居家辦公：疫情與技術進步影響下的辦公模式思考

麻琦瑋

摘要：2019年末一場突如其來的新冠肺炎疫情在全球蔓延，對人們的生產、生活造成巨大影響。疫情之下，為確保人員安全的基礎上保證企業(yè)的生產，居家辦公成為不少企業(yè)的共同選擇。即使在后疫情時期，居家辦公也隨著互聯網技術和現代信息技術的不斷發(fā)展得到普遍推行。本文就居家辦公的發(fā)展歷程、居家辦公的優(yōu)勢和存在問題、企業(yè)如何進行管理控制進行了分析。

關鍵詞：居家辦公;新冠肺炎疫情;辦公模式

Abstract：At the end of 2019， a sudden spread of COVID-19 around the world had a great impact on people's production and life. Under the epidemic situation， in order to ensure enterprise production on the basis of safety， home office has become a common choice for many enterprises. Even in the post epidemic period， home office has been widely implemented with the continuous development of technology. This paper analyzes the development process of home office， the posts suitable for home office， the advantages of home office and how to carry out management control.

Key words：Small office ， Home office; COVID-19;Office mode

1.引言

新冠肺炎疫情的爆發(fā)和持續(xù)要求我們盡量減少人與人之間的接觸，因而居家辦公成為人們的首選。此外，互聯網技術和現代信息技術的發(fā)展也為居家辦公提供了強有力的技術支撐，使得即使在后疫情時期，居家辦公的辦公模式也被廣泛接受。

居家辦公的模式意味著員工不到公司而是在家里借助電腦、網絡等工具完成工作任務并進行工作結果的匯報和反饋。這啟發(fā)企業(yè)主、管理者們思考如何在看不到員工情況下，怎樣對員工的工作狀態(tài)、工作進度、工作態(tài)度、思想動態(tài)進行獲知，保證居家辦公也能夠達到現場辦公的效果。

2.居家辦公發(fā)展歷程

居家辦公，顧名思義就是員工接受了工作任務，但無需在工作時間到達辦公場所而是在自己的家中完成工作任務并將工作結果向企業(yè)有關人員進行匯報的一種工作形式。在國外被稱之為SOHO（Small Office， Home Office），對于歐洲大部分國家來說已并非什么新鮮事。早在二十世紀八十年代，歐洲的一些公司開始嘗試居家辦公，隨后美國公司也開始跟隨。九十年代，據統(tǒng)計歐洲有超過1，000萬人選擇居家辦公。這種現象到了二十一世紀就更為普遍，僅英國一個國家居家辦公的人數就達到了420萬人，而且這個數字還在繼續(xù)上升。中國最早的一次大規(guī)模居家辦公試驗是在2003年非典時期阿里巴巴公司成功開展的。

3.居家辦公的優(yōu)勢與存在問題

隨著社會經濟的發(fā)展以及居家辦公的發(fā)展歷程看出，居家辦公受到越來越多的關注和應用，但居家辦公仍存在一些短板。

3.1居家辦公的優(yōu)勢

從工作者角度，居家辦公為工作者在時間和空間兩個維度提供了更多自主性。首先，居家辦公在空間上更為親切、自由和舒適;其次，居家辦公的時間相對靈活，節(jié)省了通勤路上的時間和辛苦，同時也有效降低了員工通勤路上的工傷事故，這一點對于那些工作在大城市，通勤路途較為周折的工作人員來說體會更為深刻;最后，居家辦公可以讓工作者逃避掉上下班考勤的考核，工作時間由自己掌握。此外居家辦公對于家庭事務需要照顧的工作人員無疑是個合適的選擇。

從企業(yè)角度，隨著技術的進步，互聯網在各個領域的廣泛運用及電腦等辦公設備的普及，居家辦公有效節(jié)約了企業(yè)集中辦公成本。城市化建設發(fā)展以及現代化工作內容的變化也降低了居家辦公的障礙，使得居家辦公越來越普遍，已然成為了歐洲的一種流行趨勢。

3.2居家辦公存在的問題

居家辦公存在人際溝通效率降低的問題。居家辦公使得工作者不必面對面交流，依賴于網絡進行，通過遠程辦公軟件實現溝通交流。一旦網絡通訊環(huán)境出現故障，那么存在與同事溝通不暢以及信息不完全的問題。

居家辦公需要工作者具備較高的自律能力。如果工作者自身生性比較自由散漫，工作中缺乏主見，自律能力差等問題，那么工作效率和工作質量都將會大打折扣。

居家辦公模式使得企業(yè)管理者無法直接觀察到工作者的工作狀態(tài)以及工作效率，存在難以進行績效考核的問題。

3.居家辦公的管理與控制

居家辦公雖在疫情期間得到廣泛應用，但在目前仍屬于新生事物，企業(yè)大多缺乏管理的實踐經驗，需不斷探索。為了在后疫情時期或者未來更好的推廣居家辦公，需要在以下方面采取措施。

4.1確定適合居家辦公的崗位

從開展居家辦公比較早的國內外企業(yè)看，那些工作內容相對比較獨立，無需與其他崗位同事頻繁接觸的偏腦力型工作更適合居家辦公。比如：1、程序/網站開發(fā)人員，開發(fā)人員在明確了開發(fā)任務與目的以后，便可以開始程序的編寫，過程中無需與其他崗位人員頻繁接觸或受到任何牽制。2、虛擬助手，這個職業(yè)在國外比較盛行，其主要職責包括安排約會與會議、計劃活動、校對業(yè)務文檔、準備報告等等。3、翻譯工作，除了現場口譯工作外，筆譯工作是很適合居家辦公的一項工作。4、作家/編輯人員，他們在創(chuàng)作時往往需要一個清凈的環(huán)境，與人來人往的辦公室相比居家辦公是個更好的選擇。5、平面設計師，這是一份靜態(tài)的工作，其主要通過所積累的素材進行設計創(chuàng)作，工作過程獨立性較強。此外還有咨詢師、某些客戶服務人員也是開展居家辦公的先行者，他們借助電腦、互聯網等設備就可以向目標客戶提供服務。

4.2建立滿足居家辦公的條件

從上述崗位，我們也不難發(fā)現居家辦公由于缺乏現場的監(jiān)督，高度依賴員工的自覺性和職業(yè)道德，其核心前提是崗位職責要明確，工作目標要具體，工作過程和績效不依賴于現場辦公條件，理解工作的本質在于創(chuàng)造績效，有效的實施居家辦公應具備如下前提條件：

1、具有穩(wěn)定的網絡通訊環(huán)境，能通過視頻、語音、文件等與同事和客戶進行信息交互。

2、具有相對獨立的辦公環(huán)境，不受家庭及外界干擾，可以保證充足的工作時間。

3、明確崗位職責和每天的工作目標，能夠對工作績效負責，能及時有效的反饋工作成果。

4、根據崗位特點，公司認為應當具備的其他條件。

4.3完善監(jiān)督管理機制

在具備居家辦公條件下，還需完善監(jiān)督管理機制。居家辦公由于遠離辦公室的工作環(huán)境，缺乏相互監(jiān)督的條件，且即使在具備網絡和通訊的前提下，管理者對員工的實際工作狀態(tài)和成效還是很難全面掌握，并且員工具有極大的自主權，需要高度依賴員工的自覺性，如果缺乏了必要的過程管理，居家辦公很可能會流于形式，不僅難以產生實際業(yè)績，而且會徒增企業(yè)管理成本，所以在企業(yè)與員工達成居家辦公的共識，明確職責目標之后，為了保障居家辦公的實際工作效果，過程管控與結果導向并重，過程管控的具體方式有：

1、將公司整體目標層層分解，準確的分解到部門、崗位和員工，將責任落實到人，并對每個崗位的工作職責生成明確的考核指標;

2、搭建統(tǒng)一的在線溝通和協(xié)同工作平臺，比如視頻會議系統(tǒng)，企業(yè)系統(tǒng)平臺等，并對每次的會議記錄、在線溝通交流等信息予以保留;

3、每天進行工作總結和計劃，對工作中發(fā)現的問題及時進行糾正和指導，將好的經驗及時進行推廣和分享。

4、提倡對居家辦公場景和協(xié)作過程進行分享和直播，讓工作盡可能的開放、透明，樹立標桿和典型，及時表彰績效優(yōu)秀的員工，對違規(guī)違紀，績效不能達標的員工給予一定經濟處罰。

5、明確居家辦公的作息時間安排，開展網絡考勤制度，每天分享工作日志，明文禁止工作時間不得進行與工作無關的私人事務，打游戲等有礙工作績效的純娛樂性行為;

6、對需要兼顧家庭事務的特殊崗位，經批準可以予以平衡，并根據實際工作時間進行折算福利獎勵。

以結果為導向的績效管理更是必不可少的?？冃Ч芾碇械闹匾h(huán)節(jié)是對考核的反饋與確認，沒有考核反饋的績效管理是無效的。根據不同崗位，設置不同的考核內容和指標，并及時將考核結果反饋給被考核者，讓每位員工都清楚公司提倡什么，禁止什么，通過考核、物質與精神獎勵與處罰等手段激發(fā)每位員工的內在動力。正因為居家辦公高度依賴自覺性，所以基于公司的共同使命、愿景和價值觀是重要基礎，現在已經有越來越多的企業(yè)將價值觀考核放到了極其重要的位置，有的甚至占到整體考核權重的50%，他們更加注重員工自身內在的品質、信仰、價值取向、對其工作意義的認識與獲得工作成績的愿望。

5.居家辦公的未來展望

在各行各業(yè)高速發(fā)展的今天，居家辦公已成為未來工作的一種趨勢，疫情期間，居家辦公對于絕大多數企業(yè)來說還只是不得已而為之的權宜之計，但如果回歸“工作的本質在于通過分工協(xié)作，創(chuàng)造績效，為客戶創(chuàng)造價值”，從而實現公司的目標和員工的價值，那么居家辦公只是一種工作形式，只要有利于充分調動員工的積極性和創(chuàng)造性，能有效的達到溝通和協(xié)同的目的，能更好的滿足客戶的需求，其實在哪里辦公都是可接受的。

看到越來越多的企業(yè)開展居家辦公，我們有理由相信，隨著高性能網絡的普及，遠程控制與在線協(xié)作系統(tǒng)的廣泛應用，居家辦公、異地辦公、跨公司的虛擬組織將得以持續(xù)發(fā)展，這不僅可以節(jié)約大量的上下班通勤時間，而且也有利于削減辦公成本，遠離辦公室聚集，斬斷病毒的傳播途徑，同時讓工作變得更加單純，也讓工作變得更加自主和自由，讓工作真正成為每個人的一種內在的追求，成為一種生活方式。盡管當前對居家辦公的管理仍處在實踐探索階段，但我們相信未來居家辦公將是一種趨勢，溝通效率較低以及難以形成有效監(jiān)督等問題在后期實踐中都將得以解決。

6.結語

本文探討了居家辦公的發(fā)展歷程、優(yōu)勢與存在問題。從確定居家辦公合適崗位、建立滿足居家辦公的條件以及完善監(jiān)督管理機制的角度為更好推廣居家辦公提出策略。本文最后展望在未來如何看待居家辦公，怎樣讓居家辦公時光變得更加美好。

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