社保檔案管理中的數(shù)字化技術(shù)探究

張慧珍

摘 要：伴隨著我國(guó)社保體系完善程度的逐漸提升，社保無(wú)論是在數(shù)量還是在種類(lèi)方面都變得越來(lái)越豐富。因此，從現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展的角度來(lái)講，對(duì)社保工作的開(kāi)展提出了更高的要求。尤其是伴隨著最近幾年數(shù)字化技術(shù)的逐漸成熟以及應(yīng)用越來(lái)越廣泛，加之社保檔案管理工作的復(fù)雜度也在持續(xù)提升，將數(shù)字化技術(shù)引入到社保檔案管理工作的實(shí)際開(kāi)展過(guò)程中就顯得十分有必要。文章從社保檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)、現(xiàn)階段社保檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題以及社保檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的策略進(jìn)行了具體探討。

關(guān)鍵詞：社保檔案管理;數(shù)字化技術(shù);探究

我國(guó)人口基數(shù)較大，為了對(duì)每一位參保者的詳細(xì)信息進(jìn)行記錄，確保在社保工作開(kāi)展過(guò)程中能夠有明確的依據(jù)，就需要為每一位參保者建立社保檔案。社保檔案中不僅包含參保者的參保單位，同時(shí)也包含一系列的數(shù)據(jù)圖表以及文字等方面的信息，其主要作用在于使參保者能夠正常享受到社會(huì)保險(xiǎn)所給予的福利待遇。因此，在現(xiàn)代社會(huì)中，社保檔案能夠發(fā)揮的作用不可小覷。在開(kāi)展社保檔案管理相關(guān)工作的過(guò)程中，為了有效降低工作的難度，保證相關(guān)工作開(kāi)展的有效性，合理引入數(shù)字化技術(shù)是前提條件。通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的合理應(yīng)用，能夠?qū)鹘y(tǒng)紙質(zhì)的社保檔案信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的信息，從而對(duì)參保者的參保信息進(jìn)行有效管理，方便檔案管理者隨時(shí)查閱，并根據(jù)參保信息對(duì)參保者進(jìn)行有效分類(lèi)。在服務(wù)參保者的過(guò)程中，真正做到方便快捷，這對(duì)于推動(dòng)社會(huì)的整體發(fā)展有著十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、社保檔案管理中應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)的優(yōu)勢(shì)

1.能夠?qū)崿F(xiàn)征管信息預(yù)測(cè)

社保檔案內(nèi)涵十分豐富，不僅包含必要的文書(shū)檔案，還包含一系列的社保業(yè)務(wù)檔案。通過(guò)合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)所具有的管理預(yù)測(cè)功能，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)社保檔案管理所涉及的各項(xiàng)工作進(jìn)行有效統(tǒng)籌，尤其是在形成參保者的社保數(shù)字檔案之后，檢索參保者的姓名、工作時(shí)間、參保時(shí)間等信息的難度大幅度降低，同時(shí)還能夠?qū)ξ磥?lái)幾年之內(nèi)參保者需要補(bǔ)繳的項(xiàng)目進(jìn)行有效預(yù)測(cè)，為社保檔案管理工作計(jì)劃的整體制訂打下良好的基礎(chǔ)。

2.能夠強(qiáng)化機(jī)構(gòu)內(nèi)控管理

借助數(shù)字化的社保檔案，能夠達(dá)到有效記錄經(jīng)辦機(jī)構(gòu)相關(guān)業(yè)務(wù)信息的目的，尤其是對(duì)于各項(xiàng)業(yè)務(wù)的來(lái)源以及最終的去向都能實(shí)現(xiàn)詳細(xì)地記錄。在實(shí)際針對(duì)參保者的社保檔案進(jìn)行審批的過(guò)程中，確保所需要的相關(guān)信息能夠瞬時(shí)呈現(xiàn)，這也為相應(yīng)管控體系的建立及健全打下了良好的基礎(chǔ)，使相關(guān)工作的開(kāi)展具備了完善的技術(shù)性保障，降低社保工作開(kāi)展過(guò)程中在操作方面以及流程方面發(fā)生問(wèn)題的概率。同時(shí)，還能方便相關(guān)人員對(duì)社保工作的開(kāi)展進(jìn)行有效監(jiān)督，督促社保工作人員在工作中時(shí)刻秉持廉潔自律的基本原則。

3.能夠?qū)崿F(xiàn)經(jīng)辦事務(wù)的事后監(jiān)督

在社保檔案管理工作中引入數(shù)字化技術(shù)，不僅能夠有效降低錯(cuò)誤問(wèn)題的發(fā)生概率，同時(shí)還能盡可能地方便事后監(jiān)督體系發(fā)揮作用，以各類(lèi)業(yè)務(wù)的流程為基礎(chǔ)，保證監(jiān)測(cè)點(diǎn)設(shè)計(jì)的科學(xué)性。依照既有的檢測(cè)規(guī)則，全方位呈現(xiàn)社保檔案管理工作的流程特征以及相應(yīng)的數(shù)據(jù)變更歷史，根據(jù)實(shí)際工作開(kāi)展的需要，積極落實(shí)系統(tǒng)程序的開(kāi)發(fā)。尤其是針對(duì)社保檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在的不足，能夠及早發(fā)現(xiàn)，及早采取有效措施予以處理，從而對(duì)經(jīng)辦管理的流程進(jìn)行進(jìn)一步完善。除此之外，在實(shí)際應(yīng)用數(shù)字化檔案的過(guò)程中，還能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)事后監(jiān)督工作的導(dǎo)航，為社保工作的高質(zhì)量展開(kāi)打下良好的基礎(chǔ)。

二、現(xiàn)階段社保檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中存在的問(wèn)題

1.基礎(chǔ)工作的完善性有待提升

首先，要做好社保檔案管理工作，須做好兩項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，一是要有相應(yīng)的管理體系，二是要有齊全完善的基礎(chǔ)設(shè)施。要為參保者建立數(shù)字化社保檔案，并保證檔案中所蘊(yùn)含信息的完整性，要有能夠滿足數(shù)字化社保檔案管理工作開(kāi)展所需要的管理軟件，且管理軟件要具備處理統(tǒng)計(jì)大數(shù)據(jù)的能力。其次，是對(duì)參保者社保檔案所含有的信息進(jìn)行采集整理，并在后續(xù)保存相關(guān)工作中完善管理要求，進(jìn)而保證操作要求的正確性。只有如此，在實(shí)際進(jìn)行數(shù)字化社保檔案管理的過(guò)程中，才能保證工作的方便及結(jié)果的正確嚴(yán)謹(jǐn)。但是從現(xiàn)實(shí)情況看，很多社保檔案管理單位在工作開(kāi)展過(guò)程中，所選擇的社保檔案管理方法依然是傳統(tǒng)的方式，并沒(méi)有根據(jù)日常工作開(kāi)展的需要，對(duì)檔案管理的流程進(jìn)行優(yōu)化。同時(shí)，檔案管理體系也缺乏完善的標(biāo)準(zhǔn)，工作開(kāi)展過(guò)程中使用的管理軟件更是沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行更新，這也會(huì)在一定程度上增加社保檔案數(shù)字化進(jìn)程的推進(jìn)難度。

2.工作人員的技術(shù)水平有待提升

社保檔案管理工作中，合理應(yīng)用數(shù)字化技術(shù)同時(shí)也對(duì)社保檔案管理人員提出了更高的專(zhuān)業(yè)要求，在掌握基礎(chǔ)的社保檔案管理方法的前提下，還需要具備扎實(shí)的數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用知識(shí)。從現(xiàn)階段的情況來(lái)看，我國(guó)很多高校都根據(jù)檔案管理工作開(kāi)展的實(shí)際需要開(kāi)設(shè)了專(zhuān)門(mén)的檔案管理專(zhuān)業(yè)，但是由于這一專(zhuān)業(yè)的開(kāi)設(shè)時(shí)間還相對(duì)較短，人才培養(yǎng)能力還十分有限，所培養(yǎng)出的專(zhuān)業(yè)人才的數(shù)量也相對(duì)較少。這也就與現(xiàn)階段社保檔案管理部門(mén)對(duì)于人才的需求形成了鮮明的對(duì)比。尤其是在社保檔案管理工作的開(kāi)展過(guò)程中，由于很多檔案管理員都存在年齡偏大的問(wèn)題，在學(xué)習(xí)數(shù)字化技術(shù)的過(guò)程中對(duì)于相關(guān)知識(shí)的接受速度整體較慢，檔案管理工作理念沒(méi)有進(jìn)行及時(shí)更新，不習(xí)慣在自己的工作中應(yīng)用新技術(shù)。也有一部分檔案管理人員在工作中缺乏足夠的責(zé)任意識(shí)，雖然很多地區(qū)的社保檔案管理部門(mén)都針對(duì)數(shù)字技術(shù)的應(yīng)用組織了相關(guān)的培訓(xùn)，但是一些社保檔案管理人員依然無(wú)法做到認(rèn)真學(xué)習(xí)，導(dǎo)致社保檔案管理工作的數(shù)字化進(jìn)程推進(jìn)困難。

3.數(shù)據(jù)安全沒(méi)有得到有效保障

雖然社保檔案的數(shù)字化有效降低了相關(guān)工作的開(kāi)展難度，但是也帶來(lái)了一系列的問(wèn)題，其中一個(gè)需要重點(diǎn)關(guān)注的問(wèn)題就是安全問(wèn)題。其不僅需要高素質(zhì)的專(zhuān)業(yè)人才，同時(shí)也需要先進(jìn)的管理軟件以及良好的硬件設(shè)施。為了保證數(shù)據(jù)的安全，還需要有與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理方法以及較高的檔案管理水平。但是從現(xiàn)實(shí)的情況來(lái)看，由于我國(guó)的檔案管理工作起步整體較晚，此類(lèi)人才的數(shù)量普遍存在不足，在實(shí)際應(yīng)用相應(yīng)的管理軟件以及基礎(chǔ)設(shè)施的過(guò)程中也非常容易出現(xiàn)各種各樣的問(wèn)題，因此在未來(lái)很長(zhǎng)的一段時(shí)間之內(nèi)，都需要能夠持續(xù)加大對(duì)于數(shù)據(jù)安全問(wèn)題的關(guān)注程度。