巧用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)量管理

馬文慧

摘要：隨著我國(guó)高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)的開發(fā)和普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)和軟件分析技術(shù)得到了廣泛應(yīng)用。在檔案管理工作中，運(yùn)用現(xiàn)代化檔案管理軟件對(duì)檔案進(jìn)行分類、歸納、查詢、分析，已經(jīng)成為檔案管理人員的基礎(chǔ)性工作之一?，F(xiàn)階段，如何在檔案管理工作中提升計(jì)量管理工作的精準(zhǔn)性和高效性，是檔案管理人員需要重點(diǎn)研究的問題?；诖?，本文就如何運(yùn)用檔案管理軟件提升計(jì)量管理工作效率問題進(jìn)行分析，以實(shí)現(xiàn)該行業(yè)快速發(fā)展。

關(guān)鍵詞：檔案管理;軟件;計(jì)量管理

Abstract： With the development and popularization of my country's high-tech industries， computer technology and software analysis technology have been widely used. In the file management work， the use of modern file management software to classify， summarize， query， and analyze files has become one of the basic tasks of file management personnel. At this stage， how to improve the accuracy and efficiency of measurement management in file management is an issue that file managers need to focus on. Based on this， this article analyzes how to use file management software to improve the efficiency of measurement management in order to achieve the rapid development of the industry.

Keywords： file management; software; measurement management

近年來，網(wǎng)絡(luò)分析技術(shù)的發(fā)展和計(jì)算機(jī)處理技術(shù)的高速發(fā)展，為人們的生產(chǎn)、生活和工作帶去了諸多便利。在計(jì)量管理和檔案管理工作中，計(jì)算機(jī)技術(shù)以其高效的分析、處理數(shù)據(jù)的能力和方便、快捷的操作方式被廣泛應(yīng)用于該領(lǐng)域中[1]。本文將著重對(duì)如何通過檔案管理軟件的使用做好計(jì)量管理工作進(jìn)行分析和討論。

一、檔案管理軟件在計(jì)量管理工作中的應(yīng)用分析

（一）計(jì)量管理工作需要建立系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)

在計(jì)量管理工作中，需要建立相應(yīng)的系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、歸類與查詢，其數(shù)據(jù)庫(kù)主要為以下幾點(diǎn)：（1）文書檔案;（2）業(yè)務(wù)檔案;（3）會(huì)計(jì)檔案;（4）特殊載體檔案。其中業(yè)務(wù)檔案包含管理體系、人員、方法、設(shè)備、環(huán)境條件、檢定校準(zhǔn)裝置、管理評(píng)審及內(nèi)審、授權(quán)考核及能力認(rèn)可等等，所以我們要遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系，在計(jì)量管理工作中，通過系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)的建立將檔案分門別類進(jìn)行永久性、長(zhǎng)期或短期不同期限的保存，并在需要的時(shí)候通過檔案管理軟件的運(yùn)用實(shí)現(xiàn)查詢與借閱功能。這種模式不僅為檔案管理工作節(jié)約了大量的人力、物力，還提高了計(jì)量管理工作的準(zhǔn)確性和便利性，符合時(shí)代發(fā)展的需要[2]。

（二）計(jì)量管理工作需要進(jìn)行完善的系統(tǒng)構(gòu)建

在計(jì)量管理工作中，檔案管理軟件最大的優(yōu)勢(shì)在于可以對(duì)相關(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢、修改、分析和歸類，在實(shí)現(xiàn)全方位對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行管理的同時(shí)又保證了數(shù)據(jù)處理的準(zhǔn)確性和時(shí)效性，成為人性化檔案管理工作中的重要一環(huán)[3]。在對(duì)檔案管理軟件進(jìn)行系統(tǒng)構(gòu)建時(shí)，需要根據(jù)建立不同編制的數(shù)學(xué)模型以滿足期間核查的要求，并通過對(duì)智能軟件程序的建立，保證其自動(dòng)分析和處理數(shù)據(jù)以及自動(dòng)核準(zhǔn)和校對(duì)的功能，從而最大程度上確保計(jì)量數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。此外，在檔案管理軟件系統(tǒng)構(gòu)建過程中，還需要建立系統(tǒng)糾錯(cuò)和系統(tǒng)更新功能，以應(yīng)對(duì)日益復(fù)雜、多樣的計(jì)量管理工作。

（三）計(jì)量管理中數(shù)據(jù)的查詢功能

檔案管理系統(tǒng)中的查詢功能分為單項(xiàng)信息、多信息查詢、信息范圍查詢、信息分類查詢、信息排序查詢、高級(jí)查詢，同時(shí)在查詢功能的設(shè)計(jì)上采用不同權(quán)限的順次逐級(jí)查詢，這種查詢管理系統(tǒng)類似樹狀結(jié)構(gòu)形式，不同順次擁有不同的查詢權(quán)限，順次越高，所查詢的功能越具體、多樣。此外，檔案管理軟件還具有對(duì)數(shù)據(jù)深度查詢的功能，例如，對(duì)設(shè)備內(nèi)容的深度數(shù)據(jù)進(jìn)行查詢，則可以查詢到與設(shè)備相關(guān)的設(shè)備資格證書、產(chǎn)品使用說明書、生產(chǎn)廠商具備的資質(zhì)以及設(shè)備溯源證書等。同時(shí)，客戶也建議在數(shù)據(jù)分析表主界面的菜單選項(xiàng)中選擇要查詢的內(nèi)容，這種模式最大程度上優(yōu)化了檔案查詢功能和數(shù)據(jù)處理功能[4]。

二、檔案管理軟件在計(jì)量管理中的注意事項(xiàng)

在計(jì)量管理的過程中，要想有效應(yīng)用檔案管理軟件，就必須要注意各類事項(xiàng)，在明確注意事項(xiàng)的同時(shí)保證信息技術(shù)的良好運(yùn)用。主要的注意事項(xiàng)為：

（一）注意管理權(quán)限的合理設(shè)置

若在相關(guān)計(jì)量管理工作中不能合理地設(shè)置對(duì)檔案管理軟件和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的管理權(quán)限，則極易出現(xiàn)檔案管理混亂、濫用權(quán)限、泄露計(jì)量數(shù)據(jù)和客戶隱私等情況，在使用過程中應(yīng)注意科學(xué)地設(shè)置管理權(quán)限。一是要加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員職業(yè)道德教育，引導(dǎo)他們形成正確的保密觀念，能充分認(rèn)識(shí)到合理保密的重要性，在自己的操作中要注意一切檔案資料的保密處理[5]。二是要加強(qiáng)對(duì)相關(guān)管理工作的監(jiān)督和約束力度，完善與之相適應(yīng)的計(jì)量數(shù)據(jù)資源系統(tǒng)與網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的運(yùn)行管理系統(tǒng)，采用一體化的檔案管理技術(shù)配置先進(jìn)設(shè)備和系統(tǒng)時(shí)，還需要準(zhǔn)確地設(shè)定管理權(quán)限，每個(gè)人員在進(jìn)入系統(tǒng)進(jìn)行操作之前，都必須輸入權(quán)限的驗(yàn)證信息，如果驗(yàn)證信息錯(cuò)誤就不能進(jìn)行管理操作，而在完成操作后系統(tǒng)將自動(dòng)關(guān)閉，以免出現(xiàn)信息泄露現(xiàn)象。在管理權(quán)限設(shè)置和約束的過程中，還需要根據(jù)現(xiàn)行計(jì)量控制基本特征和發(fā)展要求等，建立統(tǒng)一、規(guī)范的工作模式，以提高各方面控制工作的有效性，保證管理權(quán)限準(zhǔn)確設(shè)定，規(guī)范操作行為[2]。

（二）注意信息技術(shù)的應(yīng)用效果

在相關(guān)的計(jì)量管理工作領(lǐng)域，使用先進(jìn)的檔案管理軟件，要注意技術(shù)應(yīng)用的效果，主要原因是計(jì)量管理屬于一個(gè)非常復(fù)雜、長(zhǎng)期的項(xiàng)目，許多數(shù)據(jù)信息都需要及時(shí)更新或者銷毀，首先單位提前對(duì)所有操作人員的專業(yè)知識(shí)和崗位技能進(jìn)行培訓(xùn)教育，并結(jié)合計(jì)量管理的需求，合理設(shè)計(jì)不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)系統(tǒng)與管理系統(tǒng)，并經(jīng)常進(jìn)行軟件升級(jí)和硬件維護(hù)，還要注意簡(jiǎn)化檔案管理軟件的應(yīng)用程序、應(yīng)用流程，在先進(jìn)的技術(shù)手段支持下，確?？刂朴?jì)量整體工作的有效性，計(jì)量管理工作的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化。

（三）注意做好安全防護(hù)工作

在使用檔案管理軟件進(jìn)行計(jì)量管理時(shí)，應(yīng)注意加強(qiáng)安全防護(hù)力度，在保持各項(xiàng)管理工作的安全性和加強(qiáng)信息保護(hù)效果的前提下，防止信息被篡改或泄露。一是要在工作中著重加強(qiáng)計(jì)算機(jī)信息安全防護(hù)技術(shù)應(yīng)用效果，建立相應(yīng)的安全防護(hù)工作機(jī)制和體系，所用的防火墻系統(tǒng)和殺毒軟件系統(tǒng)應(yīng)經(jīng)常進(jìn)行漏洞修復(fù)處理、更新處理，以降低病毒入侵的概率。第二，應(yīng)注重利用入侵檢測(cè)技術(shù)，及時(shí)檢測(cè)出入侵現(xiàn)象中的病毒入侵現(xiàn)象等，一旦出現(xiàn)此類問題，迅速做出報(bào)警處理，使人員能夠按照情況預(yù)防病毒與黑客帶來的威脅。此外，在檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng)中，還需要采用先進(jìn)的識(shí)別技術(shù)，合理地設(shè)置動(dòng)態(tài)密碼或生物識(shí)別密碼，盡可能采取安全保護(hù)手段，防止數(shù)據(jù)信息損壞或丟失，保證所有檔案信息內(nèi)容、數(shù)據(jù)內(nèi)容的完整性和可靠性，從根本上增強(qiáng)檔案管理工作的管理水平。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，合理運(yùn)用檔案管理軟件不僅能簡(jiǎn)化計(jì)量管理過程中的工作程序和查詢手段，還能提升工作效率和工作質(zhì)量。在合理應(yīng)用檔案管理軟件時(shí)也應(yīng)當(dāng)做好相應(yīng)的權(quán)限管理工作和系統(tǒng)防護(hù)工作，從而全面地保證信息數(shù)據(jù)的安全性。

參考文獻(xiàn)：

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[3]李艷迎.實(shí)驗(yàn)室計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)檔案信息化管理研究[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017，（23）.58.

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[5]黎燕.淺談企業(yè)計(jì)量標(biāo)準(zhǔn)裝置的檔案管理[J].南方金屬，2008，（6）.31-33，42.