中小學(xué)校行政管理效率的影響因素與提升策略

胡雯婷 劉煥然

摘? ?要：提高中小學(xué)校行政管理效率是促進(jìn)我國基礎(chǔ)教育發(fā)展的必然要求，然而分析其影響因素，存在管理制度上不規(guī)范、機(jī)構(gòu)設(shè)置龐雜、辦事流程繁瑣等問題;管理人員上角色定位出現(xiàn)偏差、管理觀念傳統(tǒng)守舊、管理能力欠缺等問題;以及管理技術(shù)上信息技術(shù)使用不夠靈活，傳統(tǒng)管理方式浪費(fèi)時(shí)間和人力成本等問題。對此，需要針對問題尋找解決策略，建立完善的工作運(yùn)行機(jī)制、精簡行政機(jī)構(gòu)、簡化辦事流程;完善激勵(lì)機(jī)制、更新管理觀念、增強(qiáng)行政人員專業(yè)化水平;靈活使用信息技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，以真正促進(jìn)基礎(chǔ)教育學(xué)校行政管理效率的提高。

關(guān)鍵詞：中小學(xué)校;學(xué)校行政管理;管理效率

中圖分類號：G472.3? ? 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A? ? 文章編號：1009-010X（2021）30-0029-04

2020年12月14日，教育部基礎(chǔ)教育司司長呂玉剛在“教育2020收官系列新聞發(fā)布會(huì)”上表示，要進(jìn)一步完善基礎(chǔ)教育治理體系，激發(fā)中小學(xué)辦學(xué)活力。同時(shí)，《中共中央關(guān)于制定國民經(jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展第十四個(gè)五年規(guī)劃和二三五年遠(yuǎn)景目標(biāo)建議》中指出，中國基礎(chǔ)教育未來15年將以建成教育強(qiáng)國為目標(biāo)。學(xué)校管理制度的制定、各項(xiàng)活動(dòng)的組織、教師工作的監(jiān)督、學(xué)生學(xué)習(xí)效果的保證等各類事宜都與學(xué)校行政管理緊密相連。因此，提高中小學(xué)校行政管理效率，是我國基礎(chǔ)教育高質(zhì)量發(fā)展的必然要求。

一、中小學(xué)校行政管理效率的內(nèi)涵

基礎(chǔ)教育學(xué)校行政管理效率，是以校長、副校長、政教主任、教務(wù)主任、教科室主任、安保主任、總務(wù)主任、辦公室主任等學(xué)校行政管理人員為紐帶，按照一定規(guī)則和流程，合理計(jì)劃學(xué)校目標(biāo)，規(guī)劃學(xué)校發(fā)展方向，統(tǒng)籌協(xié)調(diào)學(xué)校對內(nèi)對外各項(xiàng)活動(dòng)，督促檢查學(xué)校各項(xiàng)指標(biāo)的達(dá)成情況，合理分配各種資源，進(jìn)而有效地改革學(xué)校各種環(huán)境，在管理過程中提高行政辦事效率，充分發(fā)揮學(xué)校行政管理部門的綜合職能，使得學(xué)校能持續(xù)穩(wěn)定地向前發(fā)展。

二、影響中小學(xué)校行政管理效率的因素以及存在的問題

我國對教育的重視程度越來越大，但是各種主觀與客觀、內(nèi)部與外部因素都深深影響著教育的發(fā)展。在這種復(fù)雜多變的形勢下，影響中小學(xué)校行政管理效率的因素是多方面的?；趯W(xué)校行政管理工作的必要條件，對學(xué)校行政管理效率最普遍的影響因素主要有三個(gè)方面，分別是管理制度因素、管理人員因素以及管理技術(shù)因素。當(dāng)前，我國基礎(chǔ)教育學(xué)校行政管理效率方面還存在許多問題。

（一）管理制度因素

管理制度包括學(xué)校行政管理的工作制度、機(jī)構(gòu)設(shè)置、辦事流程等內(nèi)容，是學(xué)校進(jìn)行行政管理的重要基礎(chǔ)，對管理人員起著重要的約束和規(guī)范作用。

1.工作制度缺乏規(guī)范致使工作隨意性大。制度往往對一個(gè)組織的良好運(yùn)行具有重要的指導(dǎo)和規(guī)范作用。任何學(xué)校的行政管理都應(yīng)該有作為標(biāo)準(zhǔn)的基本規(guī)范和程序，以保證管理工作正當(dāng)、有序地進(jìn)行。但部分學(xué)校缺少規(guī)范化的工作標(biāo)準(zhǔn)，容易導(dǎo)致行政人員工作隨意，全憑自己的主觀判斷和經(jīng)驗(yàn)，給學(xué)校行政管理工作帶來很大問題。

2.機(jī)構(gòu)設(shè)置龐雜致使人員權(quán)責(zé)不清。學(xué)校行政機(jī)構(gòu)的設(shè)置關(guān)系到學(xué)校行政管理崗位的配套和工作的分工，但是由于機(jī)構(gòu)設(shè)置臃腫雜亂，沒有與學(xué)校實(shí)際情況相聯(lián)系，出現(xiàn)職能部門權(quán)責(zé)不明確、不合理或者職能重復(fù)的現(xiàn)象。例如，部分學(xué)校的教務(wù)主任和教科室主任就存在職能混亂現(xiàn)象，教務(wù)主任要協(xié)助校長調(diào)配、檢查、考核教師，建立教師業(yè)務(wù)檔案;同時(shí)，教科室主任也要負(fù)責(zé)教師業(yè)務(wù)培訓(xùn)，教師業(yè)務(wù)檔案的填寫。此外，工作分配任務(wù)懸殊也時(shí)有發(fā)生，有的行政人員異常忙碌，有的行政人員無事可做，在這種不合理的安排下，行政工作往往是敷衍了事。

3.辦事流程復(fù)雜繁瑣致使工作效率降低。一般來說，為了保證學(xué)校行政管理的規(guī)范化，學(xué)校會(huì)設(shè)置嚴(yán)格的辦事流程。但是辦事流程一旦復(fù)雜化，就會(huì)降低工作的效率和效果。例如，上級發(fā)布決策，要經(jīng)過一層又一層的管理人員上傳下達(dá)，最終才能到具體辦事對象手中，這個(gè)過程不僅浪費(fèi)時(shí)間，還容易造成信息失真，直接降低了學(xué)校行政管理效率。

（二）管理人員因素

管理人員因素包括學(xué)校行政管理人員的角色定位、管理觀念、管理能力等內(nèi)容，貫穿于學(xué)校行政管理的始終。行政人員素質(zhì)如何， 對行政管理效率具有決定性的影響。

1.角色定位偏差導(dǎo)致工作積極性下降。明確個(gè)人角色定位即學(xué)校行政管理人員要了解自己的職責(zé)和任務(wù)，明確自己的服務(wù)對象。值得注意的是，中小學(xué)校不同于高等教育。受學(xué)校規(guī)模和資金等影響，中小學(xué)校的全職行政人員較少，一般除了后勤和會(huì)計(jì)，行政人員都或多或少承擔(dān)一定的教學(xué)任務(wù)，他們的工作壓力大，而行政工作的內(nèi)容又通常是在辦公室內(nèi)完成常規(guī)化的事務(wù)。例如，統(tǒng)計(jì)師生各種信息、寫各種總結(jié)、通知的上傳下達(dá)，幾乎形成了一套不輕易改變的工作流程，造成行政工作枯燥單一，人員精神疲倦，形成行政工作對象就是這種機(jī)械化的工作內(nèi)容，工作任務(wù)就是完成上級下達(dá)的指令這樣一種錯(cuò)誤的角色定位，容易降低工作的積極性、主動(dòng)性和服務(wù)性。

2.管理觀念落后導(dǎo)致工作創(chuàng)新性不強(qiáng)。隨著經(jīng)濟(jì)社會(huì)的不斷發(fā)展和科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，對學(xué)校發(fā)展提出了新的要求，也對學(xué)校的行政管理提出了更高的挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的學(xué)校行政管理觀念已經(jīng)不適應(yīng)學(xué)校發(fā)展的需要。受傳統(tǒng)管理觀念的影響，管理目標(biāo)過多局限于教學(xué)，學(xué)校行政管理成為教學(xué)管理的輔助，忽視了學(xué)校其他方面發(fā)展的需要;在各種中小學(xué)校中行政管理官僚主義廣泛存在，上下等級觀念根深蒂固，缺乏服務(wù)意識;同時(shí)，管理觀念缺少創(chuàng)新意識，不能沖破固有模式探尋新的突破，無法根據(jù)環(huán)境的變化對管理方式進(jìn)行變革。

3.管理能力不足導(dǎo)致工作有效性欠佳。管理能力是學(xué)校行政管理人員的重要素質(zhì)之一，無論是上級領(lǐng)導(dǎo)者還是基層行政人員，管理能力對其工作效率至關(guān)重要。第一，中小學(xué)校行政管理人員的組成大部分是事業(yè)編制，由學(xué)校的教師擔(dān)任，他們的重心大多集中在提高教學(xué)技巧水平上，缺少關(guān)于學(xué)校行政的管理能力和專業(yè)知識，業(yè)務(wù)能力較弱;第二，學(xué)校行政管理人員自身能力有限，缺乏協(xié)調(diào)、交際、學(xué)習(xí)、創(chuàng)新等基本能力，也容易導(dǎo)致學(xué)校重大決策的失誤，工作有效性欠佳，從而影響學(xué)校行政管理的效率和水平。

（三）管理技術(shù)因素

當(dāng)今科技不斷發(fā)展，信息空前膨脹，現(xiàn)代化的管理技術(shù)和工具是提高工作效率的物質(zhì)保障。現(xiàn)代信息技術(shù)的高速發(fā)展為學(xué)校行政管理效率的提高提供了條件，但是許多學(xué)校并沒有因此改變傳統(tǒng)行政管理觀念和方式，靈活運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)。例如，在行政工作的溝通方面仍然以面對面開會(huì)、紙質(zhì)文件發(fā)放等方式來進(jìn)行，指令和任務(wù)也不能靈活應(yīng)用微信、QQ、騰訊會(huì)議等新的通訊手段有效傳達(dá)。

三、提升中小學(xué)校行政管理效率的策略

國務(wù)院召開21世紀(jì)第二次全國基礎(chǔ)教育工作會(huì)議，對新時(shí)代基礎(chǔ)教育改革發(fā)展作出頂層設(shè)計(jì)和整體部署，標(biāo)志著我國基礎(chǔ)教育進(jìn)入加快推進(jìn)現(xiàn)代化和全面提高育人質(zhì)量的新階段?；A(chǔ)教育的發(fā)展對學(xué)校行政管理提出了更高的要求，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要牢牢把握影響學(xué)校行政管理效率的因素，針對其存在的問題提出切實(shí)可行的解決策略。

（一）管理制度方面

1.建立完善的工作運(yùn)行機(jī)制，加強(qiáng)工作監(jiān)督。《義務(wù)教育學(xué)校管理標(biāo)準(zhǔn)》指出要建設(shè)現(xiàn)代學(xué)校制度，健全管理制度，完善內(nèi)部機(jī)構(gòu)組織規(guī)則、議事規(guī)則等。其中，為使學(xué)校行政管理人員有章可依，學(xué)校應(yīng)該設(shè)有嚴(yán)格的行政管理運(yùn)行機(jī)制，明確各個(gè)職能部門的辦事要求和準(zhǔn)則。同時(shí)，加強(qiáng)對學(xué)校行政部門的監(jiān)督，有利于保障學(xué)校行政人員的工作效率和質(zhì)量，減少工作的隨意性。

2.精簡行政機(jī)構(gòu)，明確崗位職責(zé)?？茖W(xué)合理實(shí)施中小學(xué)校崗位設(shè)置管理，是深化學(xué)校人事制度改革、激發(fā)學(xué)校教師隊(duì)伍活力、提增學(xué)校教育治理效能的重大政策舉措。近年來，因?yàn)橹行W(xué)校的不斷擴(kuò)大與整合，容易造成機(jī)構(gòu)臃腫，崗位龐雜，職責(zé)不清晰、不合理以及重復(fù)等問題。所以，進(jìn)行機(jī)構(gòu)精簡、明確崗位職責(zé)已迫在眉睫?？梢酝ㄟ^召開職工代表大會(huì)，聽取各方意見，同時(shí)，聘請專家對機(jī)構(gòu)進(jìn)行評估和調(diào)整。整個(gè)過程需要根據(jù)學(xué)校自身現(xiàn)實(shí)需要和具體情況。

3.簡化辦事流程，真正為人服務(wù)。中小學(xué)校行政管理的真正目的是為學(xué)生、教師服務(wù)，那么，學(xué)校行政管理工作的落腳點(diǎn)應(yīng)該在“以人為本”的思想上，有效促進(jìn)學(xué)校長遠(yuǎn)發(fā)展。在實(shí)際的工作中，為了給學(xué)生、教師提供方便，就有必要精簡各類工作程序，不必層層申請。同時(shí)，還需將辦事流程公示，確保服務(wù)對象了解相關(guān)程序，雙方信息一致，一次性完成相關(guān)業(yè)務(wù)，這樣更能提高工作效率。此外，上級領(lǐng)導(dǎo)給基層管理人員下達(dá)的指令，也可以直接對接到具體的基層管理人員，快速發(fā)布任務(wù)、完成任務(wù)、接受反饋，減少時(shí)間和人力的不必要浪費(fèi)。

（二）管理人員方面

1.完善激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)行政人員積極性。朱之文在中國教育學(xué)會(huì)2021年度工作會(huì)議暨第八屆理事會(huì)第五次會(huì)議上強(qiáng)調(diào)，要建立以績效為導(dǎo)向的考核評價(jià)機(jī)制，保證工作到位、責(zé)任到人，要加強(qiáng)基礎(chǔ)教育領(lǐng)域業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)與研究。學(xué)校行政管理人員角色定位偏差以及工作內(nèi)容的枯燥，致使其工作積極性大幅降低，工作缺乏主動(dòng)性，管理效率低下。在“學(xué)校管理”一級指標(biāo)維度，英國的學(xué)校督導(dǎo)評價(jià)指標(biāo)側(cè)重于以效能觀指導(dǎo)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)與管理工作。以效能引導(dǎo)學(xué)校行政管理工作，行政人員不再局限于固有的工作模式，為了提高收入以及自身滿足感，他們將追求高工作績效，有利于調(diào)動(dòng)其積極性，主動(dòng)創(chuàng)新工作理念和方法，尋求工作突破。因此，學(xué)校必須建立科學(xué)的考核制度，要對實(shí)施績效工資有正確的導(dǎo)向，不能僅僅依靠職稱進(jìn)行簡單的判定。在職稱判定的基礎(chǔ)上，增加并完善績效考核制度，對管理過程進(jìn)行評價(jià)，實(shí)現(xiàn)管理工作有效高質(zhì)量運(yùn)行。

2.緊跟時(shí)代步伐，更新管理觀念。從傳統(tǒng)的單一教學(xué)目標(biāo)、官僚主義思想以及守舊管理思維向新時(shí)代學(xué)校全面發(fā)展、奉獻(xiàn)服務(wù)意識以及創(chuàng)新管理思維轉(zhuǎn)變，才能真正提高中小學(xué)校行政管理的效率和水平。首先，學(xué)校行政管理觀念要順應(yīng)學(xué)校實(shí)際發(fā)展?fàn)顩r，管理目標(biāo)不僅僅局限于教學(xué)本身而忽視其他方面的發(fā)展，要堅(jiān)持學(xué)校的全方位管理，在辦學(xué)條件、校園環(huán)境、文化氛圍、教學(xué)實(shí)力等多項(xiàng)目標(biāo)上全面發(fā)展。其次，管理過程中要杜絕官僚主義思想，增強(qiáng)行政人員的服務(wù)意識，一切為人民服務(wù)，努力提高辦事效率和水平。最后，行政管理人員還要樹立創(chuàng)新意識，不斷學(xué)習(xí)新理念，學(xué)會(huì)運(yùn)用新的信息技術(shù)手段，在工作上尋求突破。

3.提高入職門檻，加強(qiáng)職業(yè)培訓(xùn)。美國、英國等教育發(fā)達(dá)國家認(rèn)為學(xué)校管理人員的專業(yè)化是學(xué)校管理的發(fā)展趨勢。教育行政的專業(yè)化，從本質(zhì)上看， 是指教育行政工作者的素質(zhì)在專業(yè)知識、專業(yè)能力、專業(yè)精神等方面的專業(yè)化。因此，學(xué)校行政人員需要具備學(xué)校行政管理方面的專業(yè)知識，深入了解每個(gè)崗位的特征和要求。首先，在招聘時(shí)，學(xué)校就應(yīng)該根據(jù)崗位需要來選拔行政人員，充分考慮應(yīng)聘者的專業(yè)背景、工作經(jīng)歷、工作能力等實(shí)際問題，加強(qiáng)對招聘流程的監(jiān)管。其次，要加強(qiáng)對入職人員的崗位培訓(xùn)，注重提高工作能力和道德修養(yǎng)，培養(yǎng)高素質(zhì)、高能力的優(yōu)秀人才。

（三）管理技術(shù)方面

學(xué)校應(yīng)該發(fā)揮現(xiàn)代科技的優(yōu)勢。靈活使用信息技術(shù)進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)管理，在電腦或手機(jī)上進(jìn)行信息的溝通與傳達(dá)，利用QQ、微信、釘釘?shù)華PP對學(xué)校進(jìn)行管理，減少次要指令的下達(dá)仍采取紙質(zhì)管理文件和口頭表述的低效率管理方式，避免不必要的時(shí)間和人力成本浪費(fèi)，提高學(xué)校行政管理效率。

四、結(jié)語

中小學(xué)校行政管理在整個(gè)學(xué)校管理中發(fā)揮著十分重要的作用，隨著基礎(chǔ)教育進(jìn)入加快推進(jìn)現(xiàn)代化和全面提高育人質(zhì)量的新階段，中小學(xué)校必須緊跟時(shí)代步伐，結(jié)合學(xué)校自身發(fā)展情況和特點(diǎn)，采取措施，切實(shí)提高學(xué)校行政管理效率，不斷促進(jìn)基礎(chǔ)教育的長足發(fā)展。

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