新時(shí)期高校檔案管理工作思考

■黃 林/吉首大學(xué)師范學(xué)院

在高校發(fā)展及運(yùn)作的過(guò)程中會(huì)生成大量具有較高價(jià)值的檔案資料，尤其是在新時(shí)期下高校檔案資料復(fù)雜程度不斷提高，針對(duì)此種情況需要對(duì)高校檔案管理體系進(jìn)行完善來(lái)提高管理工作的執(zhí)行效果。目前高校檔案管理在現(xiàn)代化技術(shù)的支持下其信息化、數(shù)據(jù)化的水平不斷提升，這也體現(xiàn)出了新時(shí)期高校檔案管理工作的改革，為此需要充分的了解新時(shí)期高校檔案管理工作的發(fā)展需求來(lái)對(duì)其管理體系進(jìn)行全面的創(chuàng)新，進(jìn)而使檔案管理工作更好地適應(yīng)新時(shí)期對(duì)其所提出的要求。

一、新時(shí)期高校檔案管理工作的轉(zhuǎn)變分析

(一)檔案管理工作理念的轉(zhuǎn)變

在新時(shí)期的背景下高校檔案管理工作的職能不斷增多，以往在檔案管理中主要是對(duì)檔案的保管，而現(xiàn)今則要求在檔案管理中對(duì)檔案資源進(jìn)行合理的開(kāi)發(fā)及利用，從而使檔案管理工作的價(jià)值得到進(jìn)一步的提高。尤其是在目前高校檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程中，傳統(tǒng)以保管為基礎(chǔ)的檔案管理理念無(wú)法充分的發(fā)揮出信息化管理所具備的功能。針對(duì)此種情況需要打破以往單一化、固定化的檔案管理工作模式，利用創(chuàng)新的檔案管理工作理念來(lái)推動(dòng)其向著科學(xué)化、系統(tǒng)化、信息化的方向發(fā)展。

(二)檔案管理工作形式的轉(zhuǎn)變

在以往紙質(zhì)檔案管理中需要有特定的檔案資料保管空間及適宜的保管環(huán)境，還需定期的對(duì)檔案庫(kù)進(jìn)行整理，在此過(guò)程中需要有大量的人力、物力支出。而目前多數(shù)高校通過(guò)檔案管理信息化建設(shè)有效的對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的不足進(jìn)行了改進(jìn)，通過(guò)信息技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行錄入能夠提高其管理工作的開(kāi)展效率，并且在信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用下可以對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)的檔案資料進(jìn)行自動(dòng)的分類(lèi)、歸檔，并生成目錄，因此可以減少檔案管理中的人工失誤問(wèn)題。信息化、數(shù)字化水平的提高在極大程度上實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作形式的突破，其符合新時(shí)期下對(duì)高校發(fā)展所提出的要求。

二、新時(shí)期創(chuàng)新高校檔案管理工作的重要性分析

(一)提高檔案管理效率

高校在運(yùn)作及發(fā)展的過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生大量的信息資源，這也使得在檔案管理工作中需要面對(duì)大量繁雜的檔案資料，復(fù)雜性、專(zhuān)業(yè)性的檔案資料在一定程度上增加了檔案管理工作的難度。針對(duì)此種情況則需要通過(guò)現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用來(lái)對(duì)檔案資料進(jìn)行高效處理，從而使高校檔案資料的收集、篩查、識(shí)別、存儲(chǔ)、處理等過(guò)程能夠規(guī)范化、程序化的實(shí)行，這樣可以突破傳統(tǒng)檔案管理工作體系所存有的局限性。在新時(shí)期對(duì)檔案工作效率及質(zhì)量有著更高的標(biāo)準(zhǔn)要求，因此在實(shí)際中需要推動(dòng)檔案管理工作的信息化建設(shè)進(jìn)程，以此來(lái)更為全面的對(duì)檔案資料進(jìn)行整合，進(jìn)而使檔案管理工作的開(kāi)展能夠達(dá)到預(yù)期的執(zhí)行目標(biāo)。

(二)為檔案提供安全保障

在新時(shí)期下高校檔案管理工作多數(shù)都通過(guò)計(jì)算機(jī)來(lái)進(jìn)行處理，尤其是在信息化管理的推行下其多數(shù)檔案管理環(huán)節(jié)都能通過(guò)信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用來(lái)執(zhí)行，這也突破了傳統(tǒng)檔案管理工作形式的限制，紙質(zhì)檔案經(jīng)過(guò)電子化處理可以減少對(duì)保管條件及存儲(chǔ)環(huán)境的要求，防止檔案因保管不當(dāng)而出現(xiàn)破損、丟失等問(wèn)題，并且在檔案信息化管理中還能夠有效的豐富檔案資源形式，如影音、圖片等在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)及數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)的應(yīng)用下的可以得到良好的存儲(chǔ)，并利用信息技術(shù)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行篩查，從而更為高效的提取具有價(jià)值的檔案資源，這樣能夠有效的降低外部環(huán)境對(duì)檔案管理工作所產(chǎn)生的影響。同時(shí)還可以采用紙質(zhì)檔案與電子檔案并行的管理工作方式，其能夠進(jìn)一步的保證檔案資料的完整性、安全性。

(三)減少管理成本支出

采用信息技術(shù)能夠有效的減少在管理過(guò)程中人力、物力的支出，其主要是由于檔案管理信息化模式在實(shí)際中對(duì)人力、設(shè)施、工具、空間等的要求較少，因此能夠降低在檔案管理工作中的成本支出。并且在高校檔案管理工作的發(fā)展過(guò)程中其逐步向著自動(dòng)化、智能化的方向發(fā)展，而此種新的發(fā)展形勢(shì)在一定程度上對(duì)檔案管理工作流程進(jìn)行了優(yōu)化，進(jìn)一步的減少檔案管理工作量，此種特征在提高檔案管理效果的同時(shí)也使管理成本得到縮減，符合現(xiàn)今高校檔案管理工作的發(fā)展趨勢(shì)及發(fā)展需求。

(四)提高檔案資源利用率

高校檔案資源中記錄了師生資料、科研成果、教學(xué)檔案、文件報(bào)告等，這也決定了高校許多檔案資源都具有較高的利用價(jià)值。但是在以往紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)模式為主的條件下，檔案的調(diào)取及查閱都具有一定的難度，這也影響了對(duì)檔案資源的利用率。而目前在檔案管理工作創(chuàng)新的形勢(shì)下，采用的信息化管理能夠?qū)n案信息進(jìn)行電子化、數(shù)據(jù)化處理，高校各類(lèi)檔案信息通常利用信息管理系統(tǒng)進(jìn)行統(tǒng)一管理，在檔案資源的使用中可以直接從數(shù)據(jù)庫(kù)內(nèi)進(jìn)行資料的調(diào)閱、查詢及使用，這在極大程度上提高了高校檔案資源的流動(dòng)性、交互性、共享性，使檔案資源在開(kāi)發(fā)及利用的過(guò)程中其價(jià)值得到充分的體現(xiàn)。

三、新時(shí)期高校檔案管理工作的開(kāi)展措施分析

(一)構(gòu)建檔案管理制度

在新時(shí)期，高校檔案管理工作的有效落實(shí)必須有切實(shí)可行的制度保障，而且要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理制度進(jìn)行革新，可以結(jié)合檔案管理工作實(shí)際情況以及未來(lái)發(fā)展方向做好充分考慮，從而制定出科學(xué)的檔案管理制度，用制度去規(guī)范檔案管理工作流程以及檔案管理人員的崗位職責(zé)。同時(shí)，高校檔案管理制度建設(shè)還需要依據(jù)國(guó)家相關(guān)法律法規(guī)，確保檔案管理制度的規(guī)范性與指導(dǎo)性，也能通過(guò)制度規(guī)范提升檔案管理水平。舉例來(lái)說(shuō)，教學(xué)檔案是高校檔案管理中的組成部分，對(duì)教學(xué)工作指導(dǎo)起到重要意義，檔案管理人員可以采取分級(jí)管理的方式。

(二)重視檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)建設(shè)

高校檔案管理工作中，檔案人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與能力直接影響到檔案管理工作質(zhì)量，所以在新時(shí)期高校領(lǐng)導(dǎo)必須重視提升檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與能力，或者可以制定人才引進(jìn)機(jī)制，聘請(qǐng)專(zhuān)業(yè)的檔案管理人才，促進(jìn)檔案管理工作現(xiàn)代化發(fā)展。

在人才培養(yǎng)方面，高?？梢远ㄆ诮M織檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)知識(shí)與信息技術(shù)等的學(xué)習(xí)；通過(guò)繼續(xù)教育的方式對(duì)檔案管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)教育，深入學(xué)習(xí)理論，轉(zhuǎn)變檔案管理理念；為檔案管理人員提供交流學(xué)習(xí)的機(jī)會(huì)，不僅僅是校內(nèi)檔案管理人員之間的交流，還可以與其他院校進(jìn)行合作，共同學(xué)習(xí)和研究科學(xué)的檔案管理方法與手段，提升檔案管理水平。

(三)合理利用高校檔案資源

高校必須重視做好檔案管理工作，優(yōu)化管理模式與方法，可以將檔案資源用于學(xué)生素質(zhì)考核、學(xué)校實(shí)力鑒定以及師資力量的證明等，通過(guò)構(gòu)建檔案信息知識(shí)共享平臺(tái)可以實(shí)現(xiàn)以上功能，也能發(fā)揮檔案資源的價(jià)值，為使用者提供有效的檔案信息，切實(shí)提高高校檔案服務(wù)水平。同時(shí)這種傳播方式對(duì)促進(jìn)高校發(fā)展、提高高校知名度起到重要意義。另外，在高校檔案資源中也包括高校發(fā)展歷史和文化等檔案，可以利用檔案資源加快校園文化建設(shè)，將校園文化與精神發(fā)揚(yáng)光大。另外，高校還可以編寫(xiě)校史、建設(shè)校史館等，將檔案資源面向全體師生開(kāi)放，讓師生自由參觀和了解高校歷史和文化。在有條件的學(xué)校，高校可以鼓勵(lì)學(xué)生通過(guò)攝影的方式將校園文化傳播出去，也有助于高校建設(shè)良好的校園文化，為學(xué)生提供一個(gè)優(yōu)質(zhì)的學(xué)習(xí)氛圍，在潛移默化中提升學(xué)生的文化修養(yǎng)。

(四)提高檔案管理信息化水平

首先，加強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用，在高校檔案管理工作中可以根據(jù)其管理實(shí)際情況來(lái)對(duì)數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行深化應(yīng)用，這樣能夠快速、高效的對(duì)檔案數(shù)據(jù)信息進(jìn)行收集、分析、處理，從而對(duì)高校檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行補(bǔ)充及豐富，并且利用數(shù)據(jù)技術(shù)可以加強(qiáng)對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)的識(shí)別，以此來(lái)對(duì)重復(fù)、無(wú)價(jià)值的檔案信息進(jìn)行清理，保證檔案編制工作可以高效的執(zhí)行。其次，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的共享，在檔案管理信息化中提高信息共享程度主要是為了實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案資源的高效利用，因此需要根據(jù)高?，F(xiàn)有的檔案信息管理系統(tǒng)來(lái)加強(qiáng)數(shù)據(jù)共享技術(shù)的應(yīng)用，并且在檔案管理中可以采用云儲(chǔ)存技術(shù)建立起相應(yīng)的共享機(jī)制，并明確檔案資源在實(shí)際中的使用權(quán)限，在保證檔案利用率的同時(shí)避免損害高校的自身利益。最后，完善檔案信息管理系統(tǒng)功能，根據(jù)高校檔案管理中信息管理系統(tǒng)的應(yīng)用情況來(lái)進(jìn)行管理功能的開(kāi)發(fā)，若高校具備相應(yīng)的條件可通過(guò)自主研發(fā)管理系統(tǒng)來(lái)保證其應(yīng)用效果，使當(dāng)管理的信息化水平得到進(jìn)一步的提高。

四、結(jié)語(yǔ)

在新時(shí)期高校發(fā)展的過(guò)程中其檔案管理工作的模式、結(jié)構(gòu)、內(nèi)容也在不斷改變，同時(shí)對(duì)檔案管理重要性的認(rèn)識(shí)也在不斷加深，為此在高校檔案管理工作中需要對(duì)傳統(tǒng)的檔案管理理念、管理方法、管理技術(shù)等進(jìn)行創(chuàng)新，從而改進(jìn)以往檔案管理工作中存有的不足，達(dá)到對(duì)管理工作執(zhí)行效力進(jìn)行有效加強(qiáng)的目的，這樣也可以使檔案管理工作更好的適應(yīng)高校的發(fā)展形勢(shì)。為此在實(shí)際中需要以新時(shí)期下高校檔案管理工作的發(fā)展要求為基礎(chǔ)來(lái)進(jìn)行分析，利用信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等來(lái)對(duì)現(xiàn)有的檔案管理體系進(jìn)行革新，使檔案管理工作可以體現(xiàn)出科學(xué)化、信息化的特征。