事業(yè)單位編外人員人事檔案管理路徑思考

張建梅

（濟南市不動產(chǎn)登記中心，山東濟南 250001）

近年來，人員管理由身份到崗位轉(zhuǎn)換的趨勢愈加明顯，人事聘用全面展開，用人制度呈多樣化趨勢。各單位從原來單一的用人模式向多種用人方式轉(zhuǎn)變。按是否占用人員編制為標準，分為在編人員和編外人員。編外人員，即那些未占用單位人員編制，用人單位通過自聘或勞務派遣形式在本單位工作，完成一定工作任務的人員。由于編外人員流動性較強，大多事業(yè)單位并未將編外人員檔案統(tǒng)一納入單位管理?，F(xiàn)編外人員檔案多采用人才交流服務中心或單位自管方式進行。多軌運行的人事檔案管理工作，給事業(yè)單位人事管理帶來諸多挑戰(zhàn)。而如何建立和完善編外人員的人事檔案管理工作也成為亟需解決的問題。

1 編外人員存在的必要性

1.1 完成工作任務的客觀需要

長期以來，因事業(yè)單位受制于編制總量，無法招考人員補充新生力量。而隨著社會的不斷發(fā)展，事業(yè)單位承擔的工作量卻數(shù)倍增漲，尤其是窗口行業(yè)，更有“一次辦好”，優(yōu)化營商環(huán)境等工作要求，日益增多的工作量與現(xiàn)有人員難匹配，職工壓力巨大，超負荷運轉(zhuǎn)問題顯著。為了滿足業(yè)務需求，緩解人員壓力，只能采取各種方式解決工作量與人員嚴重失衡的問題。一是用工作單位通過向社會發(fā)布簡章，通過筆試和面試選拔，與單位簽訂勞動合同的形式，將人員聘任到單位工作，建立勞動關(guān)系；聘任相關(guān)人員，與用人單位建立勞動關(guān)系；二是根據(jù)用人需求，委托第三方招聘人員，工作人員與第三方人力資源公司建立勞動關(guān)系，由第三方公司派遣到事業(yè)單位工作；三是以完成一定工作任務為目標，簽訂勞務合同。

1.2 單位持續(xù)快速發(fā)展的客觀需要

編外人員入職后，經(jīng)過培訓，分配在事業(yè)單位專業(yè)技術(shù)、行政管理等崗位，經(jīng)過多年融合，對業(yè)務開展已非常熟悉，有的甚至已成為單位的中堅力量，為單位發(fā)展作出了應有貢獻，成為用人單位不可或缺的一部分。如果嚴重流失將造成單位運轉(zhuǎn)不暢，甚至引發(fā)輿情事件。

2 編外人員人事檔案管理現(xiàn)狀

2.1 檔案管理重視度不夠

人事檔案是人員信息的重要載體，能夠較客觀地記錄個人的成長經(jīng)歷，現(xiàn)實表現(xiàn)、品德能力、考核獎懲情況，是選賢舉能的重要依據(jù)。但因編外人員非本單位正式人員的固有思維，用人單位對編外人員人事檔案管理的重視程度不夠。多從節(jié)省人力資源和管理成本方面考量，認為只要及時兌現(xiàn)工資福利待遇，不影響退休即可，經(jīng)費和人員配備不足，材料收集不全，人事檔案信息的完整性、真實性、連續(xù)性均需有待提高。職工本人檔案意識淡薄，比如有些人離開原單位，重新入職后，將本人檔案仍留在原單位或勞務派遣機構(gòu)，并未及時將檔案轉(zhuǎn)出，產(chǎn)生棄檔問題。

2.2 檔案管理法規(guī)制度不健全

當前，我國尚未出臺對編外人員系統(tǒng)的管理規(guī)范，1996 年頒布的《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》在運行中尚有諸多問題，需進一步修改完善。如用人單位和人才流動服務機構(gòu)檔案管理方面存在職責不清，義務不明的問題，尤其對于重要檔案材料收集利用出現(xiàn)問題時，雙方互相推諉扯皮、推卸責任，甚至發(fā)生糾紛。而且在《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》中沒有對管檔單位的罰則予以規(guī)定，約束力不足，檔案利用效果不顯著。

2.3 檔案多方存放管理混亂

當前，因用工方式多元化，人事檔案管理也由原來的單位內(nèi)部統(tǒng)一管理逐步向雙軌制轉(zhuǎn)變。編外人員由流動性強，部分單位采取委托人才流動服務機構(gòu)管理模式，也有部分單位采取自行管理模式。更有甚者，還存在部分檔案由本人自行保管的情況。檔案存放機構(gòu)多頭管理，給人事管理工作帶來了諸多不便。

2.4 檔案管理不規(guī)范

（1）編外人員檔案資料不全。有些重要的檔案資料，如年度考核登記表、崗位、薪資變動、職稱評審、學歷變化等相關(guān)材料未能集中收集，造成斷檔或無檔現(xiàn)象。如有的人員檔案，只保留了工作期間的檔案，學生期間的材料未能及時轉(zhuǎn)入合并，對個人和單位利用造成不便。

（2）檔案資料移交不及時。按規(guī)定，檔案管理與人事管理相統(tǒng)一，應“人隨檔走”，但在實際工作中，用人單位編外人員檔案管理均由人事處或綜合處相關(guān)人員兼任，工作人員還承擔著其他的工作任務，對編外人員管理投入精力不足，有些人員因各種原因，辦理了辭職，或被單位辭退后，與原單位解除了勞動關(guān)系，但此類人員的檔案未能及時交接，沒有實時移交。

（3）檔案轉(zhuǎn)移程序不合規(guī)。在《流動人員檔案管理暫行規(guī)定》中有關(guān)于移交程序的規(guī)定：調(diào)取人員檔案時，應通過機要交通或?qū)Ｈ怂腿?。但現(xiàn)實中，存在由本人直接攜帶，交由管檔部門收集的現(xiàn)象。甚至交給人事部門時檔案沒有進行密封、存在人為改動或掉頁、缺頁的現(xiàn)象。至使檔案的真實、完整性受到破壞。

（4）檔案內(nèi)容載體不規(guī)范。在筆者的實務工作中，編外人員的檔案材料中多存在用圓珠筆、甚至鉛筆填寫的情況，缺少檔案目錄，用紙、紙張尺寸不規(guī)范，年度考核表中缺少評語或缺少本人簽字等，有的甚至檔案中只有零散材料，根本未進行過整理，給管理工作帶來難度。

（5）檔案真實性有待考證。檔案信息的真實性，是人事檔案管理的第一要求，編外人員流動性強，經(jīng)歷豐富，檔案材料復雜，有些檔案材料收集不及時，材料的真實性存疑。比如學歷材料完整性不足，缺少入學、學籍或?qū)W歷認證材料，年齡存在涂改，陰陽歷書寫混亂；入黨材料缺少黨組織蓋章，政審材料不全。

（6）檔案利用形式單一。人事檔案大多數(shù)采用紙質(zhì)狀態(tài)存檔，由于人事檔案未數(shù)字化，檔案利用多采用現(xiàn)場翻閱材料的方式獲取信息，不能進行資源共享，耗費人力物力。也無法進行大數(shù)據(jù)分析，難以為人事決策提供信息支撐。

3 完善編外人員人事檔案管理的路徑思考

3.1 提高檔案管理意識

應從個人和管理者兩個層面上，分別提高認識：一是各用人單位要提高對編外人員檔案的重視程度。提高樹立保護編外人員合法權(quán)益的意識，重視編外人員人事檔案的收集、管理，建議由財政部門撥付相應款項，或由財政部門和單位采取共同承擔的方式，對人事檔案管理，給予經(jīng)費保障，確保此項工作規(guī)范開展；建立健全科學完整的工作制度，配備專業(yè)的檔案管理人員，實行培訓上崗，要求從業(yè)人員強化理論及業(yè)務學習，提高人員專業(yè)素質(zhì)，提升服務水平。二是強化對外宣傳，引導編外人員充分認識人事檔案的重要作用，提高責任和配合意識，積極做好個人檔案的建檔、完善工作。

3.2 健全檔案法規(guī)制度

一是針對人事檔案管理中存在的法規(guī)健全的問題，建議在全國層面上出臺統(tǒng)一規(guī)范的法律、法規(guī)，從源頭上解決原則規(guī)范問題。由管檔單位根據(jù)原則性規(guī)定，制定實施細則，制定標準化的收集、整理、移交、歸檔、借閱制度，從而建立完善的管理體系。強化各環(huán)節(jié)落實，使各項制度嚴格落地。二是明確職責范圍，秉承“誰主管，誰負責”的原則，劃清職責邊界，發(fā)現(xiàn)問題，追責到人，管理到位。三是建立編外人員檔案管理的長效機制。參照在編職工，加大對編外人員人事檔案核查力度，把好入口關(guān)，特別對“三齡兩歷一身份”信息進行重點審核，要求學歷中入學、學籍、畢業(yè)、認證材料形成關(guān)聯(lián)性鏈條，入黨材料重點審查程序是否合規(guī)，確保信息的真實性，防止招聘人員“帶病”進入，維護人事檔案的權(quán)威性與公信力。四是檔案管理的上級主管部門要強化監(jiān)督，明確問題清單、整改清單、責任清單，按照責任人、整改時限，進行“回頭看”，并將工作完成情況納入事業(yè)單位年度考核、文明單位評樹內(nèi)容，促進編外人員檔案管理有序發(fā)展。

3.3 統(tǒng)一檔案管理加強部門協(xié)作

成立專門的管檔部門，同時建立部門協(xié)作機制，由檔案管理部門牽頭，公安、人社、街道辦事處等相關(guān)單位密切配合，在保證編外人員檔案建立健全的基礎(chǔ)上，避免重復建檔，耗費不必要的財力物力。編外人員輸出地和輸入地管檔中心建立實時溝通機制，實行動態(tài)化管理，及時對接轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出，適時轉(zhuǎn)移檔案材料，做到“檔隨人走，人檔合一”。

3.4 豐富檔案管理手段

針對紙質(zhì)檔案存儲存在的利用不便，效率不高，可能存在造假、失實的問題，建議充分發(fā)揮互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，建立統(tǒng)一的人事檔案管理服務平臺，對人員檔案全部數(shù)字化，建立備份，形成電子目錄、實行信息共享，最大限度發(fā)揮檔案利用功效，提高利用效率，為用人單位提供重要決策做好有力保障。

4 結(jié)語

在當前各事業(yè)單位編外人員比重不斷加大的背景下，用人單位既要維護好編外人員的工資福利待遇，提高人員的工作積極性，同時也要轉(zhuǎn)變工作思路，增強檔案管理意識，加強編外人員的人事檔案管理，形成科學、便捷、完善檔案系統(tǒng)，將完善的檔案信息作為選人用人的重要依據(jù)，解決職工的后顧之憂，減少編外人員的頻繁變動，建立穩(wěn)定的人員隊伍，為單位的持續(xù)科學發(fā)展提供人員保證。