基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案數(shù)字化工作探討

王衍波

摘要：在大數(shù)據(jù)時(shí)代，檔案的管理，已經(jīng)趨向于現(xiàn)代化以及數(shù)字化。在大數(shù)據(jù)技術(shù)的支持下，檔案的管理難度會(huì)不斷下降，檔案數(shù)字化也成為了有關(guān)領(lǐng)域的主要發(fā)展方向?；诖?，本文首先對(duì)分析了大數(shù)據(jù)技術(shù)的特點(diǎn)，其次，對(duì)當(dāng)前檔案管理中存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析。最后，重點(diǎn)從數(shù)據(jù)整理、過(guò)程管理以及硬件維護(hù)等多方面出發(fā)，以大數(shù)據(jù)技術(shù)為基礎(chǔ)，具體總結(jié)了檔案數(shù)字化的有效對(duì)策。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)技術(shù);檔案;數(shù)字化管理

引言

近些年來(lái)，大數(shù)據(jù)技術(shù)在各個(gè)行業(yè)都得到了普及應(yīng)用。但是在檔案管理工作中，仍有一部分人員，未對(duì)大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，導(dǎo)致在管理期間，很容易出現(xiàn)檔案丟失以及數(shù)據(jù)錯(cuò)誤等問(wèn)題。需要提取檔案予以使用時(shí)，流程同樣較為復(fù)雜，查找難度以及時(shí)間成本均較高。將大數(shù)據(jù)技術(shù)應(yīng)用到檔案管理中，可促使檔案數(shù)字化得到實(shí)現(xiàn)，這對(duì)檔案中數(shù)據(jù)價(jià)值的發(fā)揮，具有重要價(jià)值。

一、大數(shù)據(jù)技術(shù)的特征與優(yōu)勢(shì)

1.1便于存儲(chǔ)

存儲(chǔ)便利性強(qiáng)，屬于大數(shù)據(jù)技術(shù)的主要優(yōu)勢(shì)之一。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，工作人員對(duì)檔案的存儲(chǔ)，通常都需要借助雙手而實(shí)現(xiàn)，并且檔案的存儲(chǔ)需要一定空間作為支持，如空間過(guò)小，則無(wú)法存儲(chǔ)。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，可幫助數(shù)據(jù)通過(guò)數(shù)字化的形式存儲(chǔ)，不僅極大程度減少了空間占用，且為存儲(chǔ)效率的提升提供了保證。

1.2便于管理

大數(shù)據(jù)技術(shù)下，檔案的管理將更加便利。傳統(tǒng)管理模式下，工作人員需要對(duì)檔案進(jìn)行歸類(lèi)，并對(duì)其進(jìn)行編碼，予以分類(lèi)統(tǒng)計(jì)。但在應(yīng)用大數(shù)據(jù)后，歸類(lèi)以及編碼等工作，均可以通過(guò)計(jì)算機(jī)完成。不僅效率高，且質(zhì)量好，錯(cuò)誤少，對(duì)檔案管理質(zhì)量的提升具有重要價(jià)值。

1.3便于查找

以大數(shù)據(jù)技術(shù)為支持，對(duì)檔案進(jìn)行管理，可便于查找，保證檔案在存儲(chǔ)后，可被有效利用，從而發(fā)揮其價(jià)值?；诖髷?shù)據(jù)技術(shù)，當(dāng)工作人員需要查找檔案時(shí)，只需要在對(duì)話(huà)框中搜索關(guān)鍵詞，系統(tǒng)便可立即響應(yīng)需求，完成查找工作，有效減少了人力以及時(shí)間資源的浪費(fèi)。

1.4可供分享

傳統(tǒng)的檔案管理方法下，數(shù)據(jù)無(wú)法實(shí)現(xiàn)共享，而檔案的轉(zhuǎn)移等，均較為困難。大數(shù)據(jù)技術(shù)，具有可供分享的特點(diǎn)。在上述技術(shù)的支持下，工作人員可借助互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)，在短時(shí)間內(nèi)便傳輸大量檔案數(shù)據(jù)，從而完成分享，有效減少信息不對(duì)稱(chēng)，為檔案管理效率的提高提供保證。

二、檔案數(shù)字化面臨的問(wèn)題

當(dāng)前，檔案的數(shù)字化，還面臨一定問(wèn)題，主要體現(xiàn)在以下方面：（1）缺乏質(zhì)量：在數(shù)字化技術(shù)的加持下，很多企業(yè)均認(rèn)識(shí)到了大數(shù)據(jù)技術(shù)的價(jià)值，從而對(duì)其進(jìn)行了使用。得益于高速度的優(yōu)勢(shì)，企業(yè)的工作效率明顯提升。但是與此同時(shí)，由于過(guò)于注重速度，而忽略質(zhì)量的問(wèn)題，也不斷呈現(xiàn)。（2）價(jià)值未充分發(fā)揮：數(shù)字化檔案的價(jià)值較為豐富，但目前，其價(jià)值仍然體現(xiàn)在便于查找以及瀏覽等方面，其內(nèi)在但規(guī)律未被挖掘，因此其價(jià)值同樣未得到充分發(fā)揮。（3）目前，檔案數(shù)字化還面臨著人員配置水平低等問(wèn)題，大數(shù)據(jù)技術(shù)，屬于先進(jìn)技術(shù)，如人才對(duì)此技術(shù)不了解，將無(wú)法對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用，因此，技術(shù)也將無(wú)法發(fā)揮其價(jià)值。

三、基于大數(shù)據(jù)技術(shù)的檔案數(shù)字化對(duì)策

3.1數(shù)據(jù)整理

檔案工作者可借助大數(shù)據(jù)技術(shù)，對(duì)檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行整理。整理的關(guān)鍵，一方面在于錄入，一方面則在于分類(lèi)。針對(duì)尚未存儲(chǔ)到計(jì)算機(jī)中的檔案，可將其分為兩種類(lèi)型，一種為舊檔案，一種為新檔案。舊檔案以紙質(zhì)的形式存在，需要通過(guò)掃描的方式，將其錄入到計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫(kù)之中，以便于管理。新檔案可直接以電子形式填寫(xiě)，直接存儲(chǔ)至數(shù)據(jù)庫(kù)。從分類(lèi)的角度分析，檔案工作者，可以利用大數(shù)據(jù)軟件的功能，按照檔案的類(lèi)型，對(duì)其進(jìn)行劃分，并分別予以存儲(chǔ)，以便于未來(lái)形成規(guī)律，提高檔案數(shù)字化水平，使其規(guī)律以及價(jià)值能夠被深入挖掘。

3.2過(guò)程管理

檔案管理者同樣可利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，針對(duì)檔案進(jìn)行過(guò)程管理。所謂過(guò)層內(nèi)管理，指的是對(duì)檔案從錄入到使用以及刪除等全流程的管理。從錄入方面分析，檔案管理者，需要保證其全面、準(zhǔn)確，以及真實(shí)有效。當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行使用時(shí)，應(yīng)明確其使用方向，如方向不合理，則不得為有關(guān)人員提供使用權(quán)限，以免導(dǎo)致檔案丟失。當(dāng)對(duì)檔案進(jìn)行刪除時(shí)，需要保證其已經(jīng)沒(méi)有使用價(jià)值，或其中真正存在錯(cuò)誤，需要更新。

3.3優(yōu)化技術(shù)

檔案領(lǐng)域需要認(rèn)識(shí)到大數(shù)據(jù)技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，在對(duì)其進(jìn)行應(yīng)用期間，需要同時(shí)對(duì)技術(shù)進(jìn)行不斷優(yōu)化。例如：為了提高圖片的處理效率與質(zhì)量，工作人員可對(duì)OCR技術(shù)進(jìn)行應(yīng)用，通過(guò)識(shí)別圖片信息的方式，對(duì)其存儲(chǔ)格式進(jìn)行轉(zhuǎn)換，最終使其成為文本，以便于快速錄入到檔案之中。另外，如工作人員所面臨的檔案，以照片的形式存在，則可在無(wú)需改變格式的情況下，將其錄入到系統(tǒng)之中。

3.5硬件維護(hù)

檔案數(shù)字化的進(jìn)程中，不僅需要軟件作為支持，同樣需要大量硬件作為輔助。一旦硬件質(zhì)量不達(dá)標(biāo)，很容易導(dǎo)致數(shù)據(jù)無(wú)法被有效存儲(chǔ)。由此可見(jiàn)，對(duì)硬件進(jìn)行維護(hù)較為重要。對(duì)此，建議有關(guān)人員定期對(duì)光盤(pán)、硬盤(pán)等進(jìn)行檢查，判斷計(jì)算機(jī)有無(wú)故障。另外，還需要通過(guò)備份的方式，對(duì)各項(xiàng)文件進(jìn)行處理。以免在檔案出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，缺少備份，致使檔案全部丟失。

3.6人才支持

高素質(zhì)水平的管理人員，是強(qiáng)化檔案數(shù)字化管理效果的重要保障。轉(zhuǎn)變?nèi)藛T工作思維模式，強(qiáng)化其信息素養(yǎng)，培養(yǎng)網(wǎng)絡(luò)化管理意識(shí)，綜合利用大數(shù)據(jù)技術(shù)，樹(shù)立科學(xué)的資源共享觀(guān)念，構(gòu)建完善的共享數(shù)據(jù)庫(kù)。強(qiáng)化人員的主動(dòng)性，結(jié)合現(xiàn)代化大數(shù)據(jù)技術(shù)，深度挖掘數(shù)字化檔案潛在的應(yīng)用價(jià)值。創(chuàng)新人才引進(jìn)機(jī)制，優(yōu)化人員隊(duì)伍結(jié)構(gòu)，提升人員隊(duì)伍綜合素質(zhì)水平;要對(duì)現(xiàn)有管理人員開(kāi)展全面的培訓(xùn)，拓展相關(guān)知識(shí)儲(chǔ)備如計(jì)算機(jī)應(yīng)用知識(shí)、數(shù)字化知識(shí)等，強(qiáng)化技術(shù)應(yīng)用水平。

此外，還要注重為不同部門(mén)業(yè)務(wù)溝通和交流創(chuàng)建良好的平臺(tái)，促進(jìn)業(yè)務(wù)交流，拓展人員工作思維，實(shí)現(xiàn)技術(shù)更新;強(qiáng)化人員職業(yè)素養(yǎng)的提升，優(yōu)化道德思想覺(jué)悟水平，強(qiáng)化工作主動(dòng)性;推行人才分層管理，塑造一支高素質(zhì)的管理人才隊(duì)伍。

四、結(jié)語(yǔ)

總之，本文基于大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)檔案數(shù)字化工作的探討，可為檔案管理人員提供指導(dǎo)，使其能夠?qū)Υ髷?shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行引進(jìn)，并充分挖掘其價(jià)值，促使其功能得到充分發(fā)揮，提高檔案管理效率、質(zhì)量，減少檔案風(fēng)險(xiǎn)。未來(lái)，建議檔案管理人員在不斷優(yōu)化技術(shù)的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行使用，并通過(guò)引進(jìn)人才、硬件維護(hù)等方面，確保技術(shù)的利用效果，保證系統(tǒng)性能達(dá)標(biāo)。長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，這對(duì)我國(guó)檔案領(lǐng)域的發(fā)展，以及檔案價(jià)值以及內(nèi)在規(guī)律的深入發(fā)揮，均具有重要價(jià)值。

參考文?獻(xiàn)

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