淺談醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)

朱鑫楠

(國藥控股南通有限公司，江蘇南通226371)

一、 引言

財(cái)務(wù)管理是企業(yè)管理的核心任務(wù)之一，資金決定著企業(yè)能否持續(xù)發(fā)展，也制約著企業(yè)整體市場實(shí)力和競爭力的提升。 當(dāng)前我國醫(yī)藥流通行業(yè)發(fā)展迅速，導(dǎo)致醫(yī)藥企業(yè)之間的競爭越來越激烈，醫(yī)藥企業(yè)必須增強(qiáng)競爭力。 醫(yī)藥財(cái)務(wù)管理的主要業(yè)務(wù)工作包括組織醫(yī)藥企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)，處理與債權(quán)人、債務(wù)人以及投資者等利益相關(guān)者之間的財(cái)務(wù)關(guān)系等，通過全面了解企業(yè)財(cái)務(wù)活動(dòng)的組織情況和正確處理各種財(cái)務(wù)關(guān)系是協(xié)調(diào)各生產(chǎn)要素組合、保證企業(yè)正常經(jīng)營、獲得競爭地位的有效途徑。 因此，必須科學(xué)組織財(cái)務(wù)活動(dòng)，正確處理財(cái)務(wù)關(guān)系，以使醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理更加合理、科學(xué)與高效。 與此同時(shí)，將信息管理技術(shù)引入企業(yè)財(cái)務(wù)管理，是新時(shí)代背景下醫(yī)藥流通企業(yè)面臨的必然選擇，它可以提高企業(yè)財(cái)務(wù)管理效率，提升企業(yè)整體實(shí)力，加快企業(yè)發(fā)展的腳步。

二、 醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)的意義

(一)規(guī)范醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理流程

基于醫(yī)藥行業(yè)競爭激烈的現(xiàn)狀，應(yīng)采取現(xiàn)代信息技術(shù)和自動(dòng)化方法，構(gòu)建完整有效的財(cái)務(wù)管理流程，規(guī)范財(cái)務(wù)管理流程。 另外，醫(yī)藥流通企業(yè)在創(chuàng)建財(cái)務(wù)管理信息過程中開發(fā)的多維分析系統(tǒng)，也可以更科學(xué)、全面地分析和預(yù)測財(cái)務(wù)信息，更深入地挖掘客戶需求。

(二)提升醫(yī)藥流通企業(yè)內(nèi)部管理水平

推進(jìn)財(cái)務(wù)管理信息化，讓醫(yī)藥流通企業(yè)在財(cái)務(wù)管理工作中，運(yùn)用財(cái)務(wù)信息管理系統(tǒng)，科學(xué)有效地控制相關(guān)業(yè)務(wù)，最大限度地減少人為因素對財(cái)務(wù)管理的影響，確保財(cái)務(wù)信息準(zhǔn)確無誤。 另外，醫(yī)藥流通企業(yè)還可以利用信息系統(tǒng)之間的整合優(yōu)勢，更有效地將內(nèi)部控制與自身的經(jīng)營管理相結(jié)合，使內(nèi)部控制風(fēng)險(xiǎn)得以降低。

三、 醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化的現(xiàn)狀

(一)醫(yī)藥流通企業(yè)自身發(fā)展的問題

我國自古就有藥品的研發(fā)和生產(chǎn)，在漫長的歷史發(fā)展過程中，企業(yè)形成了濃厚的文化氣息以及優(yōu)良的傳統(tǒng)。 但是，其中一些企業(yè)仍然沿用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，不能改變原有的醫(yī)藥流通模式和觀念，例如，企業(yè)電子化水平不高，很多企業(yè)仍然大量依靠手工記賬，對于AI 管理、管理會(huì)計(jì)的應(yīng)用等不太積極，技術(shù)更新緩慢，跟不上時(shí)代發(fā)展等問題。 此外，數(shù)據(jù)整合方面，容易出現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部信息碎片化、溝通不暢的情況，這也會(huì)給醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息的編制帶來問題。

(二)醫(yī)藥流通企業(yè)利潤低

據(jù)報(bào)道，很多醫(yī)藥流通企業(yè)的年銷售額都呈上漲趨勢，但虧損企業(yè)也在增加。 這種情況的出現(xiàn)與當(dāng)前醫(yī)藥流通企業(yè)低利潤現(xiàn)象不無關(guān)系。 造成利潤較低的一大原因是醫(yī)藥流通企業(yè)的財(cái)務(wù)管理存在弊端，不能有效控制成本，使得醫(yī)藥流通企業(yè)的利潤得不到保證，很容易出現(xiàn)高收入但總體虧損的情況。

(三)醫(yī)藥流通企業(yè)負(fù)債高

醫(yī)藥流通企業(yè)的主要客戶是醫(yī)療機(jī)構(gòu)，而這些客戶通常在交易中處在比較強(qiáng)勢的地位，醫(yī)藥流通企業(yè)往往會(huì)通過拉長應(yīng)收賬款賬期的方法來提高競爭力，賬款通常需要3 個(gè)月或更長時(shí)間才能收回。 所以，醫(yī)藥流通企業(yè)在應(yīng)收賬款上資金占用率高，導(dǎo)致應(yīng)收賬款資金數(shù)額較大，還款期限較長。就庫存而言，醫(yī)藥流通企業(yè)的平均交貨期為1.5～2 個(gè)月。 同時(shí)藥品種類較多，在生產(chǎn)管理和財(cái)務(wù)管理不當(dāng)?shù)那闆r下，藥品流通過程中可能出現(xiàn)大量備貨的情況，出現(xiàn)藥品庫存積累、流動(dòng)性周轉(zhuǎn)不暢等問題，導(dǎo)致了應(yīng)收賬款和庫存對大部分資金的占用。 大多數(shù)公司會(huì)使用信貸來盤活資金鏈，利息等費(fèi)用的支出給企業(yè)帶來了沉重的負(fù)擔(dān)。 過高的負(fù)債率讓企業(yè)抵御財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的能力大大減弱，拆東墻補(bǔ)西墻等現(xiàn)象屢見不鮮，阻礙了公司的成長和持續(xù)發(fā)展。 就企業(yè)商品流動(dòng)性而言，倉儲(chǔ)貨物周轉(zhuǎn)時(shí)間過長，出現(xiàn)積壓現(xiàn)象。 龐大的債務(wù)負(fù)擔(dān)，使得醫(yī)藥流通企業(yè)隨時(shí)都面臨著資金鏈斷裂、債務(wù)無法償還的風(fēng)險(xiǎn)，這對公司的生存和發(fā)展構(gòu)成了重大威脅。

(四)企業(yè)管理層人員理念落后

我國不少醫(yī)藥流通企業(yè)的經(jīng)營都采用了傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理方式。 由于缺乏現(xiàn)代財(cái)務(wù)管理技能、專業(yè)性和前瞻性，造成了越權(quán)、職責(zé)分工不明確、內(nèi)部控制不嚴(yán)、財(cái)務(wù)制度缺失、會(huì)計(jì)信息失真等諸多問題。 同時(shí)，企業(yè)經(jīng)常將會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)與財(cái)務(wù)機(jī)構(gòu)合并設(shè)置，機(jī)構(gòu)和職責(zé)相統(tǒng)一。 財(cái)務(wù)人員職責(zé)不明確，往往存在重核算輕管理的情況。 財(cái)務(wù)工作僅限于提供數(shù)據(jù)保障，無法真正落實(shí)財(cái)務(wù)管理，不能給管理者進(jìn)行企業(yè)長遠(yuǎn)規(guī)劃提供可靠的依據(jù)。 企業(yè)管理層人員理念落后，雖然在采用傳統(tǒng)財(cái)務(wù)管理模式的情況下，短期內(nèi)降低了企業(yè)開支，但從長遠(yuǎn)來看并不利于企業(yè)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。

(五)醫(yī)藥流通企業(yè)內(nèi)部制度不完善

醫(yī)療流通企業(yè)的內(nèi)部控制問題對企業(yè)的正常經(jīng)營活動(dòng)產(chǎn)生不利的影響，甚至部分企業(yè)沒有建立內(nèi)部控制制度，缺乏相應(yīng)的管理制度，醫(yī)藥流通企業(yè)的負(fù)責(zé)人，特別是財(cái)務(wù)人員，在處理相關(guān)事項(xiàng)時(shí)沒有標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行參考。 不完善的內(nèi)控制度會(huì)導(dǎo)致企業(yè)在管理過程中面臨諸多問題，影響管理人員處理日常事務(wù)的效率，面對機(jī)遇和危機(jī)無法及時(shí)采取行動(dòng)。

(六)技術(shù)缺乏

就目前的情況來看，一些醫(yī)藥流通企業(yè)中，信息在部門之間還沒有達(dá)到真正的互通，而各部門信息的支撐是在財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，相互配合，使用更現(xiàn)代的信息技術(shù)非常重要。 一些藥企在實(shí)施財(cái)務(wù)管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)時(shí)，只是在財(cái)務(wù)部門進(jìn)行賬目核算時(shí)配備財(cái)務(wù)軟件，其他部門并沒有相應(yīng)的電子數(shù)據(jù)，在進(jìn)行跨部門數(shù)據(jù)銜接時(shí)需要進(jìn)行大量數(shù)據(jù)的匯總和錄入工作，不能保證數(shù)據(jù)的完整性和準(zhǔn)確性。 公司財(cái)務(wù)部門盡管運(yùn)用了計(jì)算機(jī)進(jìn)行財(cái)務(wù)管理工作，但只是在自己的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)基礎(chǔ)上，只負(fù)責(zé)本部門的業(yè)務(wù)，不能實(shí)現(xiàn)與其他部門的有效對接，影響了相關(guān)工作的順利進(jìn)行。

四、 醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理的信息化建設(shè)的建議

(一)完善醫(yī)藥流通企業(yè)相關(guān)制度

目前，我國的老年人口數(shù)量持續(xù)上升、人口出生率持續(xù)降低，人口老齡化趨勢較為明顯。 人口的老齡化帶來藥品潛在需求的增加，加劇了醫(yī)藥行業(yè)內(nèi)的競爭。 想要在醫(yī)藥行業(yè)立足，必須轉(zhuǎn)變思維方式，挖掘企業(yè)創(chuàng)新精神，積極主動(dòng)學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)管理信息化，規(guī)范相應(yīng)的規(guī)章制度，加強(qiáng)公司內(nèi)部管理。在公司內(nèi)部管理中，應(yīng)注意確保員工了解內(nèi)部控制的責(zé)任；在保證財(cái)務(wù)信息真實(shí)性的基礎(chǔ)上，完善控制體系，確保內(nèi)部工作的清晰管理。 同時(shí)，必須建立相應(yīng)的內(nèi)部審計(jì)制度，通過內(nèi)部審計(jì)部門對財(cái)務(wù)信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的正確性、規(guī)范性和合法性進(jìn)行監(jiān)督審查。 此外，要結(jié)合藥品市場流通渠道的具體情況，根據(jù)現(xiàn)行基本藥物制度、基本運(yùn)行機(jī)制、醫(yī)院藥學(xué)改革等，來制定符合企業(yè)實(shí)際發(fā)展情況的規(guī)章制度。 在長遠(yuǎn)考慮的基礎(chǔ)上，只有完善內(nèi)部管理機(jī)制，才能更好、更有序地開展管理的后續(xù)工作，以更好的姿態(tài)迎接信息化與經(jīng)營性財(cái)務(wù)管理的結(jié)合。

(二)加強(qiáng)醫(yī)藥流通企業(yè)管理理念

新知識(shí)、新技術(shù)和新挑戰(zhàn)總是不斷涌現(xiàn)的，所以企業(yè)的各個(gè)成員，無論是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)還是財(cái)務(wù)人員，轉(zhuǎn)變思想觀念是第一步，對財(cái)務(wù)管理信息化要有正確的認(rèn)識(shí)。 醫(yī)藥流通企業(yè)要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的成本管理理念，不能將企業(yè)利潤最大化作為唯一目標(biāo)，要綜合考慮企業(yè)存在的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)，以及利潤與投資額的關(guān)系等，運(yùn)用科學(xué)高效的技術(shù)，集中管理財(cái)務(wù)信息，為企業(yè)實(shí)現(xiàn)長短期目標(biāo)做好服務(wù)工作。 財(cái)務(wù)管理人員具備創(chuàng)新意識(shí)，將理論與實(shí)踐相結(jié)合，利用掌握的專業(yè)知識(shí)和技能為企業(yè)創(chuàng)造更大的價(jià)值。 財(cái)務(wù)部門不是孤立的部門，而是與企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)密切相關(guān)，與其他部門之間的信息交流也比較頻繁，通過增強(qiáng)與其他部門的溝通和交流，有利于營造良好的氛圍，減少信息不對稱情況的發(fā)生。

(三)提高資金使用率

對于醫(yī)藥流通企業(yè)而言，應(yīng)收賬款和存貨會(huì)占用企業(yè)的流動(dòng)資金，因而資金的合理使用尤為重要。 財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)應(yīng)加強(qiáng)資金管理，特別注意應(yīng)收賬款和存貨管理所占的比例，提高資金的使用率。 在簽訂合同時(shí)注意付款方式的設(shè)置，避免合同執(zhí)行過程中產(chǎn)生過多的應(yīng)收賬款，對于已經(jīng)違約造成應(yīng)收賬款過多的情況要及時(shí)與合同方溝通，以保障自身權(quán)益不受侵害。 可以通過責(zé)任到人的方式，采取獎(jiǎng)懲措施，要求簽訂合同的代理人或者合同負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)應(yīng)收賬款的催收，使賬款與員工的切身利益相掛鉤，減少企業(yè)應(yīng)收賬款的比例。 庫存管理方面，以不斷變化的市場情況為基礎(chǔ)，調(diào)整預(yù)算庫存管理，控制品類、數(shù)量、價(jià)格等，最大限度地減少庫存造成的資金消耗。

(四)降低管理成本

醫(yī)藥流通企業(yè)的成本管理主要體現(xiàn)在產(chǎn)品包裝和檢驗(yàn)成本上，而忽視了物流成本的節(jié)約。 首先，企業(yè)在選擇物流配送中心時(shí)可以通過招標(biāo)的方式，選擇最優(yōu)配送中心；隨著醫(yī)藥流通企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大，部分運(yùn)輸路線可以采用自配車輛進(jìn)行輸運(yùn)，以配送＋自配車輛相結(jié)合的方式來提高物流運(yùn)輸?shù)撵`活性，同時(shí)降低企業(yè)的管理成本。 其次，與零售商建立良好的合作關(guān)系，通過讓利、促銷等方式擴(kuò)大與零售商的業(yè)務(wù)往來，在財(cái)務(wù)軟件、商品管理軟件等方面實(shí)現(xiàn)共享。 例如，零售商采用與企業(yè)相同的商品入庫出庫設(shè)備以及相同的財(cái)務(wù)管理軟件，這在雙方清點(diǎn)貨物和核對清單方面具有較大的優(yōu)勢，能節(jié)約大量的人力成本。

(五)重視人才的培養(yǎng)

醫(yī)藥流通企業(yè)要提高自身信息化管理水平，需要高素質(zhì)的財(cái)務(wù)管理人員起到帶頭作用，以此來提高財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)。 企業(yè)可以引進(jìn)具有豐富的財(cái)務(wù)管理專業(yè)知識(shí)，同時(shí)熟悉稅法、計(jì)算機(jī)理論與技術(shù)等的人才加入財(cái)務(wù)管理團(tuán)隊(duì)，并注重對現(xiàn)有財(cái)務(wù)人員的培訓(xùn)和考核工作，挑選優(yōu)秀的財(cái)務(wù)信息管理骨干擔(dān)任導(dǎo)師，通過以老帶新的方式增強(qiáng)企業(yè)的后備力量，使得團(tuán)隊(duì)水平有所提升。 此外，必須建立獎(jiǎng)勵(lì)和評價(jià)機(jī)制，及時(shí)調(diào)整學(xué)習(xí)方法，使財(cái)務(wù)人員熟練操作有關(guān)技術(shù)，高效采用信息系統(tǒng)完成財(cái)務(wù)管理任務(wù)。 不定期邀請專家對財(cái)務(wù)管理人員進(jìn)行培訓(xùn)，優(yōu)化信息技術(shù)和財(cái)務(wù)水平，提高財(cái)務(wù)人員的工作效率，促進(jìn)企業(yè)信息化管理的發(fā)展和進(jìn)步。

(六)加強(qiáng)財(cái)務(wù)軟件的開發(fā)和引進(jìn)

在轉(zhuǎn)變觀念、完善內(nèi)部制度、培養(yǎng)專業(yè)人才后，順利完成財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)最重要的一點(diǎn)就是財(cái)務(wù)軟件的引進(jìn)和開發(fā)。 在信息化建設(shè)過程中，財(cái)務(wù)軟件的引入可以大大提高財(cái)務(wù)管理人員的工作效率。 但是，內(nèi)部大數(shù)據(jù)公開、透明地進(jìn)入計(jì)算機(jī)程序，也不可避免地帶來了一定的數(shù)據(jù)泄露風(fēng)險(xiǎn)。 這就要求財(cái)務(wù)管理人員和專業(yè)IT 人員共同協(xié)作，開發(fā)和改進(jìn)軟件技術(shù)。 業(yè)務(wù)運(yùn)營軟件與財(cái)務(wù)軟件的結(jié)合，將有效加快財(cái)務(wù)管理信息的創(chuàng)建，有助于分析醫(yī)藥流通企業(yè)新的財(cái)務(wù)信息，預(yù)測公司未來的走向，促進(jìn)醫(yī)藥流通企業(yè)發(fā)展。

五、 結(jié)語

21 世紀(jì)以來，迅猛發(fā)展的信息技術(shù)帶領(lǐng)人類帶進(jìn)入了全新的信息經(jīng)濟(jì)時(shí)代。 電子商務(wù)、網(wǎng)絡(luò)經(jīng)濟(jì)的普及，極大地改變了企業(yè)的生存環(huán)境和管理模式。 財(cái)務(wù)管理作為企業(yè)管理的主要因素，面臨著新的調(diào)整。 所以，積極推進(jìn)企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息化建設(shè)，一方面是當(dāng)前企業(yè)增強(qiáng)財(cái)務(wù)管理的有效措施，另一方面是企業(yè)提高管理水平、推動(dòng)改革、完善建立現(xiàn)代企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度的需要。 醫(yī)藥在我國是一個(gè)發(fā)展較快的行業(yè)，藥品流通企業(yè)逐漸增多，市場競爭也非常激烈。 醫(yī)藥流通企業(yè)要想在競爭激烈的市場環(huán)境中站穩(wěn)腳跟，就必須非常清楚財(cái)務(wù)管理的重要性。 但是，現(xiàn)階段醫(yī)藥產(chǎn)業(yè)發(fā)展過程中還存在一些問題有待解決，作為一家醫(yī)藥企業(yè)，要想在企業(yè)發(fā)展上取得成功，就必須做好公司的內(nèi)部控制和財(cái)務(wù)管理工作。 醫(yī)藥流通企業(yè)需要將科學(xué)的思想和制度作為解決財(cái)務(wù)管理中各種問題的有力手段，將財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和信息進(jìn)行整合與資源互通，以進(jìn)一步提高醫(yī)藥流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理水平，促進(jìn)藥品流通企業(yè)財(cái)務(wù)管理信息結(jié)構(gòu)的標(biāo)準(zhǔn)化，進(jìn)而保證藥品流通企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。