新時代高校檔案管理質量保障體系建設研究

■ /

一、高校檔案管理發(fā)展概述

我國的高等教育體系分為普通高等教育和成人高等教育，以及非學歷高等教育。從新中國成立到1976年之前，我國高等教育處在從舊中國向社會主義新中國轉變的階段，國家開始對舊式資本主義高等教育進行接管和改造，形成了適應社會主義現(xiàn)代化發(fā)展的招生方式、學科布局和人才培養(yǎng)規(guī)劃，檔案管理工作在學生現(xiàn)實表現(xiàn)、教師招聘、職工流動以及畢業(yè)生就業(yè)分配等方面開始發(fā)揮重要作用。特殊期間，高等教育事業(yè)遭到嚴重破壞，知識分子遭到?jīng)_擊，而高校作為知識分子比較集中的單位，受到更加嚴重的影響，教學秩序混亂，教師教學和流動基本停止，招生和就業(yè)不再遵循唯才是舉的方針，檔案管理工作無法正常進行，大量檔案被毀壞。十一屆三中全會之后，隨著改革開放的逐漸推進，科學技術成為第一生產(chǎn)力，我國高等教育進入嶄新發(fā)展階段，在世界上逐漸占有一席之地，取得了輝煌的成績，對檔案管理工作提出了更加全面的要求，落實檔案管理質量保障工作成為推進高等學校在新時期實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展的重要力量。

二、新時代高等教育發(fā)展特點

(一)由擴大規(guī)模向滿足需要轉變

我國長期以來在高等教育方面模仿西方精英教育理念，西方高等教育起步較早，已經(jīng)進入資本主義的充分發(fā)展，人口數(shù)量和人口密度都比我國小很多，因此他們可以保持小而精的高等教育規(guī)模，但這種理念已經(jīng)不再適應我國日益增長的人口和隨著改革開放而帶來的巨大人才缺口。黨中央要求改變我國科學技術落后、現(xiàn)代人才缺乏的面貌，在1999年作出了高等教育擴招的英明決策，黨的十六大在2002年提出要全面貫徹落實科教興國戰(zhàn)略，高等教育發(fā)展既要保持速度，又要注意優(yōu)化結構、提高質量、注重綜合效益。2007年，黨的十七大提出構建和諧社會，堅持科學發(fā)展觀，實現(xiàn)人才培養(yǎng)上的可持續(xù)發(fā)展，高等教育繼續(xù)堅持以人為本的理念，以學生為主體，培養(yǎng)學生的綜合素質。黨的十八大以來，以習近平總書記為核心的黨中央對當前高等教育發(fā)展作出了科學判斷，要求大力提升高等教育質量，滿足人民日益增長的文化需要。

(二)追求內(nèi)在價值與外在價值的統(tǒng)一

教育在發(fā)展過程中必然會帶有時代的烙印，我國高等教育在新中國成立初期是堅持培養(yǎng)社會主義革命者，從教育體系和教材設計方面都帶有很強的階級傾向，當時國內(nèi)外局勢相對嚴峻，為了保護新生的無產(chǎn)階級政權，在國家的主導下，高等教育以政治能力提升作為人才培養(yǎng)的根本目的。檔案管理工作基于當時的環(huán)境體現(xiàn)出政治性強、手段落后、變化較少等特點，當時識字率普遍不高，而檔案管理工作又不得不與文字打交道，因此對檔案管理工作人員的文化水平有相對較高的要求，且尤其注重政治素質考察。改革開放以來，國家開始以經(jīng)濟建設為中心，和平與發(fā)展成為世界的主流，我國的社會主義政權已經(jīng)具備了堅實的基礎，以階級斗爭為綱的時代已經(jīng)過去，高等教育培養(yǎng)人才的主要方向轉變?yōu)槊嫦嗍袌?、面相社會培養(yǎng)現(xiàn)代化科技人才上來。逐漸堅持以人為本，不再是“國家需要什么學什么”而是“對什么感興趣學什么”，追求內(nèi)在價值與外在價值的統(tǒng)一。

(三)相關部門主導與社會推動相結合

高等教育的發(fā)展是國家經(jīng)濟社會發(fā)展的重要體現(xiàn)和重要組成部分，高等學校的學科建設、招生就業(yè)、教師發(fā)展等都與國家的政策導向息息相關。近年來我國經(jīng)濟社會環(huán)境發(fā)生了巨大變化，盡管當前高等教育發(fā)展方向仍然遵從于國家意志，但主要方向是服務于國家建設與社會發(fā)展，國家對高等教育的引導開始更多地關注市場發(fā)展和社會運行，不再單純地實行計劃式發(fā)展。一批公辦高校整合提升，社會資本投入的民辦高校抓住了新的發(fā)展機遇，不符合時代發(fā)展、招生嚴重不足的一批成人高等學校關閉清算，市場在資源配置中的主導性作用逐漸顯現(xiàn)。高校檔案管理的內(nèi)涵也隨著社會的進步逐漸擴展，原有單純的紙質檔案已經(jīng)無法滿足當前高校發(fā)展要求，電子信息技術的發(fā)展使電子載體逐漸普及，除了人事檔案等重要模塊，會計檔案、教學檔案、學生檔案等多個方向都隨著社會的進步有了深層次發(fā)展。

三、高校檔案管理的重要作用

(一)為戰(zhàn)略決策提供科學依據(jù)

新時期高校之間競爭也逐漸激烈，各高校都希望主管部門能夠將有限的資源多分一些給本單位，必須從自身實際出發(fā)制定發(fā)展戰(zhàn)略，進而獲更大的提升空間。高校的檔案管理工作能夠為黨委、行政領導班子的戰(zhàn)略決策提供科學依據(jù)，為實現(xiàn)創(chuàng)新發(fā)展保價護航。檔案能夠起到記錄、反饋、回顧的多重作用，如果因為管理工作出現(xiàn)失誤，使現(xiàn)有檔案無法準確反映高校運行情況，領導層便無法準確掌握學校發(fā)展，無法做出科學決策。通過科學的檔案管理工作，能夠從直觀上展示高校的師資力量與學科建設水平，同時可以記錄教學工作、招生工作和就業(yè)工作的全過程，使高校制定和執(zhí)行相關決策時有據(jù)可依、有章可循，避免領導班子盲目決策，減小運行風險。

(二)為教學工作提供有力支撐

在當前一切為了學生、為了學生一切的教育理念下，教學工作成為高校一切工作的核心，高校在黨的領導下堅持為社會主義現(xiàn)代化建設培養(yǎng)合格人才，為我國的社會主義事業(yè)貢獻力量?，F(xiàn)代社會對人才培養(yǎng)的要求更加復雜化和多元化，教學活動需要更加靈活地適應經(jīng)濟社會發(fā)展要求。檔案管理工作能夠整理總結各項教學資料，使各科目教學擁有進一步提升的空間，有助于提升教務管理水平，推進教學評估、科學研究以及學生管理等工作的開展。以教師人事檔案、教學活動檔案和學生學籍檔案為依據(jù)，能夠對教學工作進行監(jiān)督和評估，對學生學習活動進行記錄和評價，從側面督促教師提升教學水平，推動學生提高自主學習能力，從而進一步提高高校競爭力。

(三)為信息收集提供原始憑證

不管是會計檔案、人事檔案、學生檔案還是教學檔案，從本質上來看都是一種原始憑證，記錄著會計、人力資源、學生活動以及教學工作等進行情況，是一定時期內(nèi)各方面所發(fā)生變化的真實反映。了解高校財務情況需要從會計檔案中獲得信息，了解學科建設情況需要從教學檔案中獲得信息，對教師進行水平評價則需要從職工人事檔案中查找資料。當管理人員和教學人員發(fā)生變動，可以通過查閱相應檔案的方式來盡快了解崗位工作內(nèi)容，使工作走上正軌。檔案管理工作能夠為高校信息收集提供原始憑證，以進一步提高行政管理效率，從而實現(xiàn)高校的高質量發(fā)展。

四、高校檔案管理質量保障優(yōu)化對策

(一)樹立現(xiàn)代檔案管理意識

在習近平新時代中國特色社會主義理論體系指導下，高校加強檔案管理質量，進一步保障高校檔案管理工作順利進行，需要與時俱進，樹立現(xiàn)代檔案管理意識，擺脫傳統(tǒng)落后思想，實現(xiàn)管理理念與經(jīng)濟社會發(fā)展的有機融合?，F(xiàn)代檔案管理對管理能力和管理效率有了更高的要求，信息檢索、數(shù)據(jù)處理以及資料分析等在現(xiàn)代科技的支撐下有了巨大提升，高校必須盡快適應這些變化，避免檔案管理工作與經(jīng)濟社會發(fā)展脫節(jié)。

(二)提升信息化管理水平

隨著現(xiàn)代科學技術的飛速發(fā)展，電子計算機和互聯(lián)網(wǎng)在高校得到廣泛應用，這既減少了信息化管理的成本，也從技術層面為檔案管理信息化應用提供了更多可能。由原有紙質檔案向電子信息化檔案轉變需要一定的過程，同時將紙質檔案電子化需要防止檔案的二次污損和遺失，避免錯誤和疏漏。通過信息化手段能夠大大加快檔案檢索速度，同時能夠最大限度地保證檔案安全，高校應當提升信息化管理水平，以檔案管理信息化保障高校的現(xiàn)代化發(fā)展。

(三)制定科學的規(guī)章制度

管理工作歸根結底要靠人來落實，檔案管理工作順利進行需要依靠規(guī)章制度的約束，以法治代替人治來實現(xiàn)科學管理。高校應當制定科學的規(guī)章制度，建立健全內(nèi)部控制體系，以不相容崗位相分離等方法來保證檔案管理的嚴肅性、安全性和有序性。在檔案管理部門增設檔案質量管理監(jiān)督崗位，同時建立全校師生共同監(jiān)督的機制，使全校形成重視檔案管理的思想觀念，通過內(nèi)部監(jiān)督和外部監(jiān)督相結合的方式來推動檔案管理人員自覺提升管理水平。

(四)加強檔案管理人才培養(yǎng)

盡管檔案管理并非是大眾學科，但檔案管理人才在經(jīng)濟社會發(fā)展中卻不可或缺，高校必須加強檔案管理人才培養(yǎng)，建立檔案管理人才提升通道，一方面積極從社會招聘有檔案管理經(jīng)驗、形成現(xiàn)代化檔案管理理念的現(xiàn)代化人才，另一方面為在職職工創(chuàng)造進修學習機會，培養(yǎng)自有人才，使在職檔案管理人員的工作理念與工作方法保持與現(xiàn)代社會接軌。在進行人才隊伍建設與人才培養(yǎng)時，不但要注重管理水平的提升，更要注重管理理念的創(chuàng)新，提升檔案管理效率。