基于現(xiàn)代化信息技術(shù)的高校大學(xué)生檔案管理路徑探討

馮 麗/西北大學(xué)

現(xiàn)代化信息技術(shù)在高校各項(xiàng)工作的處理當(dāng)中，發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用，構(gòu)建數(shù)字化體系已然成為高?，F(xiàn)代信息管理的核心內(nèi)容，更成為知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的一種必然選擇。高校檔案信息化建設(shè)的一個(gè)重要模塊就是學(xué)生檔案管理信息化。學(xué)生檔案是本校學(xué)生管理活動(dòng)中形成的，記錄并且體現(xiàn)學(xué)生個(gè)人經(jīng)歷、德才成績(jī)、學(xué)習(xí)工作表現(xiàn)、受獎(jiǎng)或受懲等方面情況的信息。學(xué)生檔案和學(xué)生的日常學(xué)習(xí)以及未來(lái)工作就業(yè)存在著密切的關(guān)系，是是服務(wù)學(xué)生必不可少的手段。為了有效滿足學(xué)生檔案利用的要求，提高學(xué)生服務(wù)質(zhì)量，必須對(duì)現(xiàn)代化信息技術(shù)手段進(jìn)行創(chuàng)新運(yùn)用，迎合科技高速發(fā)展的趨勢(shì)與潮流，為高校學(xué)生管理帶來(lái)創(chuàng)新發(fā)展的新機(jī)遇。

一、高校大學(xué)生檔案管理的重要性

大學(xué)生檔案是高校教育單位必不可少的構(gòu)成要素，對(duì)學(xué)校管理至關(guān)重要。在當(dāng)前這個(gè)科技事業(yè)發(fā)展日新月異，講求高效率的社會(huì)環(huán)境下，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式就逐步顯現(xiàn)出效率低下、保密性不足等缺陷。這種情況的存在已然無(wú)法滿足學(xué)校與學(xué)生的實(shí)際要求。利用現(xiàn)代化信息技術(shù)對(duì)學(xué)生的檔案信息進(jìn)行管理，則有著非常突出的優(yōu)勢(shì)，主要體現(xiàn)在：一是能夠滿足大容量存儲(chǔ)要求，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案的安全有效管理。在過(guò)去的很長(zhǎng)一段時(shí)間，高校檔案管理人員所采取的學(xué)生檔案管理工作方法是手工處理，面對(duì)的工作比較繁重，效率低，失誤率高。把現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用到答案按管理工作當(dāng)中，則能夠大幅度提高檔案管理人員的工作效率與質(zhì)量，使得學(xué)生檔案管理朝著自動(dòng)化、智能化和網(wǎng)絡(luò)化方向發(fā)展。二是可以促進(jìn)檔案資源共享，便利于學(xué)生檔案信息的查詢和利用。在現(xiàn)代化信息技術(shù)與高校大學(xué)生檔案管理深度結(jié)合的過(guò)程中，管理人員能夠從繁雜的手工勞動(dòng)當(dāng)中解放出來(lái)，也能夠?qū)⒐ぷ髦匦霓D(zhuǎn)移到檔案收集編研當(dāng)中，確保檔案數(shù)據(jù)庫(kù)當(dāng)中資源豐富，全面有效體現(xiàn)檔案管理的多元職能，為教學(xué)科研和學(xué)生發(fā)展服務(wù)。檔案收集分類與開(kāi)發(fā)利用屬于檔案管理當(dāng)中的高難度工作，這些工作的開(kāi)展比較緩慢，效率低下。通過(guò)對(duì)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行運(yùn)用，檔案資源可以實(shí)現(xiàn)高度共享，使得信息需求者可以方便快捷查詢到相關(guān)檔案資料，也能夠獲取與之相關(guān)的其他信息，從而確保學(xué)生檔案管理的整體效率。

二、信息化背景下高校大學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題

一是檔案管理理念落后，并未認(rèn)識(shí)到現(xiàn)代化信息技術(shù)手段與學(xué)生檔案管理結(jié)合的重要性，仍舊沿用傳統(tǒng)的人工處理方法，也沒(méi)有真正體現(xiàn)以人為本，因此無(wú)法滿足檔案開(kāi)發(fā)應(yīng)用的要求。二是檔案管理技術(shù)落后，主要體現(xiàn)在沒(méi)有建立起完整全面的檔案管理平臺(tái)，對(duì)安全技術(shù)手段的運(yùn)用存在一定的缺陷，在檔案資料的收集處理和具體應(yīng)用當(dāng)中顯現(xiàn)出不同程度的問(wèn)題。三是忽視學(xué)生檔案管理的宣傳工作，導(dǎo)致學(xué)生和其他檔案利用者不能夠正確認(rèn)識(shí)檔案管理的價(jià)值，同時(shí)欠缺相關(guān)法律法規(guī)的教育宣傳，影響到檔案管理的實(shí)效性。四是尚未構(gòu)建完善化的檔案管理制度，導(dǎo)致信息化技術(shù)和檔案管理的整合度相對(duì)較低，而且管理行動(dòng)無(wú)法得到規(guī)范制度的支持，導(dǎo)致工作規(guī)范性降低。五是欠缺高素質(zhì)的檔案管理人才，尤其是不具備較強(qiáng)的信息化素質(zhì)，不能夠在信息系統(tǒng)的操作和現(xiàn)代化管理當(dāng)中發(fā)揮應(yīng)有的專業(yè)作用。

三、基于現(xiàn)代化信息技術(shù)的高校大學(xué)生檔案管理路徑

(一)更新學(xué)生檔案管理理念

思想觀念的創(chuàng)新和變革是高校大學(xué)生檔案管理路徑得以拓展，充分發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)手段優(yōu)勢(shì)的基礎(chǔ)所在。思想是行動(dòng)的先導(dǎo)，如果沒(méi)有正確的思想指導(dǎo)實(shí)際行動(dòng)，那么行動(dòng)推進(jìn)也會(huì)明顯受阻。隨著高校教育改革以及信息化變革工作的深入，高校大學(xué)生檔案管理的受重視程度越來(lái)越高，為了發(fā)揮現(xiàn)代化信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用價(jià)值，首先就要確立起現(xiàn)代化學(xué)生檔案管理的目標(biāo)，并在此基礎(chǔ)之上確立科學(xué)先進(jìn)和規(guī)范化的學(xué)生檔案管理思想把握當(dāng)前檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，為檔案管理現(xiàn)代化運(yùn)行做好充足準(zhǔn)備。首先要建立人本理念，將服務(wù)大學(xué)生的檔案信息應(yīng)用作為主導(dǎo)，充分滿足學(xué)生學(xué)習(xí)、升學(xué)、就業(yè)、實(shí)習(xí)等的要求，并在此基礎(chǔ)之上構(gòu)建具備共享性特征的學(xué)生檔案信息化管理服務(wù)體系。其次要對(duì)學(xué)生檔案管理形式進(jìn)行革新，積極打造互動(dòng)型管理模式，利用一系列宣傳工作，提高學(xué)生參與檔案管理的積極性，建立學(xué)校、教師、學(xué)生能夠互動(dòng)完善學(xué)生檔案信息的新平臺(tái)。最后建立動(dòng)態(tài)化的學(xué)生檔案更新機(jī)制，對(duì)檔案資料內(nèi)容進(jìn)行豐富和拓展，提升檔案管理的便捷性和智能化水平利用電子方式實(shí)現(xiàn)檔案多元管理，確保檔案數(shù)據(jù)準(zhǔn)確科學(xué)，有效滿足學(xué)生檔案的應(yīng)用要求。

(二)優(yōu)化學(xué)生檔案管理技術(shù)

第一，建設(shè)智能化學(xué)生檔案管理平臺(tái)。該平臺(tái)主要是圍繞提升學(xué)生檔案資料共享性與安全性的目標(biāo)構(gòu)建能夠供給師生與用人單位管理運(yùn)用學(xué)生檔案資料的綜合平臺(tái)。該平臺(tái)需要具備的特點(diǎn)應(yīng)該是智能化，直觀性以及可視化，確保檔案信息的科學(xué)運(yùn)用，完善檔案服務(wù)機(jī)制。第二，對(duì)檔案管理當(dāng)中的安全技術(shù)手段進(jìn)行更新，維護(hù)學(xué)生檔案資料的保密性以及完整性，充分考慮到信息化環(huán)境的復(fù)雜性以及變化性，構(gòu)建完善化的檔案保護(hù)系統(tǒng)，避免檔案資料丟失毀損。第三，對(duì)學(xué)生檔案的多元存儲(chǔ)技術(shù)進(jìn)行巧妙利用，構(gòu)建專業(yè)性強(qiáng)的學(xué)生檔案資料數(shù)據(jù)庫(kù)，確保檔案資源類別和內(nèi)容的持續(xù)豐富，并借助圖文并茂和音像結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)對(duì)信息的有效存儲(chǔ)。在檔案資料的收集環(huán)節(jié)，需要建立動(dòng)態(tài)收集機(jī)制，做好對(duì)學(xué)生相關(guān)數(shù)據(jù)資料的全面檢索，便于用人單位獲得更加全面綜合的信息，客觀掌握大學(xué)生的綜合素養(yǎng)。

(三)有效構(gòu)建推廣宣傳機(jī)制

現(xiàn)代化信息技術(shù)應(yīng)用于高校大學(xué)生檔案管理是時(shí)代的要求和社會(huì)發(fā)展的必然選擇，更是高校教育穩(wěn)定長(zhǎng)效發(fā)展的動(dòng)力。為確保學(xué)生檔案管理工作的迅速發(fā)展，構(gòu)建學(xué)生檔案管理宣傳機(jī)制，是一項(xiàng)至關(guān)重要的管理措施，可以提高學(xué)生全員對(duì)檔案管理的重視程度，引導(dǎo)高校教師和學(xué)生建立科學(xué)完善的檔案管理意識(shí)，使得大學(xué)生重視檔案建設(shè)，主動(dòng)參與學(xué)生檔案體系的完善工作，最終為學(xué)生檔案管理事業(yè)整體質(zhì)量的提升提供有力支持。在宣傳推廣工作的實(shí)施過(guò)程中，首先要重視傳統(tǒng)媒體平臺(tái)的運(yùn)用，利用傳統(tǒng)媒介手段如報(bào)紙、廣播、?？裙ぞ?，進(jìn)行學(xué)生檔案管理重要性的宣傳。同時(shí)要把傳統(tǒng)媒體宣傳平臺(tái)和現(xiàn)代化媒體宣傳平臺(tái)整合起來(lái)共同利用，運(yùn)用自媒體、網(wǎng)站等開(kāi)展現(xiàn)代化學(xué)生檔案宣傳，使得學(xué)生能夠主動(dòng)自覺(jué)運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)。其次要對(duì)學(xué)生檔案管理的有關(guān)知識(shí)進(jìn)行普及，借助課堂教學(xué)、選修課程以及實(shí)踐教育的多元途徑，鼓勵(lì)學(xué)生自主更新檔案，上傳特色化和個(gè)性化的檔案信息，實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案資料的完整化和全面化。最后要做好檔案管理法律法規(guī)的宣傳，對(duì)學(xué)生的法制意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)，增強(qiáng)學(xué)生對(duì)當(dāng)前法治化環(huán)境的了解，確保學(xué)生檔案管理的安全性和規(guī)范性。

(四)完善學(xué)生檔案管理制度

為了建成高校大學(xué)生檔案管理現(xiàn)代化體系，確保檔案管理的規(guī)范性以及科學(xué)化，積極推進(jìn)高校學(xué)生檔案管理制度建設(shè)是至關(guān)重要的。在檔案管理制度體系建設(shè)環(huán)節(jié)，首先要認(rèn)真研究當(dāng)前時(shí)代以及社會(huì)發(fā)展要求，對(duì)于檔案管理以及學(xué)生人才培養(yǎng)的要求，立足實(shí)際確定出符合國(guó)家檔案管理要求以及高校大學(xué)生檔案管理實(shí)際的檔案制度，增強(qiáng)檔案管理人員的綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，緊跟時(shí)代發(fā)展的步伐，對(duì)檔案管理創(chuàng)新策略進(jìn)行全面改進(jìn)。其次需要通過(guò)建立責(zé)任制度，確保學(xué)生檔案管理工作的貫徹落實(shí)，確定崗位職責(zé)，以及每個(gè)崗位工作人員必須具備的專業(yè)素質(zhì)，并為各崗位工作的實(shí)施情況提供制度上的規(guī)范和支持，讓各項(xiàng)檔案管理行動(dòng)有法可依，走上一條規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化以及現(xiàn)代化的檔案管理道路，提升檔案管理制度落實(shí)效果。

(五)加強(qiáng)檔案管理人員培訓(xùn)

第一，建立專職學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)，確定檔案管理工作的具體責(zé)任以及權(quán)限，并且根據(jù)崗位配置的實(shí)際需求，引進(jìn)綜合素質(zhì)過(guò)硬的學(xué)生檔案管理人員。第二，對(duì)目前高校現(xiàn)有的學(xué)生檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)化的教育培訓(xùn)，尤其是在培訓(xùn)過(guò)程中涉及到現(xiàn)代化信息技術(shù)手段的應(yīng)用，促使檔案管理人員把握科學(xué)先進(jìn)的檔案管理工作方法，促使學(xué)生在大數(shù)據(jù)環(huán)境下進(jìn)行學(xué)生檔案資料的錄入和檢索。檔案管理人員要建立安全保密意識(shí)，積極學(xué)習(xí)與檔案管理相關(guān)的法律法規(guī)，提高專業(yè)素質(zhì)。第三，加大對(duì)檔案管理人員的考核力度，督促管理者個(gè)性化發(fā)展，并借助績(jī)效考核方式找準(zhǔn)檔案管理工作中的短板，在彌補(bǔ)不足的過(guò)程中確保團(tuán)隊(duì)建設(shè)有效性。

學(xué)生檔案管理是高校檔案管理的重要組成部分，學(xué)生是課堂的主人，也是高校教育的服務(wù)對(duì)象，所以學(xué)生檔案管理有著不可忽視的積極作用，加強(qiáng)學(xué)生檔案管理，變革傳統(tǒng)管理模式是當(dāng)務(wù)之急。受到主客觀條件的共同影響，傳統(tǒng)的高校大學(xué)生檔案管理存在不同程度的缺陷，管理落后管理方法單一以及實(shí)效性不足等情況表現(xiàn)的非常明顯?，F(xiàn)代化信息技術(shù)在學(xué)生檔案管理中的運(yùn)用則能夠改變?nèi)缃竦牟涣冀虒W(xué)局面，便于對(duì)檔案信息進(jìn)行現(xiàn)代化和智能化管理，同時(shí)也有助于提高檔案信息的利用率，給學(xué)生的成長(zhǎng)成才提供更好的助力，數(shù)字化校園建設(shè)，創(chuàng)造優(yōu)質(zhì)條件。