淺談公文寫作用語(yǔ)規(guī)范性要求

黃淑寧 歐陽(yáng)順

【摘要】跟詩(shī)詞歌賦、小說、散文等文學(xué)作品相比，公文寫作不一定要講究文采，但一定要講究行文規(guī)范，在起草過程中需要注意用語(yǔ)規(guī)范性要求。

【關(guān)鍵詞】公文寫作;用語(yǔ);規(guī)范性;要求

1 公文寫作的用語(yǔ)要求

公文在語(yǔ)言的表述上，講究準(zhǔn)確性、嚴(yán)謹(jǐn)性和簡(jiǎn)潔性。

1.1 準(zhǔn)確性

準(zhǔn)確性是公文寫作最基本的要求，具體體現(xiàn)在兩個(gè)方面：一是材料使用要準(zhǔn)確，公文的遣詞造句需要清楚準(zhǔn)確的把文件內(nèi)容表述出來，所用材料必須符合公務(wù)活動(dòng)和現(xiàn)實(shí)生活的實(shí)際，不能像文學(xué)創(chuàng)造那樣進(jìn)行虛構(gòu)和編造。二是表述要準(zhǔn)確，公文語(yǔ)言要恰如其分的表達(dá)思想內(nèi)容，正確記載和傳遞信息，做到概念準(zhǔn)確、推理正確、語(yǔ)法規(guī)范，避免產(chǎn)生歧義，不可隨意使用具有感情色彩的詞語(yǔ)。

1.2 嚴(yán)謹(jǐn)性

嚴(yán)謹(jǐn)性主要是指公文中的敘述和說明，要嚴(yán)密周全、交代清楚、合乎邏輯，前后不能自相矛盾。公文的書面性質(zhì)很強(qiáng)，應(yīng)避免使用方言詞和口語(yǔ)化很強(qiáng)的詞，不可隨意使用縮略詞語(yǔ)、字母、生僻詞以及網(wǎng)絡(luò)新詞新語(yǔ)等。

1.3 簡(jiǎn)潔性

公文語(yǔ)言應(yīng)該簡(jiǎn)潔樸實(shí)、平實(shí)易懂、簡(jiǎn)明扼要，切記堆砌華麗的詞藻和濫用修辭格。在段落層次上要注意結(jié)構(gòu)清晰、句式簡(jiǎn)潔、篇章嚴(yán)謹(jǐn)，盡量使用短句。

2 “習(xí)慣用語(yǔ)”使用要規(guī)范

規(guī)范性的公文習(xí)慣用語(yǔ)，可以反映公文的行文關(guān)系和工作程序。在使用習(xí)慣用語(yǔ)的時(shí)候，應(yīng)該根據(jù)文種表達(dá)的需要，酌情選取。

2.1 開頭用語(yǔ)

在公文的開頭部分，往往要說明時(shí)間、原因、目的等。常用的開頭習(xí)慣用語(yǔ)有：

表示時(shí)間的有：“茲、茲有、茲派、茲因、茲將”等?！捌潯本褪恰艾F(xiàn)在”的意思。

表示依據(jù)的有：“根據(jù)、據(jù)查、據(jù)反映、按照、遵照、依照”等。

表示原因的有：“由于、因、鑒于”等。

表示目的的有：“為、為了”等。

表示范圍的有：“關(guān)于、對(duì)于”等。

2.2 稱謂用語(yǔ)

第一人稱，常用“本”和“我”，比如：本公司、本校、本部門、我院、我局等。

第二人稱，常用“你”和“貴”，比如：你處、貴公司、貴校等。其中，“貴”是尊稱，一般用于事務(wù)文書和日常文書當(dāng)中，在黨政公文中，除了“函”以外，其它文種一般不用。

第三人稱，一般用“該”，很少用“他”。比如：該單位、該同志、該生等。

2.3 引述用語(yǔ)

引述用語(yǔ)一般用于回復(fù)對(duì)方，作為行文依據(jù)的表述用語(yǔ)。比如：“收悉、敬悉、驚悉、閱悉、接、前接、近接”等，主要用于引述來文。

2.4 經(jīng)辦用語(yǔ)

經(jīng)辦用語(yǔ)有“經(jīng)、業(yè)經(jīng)、均經(jīng)、茲經(jīng)、并經(jīng)”等，用來說明工作處理的過程，表明處理時(shí)間以及前后的經(jīng)過。

2.5 期請(qǐng)用語(yǔ)

有“希、請(qǐng)、望、擬請(qǐng)、務(wù)請(qǐng)、遵照?qǐng)?zhí)行、參照?qǐng)?zhí)行”等。其中，“?！薄罢?qǐng)”“望”等，上下級(jí)可通用?！白裾?qǐng)?zhí)行”“參照?qǐng)?zhí)行”等是上級(jí)對(duì)下級(jí)行文的時(shí)候，在文章末尾提出的要求。

2.6 詢問用語(yǔ)

有“當(dāng)否、妥否、是否妥當(dāng)、是否可行、請(qǐng)批示、請(qǐng)批準(zhǔn)、請(qǐng)回復(fù)、請(qǐng)指示”等，常用于請(qǐng)示、報(bào)告、函等文種的結(jié)尾語(yǔ)。請(qǐng)示寫這種用語(yǔ)，是為了請(qǐng)上級(jí)給予“批復(fù)”，而報(bào)告寫這種用語(yǔ)是為了表示尊敬、客氣。

2.7 敬謙用語(yǔ)

有“謹(jǐn)、謹(jǐn)啟、謹(jǐn)復(fù)、謹(jǐn)代表、謹(jǐn)祝、敬盼、懇請(qǐng)”等，以示恭敬，屬于謙詞，在“函”中經(jīng)常使用。

2.8 表態(tài)用語(yǔ)

主要有“同意、不同意、照辦、可行、不可、準(zhǔn)予、批準(zhǔn)”等，一般是下行文的用語(yǔ)。

2.9 承啟用語(yǔ)

承啟用語(yǔ)在文中具有重要的作用，用來承上啟下，使行文更加連貫流暢。承啟用語(yǔ)有“為此、對(duì)此、鑒此、據(jù)此、綜上所述”等，往往用在開頭的總述之后，用來連接下文，起到過度的作用，或承前啟后的作用。有些還可以用在正文的結(jié)尾部分，對(duì)全文進(jìn)行綜述。

2.10 結(jié)尾用語(yǔ)

前面提到的詢問用語(yǔ)，一般也是結(jié)尾用語(yǔ)。此外，還有“特此報(bào)告、現(xiàn)予公布、為要、為盼、為荷”等。其中，“特此報(bào)告”用于上行文;“現(xiàn)予公布”用于下行文?！盀橐庇屑訌?qiáng)期望語(yǔ)氣的作用;“為盼”帶有盼望的意味;“為荷”帶有感謝的意味;它們一般用于平行文?！盀榕巍薄盀楹伞北硎究蜌?，“為要”不表示客氣，盡量少用。

3 用詞不當(dāng)問題要注意

公文寫作中用詞不當(dāng)?shù)膯栴}，直接關(guān)系到表意的準(zhǔn)確性，最終影響文稿的質(zhì)量。

3.1 詞語(yǔ)的誤用

在公文中主要表現(xiàn)為，濫用與不同領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別有關(guān)的專用詞匯。有些人不分領(lǐng)導(dǎo)級(jí)別，動(dòng)不動(dòng)就用“重要指示”“重要講話”“重要講話精神”等詞語(yǔ)，這些詞語(yǔ)要看用于哪一級(jí)的領(lǐng)導(dǎo)，對(duì)中央領(lǐng)導(dǎo)可以用，對(duì)其他級(jí)別領(lǐng)導(dǎo)就不能隨意使用。比如一個(gè)單位、一個(gè)企業(yè)、一個(gè)部門領(lǐng)導(dǎo)的講話，就不能隨便用“重要”來形容。

同樣的道理，“視察”一詞也被濫用、誤用?！耙暡臁笔侵干霞?jí)人員到下級(jí)機(jī)構(gòu)檢查工作。為了區(qū)別，地方領(lǐng)導(dǎo)到基層檢查工作一般不用“視察”，只用“考察工作”“檢查工作”“指導(dǎo)工作”或“調(diào)查研究”等，中央領(lǐng)導(dǎo)同志下基層才使用“視察”。

3.2 濫用指令詞

作為公務(wù)文書，“要”這個(gè)字的使用頻率非常高，但是用的太多太濫也不行。比如有些公文、講話稿，不論是否為強(qiáng)制性的要求，通篇都是“要”字。更有甚者，有些不適合用“要”字的公文，也沒完沒了的“要”，形成了習(xí)慣。比如說，在工作匯報(bào)當(dāng)中使用“要”字，就好像是下級(jí)機(jī)關(guān)在向上級(jí)機(jī)關(guān)下達(dá)指令似的;工作總結(jié)本來是談情況和體會(huì)的，也總是用“要”字，就好像在談未來的打算，寫的跟計(jì)劃一樣。此外“應(yīng)、應(yīng)該、必須、務(wù)必”等指令詞，也不能濫用，要注意行文方向，注意行文內(nèi)容適不適合使用這些指令詞。

3.3 詞語(yǔ)搭配欠妥

從語(yǔ)法上來看，詞語(yǔ)搭配欠妥是一種語(yǔ)病。這種語(yǔ)病在一些文稿中經(jīng)常出現(xiàn)。比如：“公開曝光”。曝光本來就是公開的意思，再加上一個(gè)公開，純屬多余。難道還有不公開的曝光嗎？

3.4 稱謂寫法問題

在各類文稿中，某些領(lǐng)導(dǎo)的職務(wù)和姓名的寫法經(jīng)常容易混淆，主要有下面兩種情況：

第一是：職務(wù)在前、姓名在后，比如“局長(zhǎng)×××”。

第二是：姓名在前、職務(wù)在后，比如“×××局長(zhǎng)”。

這兩種寫法的區(qū)別在于：職務(wù)在前、姓名在后的“局長(zhǎng)×××”，是一種客觀性的表述;姓名在前、職務(wù)在后的“×××局長(zhǎng)”，是一種稱呼用語(yǔ)，含有敬意。它們的使用場(chǎng)合不同，公文一般采用前一種方式來客觀的表述，就是職務(wù)在前、姓名在后的方式。

4 近義詞的選用要準(zhǔn)確

在平時(shí)的寫作過程中，近義詞是經(jīng)常容易混淆的詞語(yǔ)，在寫作過程中要注意正確辨析和準(zhǔn)確選用。

4.1 “制定”與“制訂”

制定：從結(jié)構(gòu)上來看是動(dòng)補(bǔ)結(jié)構(gòu)，一般用于定出法律、規(guī)程、政策等。比如：制定公司章程。這個(gè)“制定”偏重于作出最后決定，使之完全確定下來，經(jīng)常與政策、法令、方針、路線等詞語(yǔ)進(jìn)行搭配。

制訂：從結(jié)構(gòu)上來看屬于聯(lián)合結(jié)構(gòu)，意思是創(chuàng)制擬定，比如：制訂工作計(jì)劃，指的是制訂這個(gè)過程。所以，“制訂”偏重于從無(wú)到有的創(chuàng)制、草擬之后的訂立，注重的是過程?！爸朴啞苯?jīng)常與計(jì)劃、方案等進(jìn)行搭配。

4.2 “權(quán)力”和“權(quán)利”

權(quán)力：這個(gè)“權(quán)力”是與職務(wù)相關(guān)聯(lián)的，有職務(wù)才能有一定的權(quán)力。普通人享有的是“權(quán)利”，如公民的權(quán)利、黨員的權(quán)利等。當(dāng)然，領(lǐng)導(dǎo)干部作為普通公民、黨員的時(shí)候，這些權(quán)利同樣享有。

權(quán)利：這個(gè)“權(quán)利”是與義務(wù)相對(duì)應(yīng)的，權(quán)利和義務(wù)具有法定性。在公文中，使用“權(quán)利”的場(chǎng)合比“權(quán)力”要多一些。

4.3 “截止”和“截至”

截止：表示到某個(gè)時(shí)間停止，強(qiáng)調(diào)停止?！敖刂埂辈荒軒r(shí)間詞語(yǔ)作賓語(yǔ)?！敖刂埂币话阌迷跁r(shí)間詞語(yǔ)之后。比如：“報(bào)名工作已于昨日截止?！币馑际钦f報(bào)名工作昨天已經(jīng)結(jié)束了，不能再報(bào)名了。

截至：表示停止于某個(gè)時(shí)間，強(qiáng)調(diào)時(shí)間?！敖刂痢钡暮竺骓殠r(shí)間詞語(yǔ)作賓語(yǔ)。比如：“截至目前已有100人報(bào)名?！币馑际钦f現(xiàn)在報(bào)名人數(shù)為100人，但報(bào)名還沒結(jié)束，還可以繼續(xù)報(bào)名。

另外，可以說“截止日期”，這里的“截止”是定語(yǔ)，“日期”是中心語(yǔ)，不能說“截至日期”。

4.4 “作”與“做”

從歷史發(fā)展來看，“作”先出現(xiàn)，“做”是作為“作”的同義字后來才出現(xiàn)的，它們的用法有相近和交叉的地方，也有一些不同的意義和用法。一般而言，從事抽象活動(dòng)的用“作”，比如：振作、著作、佳作、作報(bào)告等;從事具體活動(dòng)的用“做”，比如：做作業(yè)、做手腳、做試卷等。

4.5 “出席”“列席”“參加”

在會(huì)議中，“出席”和“列席”都有“參加”的意思，它們的區(qū)別在于，法定成員參加本組織的會(huì)議叫“出席”，其他人員參加叫“列席”，但上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)除外。比如說，公司召開黨委會(huì)議，公司黨委委員叫“出席”會(huì)議，非黨委成員，哪怕是公司領(lǐng)導(dǎo)，也只能叫“列席”會(huì)議。原則上，列席人員沒有表決權(quán)。上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)參加會(huì)議也叫“出席”，不能降格為“列席”，盡管上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)并不參與表決，這種“出席”姑且算作特例。

4.6 “暴發(fā)”和“爆發(fā)”

“暴發(fā)”與“爆發(fā)”兩個(gè)詞都是動(dòng)詞，都含有“突然發(fā)作”的意思，但又有細(xì)微區(qū)別。兩者的使用范圍有所不同，“爆發(fā)”的使用范圍比“暴發(fā)”寬。“暴發(fā)”多用于山洪、大水或疾病等具體事物?！氨l(fā)”既用于具體事物，如火山，也用于抽象事物，如革命、起義、運(yùn)動(dòng)等重大事變，再如力量、情緒等等。

4.7 “病癥”和“病征”

“病癥”是指機(jī)體（人類、動(dòng)物、植物、微生物等）出現(xiàn)異常狀態(tài)的外在表現(xiàn)特征。“病征”指的是表現(xiàn)在機(jī)體外面顯示出是什么病的征象。簡(jiǎn)單地說就是，病征是將發(fā)病前的警告，而病癥是已經(jīng)發(fā)生疾病的現(xiàn)狀。

5 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，只有準(zhǔn)確使用公文寫作用語(yǔ)才能使公文更具規(guī)范性，表達(dá)更清晰。