醫(yī)科院校科研管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建與推廣實(shí)踐——以徐州醫(yī)科大學(xué)為例

周立石

（徐州醫(yī)科大學(xué)，江蘇 徐州 221004）

隨著國(guó)家對(duì)生物醫(yī)藥與大健康等戰(zhàn)略性新興產(chǎn)業(yè)領(lǐng)域的重視，醫(yī)科院校科研活動(dòng)日益活躍。徐州醫(yī)科大學(xué)作為一所醫(yī)科院校，科研管理項(xiàng)目和成果有了量的積累，科研管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)?？蒲袛?shù)據(jù)管理的規(guī)范性和信息化能夠提高工作效率，改善管理效果[1-4]?？蒲泄芾碇饕蒲许?xiàng)目、科研平臺(tái)、科研成果、科研交流等方面工作，管理效率的高低直接影響對(duì)科研人員的服務(wù)質(zhì)量和科研資源配置的公正性[5]，進(jìn)而影響高校的科研環(huán)境[6]。為改善醫(yī)科院?？蒲谢A(chǔ)條件，提高科研服務(wù)質(zhì)量，滿足科研管理規(guī)范性和及時(shí)性的要求，徐州醫(yī)科大學(xué)2018年啟動(dòng)了網(wǎng)絡(luò)化科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)。該系統(tǒng)與學(xué)校數(shù)字校園信息整體對(duì)接，在滿足科研管理需求的同時(shí)，與人事管理系統(tǒng)和教學(xué)管理系統(tǒng)等實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)對(duì)接和協(xié)同?？蒲泄芾硐到y(tǒng)實(shí)現(xiàn)了自然科學(xué)、社會(huì)科學(xué)和教學(xué)成果的分類管理，服務(wù)對(duì)象涵蓋學(xué)校各部門和全體教職工。利用分級(jí)模式實(shí)現(xiàn)二級(jí)管理，主要業(yè)務(wù)模塊包括科研隊(duì)伍（行政部門、院系管理、人員管理、專家管理）、縱向項(xiàng)目、橫向項(xiàng)目、成果管理（論文、著作、專利、軟件著作權(quán)、咨詢調(diào)研報(bào)告、藝術(shù)作品、成果轉(zhuǎn)化）、學(xué)術(shù)活動(dòng)、科研平臺(tái)、科普活動(dòng)、文件共享、系統(tǒng)管理（可以進(jìn)行二次開發(fā)）等。

該系統(tǒng)采用B/S架構(gòu)，能夠部署于徐州醫(yī)科大學(xué)數(shù)字化校園網(wǎng)絡(luò)中，借助數(shù)字校園身份認(rèn)證和資源共享平臺(tái)，方便師生導(dǎo)入數(shù)據(jù)，同時(shí)具有良好的兼容性與開放性。數(shù)據(jù)可以采用Excel格式導(dǎo)入導(dǎo)出，報(bào)表可直接輸出到Excel中進(jìn)行編輯，優(yōu)化了管理流程，提高了數(shù)據(jù)采集和分析效率。本文根據(jù)徐州醫(yī)科大學(xué)科研管理信息系統(tǒng)的使用情況，介紹實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，推動(dòng)高?？蒲行畔⒒芾磉M(jìn)程。

1 科研管理信息系統(tǒng)的構(gòu)建

徐州醫(yī)科大學(xué)科研管理信息系統(tǒng)分為科研隊(duì)伍、項(xiàng)目管理、成果管理、科研平臺(tái)4個(gè)子系統(tǒng)，同時(shí)兼具1個(gè)二次開發(fā)功能，系統(tǒng)用戶管理員通過二次開發(fā)對(duì)系統(tǒng)模塊進(jìn)行添加、刪減或修改，滿足實(shí)際需求。同時(shí)，通過數(shù)字校園服務(wù)器與人事系統(tǒng)、教學(xué)系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)等協(xié)同辦公，主要系統(tǒng)邏輯構(gòu)架見圖1。

圖1 科研管理信息系統(tǒng)的邏輯構(gòu)架

1.1 科研辦公管理

科研辦公管理主要包括個(gè)人主頁、通知公告、審核提醒、重要科研指標(biāo)圖表。對(duì)于用戶來講，可以直觀地看到待辦事務(wù)，了解學(xué)校科研方面的重要通知和資訊，通過圖表形式了解自己的科研成果狀況、項(xiàng)目狀況，方便師生直觀管理自己的信息和資料。對(duì)于管理者來講，可以及時(shí)處理待辦事務(wù)，同時(shí)通過圖表直觀了解全校科研成果及項(xiàng)目情況，為校級(jí)決策提供初判數(shù)據(jù)。

1.2 科研隊(duì)伍管理

1.2.1 科研人員管理 科研人員的賬戶與我校數(shù)字校園對(duì)接，根據(jù)人事變動(dòng)情況，實(shí)時(shí)更新從事科研工作的教師、管理人員、輔助人員等的基本信息，包括姓名、工號(hào)、出生年月、手機(jī)號(hào)碼、郵箱、學(xué)位、學(xué)歷、職稱、所屬學(xué)科、所在部門、所屬科研平臺(tái)等，根據(jù)需要可以調(diào)整模塊。

系統(tǒng)能顯示組織機(jī)構(gòu)的負(fù)責(zé)人、聯(lián)系人等相關(guān)信息，通過組織機(jī)構(gòu)能夠直接查詢、統(tǒng)計(jì)下屬機(jī)構(gòu)的科研人員、科研項(xiàng)目、科研論文等。數(shù)據(jù)根據(jù)需要可以添加或刪除模塊，可導(dǎo)入和導(dǎo)出（Excel或Word）。這樣的設(shè)置模式既方便二級(jí)管理，又利于科研人員及時(shí)更新個(gè)人信息，同時(shí)也方便后期檢索。

1.2.2 專家?guī)旃芾?將我校教授等科研人員納入專家?guī)?，同時(shí)邀請(qǐng)一些校外不同學(xué)科專家入庫(kù)管理，校內(nèi)專家信息包括姓名、工號(hào)、出生年月、手機(jī)號(hào)碼、郵箱、學(xué)位、學(xué)歷、職稱、所屬學(xué)科、所在部門、所屬科研平臺(tái)（菜單選?。┑?，實(shí)現(xiàn)隨機(jī)遴選。

1.3 科研項(xiàng)目管理

項(xiàng)目管理主要分為縱向項(xiàng)目和橫向項(xiàng)目。根據(jù)項(xiàng)目類型特點(diǎn)劃分管理模塊，涵蓋項(xiàng)目的申報(bào)、立項(xiàng)、中期、結(jié)項(xiàng)等過程管理及相關(guān)人員、文檔、經(jīng)費(fèi)管理。

項(xiàng)目管理模塊，系統(tǒng)提供了審核、查詢、導(dǎo)入、導(dǎo)出、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等數(shù)據(jù)挖掘功能，包括項(xiàng)目概覽、項(xiàng)目申報(bào)、申報(bào)查詢、項(xiàng)目列表瀏覽、新增項(xiàng)目管理、立項(xiàng)審核、人員審核、文檔審核、外協(xié)經(jīng)費(fèi)審核、日志查看、項(xiàng)目中檢管理、中檢查詢、項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)、項(xiàng)目變更等。項(xiàng)目負(fù)責(zé)人立項(xiàng)后，可以導(dǎo)入申請(qǐng)書、合同、中期檢查報(bào)告、結(jié)題報(bào)告等，系統(tǒng)自動(dòng)生成匯總表，科研管理部門可以按照需要導(dǎo)出報(bào)告和數(shù)據(jù)。系統(tǒng)可對(duì)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)中所有下拉框及日期屬性進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，根據(jù)不同結(jié)果顯示為柱圖、餅圖或線圖。

1.4 科研成果管理

科研成果管理主要實(shí)現(xiàn)對(duì)科研論文、專利、軟件著作權(quán)、科技專著、成果獲獎(jiǎng)、成果轉(zhuǎn)化等相關(guān)信息的管理。對(duì)成果的認(rèn)領(lǐng)、認(rèn)定審核進(jìn)行管理和統(tǒng)計(jì)分析，實(shí)現(xiàn)導(dǎo)入、導(dǎo)出功能，支持Excel或Word。學(xué)校可以實(shí)時(shí)掌握科研成果動(dòng)態(tài)，方便各種科研產(chǎn)出數(shù)據(jù)的匯總和提交工作，因?yàn)榭蒲袛?shù)據(jù)可以設(shè)置為全校查看并可下載，同時(shí)方便學(xué)校各管理部門和全校教職工使用。

論文、研究報(bào)告、專著、專利、軟件著作權(quán)、成果獲獎(jiǎng)、成果轉(zhuǎn)化等具體模塊，根據(jù)成果性質(zhì)設(shè)置具體必填信息，根據(jù)必填信息可以實(shí)現(xiàn)定向搜索，方便信息的篩選和導(dǎo)出。

1.5 科研平臺(tái)管理

科研平臺(tái)管理主要是指對(duì)研究機(jī)構(gòu)的管理，包括對(duì)實(shí)驗(yàn)室、研究基地、研究中心、工程中心、學(xué)術(shù)交流、科普等平臺(tái)的管理。通過科研平臺(tái)管理，實(shí)現(xiàn)對(duì)主要科研團(tuán)隊(duì)的管理。

2 科研管理信息系統(tǒng)的推廣應(yīng)用

近年來，徐州醫(yī)科大學(xué)按照我國(guó)健康產(chǎn)業(yè)及江蘇區(qū)域醫(yī)療中心建設(shè)規(guī)劃要求，建設(shè)醫(yī)學(xué)特色大學(xué)，加強(qiáng)人才引進(jìn)和科研投入，著力提升創(chuàng)新驅(qū)動(dòng)發(fā)展能力。隨著科研資源投入的增加，科研活動(dòng)也越來越多，對(duì)科研平臺(tái)、項(xiàng)目、成果等科研相關(guān)管理工作提出新要求。建立科研管理信息系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)各種審批流程、統(tǒng)計(jì)結(jié)果和數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)分析，提高管理效率和服務(wù)質(zhì)量[7-8]。

2.1 做好數(shù)據(jù)備存工作

學(xué)校以往的科研數(shù)據(jù)主要集中在檔案館和科技處的電腦上，因?yàn)椴煌藛T的工作習(xí)慣有差異，數(shù)據(jù)的完整性無法得到保證。建立科研管理信息系統(tǒng)后，科技處首先對(duì)留存數(shù)據(jù)進(jìn)行初始整理，由公司協(xié)助全部導(dǎo)入系統(tǒng)，這樣全校教職工都可以看到自己的研究成果是否已經(jīng)記錄于系統(tǒng)，如果有漏掉的數(shù)據(jù)可以直接填報(bào)補(bǔ)充，使留檔科研數(shù)據(jù)更加完整準(zhǔn)確，方便學(xué)校各部門和教職工查詢、使用。

2.2 全面推進(jìn)系統(tǒng)應(yīng)用

為盡快推動(dòng)學(xué)?，F(xiàn)代化和無紙化管理，科研管理信息系統(tǒng)建立后，徐州醫(yī)科大學(xué)科技處通過幾方面的努力全面推進(jìn)系統(tǒng)的應(yīng)用。第一，通過組織二級(jí)學(xué)院審核人培訓(xùn)會(huì)方式，推進(jìn)科研管理信息系統(tǒng)的學(xué)院初審工作，讓各學(xué)院的審核人了解系統(tǒng)、認(rèn)識(shí)到系統(tǒng)的便利性，從而以學(xué)院為單元全面開展系統(tǒng)填報(bào)工作。第二，以通知方式發(fā)布科研管理信息系統(tǒng)的使用方法，指導(dǎo)科研人員補(bǔ)充系統(tǒng)缺失的科研成果信息，并添加附件支撐材料，同時(shí)完成電子歸檔和新成果更新工作。第三，強(qiáng)調(diào)科研管理信息系統(tǒng)準(zhǔn)確填報(bào)的重要性，學(xué)校各部門使用科研數(shù)據(jù)時(shí)將直接從系統(tǒng)抓取，信息填報(bào)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，關(guān)系到每位教職工的切身利益。第四，將審核后的科研成果信息設(shè)為系統(tǒng)內(nèi)全?？梢暎瑐€(gè)人和單位都可以批量查詢、下載，方便使用，從而促進(jìn)該系統(tǒng)在全校的推廣。

2.3 科研管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用效果

2018年我校開始進(jìn)行科研管理信息系統(tǒng)建設(shè)，經(jīng)過2019年、2020年的推廣和使用，該系統(tǒng)逐漸成熟，應(yīng)用范圍不斷擴(kuò)大。到目前為止，我校社科和教務(wù)成果也納入科研管理系統(tǒng)，進(jìn)行分類管理，學(xué)校主要評(píng)價(jià)評(píng)估工作如研究生學(xué)院的學(xué)科評(píng)估、人事處的科研工作量考核、各學(xué)院年底績(jī)效評(píng)估等，都已應(yīng)用科研管理信息系統(tǒng)進(jìn)行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)抓取工作，大大提高了材料準(zhǔn)備的效率，避免了各學(xué)院和部門重復(fù)收取數(shù)據(jù)現(xiàn)象。

科研管理信息系統(tǒng)不僅可以根據(jù)題目、時(shí)間段、類型等字段搜索所需信息，批量導(dǎo)出科研數(shù)據(jù)，同時(shí)還可以查看、下載附件支撐材料，全面實(shí)現(xiàn)無紙化操作。教師可以根據(jù)不同需求自行選取輸出內(nèi)容和支撐材料，滿足不同科研申報(bào)材料撰寫需求；管理部門可以直接在系統(tǒng)上進(jìn)行材料篩選和審核工作，通過審核人權(quán)限設(shè)置更改，很容易對(duì)同一批材料進(jìn)行交叉審核，讓審核工作變得便捷化、科研管理工作過程透明化，保證學(xué)校評(píng)估工作公開、公平。

徐州醫(yī)科大學(xué)科研管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了多權(quán)限登錄、二級(jí)審核管理、多部門業(yè)務(wù)融合、無紙化辦公，避免了學(xué)校教職工重復(fù)提交各種科研材料和反復(fù)提供各種佐證材料的情況，改變了部門間科研數(shù)據(jù)割裂狀態(tài)，切實(shí)提高了學(xué)?？蒲泄芾淼囊?guī)范性和信息化程度。