高校檔案管理信息化建設(shè)路徑探究

■史曉仙/常州信息職業(yè)技術(shù)學(xué)院

隨著網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用的不斷拓展，高校檔案管理也在深入建設(shè)智慧管理網(wǎng)絡(luò)，推進(jìn)檔案管理的自動(dòng)化和智能化，使高校日益增長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)得到有效管理，同時(shí)數(shù)據(jù)價(jià)值得到有效開發(fā)和挖掘。因此，高校檔案管理信息化建設(shè)路徑的探討十分必要。

一、高校檔案管理信息化建設(shè)的重要性

(一)促進(jìn)檔案管理的轉(zhuǎn)型升級(jí)

在網(wǎng)絡(luò)不斷成熟，信息化應(yīng)用不斷深入的大數(shù)據(jù)時(shí)代，數(shù)據(jù)激增特征明顯，仍然沿用傳統(tǒng)的管理方式顯然很難適應(yīng)數(shù)據(jù)管理的要求，自動(dòng)化、智能化管理需求迫切。此時(shí)，建設(shè)信息化管理路徑既可滿足數(shù)據(jù)管理需要，又符合當(dāng)下行業(yè)發(fā)展需求。對(duì)于檔案管理而言，信息化管理具有數(shù)據(jù)收集準(zhǔn)確而迅速的特征，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享與更新及時(shí)性，大大降低了管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案管理的效率和準(zhǔn)確性。而且，信息化管理使檔案數(shù)據(jù)的價(jià)值開發(fā)和利用更為方便，目的性更強(qiáng)，使檔案的價(jià)值得以轉(zhuǎn)化。因此，檔案信息化使檔案管理工作由傳統(tǒng)的人工管理升級(jí)至信息化自動(dòng)管理和智能管理層面，使檔案管理實(shí)現(xiàn)轉(zhuǎn)型升級(jí)。

(二)提高檔案信息的使用效率

第一，利用信息化管理系統(tǒng)，檔案數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為電子信息資源，可實(shí)現(xiàn)全文檢索功能，查找信息定位快、定位準(zhǔn)、全面性高，拓展強(qiáng)，相關(guān)數(shù)據(jù)均可聯(lián)系起來(lái)，用戶決策有了參考，方向把握更準(zhǔn)。第二，信息化系統(tǒng)在網(wǎng)絡(luò)框架下實(shí)現(xiàn)資源共享，用戶不再受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，查詢、提交等實(shí)現(xiàn)隨時(shí)隨地操作，數(shù)據(jù)利用更高效。第三，將非密數(shù)據(jù)公開共享，使檔案信息訪問(wèn)利用范圍更廣，不再受地緣限制，檔案數(shù)據(jù)利用效率大大提升。

(三)提升高校決策的全面性和準(zhǔn)確性

高校網(wǎng)絡(luò)不斷完善，各項(xiàng)管理均走向信息化，人事管理、教務(wù)管理、資源管理、檔案管理、課程管理、實(shí)踐管理、調(diào)程統(tǒng)籌等等，各種管理細(xì)節(jié)均可實(shí)現(xiàn)信息化、自動(dòng)化和智能化，學(xué)校管理工作全面進(jìn)入信息化時(shí)代。此時(shí)，各項(xiàng)管理每天都會(huì)產(chǎn)生大量的信息數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)含有管理方式和策略的調(diào)整、管理措施的落實(shí)以及管理過(guò)程的變化等規(guī)律，對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的同時(shí)，高?？梢酝诰驍?shù)據(jù)背后隱藏的規(guī)律，從而輔助高校提升決策的全面性和準(zhǔn)確性。例如，學(xué)生學(xué)期表現(xiàn)評(píng)優(yōu)時(shí)，要將學(xué)生自評(píng)、教師推薦、他人評(píng)價(jià)進(jìn)行匯總，再將學(xué)生的檔案信息庫(kù)中的數(shù)據(jù)調(diào)出，使學(xué)生整個(gè)學(xué)期的表現(xiàn)客觀體現(xiàn)出來(lái)，各方面綜合給予評(píng)優(yōu)結(jié)果。此時(shí)檔案信息庫(kù)的數(shù)據(jù)就起到明顯的輔助決策作用，從側(cè)面有力地給出學(xué)生的平時(shí)表現(xiàn)，使決策更有說(shuō)服力。再如，教師職稱評(píng)定時(shí)，單憑報(bào)表很難決定優(yōu)劣，而輔助信息數(shù)據(jù)庫(kù)的相關(guān)數(shù)據(jù)，就可以將教師的教學(xué)表現(xiàn)，科研態(tài)度，科研成果，學(xué)生反饋等抽調(diào)出來(lái)作為輔證，使評(píng)定工作更公正、更公平，評(píng)定結(jié)果更準(zhǔn)確。

二、高校檔案管理信息化建設(shè)中的問(wèn)題

(一)檔案數(shù)據(jù)不全面且準(zhǔn)確性差

高校檔案信息化管理需要在完善的信息化系統(tǒng)中進(jìn)行，系統(tǒng)的完善性和安全性直接關(guān)系到檔案管理的可靠性和安全性。雖然高校不斷推進(jìn)信息化建設(shè)進(jìn)程，但隨著時(shí)代的變化，信息系統(tǒng)的全面性還有待完善，檔案信息化管理的監(jiān)督體系和管理全面性仍有待提高。首先，缺乏完善的信息化管理制度作后盾，信息化管理程序規(guī)范性不足，導(dǎo)致信息化管理質(zhì)量欠佳；其次，檔案信息具有片面性，針對(duì)學(xué)生的檔案信息相對(duì)較多，而教師的檔案信息管理工作明顯不到位，不僅檔案信息不全面、準(zhǔn)確性差，而且管理功能也跟不上管理要求。

(二)檔案數(shù)據(jù)存在安全隱患

只要是開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，任何數(shù)據(jù)都存在安全隱患。雖然高校檔案管理逐步實(shí)現(xiàn)信息化，但由于安全管理的缺失和不重視，部分高校對(duì)檔案信息化管理的安全防范措施仍然未做到位，應(yīng)急預(yù)案缺失、安全防范不全面、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估范圍過(guò)小導(dǎo)致風(fēng)險(xiǎn)提升等等，這些安全性措施的不足都會(huì)給不法分子以可乘之機(jī)，使得信息數(shù)據(jù)被盜用、刪除、篡改，甚至使信息系統(tǒng)處于癱瘓之中，嚴(yán)重影響了檔案管理的可靠性和服務(wù)質(zhì)量。

(三)管理隊(duì)伍水平有待加強(qiáng)

高校檔案信息化管理時(shí)，管理人員仍然存在系統(tǒng)操作不熟練，功能應(yīng)用不到位等問(wèn)題，影響了信息系統(tǒng)的應(yīng)用，使檔案管理效率難于提高。因此，檔案管理人員不但要轉(zhuǎn)變管理觀念，還要積極進(jìn)行信息化技能的學(xué)習(xí)，積極改變自身的業(yè)務(wù)不足和職業(yè)素養(yǎng)不足的問(wèn)題。

三、高校檔案管理信息化建設(shè)發(fā)展對(duì)策

(一)加大對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)與投入

高校要正確認(rèn)識(shí)檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)，加快信息化建設(shè)步伐，使檔案管理信息化更全面、更可靠、更安全、更細(xì)致、更有價(jià)值。首先，思想觀念要跟上時(shí)代的步伐，摒棄傳統(tǒng)檔案管理理念，固化信息化管理理念，明確信息化管理是實(shí)現(xiàn)自動(dòng)、智能化、高效化管理的必然選擇。信息化檔案管理，在管理措施上、管理方法上、管理模式上、管理過(guò)程上都較傳統(tǒng)管理更為靈活，不再受時(shí)間和地點(diǎn)的限制，工作強(qiáng)度降低，工作效率提高，準(zhǔn)確性、全面性和及時(shí)性更是傳統(tǒng)管理無(wú)法替代的。其次，檔案信息化管理的對(duì)象將教師納入，使教師和學(xué)生的權(quán)益都得以維護(hù)?？梢姡瑱n案信息化管理的服務(wù)性更強(qiáng)，與社會(huì)發(fā)展相吻合，高校更要加以重視。除了思想上的改觀外，檔案信息化管理同樣需要資金支持才能有效完善和實(shí)施。無(wú)論是信息系統(tǒng)的研發(fā)，還是信息網(wǎng)絡(luò)的搭建和維護(hù)，都離不開學(xué)校資金。因此，高校要重視信息化建設(shè)進(jìn)程，加大資金投入，盡快配套科學(xué)完善的信息化系統(tǒng)和硬件設(shè)施。如檔案非文本信息的錄入時(shí)，需要照相機(jī)、掃描儀、儲(chǔ)存器等；信息系統(tǒng)功能拓展時(shí)需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)，則需要軟件系統(tǒng)的開發(fā)等等。這些都需要高校加大投入，正確認(rèn)識(shí)信息化對(duì)促進(jìn)高校管理智能化發(fā)展的作用和意義，推進(jìn)高校信息化建設(shè)進(jìn)程的加快。

(二)提升檔案管理系統(tǒng)的全面性與準(zhǔn)確性

首先，檔案信息化管理需要在統(tǒng)一的管理平臺(tái)上進(jìn)行操作管理，就要建設(shè)資源信息化管理系統(tǒng)。高校檔案價(jià)值較高，對(duì)高校教育發(fā)展和科研方向都有較大的作用，需要加以重視，在收集數(shù)據(jù)的同時(shí)將數(shù)據(jù)來(lái)源一并收集，方便每年從這些源頭中進(jìn)行優(yōu)選合作。同時(shí)，高校要加強(qiáng)信息化檔案管理的監(jiān)督與管理，建立完善的監(jiān)管體系，并與高校進(jìn)行橫向合作形成完善的管理制度，使檔案信息化管理走向全面性。對(duì)于電子數(shù)據(jù)，要在線上進(jìn)行收集、分類、傳輸、存儲(chǔ)，提高檔案管理的工作效率。對(duì)于紙質(zhì)檔案，利用信息系統(tǒng)進(jìn)行電子化錄入，使其轉(zhuǎn)化為電子數(shù)據(jù)，然后進(jìn)行分類存儲(chǔ)與保存。其次，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)必須配套相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。數(shù)據(jù)類型多樣，要分別建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行存儲(chǔ)，然后建立不同數(shù)據(jù)庫(kù)的內(nèi)在聯(lián)系，就可以利用大數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進(jìn)行數(shù)據(jù)價(jià)值開發(fā)。高校要積極與數(shù)據(jù)庫(kù)開發(fā)企業(yè)溝通，聯(lián)合起來(lái)開發(fā)檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案查詢、更新、補(bǔ)充、調(diào)用等更高效和快捷，使檔案服務(wù)質(zhì)量和能力迅速提升。最后，檔案信息資源庫(kù)建設(shè)時(shí)，要將學(xué)生和教師檔案均納入管理。學(xué)生的基本信息、學(xué)習(xí)過(guò)程、實(shí)踐過(guò)程以學(xué)習(xí)表現(xiàn)、學(xué)習(xí)態(tài)度、參加活動(dòng)積極性等要收集全面；教師的教學(xué)情況、教學(xué)成果、教學(xué)任務(wù)、科研成果、晉升資質(zhì)等相關(guān)數(shù)據(jù)也要全面收集，為教師后續(xù)的職稱評(píng)定提供客觀數(shù)據(jù)。除此之外，對(duì)于科研成果，同樣需要建立特別的數(shù)據(jù)庫(kù)，用于對(duì)高校科研項(xiàng)目進(jìn)行統(tǒng)一管理。

(三)加強(qiáng)檔案管理制度的規(guī)范性與安全性

首先，檔案信息化管理制度要健全。制度約束規(guī)范，規(guī)范產(chǎn)生行為，有了制度的保障，檔案信息化管理才更規(guī)范、更標(biāo)準(zhǔn)和更高效。例如，制度要求檔案信息化管理要及時(shí)高效地進(jìn)行信息收集、存儲(chǔ)和更新。實(shí)際進(jìn)行檔案管理時(shí)，就要完善相應(yīng)的管理系統(tǒng)并做好硬件維護(hù)，及時(shí)對(duì)學(xué)生、教師等的檔案進(jìn)行收集、歸檔、整理、分類、存儲(chǔ)、備份等。并根據(jù)要求明確管理任務(wù)、數(shù)據(jù)類型、檔案格式等。為了保證檔案數(shù)據(jù)的安全性，要將系統(tǒng)調(diào)試正常運(yùn)行后才能聯(lián)網(wǎng)。其次，為了保證數(shù)據(jù)的安全性，要對(duì)管理人員進(jìn)行安全設(shè)置。系統(tǒng)身份驗(yàn)證和權(quán)限設(shè)定要根據(jù)管理層級(jí)進(jìn)行分別設(shè)定，避免人為操作失誤導(dǎo)致的數(shù)據(jù)丟失。必要時(shí)對(duì)重要數(shù)據(jù)進(jìn)行電子數(shù)據(jù)保存和紙質(zhì)數(shù)據(jù)保存并行管理，并及時(shí)對(duì)電子數(shù)據(jù)進(jìn)行備份。對(duì)于系統(tǒng)而言，最重要的就是安裝殺毒軟件，設(shè)置防火墻，分設(shè)內(nèi)外網(wǎng)，使檔案管理處于內(nèi)網(wǎng)安全保障之中。最后，建立安全報(bào)警體系，對(duì)檔案信息數(shù)據(jù)進(jìn)行日常監(jiān)測(cè)，發(fā)現(xiàn)異常傳輸、異常訪問(wèn)時(shí)要啟動(dòng)報(bào)警系統(tǒng)，斷網(wǎng)自救。

(四)深化人才培養(yǎng)與技術(shù)合作

首先，檔案管理團(tuán)隊(duì)要專業(yè)化。一是加強(qiáng)專業(yè)培訓(xùn)，對(duì)檔案管理人員和相關(guān)人員進(jìn)行專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)，更新知識(shí)和方法，夯實(shí)信息化管理理念，增強(qiáng)職業(yè)道德理念，積極投身信息化管理。二是對(duì)檔案管理人員及相關(guān)人員進(jìn)行檔案法規(guī)培訓(xùn)，提升管理工作的法制保障。三是加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用能力培訓(xùn)。四是加大業(yè)務(wù)交流與經(jīng)驗(yàn)分享機(jī)會(huì)。五是人才引進(jìn)，以強(qiáng)帶弱，形成高素質(zhì)、精專業(yè)的管理團(tuán)隊(duì)。其次，加強(qiáng)橫向合作，擴(kuò)大資源利用率。檔案管理與利用要突破學(xué)校內(nèi)部層面，上升到高校之間、高校與企業(yè)之間、高校與社會(huì)之間層面，使檔案走出校園，共享共用共贏。一是加強(qiáng)檔案館橫向業(yè)務(wù)拓展。二是加強(qiáng)檔案館與企業(yè)檔案部門合作。構(gòu)建數(shù)字檔案館，使檔案檢索、拷貝、傳輸?shù)燃劝踩直憬?。三是與信息開發(fā)企業(yè)合作，對(duì)檔案管理課題進(jìn)行深入研究。

四、結(jié)語(yǔ)

高校檔案信息化建設(shè)要結(jié)合實(shí)際情況，加大對(duì)檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)與投入，提升檔案管理系統(tǒng)的全面性與準(zhǔn)確性，加強(qiáng)檔案管理制度的規(guī)范性與安全性，深化人才培養(yǎng)與技術(shù)合作，以解決高校檔案管理信息化建設(shè)中存在的問(wèn)題，優(yōu)化檔案管理流程，提升檔案使用效率。