高校檔案管理質(zhì)量保障體系建設(shè)探究

李 云

江西衛(wèi)生職業(yè)學(xué)院

目前，信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛普及對各行各業(yè)都帶來了一定的影響，高校的檔案管理體系也受到了一定的影響。在新時期的背景下，高校檔案在其快速發(fā)展的整個過程中，也應(yīng)積極認識和了解檔案管理工作創(chuàng)新的重要性，引用各種現(xiàn)代技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息的實時采集處理，提高檔案信息采集、檢索以及處理效率，為高校檔案管理工作提供更多的便利性。因此，加強相關(guān)的檔案管理工作，提供準(zhǔn)確的信息成為目前高校檔案管理工作中的重要目標(biāo)。

一、高校檔案管理工作的現(xiàn)狀

1.高校檔案管理工作的效率低、任務(wù)重。

在傳統(tǒng)的高校檔案管理校對工作中，以筆墨形式為主，對高校檔案進行管理和記錄。在高校檔案的校正和分類中，以紙質(zhì)形式對高校檔案進行管理和記錄是非常困難的，因為紙質(zhì)檔案很容易被破壞，且工作量較大，在高校檔案信息管理的過程中，需要耗費大量的時間、材料成本以及大量的人力資源成本。盡管目前高校檔案管理工作中，有大量的管理人員進行相關(guān)的檔案校對、分類、整理，但隨著每一年高校學(xué)生數(shù)量的擴招，檔案數(shù)量也在隨之增加，這就造成已有的高校檔案管理人員較難迅速、準(zhǔn)確地做完高校檔案管理各項工作。

2.高校檔案管理工作者的整體素質(zhì)比較低。

不少高校的檔案管理工作僅局限制在檔案的復(fù)印、查詢各種紙質(zhì)檔案材料，很少高校應(yīng)用發(fā)達的網(wǎng)絡(luò)信息管理技術(shù)，比如高校應(yīng)用現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)手段來收集、整理、保存信息管理資源。為此，需要檔案管理工作者必須具備較高的檔案職業(yè)技能素養(yǎng)、較強的檔案業(yè)務(wù)能力，這樣才能夠切實掌握高水平的檔案信息系統(tǒng)開發(fā)技術(shù)。然而，針對當(dāng)今的實際工作情況而言，不少高校從事檔案管理的專業(yè)團隊成員整體素質(zhì)不高，這主要是因為高校檔案管理工作者本身缺少豐富的專業(yè)管理知識。再者，掌握的網(wǎng)絡(luò)檔案信息管理技術(shù)有限，較難有效提升高校檔案管理和信息服務(wù)水平，對于建設(shè)高校檔案管理質(zhì)量保障體系而言十分不利。

3.管理者的政治思想文化準(zhǔn)備不足，行動力非常缺乏。

大數(shù)據(jù)時代背景下，我國需要繼續(xù)加強高校學(xué)生服務(wù)管理工作，尤其高校需要繼續(xù)加強檔案信息化體系建設(shè)，實現(xiàn)高校學(xué)生服務(wù)管理的信息集成。大部分高校已初步完善了校園網(wǎng)建設(shè)，逐步實現(xiàn)學(xué)校管理業(yè)務(wù)的信息化和學(xué)校辦公室信息的整合。但目前高校校園網(wǎng)絡(luò)平臺以及信息化服務(wù)平臺的建立仍然存在較多的問題，如缺乏科學(xué)合理的信息管理制度，信息化服務(wù)平臺的建立缺少一定的合理性和全面性等。很多高校都在信息化管理方面，信息系統(tǒng)的運行十分緩慢，同時對于高校管理信息系統(tǒng)常常缺乏有效的更新和日常維護，導(dǎo)致高校信息系統(tǒng)管理水平以及服務(wù)質(zhì)量相對都比較差。之所以會造成這樣的情況，在于當(dāng)前高校整體管理人員普遍缺乏進行大數(shù)據(jù)綜合管理，同時學(xué)校缺乏做好市場運營準(zhǔn)備以及學(xué)校缺乏管理執(zhí)行力，導(dǎo)致當(dāng)前學(xué)校整體管理水平以及服務(wù)質(zhì)量偏低，因此，應(yīng)當(dāng)及時采取有效管理措施加以進行管理完善。

4.高校缺少完善的檔案管理體系。

近年來，各高校為了實現(xiàn)自身檔案管理質(zhì)量的穩(wěn)步提升，常常拆分與合并多個院系，這樣就導(dǎo)致高校教育檔案管理相關(guān)工作開展存在一定的困難，具體表現(xiàn)可分為下面兩點：一是管理的具體職責(zé)劃分不清晰。各個高校的檔案管理質(zhì)量體系的建設(shè)缺少統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和要求，不能建立一致性、清晰化、專業(yè)性的檔案管理工作體系，造成由學(xué)校團委每個老師負責(zé)一部分學(xué)生檔案、學(xué)院團委招生處老師負責(zé)另一部分的學(xué)生檔案，這樣管理檔案的模式，十分容易導(dǎo)致重復(fù)整理、采集學(xué)生檔案或者重復(fù)整理信息材料的不良現(xiàn)象逐漸形成，不僅浪費了大量的時間，同時也浪費了大量的資源。二是不具備安全、高效化的檔案管理工作模式。絕大部分高校都會在臨近畢業(yè)前，學(xué)院進行移交和分散式的管理學(xué)生的個人檔案，然后，在學(xué)生即將畢業(yè)的時候，會讓學(xué)校有關(guān)管理部門對其進行一致性的傳遞與檔案移交。這樣一來，臨時的學(xué)生檔案工作者們就會對學(xué)生的檔案信息進行隨機性的整理與分配，這樣就會大大降低學(xué)生檔案管理員的工作效率與管理質(zhì)量，經(jīng)常出現(xiàn)學(xué)生檔案信息殘缺、亂放、丟棄各類檔案的異常情況，對于高校檔案質(zhì)量保障體系的構(gòu)建而言十分不利。

二、加強高校檔案管理工作的對策

1.完善信息檔案管理制度。

想要切實提升高校檔案管理的工作效率，就要從規(guī)章制度這個根本基礎(chǔ)條件上入手，通過完善的檔案管理制度進一步加以規(guī)范和完善提高我國信息化高校檔案管理的有效狀態(tài)。第一，高校部門要重新對高校檔案管理工作進行研究分析以及總結(jié)，構(gòu)建完善的檔案管理制度，對高校信息技術(shù)檔案管理工作進行制度規(guī)范化及制度標(biāo)準(zhǔn)化。從高校檔案庫和信息庫中收集、分類、整理、修改、查詢等各個程序都需要對檔案進行嚴格細化制定標(biāo)準(zhǔn)，以有效促進和推動高校信息化時代檔案管理服務(wù)工作的健康發(fā)展。第二，高校干部要盡快確立完善檔案管理的績效獎懲考核方法及制度責(zé)任分明，讓高校全體管理員工積極參與投入到高校檔案管理各項工作中，提高運用信息化參與檔案管理的高校整體工作積極性，以利于高校信息化和檔案管理的不斷健康發(fā)展。第三，高校檔案要及時組織專門的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及檔案管理者對其進行檔案監(jiān)督檢查審核，確保我國信息化高校檔案管理的真實準(zhǔn)確性，推動我國信息化高校檔案管理的良性健康發(fā)展。

2.加強檔案管理人員的專業(yè)培訓(xùn)。

檔案管理工作人員一般是高校運行檔案管理的主要決策者和執(zhí)行者，因此高校需要積極順應(yīng)信息化產(chǎn)業(yè)的發(fā)展趨勢需求，加強對高校檔案管理工作人員的相關(guān)專業(yè)知識能力培訓(xùn)，提高其專業(yè)技術(shù)水平及相關(guān)專業(yè)技能，從而能夠更好地應(yīng)對高校信息化和檔案管理發(fā)展過程工作中的各種難題。高校還可以通過內(nèi)部技術(shù)人才隊伍梯隊化的建設(shè)，構(gòu)建一支相對專業(yè)化的技術(shù)人才團隊，帶動高校其他工作人員，提高工作人員的工作學(xué)習(xí)積極性及專業(yè)學(xué)習(xí)熱情，構(gòu)建高校從事信息化檔案管理的專業(yè)整體隊伍建設(shè)。讓高校檔案管理工作人員能夠進行人際互動溝通交流，促進檔案管理人員團隊的人際合作性及互動積極性，有效提升高校信息化檔案管理的人際互動，為日后檔案管理工作帶來一定的保障。另外，可以考慮采取外聘的方式，引進一些相關(guān)專業(yè)的高校現(xiàn)代化檔案管理技術(shù)人才，加強高校檔案管理的相關(guān)專業(yè)技術(shù)力量。

3.緊跟時代以及實現(xiàn)全面數(shù)據(jù)化。

對于當(dāng)前高校學(xué)生教育管理人員而言，為了有效促使高校教育信息化工程建設(shè)管理水平、質(zhì)量都能得到比較大幅度上的提升，應(yīng)當(dāng)不斷加強學(xué)生管理指導(dǎo)力度以及及時采取有效的管理辦法，建立健全位于校園內(nèi)的學(xué)生教育管理信息平臺，同時也要促使高校信息化學(xué)生管理體系得到進一步優(yōu)化完善。與此同時，對財務(wù)管理人員而言，應(yīng)當(dāng)在整個校園之中首先建立財務(wù)管理信息系統(tǒng)，通過財務(wù)管理信息系統(tǒng)將其在學(xué)校當(dāng)中包括財務(wù)管理信息系統(tǒng)、教務(wù)工作管理信息系統(tǒng)、教學(xué)質(zhì)量評價考核管理信息系統(tǒng)以及學(xué)校事務(wù)管理信息系統(tǒng)等多個管理方面同時進行功能統(tǒng)一優(yōu)化管理，同時學(xué)校信息資源可以隨時實現(xiàn)相互開放共享。通過頂層整合管理的子系統(tǒng)將這些多個子系統(tǒng)全部管理融合在一個統(tǒng)一管理平臺，實現(xiàn)了大數(shù)據(jù)的良好整合管理。另外，工作人員還非常需要對于這些信息已經(jīng)管理好的系統(tǒng)能夠進行有效率的維護和及時更新，避免已經(jīng)管理好的系統(tǒng)及時出現(xiàn)使用不當(dāng)或者是發(fā)生系統(tǒng)故障等等問題，保證系統(tǒng)具有安全性以及穩(wěn)定性的運行，緊跟信息時代同步發(fā)展，做好系統(tǒng)更新，從而真正實現(xiàn)全面的信息數(shù)據(jù)化。

4.信息化管理隊伍的建設(shè)。

在如今信息時代背景下，為了能夠有效提高高校檔案質(zhì)量保障體系的建設(shè)質(zhì)量，全面提高高校的綜合管理能力，應(yīng)當(dāng)明確要求高校積極采取創(chuàng)新信息化學(xué)生管理模式。其中，信息化學(xué)校管理發(fā)展過程當(dāng)中，為了不斷提升學(xué)校信息化的管理工作質(zhì)量以及管理效率，應(yīng)當(dāng)努力促使管理隊伍素質(zhì)全面得到提升，為了進行科學(xué)管理，應(yīng)當(dāng)做好以下兩個方面的管理工作：一方面，應(yīng)當(dāng)針對學(xué)校人員管理進行學(xué)校統(tǒng)一隊伍管理，其中主要包括了學(xué)校后勤安全管理人員、圖書館財務(wù)管理人員、教務(wù)中心管理人員等；另一方面，加強學(xué)校輔導(dǎo)員隊伍管理。高校之中，輔導(dǎo)員常常能夠扮演品德引導(dǎo)者的角色，對于不斷加強高校學(xué)生身體健康成長以及發(fā)展品德教育工作具有重要性的指導(dǎo)意義。不僅能在學(xué)生的日常生活和其他日常生活中，教師能及時給予各種必要的教育指導(dǎo)，還能有效地調(diào)節(jié)廣大學(xué)生的日常學(xué)習(xí)思想和其他學(xué)習(xí)習(xí)慣，如果學(xué)生在日常生活中突然出現(xiàn)學(xué)習(xí)困難或其他不良學(xué)習(xí)行為，輔導(dǎo)員或老師也可以及時對大多數(shù)學(xué)生進行指導(dǎo)，針對廣大在校學(xué)生不良學(xué)習(xí)思想、行為習(xí)慣情況進行有效性的教育引導(dǎo)，幫助廣大在校學(xué)生快速健全建立正確的思想人生觀，世界觀以及黨的核心思想價值觀，促進廣大在校學(xué)生健康、穩(wěn)定的學(xué)習(xí)成長。除此之外，學(xué)校有關(guān)方面認為應(yīng)當(dāng)繼續(xù)加強人才培訓(xùn)，促使學(xué)校信息化企業(yè)管理人才隊伍素質(zhì)全面得到提升。另外，應(yīng)當(dāng)及時采取培訓(xùn)報告會或講座等多種形式，制定并提出適合本次培訓(xùn)指導(dǎo)方案，定期組織開展本次培訓(xùn)指導(dǎo)工作以及研究確定好本次培訓(xùn)主要內(nèi)容，促進培訓(xùn)管理人員隊伍素質(zhì)以及培訓(xùn)質(zhì)量不斷提高。

5.構(gòu)建大數(shù)據(jù)大學(xué)平臺。

目前，大數(shù)據(jù)在當(dāng)前經(jīng)濟社會各個行業(yè)中都發(fā)揮了重要作用，同時作為社會主義生產(chǎn)力在生活當(dāng)中已經(jīng)得到廣泛應(yīng)用，大數(shù)據(jù)也充分展現(xiàn)了它的社會應(yīng)用價值、科學(xué)研究價值。高校學(xué)生教育管理工作當(dāng)中同樣的也可以通過運用高校大數(shù)據(jù)，促進高校信息化體系建設(shè)，使管理工作質(zhì)量以及學(xué)生管理水平大幅度上的提升。信息化體系建設(shè)發(fā)展過程當(dāng)中，應(yīng)當(dāng)不斷加強個人信息源的收集整理以及研究構(gòu)建適合大數(shù)據(jù)學(xué)工作的平臺，從而有效促進高校學(xué)生個人得到有效率的管理。

與此同時，大數(shù)據(jù)分析平臺還希望能夠?qū)υ诖髮W(xué)生近年校園信用卡消費發(fā)展情況實時進行有效跟蹤分析，從而學(xué)生可以及時得出在大學(xué)生日常生活伙食消費情況，找到家庭生活上確實存在嚴重困難的大學(xué)生，這樣，校方就同樣可以及時給予這些家庭生活上確實困難的大學(xué)生家長提供必要性的幫扶，從而學(xué)生可以由此充分體現(xiàn)和看出這所學(xué)校對華人文化的關(guān)懷，使學(xué)生的人文歸屬感也會在較大程度上有所提升，增強學(xué)生對學(xué)校管理工作的認可程度。

三、結(jié)語

在如今新時代的背景下，高校檔案管理工作也應(yīng)積極創(chuàng)新自身的檔案管理模式，建立信息化的檔案管理模式，從而不斷提高高校檔案管理的工作質(zhì)量，更好地為師生服務(wù)。