淺談大數(shù)據(jù)時代檔案管理工作存在的問題與對策

楊爽

摘 要：隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)并存。文章分析大數(shù)據(jù)時代檔案管理發(fā)展的新趨勢和面臨的問題，闡述了在此背景下檔案管理的新策略。

關(guān)鍵詞：檔案管理;大數(shù)據(jù);問題;策略

隨著網(wǎng)絡信息技術(shù)的快速發(fā)展，檔案管理工作面臨新的機遇和挑戰(zhàn)。我們應從這一時代背景出發(fā)，分析認清大數(shù)據(jù)時代檔案管理發(fā)展的新趨勢和面臨的問題，研究在此背景下檔案管理的新策略。本文試對這一問題進行初步的探討，供參考。

1 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的重要意義

近年來，隨著我國網(wǎng)絡信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字化已經(jīng)成為了時代的趨勢，大數(shù)據(jù)已融入到我們生活的方方面面。新時代背景下產(chǎn)生的檔案信息的數(shù)量和類型與原來有所不同，檔案管理面臨新的問題和挑戰(zhàn)。檔案資源實體管理和數(shù)字化管理也出現(xiàn)了一些新問題，檔案檢索、利用和服務工作不能很好地滿足用戶的需求。

在大數(shù)據(jù)時代檔案管理轉(zhuǎn)型的背景下，其創(chuàng)新最首要的意義乃是對傳統(tǒng)管理思想和模式的超越與突破，通過構(gòu)建更加現(xiàn)代、科學的檔案管理架構(gòu)，檔案管理工作才能擺脫陳舊觀念、系統(tǒng)的制約，使檔案管理不再只是對歷史資料的簡單收集與保管，而是能夠切實發(fā)揮出檔案潛在的價值及再創(chuàng)造能力，從而彌補與修正過去管理手段的缺陷和不足，進而提高整個管理質(zhì)量、水平和效用。

大數(shù)據(jù)條件下的檔案管理工作主要通過對互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的利用，實現(xiàn)對大量信息資源的快速采集、保存、管理和利用。在實際工作中，檔案管理部門通過先進的電子化方法，實現(xiàn)信息資源的合理分類和高效處理，采用計算機網(wǎng)絡技術(shù)，讓用戶享受更高質(zhì)量的服務。檔案管理部門和管理者應認真思考怎么把握大數(shù)據(jù)開發(fā)給檔案管理工作帶來的新變化和新挑戰(zhàn)。從微觀角度來說，檔案數(shù)字化對于檔案管理人員是一個福音，數(shù)字化后的檔案，不僅可以使用計算機來管理，而且在保存、查找、利用效率和效用上都有了大幅度的提高。

2 大數(shù)據(jù)條件下檔案管理工作中存在的主要問題

2.1 部分單位對檔案工作重視程度不夠

一些地方和單位對檔案管理的重要性認識不足，檔案管理意識淡薄，認為檔案管理工作只是收集歷史文件材料，工作的主要形式只是停留在對資料的整理層面。目前，部分單位的檔案管理人員通常是身兼數(shù)職或是分散在各個部門收集資料，使得檔案管理工作處于一個被動局面。個別檔案管理人員管理意識淡薄，沒有正確的管理意識，以為檔案管理可有可無，常出現(xiàn)工作閑散的狀態(tài)，缺乏主動性，只是為了完成上級交給的任務的情況，囿于幾份歸檔文件的收集保管，工作毫無建樹，無法體現(xiàn)檔案的利用價值，不能充分發(fā)揮檔案和檔案部門的獨特作用。

2.2 檔案管理觀念落后，操作不規(guī)范

當前，一些單位的檔案工作理念落后，檔案工作組織領(lǐng)導體制機制不完善，沒有建立健全檔案管理制度，日常檔案管理工作不規(guī)范的問題比較明顯。一些檔案管理人員在收集整理檔案過程中存在不完整、不規(guī)范問題，歸檔材料不齊全、不合格。檔案管理以傳統(tǒng)的手工管理模式為主，管理手段比較落后。有的單位沒有設立檔案室，也沒有專兼職檔案管理人員，檔案管理責任無法落實。

2.3 檔案管理設備不足

當前，在檔案管理工作中，檔案信息化工作要求越來越高，利用好現(xiàn)代技術(shù)成為現(xiàn)階段檔案管理工作的重頭戲，進行數(shù)字化管理必然需要一定的資金投入，而數(shù)字化的設備是不可或缺的部分。目前，許多單位只是初步使用檔案管理軟件進行檔案目錄的著錄、編目、排序和檢索，并沒有把檔案信息全部實現(xiàn)數(shù)字化，這些檔案信息數(shù)字化的前提還需要大量硬件的配套，比如計算機、掃描儀、服務器等。因此，需要改善更新配備技術(shù)設備，加強硬件建設。

2.4 檔案管理人員素養(yǎng)偏低

個別單位的檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的學習，影響檔案管理工作的正常開展。有些單位沒有依據(jù)檔案工作特點選配檔案員，工作過程簡單化，檔案工作人員的專業(yè)化程度亟需提高。許多單位的檔案管理人員一般由辦公室勤雜人員兼任，他們不但沒有專業(yè)的檔案管理能力，而且缺乏基本的職業(yè)素養(yǎng)和敬業(yè)心，使檔案管理工作處于被動狀態(tài)。一些單位檔案管理人員變數(shù)頻繁，使得檔案的收集、整理、歸檔等方面出現(xiàn)紕漏。

3 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的發(fā)展趨勢

3.1 引入大數(shù)據(jù)技術(shù)推進管理現(xiàn)代化

隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，檔案管理也必將面臨大數(shù)據(jù)技術(shù)的重新洗禮，向現(xiàn)代化邁出一步。把大數(shù)據(jù)技術(shù)應用到檔案管理上，不僅檔案信息資源可以更加充分開發(fā)利用、滿足人民的需要，而且更便于數(shù)據(jù)的存儲與備份，進而實現(xiàn)檔案管理從簡單的文件節(jié)約利用（實體管理）上升到知識管理（構(gòu)建新型資源知識服務引擎）。

2.2 管理人員專業(yè)化發(fā)展趨勢

當前和今后一個時期，我國檔案工作對管理人員提出了更高、更新的要求，逐漸專業(yè)化、系統(tǒng)化，要求相關(guān)部門的科學引導和有效管理。應建立適應專業(yè)化形勢的科學激勵、考核機制、評估體系;建立符合現(xiàn)代化檔案特點的競爭機制;推行檔案人員職務聘任制，實行按需設崗，雙向選擇，嚴格考核，加強對檔案從業(yè)人員的繼續(xù)教育考核等。

2.3 紙質(zhì)檔案管理模式向數(shù)字化檔案管理模式轉(zhuǎn)變

數(shù)字化檔案會隨著信息化時代的發(fā)展越來越普遍，這就要求檔案管理從紙質(zhì)管理向數(shù)字化管理模式轉(zhuǎn)變。檔案管理數(shù)字化能夠提高檔案查詢、利用效率，更好地保存保護歷史珍貴檔案資料。與此同時，應該加強檔案數(shù)字化管理的措施，如建立檔案數(shù)字化管理機制，加強電子檔案的維護、檔案保密工作，以及制定規(guī)范標準，加強數(shù)據(jù)庫建設和管理等。

4 大數(shù)據(jù)時代檔案管理的創(chuàng)新策略

4.1 強化資源聚集

在新時代，檔案資源的概念正在從傳統(tǒng)的狹義定義向“大檔案觀”轉(zhuǎn)變。檔案部門應有意識、有計劃地收集各種數(shù)據(jù)資源。因此，檔案部門要與不同的數(shù)據(jù)所有者開展合作，鼓勵各社會組織和個人參與檔案資源建設，不斷完善檔案資源建設。新形勢下，檔案部門應改變檔案資源的收集方式，及時訪問網(wǎng)絡上的存檔資源，并及時存儲用戶文件，收集更多更高質(zhì)量的檔案資源。檔案管理部門及人員應逐步掌握使用計算機技術(shù)和先進的檔案管理理念，逐步形成智能化、信息化、數(shù)字化的電子檔案接收和管理工作機制，進一步提高構(gòu)建和優(yōu)化檔案資源的能力。

4.2 提高行政組織指導能力

目前，我國正在深入全面推進行政體制改革，為檔案管理體制的改革和完善提供了契機。在大數(shù)據(jù)時代，檔案主管部門應當改變行政職能，明確檔案管理部門的性質(zhì)，在社會力量的幫助下改變服務方式;加強法制建設，提高業(yè)務指導水平和專業(yè)人才培養(yǎng);加強與各有關(guān)機構(gòu)的合作，加強與檔案創(chuàng)建者、用戶、中介、網(wǎng)絡服務提供商和數(shù)據(jù)公司的協(xié)作，從而建立以人為本、務實高效的檔案資源管理制度框架和運行機制。

4.3 創(chuàng)新服務內(nèi)容

檔案部門必須不斷開放檔案資源，優(yōu)化檔案資源服務，樹立人性化、個性化、智能化、知識化的檔案資源服務理念，創(chuàng)建知識庫，最大限度地開發(fā)利用檔案資源系統(tǒng)的價值。在大數(shù)據(jù)時代，微服務、遠程網(wǎng)絡服務和云存儲云服務等各種新興媒體的應用，將成為檔案服務的舞臺。我們應充分利用這些服務技術(shù)、平臺和媒介，推動服務創(chuàng)新。應健全安全防護，不斷完善檔案安全體系，消除檔案資源管理的安全隱患，保證檔案資源安全。應不斷加強國家各級綜合檔案保障體系建設，改善檔案存放條件，完善檔案保障責任制，建立專業(yè)檔案數(shù)據(jù)管理隊伍，加強技術(shù)防范，不斷提高檔案實體和信息的安全性。

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（作者單位：白城市發(fā)展和改革委員會）