淺談知識(shí)管理在檔案管理方面的應(yīng)用

馮薩如拉

摘要：近年來(lái)，我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平不斷提高，推進(jìn)現(xiàn)代化的進(jìn)程不斷加快，高度重視文化知識(shí)的發(fā)展。而且隨著文化知識(shí)水平的提高，有助于加快推進(jìn)社會(huì)的發(fā)展進(jìn)程。近年來(lái)，由于知識(shí)管理本身的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)用相關(guān)的知識(shí)對(duì)各行各業(yè)的管理已經(jīng)開(kāi)始逐漸推廣并不斷擴(kuò)大，從而實(shí)現(xiàn)各行各業(yè)的全面現(xiàn)代化知識(shí)管理。現(xiàn)階段，對(duì)于我國(guó)的現(xiàn)代化建設(shè)而言，檔案管理本身就是一項(xiàng)費(fèi)時(shí)耗力的大工程，各個(gè)企業(yè)加強(qiáng)對(duì)檔案的管理尤為重要。在新時(shí)代潮流的推動(dòng)下，知識(shí)管理與檔案管理的有效結(jié)合已成為一種潮流時(shí)代。根據(jù)知識(shí)管理的特點(diǎn)，如何保證檔案管理的有效性是值得思考的問(wèn)題，本文就知識(shí)管理在檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行了相關(guān)的分析。

關(guān)鍵詞：知識(shí)管理;檔案管理;開(kāi)發(fā)和利用;應(yīng)用

隨著我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，信息技術(shù)的不斷發(fā)展，信息化時(shí)代已經(jīng)到來(lái)。人們的正常生活離不開(kāi)信息，企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展也離不開(kāi)各種信息。社會(huì)中的部分信息對(duì)于企業(yè)的發(fā)展方向具有較大的影響作用，甚至?xí)绊懫髽I(yè)的導(dǎo)向。而知識(shí)管理是充分利用、接收、共享、優(yōu)化創(chuàng)新相關(guān)的知識(shí)，社會(huì)中的信息、檔案均屬于知識(shí)的其中一種形式。簡(jiǎn)單而言，在對(duì)社會(huì)中的信息、檔案等知識(shí)進(jìn)行類和整合后，充分發(fā)揮其在各行各業(yè)的作用。檔案管理是指通過(guò)對(duì)現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的充分利用，不斷地對(duì)各種信息進(jìn)行整合、分類，從而進(jìn)行統(tǒng)一的規(guī)范化整理。在檔案管理工作中引入知識(shí)管理是對(duì)檔案管理工作而言的一個(gè)新的改革和推進(jìn)，有助于保證信息的專業(yè)規(guī)范性，提高檔案管理工作的工作效率，不斷地對(duì)相關(guān)的知識(shí)與數(shù)據(jù)進(jìn)行優(yōu)化、升級(jí)、管理，從而促進(jìn)我國(guó)檔案管理工作的不斷規(guī)范與完善[1，2]。

一、知識(shí)管理概述

知識(shí)管理可有效提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，而且還可有效促進(jìn)企業(yè)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展。目前，在各行各業(yè)的發(fā)展中，知識(shí)是最逐漸成為重要的資源，正在逐漸代替資本的位置。在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，加強(qiáng)知識(shí)的管理與創(chuàng)新是非常必要的。當(dāng)前社會(huì)一種新的企業(yè)管理模式正在逐步形成，其通過(guò)實(shí)施知識(shí)管理，不斷加強(qiáng)企業(yè)之間的相互協(xié)調(diào)與合作，并在不斷發(fā)展中逐步完善。通過(guò)知識(shí)共享，不斷培養(yǎng)員工的適應(yīng)與創(chuàng)造能力，不斷分析和總結(jié)實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，從而有效提高其處理事情的能力，不斷優(yōu)化創(chuàng)新，這使得企業(yè)加快了進(jìn)入知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的進(jìn)程。知識(shí)管理是指在組織中建立定量和定性的知識(shí)體系，以獲取組織中的信息和知識(shí)。通過(guò)組織中員工的知識(shí)記錄和獲取、修改、共享、合成等，從而完成其更新和創(chuàng)新。

二、檔案管理概述

檔案管理是一項(xiàng)耗費(fèi)人力物力財(cái)力的工作，一般是指文件和檔案。通過(guò)運(yùn)用知識(shí)管理對(duì)檔案進(jìn)行合理的管理和反復(fù)的研究分析發(fā)現(xiàn)，知識(shí)是檔案管理過(guò)程中最重要的部分，一般包括顯性、隱性知識(shí)兩種。人們生活中較為常見(jiàn)的是顯性知識(shí)，稱為已知編碼，人們可以使用口頭交流、教科書(shū)講授、多媒體信息技術(shù)等相對(duì)簡(jiǎn)單的方式獲得人們需要的信息。

現(xiàn)階段，檔案管理中的文件以及檔案是檔案管理和知識(shí)管理共同需要對(duì)待的管理對(duì)象。隨著社會(huì)的進(jìn)步，科技和信息化水平不斷提高，檔案管理的知識(shí)管理方法和形式也在不斷創(chuàng)新和改進(jìn)。知識(shí)管理和檔案管理均屬于信息管理系統(tǒng)的其中之一，進(jìn)一步研究和分析，有利于提高信息管理水平，使檔案管理更加全面、細(xì)致。

三、在檔案管理中應(yīng)用知識(shí)管理

（1）在檔案資料的收集方面

過(guò)去檔案管理通常為紙質(zhì)管理，載體單一。隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，在當(dāng)今的各種檔案管理中，多數(shù)會(huì)應(yīng)用一些信息技術(shù)，其載體形式逐漸多樣化，如圖書(shū)、影像視頻資料等，這不僅創(chuàng)新了檔案的管理形式，而且檔案管理工作人員在其工作中的創(chuàng)新空間增加，可以以動(dòng)態(tài)的形式呈現(xiàn)給人們，更加直觀、生動(dòng)易懂。而且這也有利于收集不同類型和內(nèi)容的資料，更好的豐富檔案管理布局的整體結(jié)構(gòu)。

（2）在檔案管理的開(kāi)發(fā)和利用方面

隨著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，檔案管理的開(kāi)發(fā)形式多樣，檔案信息的整合和呈現(xiàn)可以使企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中擁有更多的信息資源，提高資源的利用率，并根據(jù)信息管理狀況不斷改進(jìn)發(fā)展模式。獨(dú)占型、分享型、共享型是檔案信息的開(kāi)發(fā)的三種類型。其中獨(dú)占型是指所獲得的信息只供企業(yè)內(nèi)部獨(dú)享，一般不予以鼓勵(lì)和支持;分享型是指企業(yè)在獲取信息后，與其他企業(yè)進(jìn)行分享互利，不需要考慮這些信息的安全性與保密性，并將信息傳遞給企業(yè)的所有終端用戶;共享型是指遵循一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)則，除企業(yè)重要的安全信息外，在此基礎(chǔ)上對(duì)信息進(jìn)行分類和整理，并根據(jù)企業(yè)的實(shí)際需要對(duì)信息進(jìn)行開(kāi)發(fā)與利用[3，4]。

（3）具體應(yīng)用

在檔案管理工作中，一般應(yīng)用知識(shí)管理來(lái)處理各種信息和數(shù)據(jù)。對(duì)收集到的信息進(jìn)行整理，對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行分類、整理，然后通過(guò)專門(mén)的核算方法進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。一般來(lái)說(shuō)，它是一種在日常生活中比較常見(jiàn)、易于推廣的一種管理方法。由于知識(shí)管理強(qiáng)調(diào)過(guò)程性，并且具有較強(qiáng)的科學(xué)性和規(guī)范性，所以在我國(guó)的一些企事業(yè)單位、研究和發(fā)明機(jī)構(gòu)等更容易采用知識(shí)管理。由于上述單位中的員工較多，因此在進(jìn)行相關(guān)的員工登記、部門(mén)工作時(shí)，往往使用OA系統(tǒng)進(jìn)行辦公。通過(guò)OA系統(tǒng)，可以進(jìn)行企業(yè)會(huì)議和文件收發(fā)管理，并將企業(yè)實(shí)際工作中的信息和部分?jǐn)?shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為檔案管理，由專人操作、管理OA系統(tǒng)，并做好密碼設(shè)定，有效防止檔案泄露事件的發(fā)生。在這個(gè)過(guò)程中，知識(shí)管理得以轉(zhuǎn)化為正常的工作職能，檔案整理成為企業(yè)管理的基本業(yè)務(wù)管理內(nèi)容，確保企業(yè)向人工智能發(fā)展的新方向邁進(jìn)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部文件信息化。

綜上，現(xiàn)階段經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度加快，知識(shí)管理的優(yōu)勢(shì)也越來(lái)越明顯。知識(shí)管理與檔案管理的有效整合和充分應(yīng)用，將有效提升我國(guó)檔案管理工作的質(zhì)量與效率，逐漸規(guī)范化、科學(xué)化。

參考文獻(xiàn)

[1]黃程玲，石玥琪，肖雪影.從檔案管理到知識(shí)管理——勘察設(shè)計(jì)企業(yè)知識(shí)庫(kù)建設(shè)的探索與思考[J].中國(guó)勘察設(shè)計(jì)，2020（11）：24-28.

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