大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作的探討

王滔

摘要：當(dāng)今時(shí)代是一個(gè)信息量爆炸的時(shí)代，大數(shù)據(jù)技術(shù)的橫空出世使信息科學(xué)往前邁進(jìn)了一大步作為新興的信息科學(xué)技術(shù)，大數(shù)據(jù)技術(shù)已經(jīng)成為世界各國相互競爭的一項(xiàng)前沿技術(shù)。能否在數(shù)量十分龐大的信息大海里快速、準(zhǔn)確地找到對自己有價(jià)值的信息是當(dāng)今計(jì)算機(jī)科學(xué)界十分關(guān)鍵的問題。為了順應(yīng)社會發(fā)展，檔案管理工作應(yīng)該進(jìn)行改革，改變傳統(tǒng)的管理方法，還要重視對管理理念的改變，在日常的工作中使用先進(jìn)的信息技術(shù)進(jìn)行檔案的管理，提高管理工作效率以及質(zhì)量，同時(shí)，也有利于降低管理人員的工作壓力，促進(jìn)檔案管理工作向信息化方向發(fā)展。鑒于此，文章對大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下檔案管理工作面對的挑戰(zhàn)以及優(yōu)化策略進(jìn)行了研究，以供參考。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù);檔案管理;優(yōu)化策略

1大數(shù)據(jù)時(shí)代給檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來雖然給檔案管理工作帶來了很多新的機(jī)遇，但同時(shí)也帶來了很多挑戰(zhàn)。第一，對傳統(tǒng)管理理念的挑戰(zhàn)。在傳統(tǒng)的檔案管理理念下，檔案管理人員需要對檔案進(jìn)行逐一分類，并做好相應(yīng)的標(biāo)記。但是在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，檔案信息量十分龐大，且部分檔案信息是交叉的，如果仍舊沿傳統(tǒng)的管理模式開展工作則無法有效對檔案信息進(jìn)行分類和標(biāo)記。同時(shí)，過去檔案管理人員認(rèn)為檔案管理的重點(diǎn)是檔案文件而不是檔案中的數(shù)據(jù)信息，缺乏數(shù)據(jù)意識，沒有深入挖掘檔案數(shù)據(jù)信息的重要價(jià)值。第二，對檔案形式的挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案即紙質(zhì)檔案，但大數(shù)據(jù)時(shí)代要求以電子文檔、圖片、音頻以及視頻的形式記錄和存儲檔案信息，這就需要檔案管理人員掌握大數(shù)據(jù)時(shí)代的要求，利用合適的形式保存檔案。第三，對檔案管理人員的挑戰(zhàn)。在過去檔案管理人員只需掌握基礎(chǔ)的檔案管理流程與操作即可，但大數(shù)據(jù)時(shí)代對檔案管理人員提出了更高的要求，要求其具備大數(shù)據(jù)技術(shù)和相關(guān)信息技術(shù)的應(yīng)用能力，以及較高的業(yè)務(wù)水平。

2大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下的檔案管理實(shí)踐方向

2.1檔案數(shù)據(jù)采集

從檔案管理收集層面來看，傳統(tǒng)的檔案管理收集模式，大都立足于已歸檔的檔案信息，對這些檔案管理材料進(jìn)行整理、處置。但是，依據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)要求來劃分檔案管理內(nèi)容，會發(fā)現(xiàn)部分?jǐn)?shù)據(jù)信息存在歸檔信息記錄上的模糊。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理能從以往的檔案收集整理模式，轉(zhuǎn)變?yōu)闄n案數(shù)據(jù)采集方式，依托大數(shù)據(jù)平臺，針對不同的檔案信息類型、信息來源，提供多路徑的數(shù)據(jù)信息收集獲取渠道，使信息收集更加具體化、有針對性，為檔案管理工作提供有質(zhì)量保證的原始信息。

2.2檔案數(shù)據(jù)處理

從檔案數(shù)據(jù)信息處理層面來看，傳統(tǒng)的檔案管理要經(jīng)歷兩種方式來判定檔案信息的價(jià)值：第一種，檔案信息歸檔之前對信息材料的初步判定;第二種，在檔案信息歸檔之后，對其檔案信息進(jìn)行重審，并以此判定檔案信息的價(jià)值性。而在大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案信息數(shù)據(jù)能夠在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支撐下，自動進(jìn)行智能化判定與篩選、過濾、鑒定，以此從中判定檔案信息的價(jià)值性，便于檔案管理人員將有價(jià)值的檔案信息做好保密工作，進(jìn)一步提升檔案管理信息數(shù)據(jù)的處理效率和使用價(jià)值。

2.3檔案數(shù)據(jù)維護(hù)

從檔案信息維護(hù)層面來看，以往的檔案管理模式，大都以紙質(zhì)的檔案信息為存儲方式，來保存檔案信息數(shù)據(jù)。而大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，檔案管理能夠從以往的紙質(zhì)檔案存儲保管方式向檔案數(shù)據(jù)維護(hù)模式轉(zhuǎn)變，使檔案信息以電子化數(shù)據(jù)形式呈現(xiàn)，不僅便于檔案信息的運(yùn)用、分享、存儲，還能夠提升檔案信息的管理成效，增強(qiáng)檔案信息的運(yùn)用效率。

3創(chuàng)新檔案管理理念實(shí)現(xiàn)管理信息化的途徑

3.1建立健全檔案規(guī)范體系

要想在信息化時(shí)代使用信息技術(shù)做好檔案管理工作，健全的檔案規(guī)范體系是一切工作的基礎(chǔ)，能夠統(tǒng)一管理工作的各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)。在傳統(tǒng)的管理工作中有很多缺陷，管理工作質(zhì)量較低，檔案管理工作的作用沒有得到充分發(fā)揮，現(xiàn)如今，檔案管理工作缺少統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，信息化技術(shù)的覆蓋不徹底，所以，我們必須要有一個(gè)健全的管理規(guī)范體系，提高檔案管理工作的質(zhì)量。

3.2提供技術(shù)支撐

信息化的檔案管理工作必須要有更多先進(jìn)技術(shù)的幫助，技術(shù)是進(jìn)行一切工作的基礎(chǔ)保障，所以，一定要向管理部門提供技術(shù)支持。信息化的檔案管理應(yīng)該在APP上進(jìn)行工作，要針對檔案管理工作進(jìn)行應(yīng)用開發(fā)，除此之外，為了提高管理工作效率，管理軟件要和自動化的辦公系統(tǒng)結(jié)合到一起。先進(jìn)的設(shè)備同樣也是信息化管理的技術(shù)保障，有效提高管理工作效率，減輕工作人員壓力負(fù)擔(dān)，保護(hù)他們的身體健康。

3.3對檔案管理的軟硬件設(shè)施進(jìn)行更新

企業(yè)的檔案管理部門需要定期更新檔案管理的軟硬件設(shè)施，這樣才能提高檔案管理的質(zhì)量和效率，從而將重要的內(nèi)容得以保存，減少問題的出現(xiàn)，現(xiàn)代化的設(shè)備能夠?qū)崿F(xiàn)更好的效果，全面進(jìn)行管理，并且能夠應(yīng)對各種問題和困難，達(dá)到更好的效果，使得重要的內(nèi)容得到準(zhǔn)確的保存。在實(shí)際的發(fā)展中，檔案管理人員需要學(xué)會熟練的操作相關(guān)的設(shè)備，還需要對軟硬件設(shè)施進(jìn)行及時(shí)的更新，這樣就能保障數(shù)據(jù)的完整性，還可以進(jìn)行分類整理，提高檔案管理的水平。

3.4拓寬檔案管理途徑

大數(shù)據(jù)時(shí)代背景下，應(yīng)重視檔案管理工作在企業(yè)發(fā)展中的關(guān)鍵性作用，推助檔案管理工作模式方式理念的升級化，并借助先進(jìn)技術(shù)的力度，進(jìn)一步拓寬檔案管理途徑，以此為企業(yè)各項(xiàng)工作的良好開展，提供豐富且有針對性的檔案信息服務(wù)。首先，在拓寬檔案管理途徑中，依托網(wǎng)絡(luò)平臺，打造檔案管理數(shù)據(jù)平臺，推出檔案管理信息化進(jìn)程，以檔案管理數(shù)據(jù)平臺為基礎(chǔ)，加強(qiáng)檔案信息的收集、分析、處理功效，不斷提升檔案管理工作實(shí)踐質(zhì)量。其次，在拓寬檔案管理途徑中，借助微信、微博、遠(yuǎn)程技術(shù)、云端，打造微博服務(wù)、微信服務(wù)、遠(yuǎn)程服務(wù)、云服務(wù)等服務(wù)平臺，使檔案信息以多路徑、多途徑、多方式進(jìn)行收集、處理、獲取，增強(qiáng)檔案信息的有效運(yùn)用成效，滿足企業(yè)工作人員對檔案信息的良好運(yùn)用模式。例如：運(yùn)用微信，以微信公眾號打造檔案管理板塊，推進(jìn)檔案信息在平臺中分享流通，同時(shí)根據(jù)檔案信息的價(jià)值設(shè)定權(quán)限，在確保檔案信息安全的前提下，增強(qiáng)檔案管理工作成效。

3.5增強(qiáng)檔案安全性

如今已經(jīng)進(jìn)入大數(shù)據(jù)時(shí)代，人們也已經(jīng)習(xí)慣于在各大應(yīng)用平臺隨時(shí)隨地上傳圖片和視頻，分享信息資源。如果借助移動網(wǎng)絡(luò)，信息的傳輸速度更為驚人。稍有疏忽，就會造成信息的泄露，檔案信息的安全就難以保障。一旦發(fā)生病毒和黑客攻擊，檔案信息安全受到危害，就會發(fā)生難以估量的損失，對社會發(fā)展造成嚴(yán)重的危害。因此檔案管理者要提升信息系統(tǒng)的安全性，規(guī)范檔案查詢利用管理，彌補(bǔ)其在安全管理上的缺陷，降低檔案信息安全風(fēng)險(xiǎn)。因此，相關(guān)部門要重點(diǎn)保障檔案信息的保密性以及安全性?？梢酝晟茩n案數(shù)據(jù)化管理平臺，在平臺當(dāng)中通過設(shè)置防火墻、聲紋認(rèn)證等方式降低系統(tǒng)被黑客、病毒攻擊的幾率。檔案管理人員也需要定期掃描系統(tǒng)漏洞和病毒，并進(jìn)行修復(fù)，確保檔案的安全性，且需要做好檔案備份工作，避免檔案丟失造成嚴(yán)重影響。

結(jié)語

綜上所述，大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來為檔案管理工作提供了新的機(jī)遇，但也使檔案管理工作更加復(fù)雜，因此需要樹立信息化管理理念、加強(qiáng)信息化建設(shè)、完善管理機(jī)制、加大人才培養(yǎng)力度并增強(qiáng)檔案信息的安全性，從而防范風(fēng)險(xiǎn)，充分發(fā)揮檔案的作用。

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