新時期下檔案高效管理，更應(yīng)加強(qiáng)電子化應(yīng)用

杜玉煙

摘要：新時期，加強(qiáng)檔案管理的電子化信息技術(shù)應(yīng)用，其作用和意義是非常大的。一方面它能夠保證檔案管理工作的高效性，另外一反面也能夠保證管理的安全性。因此，本論文主要從檔案管理研究出發(fā)，主要論述了新時期背景下，電子信息技術(shù)應(yīng)用對檔案管理的重要性，其次是我國電子檔案管理還存在的一些問題?；诖?，提出如下對策：加強(qiáng)電子檔案安全管理，完善管理制度，提高工作人員素質(zhì)。以此，希望更多的檔案管理單位能夠重視電子信息技術(shù)在檔案管理方面的重要性，提高檔案管理的效率和安全性。

關(guān)鍵詞：檔案管理;電子信息技術(shù);應(yīng)用

一、引言

新時期背景下，檔案管理工作也有了巨大的變化，在檔案管理工作中，科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用也越來越多，比如說電子信息技術(shù)的應(yīng)用。很多單位在檔案管理方面引用了先進(jìn)的電子信息技術(shù)，從而提高了檔案管理的效率和安全性。所以，本輪的主要是對檔案管理電子化應(yīng)用研究，結(jié)合我國檔案管理電子信息化的具體情況來展開研究，對于提高檔案管理的效率和安全性都是非常有意義的。

二、新時期背景下，檔案管理電子化應(yīng)用的重要性

1、確保檔案的安全

檔案管理最重要的是保證資料的安全，防止信息的泄露。檔案管理通過對電子信息技術(shù)的應(yīng)用，很好地保護(hù)了檔案的安全，很多管理單位根據(jù)實(shí)際情況構(gòu)建了安全管理系統(tǒng)。在電子管理過程中工作人員能夠應(yīng)用電子信息工程技術(shù)來管理電子檔案，做好了數(shù)據(jù)備份工作。然后應(yīng)用防火墻、密鑰技術(shù)進(jìn)行電子檔案殺毒工作，從而為電子檔案管理提供了保護(hù)屏障，確保了電子檔案不受破壞和攻擊。

2、提高檔案管理效率

我國人口基數(shù)大，人口數(shù)量多，如果采用傳統(tǒng)人工的方式來管理檔案，難免會出現(xiàn)錯誤，而且效率非常低。而使用電子檔案能夠很好解決工作效率的問題。在儲存過程中，只需要將紙質(zhì)檔案掃描存入電腦，然后將其分類，就能夠?qū)n案進(jìn)行保存。也極大地方便了后期人民調(diào)查檔案，為人民提供了便利，而且這在很大程度上減少了工作人員的工作強(qiáng)度。工作人員只要在電腦中輸入相關(guān)信息就能夠查找到個人檔案的具體信息，也能夠在短時間內(nèi)實(shí)現(xiàn)對檔案的存檔關(guān)管理。

3、更加經(jīng)濟(jì)

電子信息化技術(shù)的應(yīng)用使得檔案管理工作更加簡便，能夠有效提高工作效率，所以也就減少了對人力資源的使用，從另外一個層面講，也就節(jié)約了很多的人工成本。其次，電子信息化技術(shù)的應(yīng)用減少了對紙質(zhì)文件的使用，減少了對自然環(huán)境的損害。而且節(jié)約了在紙張方面的費(fèi)用，節(jié)約了紙張成本。因此，對比傳統(tǒng)檔案管理來看，在檔案管理中應(yīng)用電子信息技術(shù)將更加經(jīng)濟(jì)。

4、提高了檔案的存儲容量

傳統(tǒng)的檔案管理以紙質(zhì)存檔為基礎(chǔ)，需要用到更多的空間儲存。傳統(tǒng)檔案管理需要建設(shè)庫房來保存檔案，一方面占用了更多的空間，而且也增加了很多不安全因素。而通過電子信息技術(shù)的應(yīng)用，能夠方便電子檔案的管理。因?yàn)樵谔摂M空間其容量非常大，能夠提供更大的空間方便對檔案的管理，為檔案管理的存儲工作提供了方便。

三、新時期背景檔案管理電子化應(yīng)用存在問題

1、缺乏電子檔案管理制度

電子檔案管理也需要制度作為保障，但是我國在這方面還是有所欠缺的。單位的員工在工作時沒有受到限制，這樣就很容易造成信息泄露。而且在單位中，缺乏完善制度，就很難對管理行為進(jìn)行規(guī)范，也很難在出現(xiàn)問題時追求具體責(zé)任。

2、工作人員素質(zhì)不高

檔案管理電子化應(yīng)用，在提供工作效率的同時，也提高了對工作人員的要求。隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，高科技技術(shù)的應(yīng)用要求檔案管理工作人員也必須要熟練掌握技術(shù)，才能做好檔案管理工作。但是很多檔案管理單位管理人員對電子信息化技術(shù)應(yīng)用不熟悉，缺乏實(shí)操經(jīng)驗(yàn)，很容易在電子檔案存檔管理中出現(xiàn)問題，進(jìn)而出現(xiàn)管理安全問題。

四、解決對策

1、加強(qiáng)電子檔案的安全管理

相關(guān)機(jī)構(gòu)應(yīng)該要加強(qiáng)軟件的維護(hù)工作，保護(hù)軟件的安全性能是保障檔案管理的基礎(chǔ)工作，它能夠預(yù)防因?yàn)檐浖栴}出現(xiàn)的檔案管理安全問題，而且保證軟件的安全運(yùn)行也能夠確保工作人員的工作效率。其次在電子檔案管理中，要設(shè)置管理人員的工作職責(zé)和權(quán)限，防止內(nèi)部人員將信息泄露。還要嚴(yán)格要求工作人員做好安全管理工作，比如設(shè)置必要的安全密鑰，按單位管理程序做好檔案管理工作。

2、加強(qiáng)工作人員的素質(zhì)培養(yǎng)

新時期背景下，檔案管理工作要與電子信息化技術(shù)要聯(lián)系起來，才能做好管理工作。而且科技速度發(fā)展之快，技術(shù)更新的速度讓很多工作人員感到為難。因此，為了提高檔案管理工作效率和安全性則必須要加強(qiáng)工作人員的技術(shù)培訓(xùn)。單位可以在規(guī)定的時間進(jìn)行技能培訓(xùn)，已提高工作人員的技能水平。其次是可以開展電子化技術(shù)講座，鞏固工作人員的知識基礎(chǔ)，進(jìn)而保障其管理工作的效率。最重要的是加強(qiáng)工作人員的服務(wù)意識、職業(yè)道德的培養(yǎng)，提高工作人員的服務(wù)質(zhì)量和責(zé)任心，為檔案管理工作的安全提供保障。

五、展望

互聯(lián)網(wǎng)和電子信息化技術(shù)是國際非常重視的技術(shù)，而且世界的競爭焦點(diǎn)也放在了互聯(lián)網(wǎng)和電子信息技術(shù)的發(fā)展方面，因?yàn)檫@兩者對于國家的發(fā)展來說有決定性的作用。相信，未來的檔案管理工作中隨處都可以看到電子化技術(shù)的影子。而且在未來通過科學(xué)研究，將能夠提供更加方便、更加高效的科學(xué)技術(shù)，這就為未來的檔案管理效率和安全提供了保障。因此，在未來檔案管理中電子信息技術(shù)的應(yīng)用也會更加廣泛，工作人也會更加熟悉對于電子信息技術(shù)應(yīng)用，檔案管理也將會成為一件非常簡單的事情。

六、結(jié)束語

總而言之，在新時期下，檔案管理的高效管理，更應(yīng)加強(qiáng)電子化技術(shù)應(yīng)用。無論是在管理工作的效率方面，還是在檔案管理工作的安全性方面，電子信息化技術(shù)的應(yīng)用都有非常重要的意義。所以，本論文從檔案管理電子信息化技術(shù)應(yīng)用的重要性入手，對電子化信息技術(shù)應(yīng)用的重要性作了相關(guān)說明，并以問題為導(dǎo)向，提出現(xiàn)階段我國檔案管理電子化應(yīng)用存在的問題，并針對性提出對策。以此，希望更多的企業(yè)和單位更加重視電子信息化技術(shù)在檔案管理方面的應(yīng)用，進(jìn)而提高檔案管理效率，提高檔案的安全性。

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