息化手段來完成，構(gòu)建一個(gè)完整有效、全面聯(lián)通的信息系統(tǒng)能夠?yàn)閮?nèi)部控制工作提供及時(shí)無延遲的信息，可大大提高檔案管理工作日常管理的效率。事業(yè)單位檔案管理部門應(yīng)引入先進(jìn)得檔案管理系統(tǒng)，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案進(jìn)行電子化統(tǒng)一管理，在這樣一個(gè)信息系統(tǒng)的輔助下，檔案管理部門可實(shí)時(shí)監(jiān)測(cè)檔案收集、檔案整理和檔案借閱等一系列數(shù)據(jù)指標(biāo)。

（二）事業(yè)單位檔案管理部門業(yè)務(wù)層面內(nèi)部控制優(yōu)化

1.完善預(yù)算制度

檔案管理部門可根據(jù)往年年度的預(yù)算執(zhí)行狀況與本年度的運(yùn)營(yíng)目標(biāo)與計(jì)劃進(jìn)行預(yù)算工作，完整的預(yù)算流程大概包括預(yù)算編制、預(yù)算執(zhí)行、預(yù)算調(diào)整、預(yù)算考評(píng)四大步驟，其中最為重要的是預(yù)算編制預(yù)算執(zhí)行。預(yù)算編制在時(shí)間要求上要保持及時(shí)性、在內(nèi)容要求上要保持完整性、準(zhǔn)確性。預(yù)算執(zhí)行狀況應(yīng)當(dāng)作為檔案管理部門績(jī)效考核的一大組成部分，根據(jù)預(yù)算執(zhí)行的特點(diǎn)設(shè)置預(yù)算執(zhí)行原則與足夠細(xì)化的考核指標(biāo)，確切認(rèn)真做好預(yù)算執(zhí)行的責(zé)任與落實(shí)，并將考核結(jié)果反映在預(yù)算考評(píng)中，從而保證預(yù)算管理工作有效實(shí)施，預(yù)算目標(biāo)高度實(shí)現(xiàn)。

2.構(gòu)建完善的合同管理制度

事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)制定完善的合同管理制度，從合同簽訂到合同履行大致有合同策劃、合同調(diào)查、合同談判、合同擬定合同審核、合同簽訂六個(gè)步驟，每一步都應(yīng)歸檔備份相應(yīng)的文字記錄，確保職責(zé)清晰明確。合同可由單位辦公室設(shè)置合同歸檔部門集中管理，合同歸檔部門應(yīng)當(dāng)做好合同的保存工作并對(duì)合同的后續(xù)執(zhí)行做好追蹤工作，一旦合同出現(xiàn)問題或糾紛及時(shí)聯(lián)系合同責(zé)任人共同處理，保證合同的正常履行。

三、提高事業(yè)單位檔案管理部門內(nèi)部控制水平的建議

（一）進(jìn)一步優(yōu)化內(nèi)部控制體系的建議

1.動(dòng)態(tài)調(diào)整指標(biāo)

隨著時(shí)代發(fā)展，事業(yè)單位檔案管理部門的組織結(jié)構(gòu)和面對(duì)的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)必然會(huì)不斷改變，這就要求內(nèi)部控制體系中的各項(xiàng)指標(biāo)及時(shí)根據(jù)環(huán)境需要及自身發(fā)展特點(diǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)調(diào)整，各項(xiàng)指標(biāo)需有效凸顯檔案管理部門所面臨的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)與管理重點(diǎn)、難點(diǎn)，從而適應(yīng)檔案管理部門在不同環(huán)境、不同政策、不同發(fā)展階段的管理需求。

2.細(xì)化內(nèi)部控制指標(biāo)

在檔案管理部門的實(shí)際運(yùn)營(yíng)過程中，業(yè)務(wù)繁多，流程眾多，所以在內(nèi)部控制實(shí)施的過程中要有針對(duì)性的進(jìn)行進(jìn)一步的專業(yè)化細(xì)化，尤其是對(duì)于重點(diǎn)業(yè)務(wù)和重點(diǎn)流程，要在結(jié)合不同事業(yè)單位現(xiàn)有的制度體系、業(yè)務(wù)流程、控制措施的基礎(chǔ)上，進(jìn)一步明確內(nèi)部控制的具體內(nèi)容，使得內(nèi)部控制工作更具有針對(duì)性，得到的數(shù)據(jù)更加精準(zhǔn)可靠，從而使內(nèi)部控制體系得到進(jìn)一步的優(yōu)化。

（二）進(jìn)一步改善內(nèi)部控制環(huán)境的建議

1.提高工作人員對(duì)內(nèi)部控制的認(rèn)識(shí)

工作人員對(duì)內(nèi)部控制體系的認(rèn)識(shí)及重視程度直接關(guān)系到內(nèi)部控制制度實(shí)施的有效性，如果只有管理層對(duì)內(nèi)部控制重要性的一味強(qiáng)調(diào)，而基層工作人員卻不了解什么是內(nèi)部控制，更難以引起對(duì)內(nèi)部控制的重視，所以管理層應(yīng)帶頭并循序漸進(jìn)的與基層一同通過講座、論壇會(huì)、小組會(huì)議等方式學(xué)習(xí)內(nèi)部控制知識(shí)，從而起到上行下效、建立起檔案管理部門全體工作人員對(duì)于內(nèi)部控制的重視，使得內(nèi)部控制制度得到更好的實(shí)施與落實(shí)。

2.完善內(nèi)部控制與檔案管理信息系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)時(shí)代，信息管理系統(tǒng)幾乎承載單位所有的信息，做好信息系統(tǒng)的建設(shè)對(duì)于內(nèi)部控制體系的建設(shè)與優(yōu)化至關(guān)重要，因此檔案管理部門應(yīng)當(dāng)將內(nèi)部控制系統(tǒng)嵌入到信息系統(tǒng)中，從而使得信息能夠得到實(shí)時(shí)更新，查詢更加方便準(zhǔn)確。與此同時(shí)檔案管理人員要更加熟悉先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，提高操作水平及工作效率，以此保證檔案管理工作的無誤與內(nèi)部控制評(píng)價(jià)的透明度。

（三）進(jìn)一步提高內(nèi)部控制執(zhí)行力度的建議

1.提高內(nèi)部評(píng)價(jià)機(jī)制有效性

檔案管理部門應(yīng)當(dāng)成立內(nèi)部控評(píng)價(jià)小組，小組應(yīng)定期對(duì)本部門內(nèi)部控制的執(zhí)行情況進(jìn)行詳盡的調(diào)查后根據(jù)內(nèi)部控制評(píng)價(jià)體系與具體情況的對(duì)比分析，找出內(nèi)部控制評(píng)價(jià)體系的缺陷，并提出相應(yīng)的改革措施上報(bào)給單位的領(lǐng)導(dǎo)，領(lǐng)導(dǎo)同意后，下發(fā)到各職能部門，又各職能部門依照改進(jìn)意見進(jìn)行落實(shí)。在內(nèi)部控制過程中應(yīng)把責(zé)任明確、落實(shí)到個(gè)人，并將內(nèi)部控制評(píng)價(jià)體系中的指標(biāo)與績(jī)效、薪資、晉升關(guān)聯(lián)從而確保內(nèi)部評(píng)價(jià)機(jī)制的有效性。

2.健全內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制

檔案管理部門應(yīng)該健全內(nèi)部控制監(jiān)督機(jī)制。內(nèi)部監(jiān)督不能由內(nèi)部控制牽頭部門來承擔(dān)，應(yīng)指定內(nèi)部審計(jì)部門作為內(nèi)部控制監(jiān)督的實(shí)施主體，要求檔案管理部門強(qiáng)化內(nèi)部審計(jì)的監(jiān)督作用。外部監(jiān)督是指與檔案管理部門相獨(dú)立的其他部門對(duì)檔案管理部門內(nèi)部控制的情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)積極配合外部監(jiān)督部門，優(yōu)化內(nèi)部控制體系的建設(shè)。外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)應(yīng)與事業(yè)單位聯(lián)系，定期或不定期對(duì)檔案管理部門內(nèi)部控制情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)問題需要及時(shí)反饋給事業(yè)單位相關(guān)部門，提出整改意見，并由專人負(fù)責(zé)后期跟蹤，督促檔案管理部門整改。

參考文獻(xiàn)：

[1]竇春暉.行政事業(yè)單位公共基礎(chǔ)設(shè)施資產(chǎn)管理風(fēng)險(xiǎn)探析[J].西部財(cái)會(huì)，2021（08）：7-9.

[2]劉瑞乾.行政事業(yè)單位內(nèi)部控制“風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)”及防范[J].交通財(cái)會(huì)，2021（06）：62-66.

[3]李振國(guó).推進(jìn)事業(yè)單位檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的策略研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（17）：92-93.