新時代如何加強檔案管理工作

劉秀閣

摘要：新時代，科技發(fā)展日新月異。在創(chuàng)新檔案管理理念的背景下，進一步加強檔案管理工作，實現(xiàn)檔案管理新跨越、新提升，要緊跟檔案信息化建設(shè)的人員素質(zhì)提升、制度建設(shè)、設(shè)備更新，深度剖析日常工作中存在的不足和問題，采取有針對性的措施有效提高管理效率，推動檔案管理工作全面提升。

關(guān)鍵詞：素質(zhì)提升;制度建設(shè);設(shè)備更新

1新時代檔案管理工作的重要性

對于事業(yè)單位來說，加強檔案管理，可以完整清晰的記錄發(fā)展的歷史，為明天的發(fā)展提供強有力的依據(jù)。隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，資料種類越來越多，名目分類也越來越繁瑣，從紙質(zhì)檔案、影像檔案、地質(zhì)實物檔案都在不斷的增加，扮演的角色也越來越重要，原有的檔案管理已經(jīng)不能更好的服務(wù)于大地質(zhì)事業(yè)的發(fā)展，為此要進一步提升人員素質(zhì)、加強制度建設(shè)，不斷更新設(shè)備，以全面提升檔案管理工作。通過檔案管理工作的全面提升，將檔案信息化，可以更好的為地質(zhì)事業(yè)發(fā)展提供參考和依據(jù)。檔案實現(xiàn)信息化管理后，可以實現(xiàn)數(shù)據(jù)分析，快速便捷地查找到資料，少走彎路、節(jié)省時間。要實現(xiàn)檔案管理的全面提升，就要在黨的領(lǐng)導(dǎo)下，不斷加強檔案工作人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批講政治高素質(zhì)的檔案工作人員;強化制度建設(shè)，讓健全完善的檔案管理制度為檔案管理提供保障;不斷更新設(shè)備，運用各種信息技術(shù)以及手段，不斷提升檔案管理的科學(xué)化管理水平以及質(zhì)量，從而將檔案管理的應(yīng)用價值充分發(fā)揮出來。另外，檔案管理是不斷發(fā)展的，要緊緊圍繞國家檔案管理政策要求，針對地質(zhì)事業(yè)單位自身具備的特點，不斷的推動，讓檔案在事業(yè)發(fā)展中發(fā)揮出最大作用，為推動整個事業(yè)發(fā)展做出應(yīng)有貢獻。

2推進現(xiàn)代化檔案管理的對策與方法

2.1加強檔案管理人員學(xué)習(xí)培訓(xùn)

為進一步加強和規(guī)范地質(zhì)事業(yè)單位檔案管理工作，從根本上切實提高檔案管理人員綜合素養(yǎng)，一要提升政治理論素質(zhì)，認(rèn)真學(xué)習(xí)習(xí)近平新時代中國特色社會主義思想，強化黨的領(lǐng)導(dǎo)，不斷增強“四個意識”、堅定“四個自信”、做到“兩個維護”;二要提升業(yè)務(wù)能力和專業(yè)水平，檔案管理人員學(xué)習(xí)并掌握好國家、省、市出臺的檔案管理新規(guī)范，熟知地質(zhì)工作特點，包括紙質(zhì)材料和實物地質(zhì)資料。對檔案的管理維護和檔案的歸檔、分類、檔案接收等工作規(guī)范以及對實物檔案、照片檔案、檔案數(shù)字化工作的相關(guān)要求，掌握信息化技術(shù)要求。通過學(xué)習(xí)，檔案管理人員做到對檔案整理規(guī)范和檔案法律法規(guī)了解和掌握，業(yè)務(wù)和能力水平適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理需求，為檔案工作管理水平提升提供保障。

2.2建立健全地質(zhì)資料檔案管理系統(tǒng)

大數(shù)據(jù)環(huán)境下，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)能夠更好的保證資料的安全性和高效性，地質(zhì)數(shù)據(jù)的收集和儲存能夠解放繁瑣的人工統(tǒng)計，能夠更加有效的處理地質(zhì)資料檔案管理工作。主要有以下幾方面優(yōu)勢：其一，能夠避免人力資源的浪費;其二，能夠使地質(zhì)資料文件管理進一步增強準(zhǔn)確性、高效性。地質(zhì)資料管理方式的不斷完善能夠使各個部門之間的聯(lián)系更加緊密、工作人員的工作效率進一步提高，也可以通過信息檔案管理系統(tǒng)來實現(xiàn)各業(yè)務(wù)部門更好的協(xié)調(diào)發(fā)展。

2.3 加強信息數(shù)據(jù)庫建設(shè)，規(guī)范系統(tǒng)管理

地質(zhì)數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)中充分使用了信息化管理技術(shù)，與傳統(tǒng)數(shù)據(jù)管理相比更有優(yōu)越性，管理軟件也更有權(quán)威性。建立一個具有目錄信息檢索的數(shù)據(jù)庫能夠提高借閱查詢的效率。保密的地質(zhì)數(shù)據(jù)信息如果管理不當(dāng)一經(jīng)公開，就失去了地質(zhì)數(shù)據(jù)文件管理的意義和原則。處理和編目電子地質(zhì)信息并入庫管理的過程仍然是一個需要嚴(yán)格保密的過程，軟件用戶和檔案管理員都必須嚴(yán)格篩選，不能有信息泄露和其他不道德的行為。此外，數(shù)據(jù)庫的建設(shè)也是檔案管理系統(tǒng)的重要組成部分。數(shù)據(jù)庫一旦形成，將使地質(zhì)信息管理系統(tǒng)更好地發(fā)揮其優(yōu)勢，實現(xiàn)智能化管理。

2.4地質(zhì)檔案電子化，實現(xiàn)地質(zhì)檔案管理資料共享

地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)中數(shù)據(jù)共享的前提是地質(zhì)檔案的電子化、數(shù)字化處理加工。在這個過程中要對一些年代久遠的原始紙質(zhì)資料進行掃描處理，為下步將檔案信息化的整體效益更好的發(fā)揮做準(zhǔn)備。加強地質(zhì)檔案管理內(nèi)部的橫向整合，實現(xiàn)信息資源的共享，擴大檔案資料的信息利用，實行一體化管理，發(fā)揮綜合優(yōu)勢，是未來地質(zhì)檔案信息化管理的重要組成部分。

2.5建立規(guī)范、通用的地質(zhì)檔案管理系統(tǒng)

隨著信息時代的快速發(fā)展，知識總量和信息更新速度迅速增加。任何部門在有限的條件下不可能收集、組織、處理、保存和利用所有的知識和信息。因此，有必要打破檔案、圖書、信息等部門各司其是的局面，加快檔案資料管理的信息化建設(shè)，在一定的系統(tǒng)內(nèi)建立統(tǒng)一的檔案管理規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，開發(fā)構(gòu)建地質(zhì)檔案信息系統(tǒng)，在單位局域網(wǎng)推廣利用，以提高地質(zhì)檔案資源共享效率和管理水平。

2.6完善監(jiān)督管理內(nèi)容

建立完善的管理制度與管理方法，是為檔案管理工作提供保障的基礎(chǔ)。首先，要明確《檔案法》當(dāng)中的規(guī)定，以此為執(zhí)行的綱領(lǐng)，結(jié)合自身的運營情況，靈活設(shè)計檔案管理中的考核制度。其次，建立行之有效的監(jiān)督機制，實現(xiàn)內(nèi)部與外部的共同監(jiān)督，要避免出現(xiàn)以權(quán)謀私的現(xiàn)象，強化監(jiān)督制度，確保檔案管理工作得以順利展開。充分利用公開和社會監(jiān)督的方式，接受媒體與群眾的審查與監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)在檔案信息化管理當(dāng)中的隱患，為事業(yè)單位營造一個高效、安全、穩(wěn)定的信息化管理環(huán)境。最后，事業(yè)單位要建立健全評估體系，對檔案工作進行合理考核，以確保信息化管理真正得以有效實施，從細節(jié)出發(fā)，把握好每一個環(huán)節(jié)。

2.7規(guī)范檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和安全信息保證系統(tǒng)

做好規(guī)范化的管理體系是提高檔案管理工作實效性的關(guān)鍵，只有在持續(xù)規(guī)范和優(yōu)化制度體系的同時，才可以確保檔案管理的技術(shù)水平。在具體的管理流程方面，必須做好歸檔、接納、儲存與交換等多方面制度體系建設(shè)，同時突出落實信息化的管理機制。檔案管理必須從起點與終點兩方面著手，在標(biāo)準(zhǔn)化制定的同時，需要做好相應(yīng)的宣傳。安全屬于信息化環(huán)境下檔案管理工作的重點，在管理工作中需要從硬件設(shè)備、軟件設(shè)備雙方面做好對檔案的安全性管理，強化網(wǎng)絡(luò)平臺的安全性建設(shè)與管理工作，提高檔案信息的安全性，提高檔案實踐性應(yīng)用價值。

2.8數(shù)字化檔案在云環(huán)境下的資源整合及業(yè)務(wù)實現(xiàn)機制

處于云系統(tǒng)中，信息化檔案管理最終要完成的是資源共享。所以，檔案管理平臺的設(shè)計需要為用戶提供更加便利的操作入口和功能服務(wù)，將異構(gòu)平臺進行融合，為其提供交互端口，進而實現(xiàn)統(tǒng)一部署?；谛畔⒒瘷n案管理的優(yōu)勢來說，用戶在實現(xiàn)相應(yīng)功能時需要使用C/C服務(wù)，也就是云端同用戶端交互的方式。其中云端需要利用云計算管理系統(tǒng)來將基礎(chǔ)硬件設(shè)備進行高度整合，并為其提供支撐系統(tǒng)，從而便于對龐大的數(shù)據(jù)資料進行管控，即實現(xiàn)C/S服務(wù)架構(gòu);用戶端包括有各項可以使用系統(tǒng)瀏覽器和搭載有終端服務(wù)的移動設(shè)備，諸如：平臺、PC機等。用戶利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將設(shè)備連接到云端，完成認(rèn)證操作后即可使用相應(yīng)的功能服務(wù)。

結(jié)論

總而言之，事業(yè)單位檔案管理工作走向信息化的道路，不僅僅是由于信息技術(shù)的進步，也是社會效率提升的必然選擇。事業(yè)單位在檔案管理信息化建設(shè)上要做好與社會共同進步的準(zhǔn)備。在這個過程中，需要優(yōu)化自身的信息管理水平，與單位的運行情況相結(jié)合，探索真正適合自身發(fā)展的科學(xué)道路。了解最新的網(wǎng)絡(luò)信息、計算機技術(shù)以及應(yīng)用軟件，為今后檔案工作的有效展開奠定基礎(chǔ)。

參考文獻：

[1]秦紫英.加強事業(yè)單位檔案管理信息化的幾點方法[J].科技風(fēng)，2020（11）.

[2]王霞.探討基層單位文件檔案管理現(xiàn)代化路徑[J].中外企業(yè)家，2020（09）.

河北省地礦局第七地質(zhì)大隊 河北省廊坊市 065201