新時代醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的挑戰(zhàn)與對策

郭智賢

摘 要：新時代，對醫(yī)院檔案規(guī)范化管理提出了更高要求。但隨著經(jīng)濟(jì)社會和科技的發(fā)展，部分醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨一些新挑戰(zhàn)，需要采取有效對策，及時加以解決。

關(guān)鍵詞：檔案管理;醫(yī)院;規(guī)范化;挑戰(zhàn);對策

醫(yī)院檔案種類較多，既有患者的診療檔案、行政管理的文書檔案，也有干部人事檔案、財務(wù)檔案、基建檔案等，工作內(nèi)容復(fù)雜，任務(wù)繁重。隨著經(jīng)濟(jì)社會和科技的發(fā)展，部分醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨一些新的挑戰(zhàn)，需要采取有效對策，及時加以解決。因此，我們有必要對醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的挑戰(zhàn)進(jìn)行分析，在此基礎(chǔ)上提出具體可行的醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的辦法和相應(yīng)的保障措施[1 ]。

1 新時代醫(yī)院檔案規(guī)范化管理面臨的新挑戰(zhàn)

進(jìn)入新時代，醫(yī)院檔案規(guī)范化管理雖然有了長足的發(fā)展，但因受一些因素的影響，面臨新的挑戰(zhàn)。

1.1 檔案管理制度機(jī)制尚未完善

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，醫(yī)院的醫(yī)療護(hù)理工作有了很大的發(fā)展，形成的檔案資料也越來越多元化。這些檔案資料不僅能為醫(yī)院發(fā)展決策提供依據(jù)，也是進(jìn)行醫(yī)療護(hù)理工作的重要依據(jù)和參考。要發(fā)揮好這種作用，推進(jìn)檔案管理規(guī)范化，是重要途徑。但從實際情況看，部分醫(yī)院對檔案工作重視不足，相應(yīng)的檔案管理制度不夠規(guī)范。有的依然沿用傳統(tǒng)的工作方式，在管理方法和工作模式上缺少創(chuàng)新，并沒有對檔案管理制度進(jìn)行有效落實，導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理范圍界定不清，在檔案管理過程中很多檔案并沒有進(jìn)行分類，在后續(xù)查詢和利用過程中需要花費(fèi)大量的時間和人力、物力，無法實現(xiàn)檔案資源的有效利用。

1.2 檔案信息化管理發(fā)展緩慢

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，對醫(yī)院檔案管理也產(chǎn)生了深刻影響，檔案管理信息化已經(jīng)成為醫(yī)院檔案管理的發(fā)展趨勢。但從當(dāng)前醫(yī)院檔案管理規(guī)范化的角度看，很多醫(yī)院并沒有看到網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)對醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的重要性，沒有給予醫(yī)院檔案管理信息化足夠的政策支持和軟硬件設(shè)備支持，很多檔案管理系統(tǒng)設(shè)備已經(jīng)老化，難以提升檔案信息資源的處理速度，一旦出現(xiàn)問題很多設(shè)備極難維護(hù)，容易造成檔案信息資源的丟失，無法為醫(yī)院各項工作開展提供有效的檔案數(shù)據(jù)支撐。

1.3 檔案管理人員素質(zhì)偏低

醫(yī)院檔案規(guī)范化管理既需要優(yōu)秀人才的帶領(lǐng)，也需要普通檔案管理人員的主動投入和專業(yè)能力的支撐。但當(dāng)前部分醫(yī)院對檔案工作及人才隊伍建設(shè)重視不足，很多檔案管理人員不熟悉檔案管理業(yè)務(wù)，一些人員在其他科室難以勝任工作，被調(diào)配到檔案室工作。很多檔案管理人員都沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，有的人員素質(zhì)偏低，不僅對醫(yī)院檔案管理規(guī)范化認(rèn)識不足，而且自身對網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)了解不多，對醫(yī)院檔案管理的相關(guān)軟件設(shè)施難以進(jìn)行有效操作，也在一定程度上影響了醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的有序推進(jìn)[2 ]。

2 新時代醫(yī)院檔案規(guī)范化管理的主要內(nèi)容及方法

醫(yī)院檔案規(guī)范化管理需要具體的方式方法作為支撐，一方面，應(yīng)實現(xiàn)醫(yī)院檔案資料收集、存儲、開發(fā)、利用的規(guī)范化。另一方面，應(yīng)重視電子檔案的安全管理，鞏固紙質(zhì)檔案資源的規(guī)范化管理，進(jìn)一步提升醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平。

2.1 提高醫(yī)院檔案資料存儲、開發(fā)、利用的規(guī)范化水平

醫(yī)院檔案規(guī)范化管理是一項系統(tǒng)工程。要想提升醫(yī)院檔案規(guī)范化管理水平，就應(yīng)從源頭抓起，做好醫(yī)院檔案資料采集存儲開發(fā)利用的規(guī)范化。

2.1.1 做好醫(yī)院檔案收集的規(guī)范化。當(dāng)前醫(yī)院檔案收集工作涉及到醫(yī)院多個部門，這就需要院領(lǐng)導(dǎo)重視檔案收集工作，明確要求相關(guān)部門配合檔案室做好檔案收集，同時對醫(yī)院檔案收集的范圍、形成標(biāo)準(zhǔn)、收集流程等相關(guān)制度予以明晰，明確各個科室的檔案收集負(fù)責(zé)人，確保醫(yī)院檔案收集規(guī)范有序、認(rèn)真落實。

2.1.2 做好醫(yī)院檔案資料的存儲規(guī)范化。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案收集除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)以外，大量的數(shù)字化檔案也需要收集和存儲。在收集存儲電子檔案過程中一定要建立相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，對于收集上來的檔案要對照相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行核對，對于不符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的檔案，應(yīng)由檔案生成部門重新按照標(biāo)準(zhǔn)加以規(guī)范，再由醫(yī)院檔案管理部門對其進(jìn)行收集存儲。

2.1.3 做好醫(yī)院檔案的開發(fā)利用規(guī)范化。在對醫(yī)院檔案開發(fā)利用過程中，可以選取某一領(lǐng)域進(jìn)行專題檔案信息資源開發(fā)，也可以結(jié)合醫(yī)生、患者或其他用戶的具體需求，進(jìn)行醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)。在開發(fā)過程中既要遵循相應(yīng)的制度要求，也要按照相應(yīng)的程序，確保醫(yī)院檔案信息資源開發(fā)規(guī)范有序。

2.2 提高醫(yī)院電子檔案的安全管理水平

當(dāng)前醫(yī)院各個科室生成了大量的電子檔案，這些電子檔案不僅是醫(yī)院檔案收集的主要對象，同時這些電子檔案安全風(fēng)險系數(shù)也較高。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同，電子檔案需要存儲在網(wǎng)絡(luò)信息系統(tǒng)，面臨著黑客、病毒等多重安全風(fēng)險，存儲使用過程中也容易造成數(shù)據(jù)丟失和損毀，受到外部的侵入而造成遺失或泄密。因此，醫(yī)院在檔案規(guī)范化管理過程中一定要注重電子檔案的安全管理，進(jìn)一步提升電子檔案的安全管理水平，確保醫(yī)院電子檔案能夠得到妥善保管保存，為后續(xù)開發(fā)利用奠定堅實基礎(chǔ)。應(yīng)制定更為嚴(yán)格的醫(yī)院電子檔案安全管理制度，特別是加強(qiáng)系統(tǒng)權(quán)限管理，明確電子檔案管理閱讀權(quán)限，做到醫(yī)院電子檔案使用留痕，一旦某一環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題可以追根溯源，及時查找風(fēng)險點。

2.3 加強(qiáng)紙質(zhì)檔案資料的規(guī)范化管理

當(dāng)前醫(yī)院各個科室仍然會生成大量的紙質(zhì)檔案，特別是在對患者診斷過程中會形成大量的紙質(zhì)病歷。這些檔案資源具有非常強(qiáng)的治療和科研參考價值。作為第一手的原始資料，其唯一性和不可取代性是其他電子材料所無法替代的。從這一角度看，醫(yī)院在推進(jìn)檔案信息化建設(shè)過程中，還應(yīng)將加強(qiáng)紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理作為常規(guī)工作加以落實和鞏固。一方面，應(yīng)明確紙質(zhì)檔案資料規(guī)范化管理是醫(yī)院檔案管理的重要工作，不能因為推進(jìn)檔案信息化而忽略了紙質(zhì)檔案的規(guī)范化管理。另一方面，應(yīng)做好紙質(zhì)檔案資料的安全防護(hù)。很多紙質(zhì)檔案資料在保存過程中容易受到外部環(huán)境的影響，潮濕環(huán)境或存在火災(zāi)風(fēng)險對于這些紙質(zhì)檔案都是致命的，因此必須安排專人完善相應(yīng)的物理環(huán)境，確保紙質(zhì)檔案安全，確保紙質(zhì)檔案資料規(guī)范化管理[3 ]。