關于高職院校檔案管理工作的探討

王國琴

貴州農業(yè)職業(yè)學院

但是當前高職檔案管理工作仍然采取紙質檔案模式，在檔案信息收集、處理等環(huán)節(jié)過于依賴人工方式。同時高職院校各部門各自為政，為檔案信息開發(fā)與利用帶來了不利影響，這需要高職院校引起足夠的重視，不斷改進檔案管理工作模式，引入現代化設備與技術，培養(yǎng)高素質檔案管理人才，保證高職檔案管理規(guī)范化水平的提升。

一、高職檔案管理工作的重要性

檔案管理在高職院校教育管理工作中占有重要地位，也是高職院校管理工作中的重要內容，對檔案管理工作來說，能夠為高職院校教育質量與管理水平的評估與衡量提供可靠依據，完善的高職院校檔案管理應體現出對檔案的科學管理水平。但是當前很多高職檔案管理中還有缺陷，管理制度不完善，管理方法過于單一，檔案管理人員專業(yè)能力不強。對此，高職院校要充分認識到檔案管理工作的重要性，不僅要優(yōu)化檔案管理體制，還要注重檔案管理監(jiān)察工作，對檔案管理方式進行創(chuàng)新，培養(yǎng)更多素質高、能力強的檔案管理人員。這樣才能保證高職院校檔案管理工作質量與效率的提升，真正體現出檔案的價值，為高職院校的改革與發(fā)展創(chuàng)造有利條件。

二、檔案管理對策

1.利用信息技術。

對本部門檔案管理工作負責，學校的照片檔案、視頻檔案、電子檔案都需要及時、有序歸檔，并且不斷完善。怎樣落實校長工作要求，把照片檔案、影像檔案工作做得更好。在強調檔案管理工作的重要性之后，對學校的檔案管理工作做簡單的回顧，她盤點了學校已有的檔案資料及相關器材，肯定針對目前學校檔案管理工作中存在的分類不明確，歸檔不及時，檔案不完整的問題，提出了兩點辦法：利用“愛數云盤”匯集所有文字音像資料，實現互通有無，資源共享。校辦、學生處、教務處、總務處、電教中心、學生廣電中心的相關資料，都要求“三備份”：一備份放“愛數云盤——學校影像資料文件夾”中，二備份各部門自己存檔；三備份放移動硬盤中，每學年結束前將移動硬盤交到校辦檔案室存檔。

2.做好培訓教育。

檔案管理工作，尤其是音像資料管理工作的重要性及意義。影像檔案，照片檔案收集不完整，管理不到位，我們還要加強管理，提高水平。學校信息中心的工作要更進一步加強規(guī)劃，大家要力爭做到學校檔案管理規(guī)范化，把校長的要求落到實處，做好聲像檔案管理工作，為學校留下寶貴資料。創(chuàng)造歷史的人很辛苦，是學校的功臣；但是留住歷史的人，也很重要，同樣是學校的功臣。根據國標、行業(yè)標準從檔案收集、檔案確定、檔案分類、檔案排序、歸檔要求等做詳細講解，并強調檔案的歸檔范圍、保管期限的甄別確定和分類編號的嚴格有序。在提問環(huán)節(jié)，針對老師們在實際工作中遇到的問題，結合實例對文件歸檔各個環(huán)節(jié)的具體要求逐項說明，幫助大家增強檔案收集意識和提高整理技巧。另外，在學校檔案室，王紅光教授還對檔案的分類、歸檔、整理等細節(jié)進行了指導。高校檔案管理工作是高校最寶貴的信息財富之一，既是對高校事業(yè)發(fā)展和教學等各項工作的真實記錄，又是總結經驗、制訂計劃、處理問題、改進管理的重要依據。隨著我國高等教育改革的不斷深入，特別是民辦高校取得快速發(fā)展的態(tài)勢下，檔案管理工作的重要性日益凸顯。近年來，學院非常重視檔案管理工作，不斷完善檔案管理制度，檔案歸檔質量有了一定程度的提高，在教學評估、文件流轉、巡視診改等重要事項上發(fā)揮了積極作用。檔案管理工作是學校一項基礎性工作，涉及面廣，與每一位師生都有不可分割的聯系。

希望各位老師能充分認識到高校檔案管理的重要性，共同進檔案管理工作規(guī)范化，為學校未來的發(fā)展提供可靠準確的檔案信息支持。學校開展本次培訓，不僅是深入貫徹習近平總書記新時代中國特色社會主義思想和十九大精神，也是學習貫徹習近平總書記查擺和糾正形式主義、官僚主義問題做出的重要講話和指示精神，以高標準和扎實的工作作風做好學校檔案管理工作。培訓結束后，老師們均表示對檔案管理工作有了全新的認識，領悟到了檔案管理對學校發(fā)展的重要意義，也初步了解和掌握了歸檔立卷的業(yè)務流程。這將為學校建立健全檔案管理工作打下良好的基礎。

三、結束語

高職院校主要承擔著培養(yǎng)技術型人才的重要職責，做好檔案管理工作，將為高職院校的建設與發(fā)展創(chuàng)造有利條件。檔案作為高職院校發(fā)展的真實記錄，可以將教學活動、科研工作和學生管理等情況反映出來，并為教學改革提供可靠依據。