基于“雙套制”模式的高職院校檔案信息化建設(shè)策略研究

姜 波

瀘州職業(yè)技術(shù)學(xué)院

一、檔案管理“雙套制”模式發(fā)展概述

在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，信息技術(shù)的突飛猛進(jìn)對(duì)檔案事業(yè)的影響也日益明顯，現(xiàn)代化、多元化的趨勢(shì)逐漸貫穿于檔案的收集、整理、保管和利用各個(gè)環(huán)節(jié)，傳統(tǒng)檔案管理模式亟待改進(jìn)。

2008年8月，教育部和國家檔案局制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》，第十五條要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”；2014年，中共中央辦公廳、國務(wù)院辦公廳印發(fā)了《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的實(shí)施意見》，對(duì)紙質(zhì)檔案和電子檔案的同步雙線管理作出明確要求，指出“各檔案館(室)要大力開展傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作，及時(shí)以數(shù)字化檔案代替原件提供利用，對(duì)已實(shí)現(xiàn)數(shù)字化的檔案原件妥善保管，一般不再提供利用。采取措施嚴(yán)防數(shù)字化過程中信息丟失、外泄和秘密泄露，對(duì)涉密檔案進(jìn)行數(shù)字化要嚴(yán)格遵守保密規(guī)定?！?020年6月，全國人大審議通過了新的《中華人民共和國檔案法》，第五章“檔案信息化建設(shè)”部分中要求“將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果等檔案數(shù)字資源的安全保存和有效利用”。本文將這種“紙質(zhì)化+數(shù)字化”相結(jié)合的檔案管理模式稱為“雙套制”，即對(duì)同一份檔案資料實(shí)行紙質(zhì)、電子兩種載體形式同步保管的模式，這是新形勢(shì)下檔案管理模式的新發(fā)展、新要求?？梢?，對(duì)于高職院校來說，檔案管理“雙套制”解決了檔案保管與利用之間的矛盾，必將帶來工作效率的提高。但在實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案紙質(zhì)化保管向“雙套制”模式轉(zhuǎn)變的過程中，也面臨著經(jīng)費(fèi)、流程、安全、真實(shí)性等方面的挑戰(zhàn)，因此“雙套制”模式既是大勢(shì)所趨也是自身發(fā)展需要，既是機(jī)遇也是挑戰(zhàn)。

二、高職院校檔案信息化建設(shè)面臨的問題

1.檔案信息化建設(shè)發(fā)展滯后。

由于各高校對(duì)于檔案“雙套制”的理解還不透徹，沒有達(dá)到切實(shí)有效的檔案“雙套制”同步管理要求，缺乏對(duì)檔案數(shù)字化的前端控制手段，數(shù)字化檔案信息的格式和流程尚未規(guī)范統(tǒng)一，只能對(duì)檔案資料采取先歸檔后數(shù)字化的處理方式，但大多數(shù)情況下同步數(shù)字化程度較低，既未同步、何談共贏？這種滯后的建設(shè)現(xiàn)狀在很大程度上限制了檔案信息化成效的發(fā)揮，使得檔案信息化建設(shè)流于形式而失去意義。

2.檔案管理信息孤島嚴(yán)重。

由于檔案材料中包含有某些涉及個(gè)人隱私、國家安全、科研秘密等信息，因此各高校幾乎都自開發(fā)或定制獨(dú)立的檔案管理軟件系統(tǒng)，各辦公軟件的數(shù)據(jù)庫語言環(huán)境和流程設(shè)計(jì)不能兼容，這些軟件系統(tǒng)不僅與校內(nèi)其他辦公系統(tǒng)相互獨(dú)立，更不與其他外部業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)相互對(duì)接。這種各自為政的狀況，使得檔案信息未能實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一管理、有效對(duì)接和數(shù)據(jù)共享，勢(shì)必造成數(shù)據(jù)信息的重復(fù)提交，大大降低工作效率。

3.數(shù)字化檔案信息的憑證價(jià)值遭受質(zhì)疑。

由于檔案數(shù)字化進(jìn)程滯后，造成高職院校檔案管理部門所提供的數(shù)字化檔案信息的真實(shí)性、及時(shí)性不能受到普遍認(rèn)可，不能有效滿足利用者的需求，難以直接發(fā)揮檔案的憑證價(jià)值，反而在一定程度上造成了資源浪費(fèi)和工作效率低下。

4.電子檔案保管不當(dāng)。

與紙質(zhì)載體相比較，電子檔案載體的壽命相對(duì)較短，比如，磁盤的使用壽命在6年左右，U盤、移動(dòng)硬盤等在10年左右，光盤在30年左右，即便是目前比較高端的藍(lán)光光盤也只有50年左右的有效期。此外，還受到硬件載體、數(shù)據(jù)格式、網(wǎng)絡(luò)帶寬等限制，不同類型、格式、體量的檔案資料對(duì)傳播途徑提出了更高的要求。因此，電子檔案的保管條件比紙質(zhì)檔案更為苛刻，成本投入也更高。目前很多高校雖然還保存了數(shù)十年前的唱片、錄像帶、磁盤、磁帶等形式的電子檔案，但目前缺乏相應(yīng)的使用運(yùn)行設(shè)備，使得檔案失去利用價(jià)值，僅僅成為歷史紀(jì)念品。

三、“雙套制”模式下高職院校檔案信息化建設(shè)策略

1.加大保障投入力度。

檔案“雙套制”工作是一個(gè)較為龐雜的系統(tǒng)性工程，不僅僅涉及到檔案工作本身，還涉及公文制作與收發(fā)、辦公系統(tǒng)的優(yōu)化和整合、數(shù)字校園的信息傳輸與數(shù)據(jù)安全、音像制品的載體轉(zhuǎn)換等諸多方面。整個(gè)工作規(guī)模大、投入高、耗時(shí)長，如果僅靠檔案館（室）進(jìn)行管理必定獨(dú)木難支，因此必須建立以校（院）長為組長、分管領(lǐng)導(dǎo)為副組長、各部門負(fù)責(zé)人為成員的專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)組，統(tǒng)籌整體規(guī)劃布局，將有關(guān)部門納入檔案“雙套制”工作中共同推進(jìn)，同時(shí)，加大資金、人力、政策投入，讓高校檔案管理工作與其他業(yè)務(wù)活動(dòng)一樣成為支撐科研事務(wù)的重要力量。

2.健全完善管理機(jī)制。

高校檔案管理機(jī)構(gòu)要努力在檔案存量數(shù)字化的基礎(chǔ)上，逐步實(shí)現(xiàn)增量電子化，要深入調(diào)研各個(gè)部門對(duì)各類檔案數(shù)字化的實(shí)際需求，形成相應(yīng)的調(diào)研報(bào)告和工作方案，提前預(yù)設(shè)問題并提出解決措施，積極向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)并爭(zhēng)取支持，參考借鑒其他單位的先進(jìn)經(jīng)驗(yàn)，建立起相應(yīng)的檔案信息化管理體系、規(guī)章制度、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范、業(yè)務(wù)流程和目標(biāo)管理等體制機(jī)制。

3.建立電子檔案收集制度。

按照《電子檔案移交與接收辦法》（檔發(fā)〔2012〕7號(hào)）中的有關(guān)規(guī)定和要求，在堅(jiān)持紙質(zhì)檔案歸檔的基礎(chǔ)上，建立起與之匹配的電子檔案收集制度，解決收集的范圍、標(biāo)準(zhǔn)、流程、載體、格式等問題，讓學(xué)校在各項(xiàng)工作中形成的電子文檔，從產(chǎn)生之初就明確去向，實(shí)現(xiàn)隨時(shí)歸檔。

4.完善電子檔案保管制度。

前文已述，與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，電子檔案的保管難度更大。因此，必須因勢(shì)利導(dǎo)，不斷完善電子檔案保管制度，根據(jù)電子檔案的不同載體、不同來源、不同用途進(jìn)行分類保管，明確檔案元數(shù)據(jù)的檢查和載體轉(zhuǎn)換周期。同時(shí)，還要加強(qiáng)和學(xué)校網(wǎng)絡(luò)信息管理中心的合作，對(duì)檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行必要的維護(hù)和升級(jí)，確保數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全穩(wěn)定。

5.加強(qiáng)電子檔案安全保護(hù)。

在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，必須建立和完善電子檔案利用制度，制訂嚴(yán)謹(jǐn)?shù)碾娮訖n案利用流程，采取物理隔離、防火墻、身份認(rèn)證、權(quán)限設(shè)置等方式，嚴(yán)防電子檔案信息在利用過程中遭到泄露或篡改。同時(shí)，樹立和維護(hù)電子檔案的權(quán)威與效力，盡力解決電子檔案的憑證價(jià)值問題，遵循“一站式服務(wù)”宗旨，讓用戶僅通過一次檢索即可滿足檔案利用需求。

6.挖掘電子檔案內(nèi)涵價(jià)值。

高校檔案管理部門要轉(zhuǎn)變觀念、主動(dòng)出擊，在實(shí)現(xiàn)電子資源保管和利用的基礎(chǔ)上，深入研究電子檔案價(jià)值，充分整合和挖掘檔案信息資源，利用多種媒體平臺(tái)和校園文化活動(dòng)，積極開展線上線下專題展覽、展示、講座、論壇等宣傳活動(dòng)，提升檔案工作影響力、關(guān)注度和認(rèn)可度。

7.積極引入新興技術(shù)。

當(dāng)前，區(qū)塊鏈、機(jī)器學(xué)習(xí)、大數(shù)據(jù)分析等技術(shù)已經(jīng)在數(shù)據(jù)管理中開始應(yīng)用，檔案管理機(jī)構(gòu)可以積極將這些新技術(shù)引入到檔案信息管理中。以區(qū)塊鏈技術(shù)為例，可以利用塊鏈結(jié)構(gòu)、加密算法等特性解決檔案數(shù)據(jù)隱私安全問題，借助其智能合約技術(shù)解決檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一問題，利用其去中心化、共識(shí)機(jī)制等解決共享動(dòng)力不足問題。

8.著力提升業(yè)務(wù)素質(zhì)。

高校檔案工作者要與時(shí)俱進(jìn)，及時(shí)轉(zhuǎn)變工作思路，加強(qiáng)對(duì)《高等學(xué)校檔案管理辦法》、《檔案法》等政策法規(guī)的理解，加強(qiáng)對(duì)檔案管理收集與鑒定技能、檔案登記與統(tǒng)計(jì)技能、檔案檢索技能、檔案保管與利用技能、檔案編研技能等的提升培訓(xùn)，了解圖書館學(xué)、情報(bào)學(xué)、管理學(xué)、計(jì)算機(jī)科學(xué)等學(xué)科的理論知識(shí)，通過對(duì)新知識(shí)、新技術(shù)的學(xué)習(xí)與掌握，滿足新形勢(shì)下檔案工作的需要。