數(shù)碼照片管理模式研究

摘要：數(shù)碼照片是檔案的一種重要記錄形式，由于依賴數(shù)碼技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)而形成，其形成、存儲(chǔ)和利用都不同傳統(tǒng)載體的照片檔案。因此必須根據(jù)數(shù)碼照片的特點(diǎn)，有針對(duì)性地采取相應(yīng)的管理方式?；诖耍疚膶?duì)數(shù)碼照片檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了分析，并提出了一些解決對(duì)策。

關(guān)鍵詞：數(shù)碼照片;管理模式

隨著數(shù)碼相機(jī)的迅速普及和數(shù)碼攝影技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)碼照片因其拍攝便利、易于存取等特性，逐步取代傳統(tǒng)的膠片照片，成為了歸檔照片的主流。2014年，國(guó)家檔案局相繼發(fā)布了《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T50-2014，以下簡(jiǎn)稱DA/T50）、《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T54-2014，以下簡(jiǎn)稱DA/T54），為數(shù)碼照片的規(guī)范管理提供了重要的支撐性文件。但數(shù)碼照片與膠片照片特性上的巨大差異，必然會(huì)對(duì)檔案管理工作帶來(lái)一系列新問(wèn)題和新挑戰(zhàn)。

一、數(shù)碼照片歸檔管理的現(xiàn)狀及問(wèn)題

（一）收集環(huán)節(jié)，數(shù)碼照片歸檔的及時(shí)性有待提升。

對(duì)于紙質(zhì)檔案的管理，許多單位在長(zhǎng)期的工作中，早已形成了較為完善的歸檔要求和工作流程，基本能夠保證紙質(zhì)檔案歸檔的及時(shí)性和完整性。而數(shù)碼照片檔案，作為檔案界相對(duì)而言的“新生事物”，相關(guān)的管理制度和要求則相對(duì)較少。DA/T50中雖已明確“數(shù)碼照片在拍攝完成后，應(yīng)及時(shí)整理和歸檔，最遲在第二年6月底前完成歸檔”，但很多單位尚未在制度層面落實(shí)該要求，同時(shí)也缺乏有效的保障措施，從而造成數(shù)碼照片歸檔時(shí)間較為滯后。

（二）整理環(huán)節(jié)，數(shù)碼照片的著錄難度和工作量較大

由于數(shù)碼照片拍攝較為簡(jiǎn)便，同時(shí)隨著存儲(chǔ)成本的不斷下降，極易形成海量照片數(shù)據(jù)，對(duì)后續(xù)的著錄和整理環(huán)節(jié)也會(huì)帶來(lái)較大壓力。一些企業(yè)因而采用照片組的方式對(duì)數(shù)碼照片進(jìn)行著錄和管理。這雖然可在一定程度上減輕部分工作量，但也存在一個(gè)顯而易見的問(wèn)題，就是無(wú)法反映每一張照片的獨(dú)特性。實(shí)際上，著錄的詳細(xì)程度，對(duì)其后用戶利用數(shù)碼照片帶來(lái)影響。如果著錄不詳實(shí)，照片主題、人物等關(guān)鍵著錄項(xiàng)缺失或不完整，用戶在查找照片時(shí)就會(huì)遇到較大困難。

（三）利用環(huán)節(jié)，數(shù)碼照片的查找利用不方便

數(shù)碼照片的查找利用，除了受前面所說(shuō)的著錄顆料度的影響之外，跟檔案系統(tǒng)對(duì)電子文件的支持程度也緊密相關(guān)。有的企業(yè)檔案系統(tǒng)管理對(duì)象仍僅限于傳統(tǒng)的紙介質(zhì)文件，或者僅支持傳統(tǒng)的文本搜索功能;對(duì)于搜索結(jié)果的呈現(xiàn)上，只能以條目的形式展現(xiàn)，無(wú)法根據(jù)數(shù)碼照片的特點(diǎn)，展現(xiàn)數(shù)碼照片的“影像”。這些功能上的不足，都制約著用戶對(duì)數(shù)碼照片的搜索和甄選。

二、數(shù)碼照片管理改進(jìn)措施研究

（一）抓源頭，以前端控制的要求重構(gòu)歸檔流程

要提升數(shù)碼照片歸檔的及時(shí)性和規(guī)范性，必然要從數(shù)碼照片產(chǎn)生之初開始著手，要求檔案工作人員貫徹前端控制理念的要求，由被動(dòng)地等待業(yè)務(wù)部門提交歸檔，轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)將歸檔工作要求及控制要素落實(shí)到數(shù)碼照片的產(chǎn)生環(huán)節(jié)。

以筆者所在單位為例，照片拍攝與照片歸檔本是相互獨(dú)立的兩項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)，之間并無(wú)關(guān)聯(lián)。攝影主管部門負(fù)責(zé)處理各業(yè)務(wù)部門提出的各類照片拍攝需求，并做好數(shù)碼照片的收集、積累工作，到年底時(shí)再集中刻盤歸檔。通過(guò)流程重構(gòu)，將這兩個(gè)原來(lái)獨(dú)立的流程進(jìn)行整合，歸檔流程融入進(jìn)原來(lái)的拍攝申請(qǐng)流程中，拍攝完成后，照片在提交給申請(qǐng)者的同時(shí)也完成了歸檔。同時(shí)將攝影申請(qǐng)單內(nèi)容進(jìn)行細(xì)化，盡量涵蓋照片著錄的要求。

通過(guò)上述措施，不僅將數(shù)碼照片的歸檔時(shí)間大大提前，達(dá)到了實(shí)時(shí)歸檔，而且減少了拍攝人員與檔案人員的重復(fù)勞動(dòng)，一定程度上也減輕了檔案人員整理、著錄時(shí)的工作量，同時(shí)還便于檔案人員在著錄過(guò)程遇到疑問(wèn)時(shí)及時(shí)與申請(qǐng)人員進(jìn)行溝通。

（二）提效率，以技術(shù)手段助力照片著錄和整理

對(duì)于數(shù)碼照片的管理，國(guó)家層面依據(jù)性的制度一般有兩項(xiàng)，即2014年發(fā)布的《數(shù)碼照片歸檔與管理規(guī)范》（DA/T 50-2014，以下簡(jiǎn)稱DA/T 50）和《照片類電子檔案元數(shù)據(jù)方案》（DA/T 54-2014，以下簡(jiǎn)稱DA/T 54）。剔除部分重復(fù)的內(nèi)容，兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)于數(shù)碼照片的著錄要求共有33項(xiàng)字段（元數(shù)據(jù)），對(duì)于如此巨大的工作量，純粹依靠手工進(jìn)行著錄并不現(xiàn)實(shí)。經(jīng)逐項(xiàng)分析，其中14項(xiàng)可從數(shù)碼照片中所含的EXIF（Exchangeable image file format，可交換圖像文件格式）信息中提取。同時(shí)基于圖1表單中的內(nèi)容，將數(shù)碼照片存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)規(guī)則約定為：“攝影內(nèi)容（即業(yè)務(wù)活動(dòng)名稱）_攝影者_(dá)攝影地點(diǎn)_密級(jí)”，各著錄項(xiàng)中以下劃線“_”進(jìn)行間隔。在此基礎(chǔ)上，利用Python語(yǔ)言開發(fā)一套可解析數(shù)碼照片存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)及計(jì)算機(jī)系統(tǒng)信息，生成11項(xiàng)著錄字段（元數(shù)據(jù)）。最后只余7項(xiàng)字段需手工著錄。經(jīng)工作中實(shí)測(cè)，利用該工具進(jìn)行著錄，600張照片一般可在40分鐘內(nèi)完成，極大地提高了檔案人員的工作效率。

（三）促利用，多措并舉改善搜索體驗(yàn)

第一，盡量充實(shí)完善數(shù)碼照片的著錄信息。在以文本搜索為主的檔案管理系統(tǒng)中，檔案管理環(huán)節(jié)中著錄信息的詳實(shí)程度，直接影響著最終用戶的搜索結(jié)果。因此，應(yīng)盡可能地保證數(shù)碼照片時(shí)間、地點(diǎn)、人物、事由、背景、攝影者六要素的完整與準(zhǔn)確。

第二，改進(jìn)檔案系統(tǒng)檢索功能。隨著照片檔案重要性和需求度的日益提升，使用文本搜索獲取照片檔案的方式已不能滿足用戶的需求。檔案部門也應(yīng)積極應(yīng)用或引進(jìn)多媒體和搜索技術(shù)，如“以圖搜圖”、“人臉識(shí)別”等，以改進(jìn)用戶的搜索體驗(yàn)，提升數(shù)碼照片的利用率。

第三，改善圖片搜索結(jié)果的呈現(xiàn)方式。照片不同于普通的文本文件，更強(qiáng)調(diào)“影像”效果。用戶利用照片時(shí)，除了需要了解照片背景的六要素外，照片拍攝的質(zhì)量、角度等有時(shí)也會(huì)直接影響用戶需求，因此至少應(yīng)提供照片的縮略圖以供用戶甄選判別。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著信息可視化技術(shù)的發(fā)展，圖片作為信息的載體，更加便捷，效率更高。數(shù)碼照片作為主要的可視化信息載體愈發(fā)被重視，查詢使用的需求也逐步增加[3]。檔案部門和檔案工作者也應(yīng)順應(yīng)這一趨勢(shì)，積極研究數(shù)碼照片的特點(diǎn)，采取更有針對(duì)性的管理方式，不斷提高數(shù)碼照片檔案的科學(xué)管理水平。

參考文獻(xiàn)

[1]張寧.數(shù)碼照片檔案的創(chuàng)新管理探析[J].檔案天地，2018，（12）.

[2]李真，巨珺.數(shù)碼照片檔案的前端控制研究[J].山西檔案，2013，（5）.

[3]江媛媛，.“以圖搜圖”技術(shù)在照片檔案管理中的應(yīng)用研究[J].檔案與建設(shè)，2018，（6）.

作者簡(jiǎn)介

朱燁（1981），男，漢族，廣西桂林，館員，本科，中國(guó)電科10所，610036。