高校檔案館網(wǎng)站信息化服務(wù)方式拓展分析

周繼明

武漢城市職業(yè)學(xué)院

2014年教育部就高校檔案管理下達了指導(dǎo)文件，要求學(xué)生超越萬人且建校50年、集中保管檔案及資料超三萬卷以上的高校需要建設(shè)檔案館。彼時高校檔案館建設(shè)開始興起，之后隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)不斷成熟，高校檔案館也在紛紛向信息化管理轉(zhuǎn)變，其中網(wǎng)站信息化服務(wù)方式成為各大院校爭相研究的對象。但時至今日，各大院校檔案館網(wǎng)站信息化服務(wù)方式具有雷同性，創(chuàng)新性不足，這對高校檔案館的發(fā)展形成了制約。

一、高校檔案館網(wǎng)站信息化服務(wù)方式拓展必要性

1.通過多元化信息化服務(wù)來對接不同主體，提供豐富的服務(wù)內(nèi)容。

例如讓學(xué)生可以獲得以往畢業(yè)生畢業(yè)論文內(nèi)容，促進學(xué)生信息素養(yǎng)提升；留存高校建設(shè)檔案，對未來高校軟硬環(huán)境建設(shè)提供參考；收集高校教學(xué)檔案，為高校教學(xué)研討提供支持；有效提高學(xué)生檔案管理，保證畢業(yè)生檔案順利交接；結(jié)合學(xué)生留學(xué)、考研等需求，提供國家有關(guān)政策以及學(xué)習(xí)資料等；向國家教育機關(guān)提供高校檔案，利于教育部門出臺政策；收集本地科教、文化等資料，為本地科學(xué)、文化、教育的發(fā)展做出貢獻。

2.提高高校檔案館服務(wù)效率。

通過網(wǎng)站具有的各類板塊來分流業(yè)務(wù)，讓檔案館具有的服務(wù)、咨詢、收藏、管理等業(yè)務(wù)能夠齊頭并進，推進高校檔案館管理上的組織設(shè)計上的變革，實現(xiàn)了業(yè)務(wù)精細化管理，避免了傳統(tǒng)高校檔案館管理工作中的重點不突出、內(nèi)容不明確的弊端。

3.改變了高校檔案館服務(wù)領(lǐng)域，促使其融入社會體系之內(nèi)，發(fā)揮出一定的社會功能。

社會功能使高校檔案館自然功能獲得改善。換而言之，通過高校檔案館社會功能實現(xiàn)，使其成為了高校和社會對接的一個窗口，可以避免高校教育封閉性，實現(xiàn)教育和社會經(jīng)濟、社會文化、社會政治的對接。

二、高校檔案館網(wǎng)站信息化服務(wù)方式拓展存在的問題

1.高校網(wǎng)站功能尚不全面。

大部分網(wǎng)站都是關(guān)于高校檔案館基本介紹：檔案館介紹、新聞動態(tài)、服務(wù)指南、歸檔流程、校史展示、學(xué)術(shù)在線、下載導(dǎo)航等。這些板塊基本上能確保檔案館自然功能、社會功能的發(fā)揮，不過仍然不夠細化。會導(dǎo)致用戶（學(xué)生、教師、社會公眾）的一部分需求無法滿足。例如關(guān)于風(fēng)俗、民俗方面的板塊不足，該專業(yè)學(xué)生不能在此獲得充裕的資料；高校發(fā)展軌跡缺乏更為詳盡的視頻資料，當(dāng)高校對外宣傳時缺乏相應(yīng)的素材。

2.網(wǎng)站信息單一。

作為社會檔案系統(tǒng)的有機組成，高校檔案館網(wǎng)站當(dāng)中缺乏對教育界、經(jīng)濟界、政治界、軍事領(lǐng)域的信息收集。大部分內(nèi)容都是圍繞本校而產(chǎn)生的，導(dǎo)致新聞內(nèi)容單一，繼而影響到了網(wǎng)站的關(guān)注度，對高校品牌知名度建設(shè)形成阻礙。

3.缺乏互動，使用體驗不佳。

主要是后臺留言沒有專人回應(yīng)，影響了網(wǎng)站咨詢服務(wù)功能的發(fā)揮。其和檔案館的服務(wù)觀念沒有轉(zhuǎn)換有關(guān)，服務(wù)人員缺乏主動服務(wù)意識。另外高校檔案館并非真正的檔案館，其功能等介于檔案館、檔案室之間，整個系統(tǒng)處在封閉、半封閉狀態(tài)，致使除了部分學(xué)生、教師登錄之外，少有社會群眾登陸。

4.智能端網(wǎng)頁建設(shè)滯后。

目前根據(jù)全國網(wǎng)民數(shù)據(jù)顯示，手機網(wǎng)民的總數(shù)明顯高于傳統(tǒng)網(wǎng)民數(shù)量，這證明大部分人都習(xí)慣從手機端瀏覽信息。然而大部分高校檔案館網(wǎng)站都屬于PC版，少有高校迎合現(xiàn)代人信息采集習(xí)慣開辟出智能端網(wǎng)頁。另外，微信平臺微網(wǎng)站等也相對滯后，這些都在一定程度影響了用戶使用體驗。

三、高校檔案館網(wǎng)站信息化服務(wù)方式有效拓展的策略

1.豐富高校檔案館網(wǎng)站信息服務(wù)方式。

首先，在保持目前服務(wù)內(nèi)容之外，盡可能采集當(dāng)?shù)?、全國乃至于世界范圍?nèi)的重要經(jīng)濟、文化、政治、科技等領(lǐng)域信息，并將信息歸類立檔，用以滿足學(xué)生、教師、社會群眾的工作學(xué)習(xí)所需。其次，對高校各方面比較珍貴的影像、圖片、文字資料予以歸類、歸檔，要盡可能豐富本校各類素材，包括高校建設(shè)過程里的施工圖紙、電氣工程圖紙等，方便高校制作宣傳材料，以及高校建設(shè)部門隨時利用。再次，能夠延長學(xué)生檔案管理內(nèi)容，可以和各地人才市場、人事部門建立緊密對接，對歷屆畢業(yè)生的畢業(yè)走向有充分掌握能力，并且可以總結(jié)畢業(yè)生信息為高校教學(xué)改革提供參考。然后，能夠積極地對接各地人才市場、人事局等，能夠發(fā)揮市場調(diào)研作用，探測社會人才需求趨勢，為高校專業(yè)設(shè)計教學(xué)創(chuàng)新提供參考。

2.豐富網(wǎng)站內(nèi)容，優(yōu)化網(wǎng)頁設(shè)計。

首先，如前文所述增加經(jīng)濟、政治、軍事、科技等內(nèi)容，因為內(nèi)容增多，二級頁面等變得更加復(fù)雜，會讓網(wǎng)站的運行速度有所減慢，故此需要對網(wǎng)頁進行優(yōu)化，能夠縮短網(wǎng)頁跳轉(zhuǎn)緩沖時間，提升用戶體驗。其次，于網(wǎng)站中按照日常服務(wù)、特殊服務(wù)等分別建立不同的交互軟件，例如日常服務(wù)可以設(shè)計在線咨詢的QQ，對于特殊服務(wù)可以設(shè)立智能回答程序這樣瀏覽者只要找到自己關(guān)注的問題點開之后便有對應(yīng)的答案。再次，在網(wǎng)站上提供各類證明的辦理流程指導(dǎo)，以及接受一些可以在線辦理的業(yè)務(wù)例如出國留學(xué)證明的開具。

3.改變網(wǎng)站工作人員服務(wù)觀念，提升服務(wù)質(zhì)量。

高校需要針對性培養(yǎng)一批在線咨詢工作服務(wù)人員，并通過持續(xù)培訓(xùn)提升他們的服務(wù)意識，改變過去散慢的工作方式，能夠?qū)τ脩粼诰€提問做出積極應(yīng)答。為了切實落實服務(wù)第一這一理念，需要檔案館對在線服務(wù)人員形成績效考核，將考核成績和薪資、獎金等掛鉤，通過這樣的方式提升他們服務(wù)積極性和培訓(xùn)積極性。

4.及時建設(shè)智能端網(wǎng)站。

高校檔案館要積極地面對用戶采集信息，分析構(gòu)建智能端網(wǎng)站的可行性，若是條件允許需要積極地聯(lián)合第三方機構(gòu)來設(shè)計網(wǎng)站，以迎合用戶瀏覽習(xí)慣，提升網(wǎng)站的關(guān)注度和利用率。一般此類網(wǎng)站都具有導(dǎo)航的簡潔性、后臺服務(wù)的迅捷性，很受用戶的歡迎。

5.發(fā)揮創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、畢業(yè)就業(yè)教育功能。

如今幾乎所有高校都在積極地開展創(chuàng)業(yè)培訓(xùn)、就業(yè)培訓(xùn)，但是大部分都是照本宣科，內(nèi)容不夠生動。若是在檔案館網(wǎng)站中專門開通“雙創(chuàng)”培訓(xùn)，提供就業(yè)指導(dǎo)，并可以利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實現(xiàn)和歷屆畢業(yè)生互動，便可以讓教育活動變得更加靈活。同時因為這一版塊的開辟，也必然增加本校學(xué)生的登陸頻率，有效提升高校檔案館百度排名，對于高校知名度培養(yǎng)也有很好的促進作用。

四、總結(jié)

高校檔案館網(wǎng)站信息化服務(wù)方式拓展需要對接實際情況來采取可持續(xù)發(fā)展的方式來不斷豐富，這樣能夠避免一些超前功能閑置，避免沒必要的人力財力浪費。需要積極地完善自然功能，并豐富其社會功能，力求高校檔案館工作打破服務(wù)于本校的限制，能夠和社會互動，提升其信息收集功能，為當(dāng)?shù)匚幕?、?jīng)濟、科技等發(fā)展做出應(yīng)有的貢獻。