央企檔案數(shù)字化改革中的保密管理與控制探討

夏丹

摘要：隨著時(shí)代和科技的進(jìn)步，越來(lái)越多的行業(yè)通過(guò)數(shù)字化技術(shù)改造內(nèi)部體系，疏通過(guò)往難以打通的環(huán)節(jié)，以獲得高效的收益。對(duì)于央企來(lái)說(shuō)，其作為國(guó)家市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體系中宏觀調(diào)控的重要一環(huán)和國(guó)民經(jīng)濟(jì)體系中不可或缺的一部分，在社會(huì)發(fā)展進(jìn)入“大數(shù)據(jù)”、“物聯(lián)網(wǎng)”的時(shí)代后，通過(guò)對(duì)企業(yè)內(nèi)部結(jié)構(gòu)高效梳理，采取數(shù)字化技術(shù)改革公司管理模式勢(shì)在必行。由于央企規(guī)模較大，創(chuàng)辦歷史悠久，在公司發(fā)展過(guò)程中積累的檔案材料數(shù)量繁多，這就需要在檔案的管理上探索數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，同時(shí)做好檔案數(shù)字化改革中的保密管理與控制。本文分析了企業(yè)數(shù)字化改革的內(nèi)涵與意義，進(jìn)而結(jié)合央企檔案保密管理的數(shù)字化改革現(xiàn)狀探討了如何進(jìn)一步加強(qiáng)保密管理與控制。

關(guān)鍵詞：央企;檔案數(shù)字化;保密管理

一、企業(yè)數(shù)字化改革的內(nèi)涵和重要意義

（一）企業(yè)數(shù)字化改革的內(nèi)涵

數(shù)字化改革是在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的大環(huán)境下，對(duì)于社會(huì)的方方面面提出的改革計(jì)劃，細(xì)化到企業(yè)管理上，數(shù)字化轉(zhuǎn)型是利用數(shù)字化技術(shù)正向推動(dòng)企業(yè)主動(dòng)轉(zhuǎn)變過(guò)去老舊管理模式、系統(tǒng)架構(gòu)、經(jīng)營(yíng)方向，主動(dòng)提升企業(yè)文化稟賦，激活企業(yè)創(chuàng)新氛圍;企業(yè)在數(shù)字化轉(zhuǎn)型中會(huì)突破以往單一收益來(lái)源，通過(guò)最新理念賦能，探尋出一條適合企業(yè)發(fā)展的新路子;同時(shí)，在數(shù)字化改革中創(chuàng)造出的新商業(yè)模式會(huì)讓企業(yè)在日趨激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中脫穎而出;在辦公模式的變革上，數(shù)字化改革可以將前端業(yè)務(wù)集成到后端，能夠讓企業(yè)集約化管理，加強(qiáng)管理效能的同時(shí)降低人力資源成本。

（二）企業(yè)數(shù)字化改革的重要意義

企業(yè)在進(jìn)行數(shù)字化改革后，對(duì)于自身來(lái)說(shuō)意義重大，首先數(shù)字化改革可以順應(yīng)時(shí)代潮流，解決因理念落后帶來(lái)的經(jīng)營(yíng)難題。過(guò)去由于管理理念的落后，在員工需求、業(yè)務(wù)效率等方面都存在較大問(wèn)題，高昂的成本和較低的收益給企業(yè)帶來(lái)經(jīng)營(yíng)難題，許多企業(yè)出現(xiàn)入不敷出的財(cái)務(wù)問(wèn)題，部分企業(yè)甚至破產(chǎn)倒閉。數(shù)字化改革下，企業(yè)可以引進(jìn)財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、ERP系統(tǒng)、人力資源管理系統(tǒng)等多方面的專業(yè)技術(shù)，有利于企業(yè)進(jìn)一步加強(qiáng)企業(yè)管理，降低成本;另外，數(shù)字化改革可以進(jìn)一步提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，力爭(zhēng)行業(yè)領(lǐng)先地位。能夠選擇在新時(shí)代剖析自身經(jīng)營(yíng)問(wèn)題，敢于刮骨療毒的企業(yè)都具有一定的魄力和勇氣，同時(shí)，在進(jìn)行數(shù)字化改革過(guò)程中學(xué)習(xí)到的先進(jìn)理念能進(jìn)一步促進(jìn)企業(yè)成長(zhǎng)和進(jìn)步，提高其競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)與能力，例如：在數(shù)字化改革中，某企業(yè)在行業(yè)中率先建立起網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，獲得了第一批網(wǎng)絡(luò)客戶，在今后的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中獲得先機(jī)。

二、央企檔案保密管理的數(shù)字化改革現(xiàn)狀

檔案保密管理數(shù)字化改革在央企中的運(yùn)用已經(jīng)取得了初步成效，許多企業(yè)在日常經(jīng)營(yíng)管理中改變過(guò)去落后管理模式，在檔案管理人員設(shè)置和檔案管理布局上根據(jù)數(shù)字化改革成果進(jìn)行對(duì)應(yīng)轉(zhuǎn)變，取得了不錯(cuò)效果，在央企檔案管理中運(yùn)用數(shù)字化技術(shù)進(jìn)行改造，能夠加強(qiáng)企業(yè)資料管理能力，提高檔案查詢效率，為企業(yè)正規(guī)有序發(fā)展提供良好基礎(chǔ)保障。但在改革運(yùn)用過(guò)程中，也發(fā)現(xiàn)了一些問(wèn)題，主要有以下幾個(gè)方面：

（一）地區(qū)和行業(yè)差比較明顯

在數(shù)字化改革進(jìn)程中，央企雖然具有中央垂管的結(jié)構(gòu)，但由于央企涉及行業(yè)繁多、企業(yè)規(guī)模較大等因素，在實(shí)際運(yùn)用中還是存在不小的差距，我國(guó)不同地區(qū)，不同群體，不同業(yè)務(wù)范圍的央企在檔案保密管理數(shù)字化運(yùn)用中的發(fā)展程度不一樣，例如，某央企分布在西部的分公司明顯沒(méi)有東部發(fā)達(dá)地區(qū)的分公司數(shù)字化改造的徹底，許多部分存在走形式的情況，在對(duì)于企業(yè)檔案的管理往往是“系統(tǒng)里一個(gè)樣，實(shí)際中一個(gè)樣”，缺乏主動(dòng)作為的意識(shí)導(dǎo)向;另外，在一些科技程度高的行業(yè)和科技程度低的行業(yè)對(duì)比中，可以發(fā)現(xiàn)科技程度高的企業(yè)在數(shù)字化改革中更加敢為人先，往往主導(dǎo)了央企數(shù)字化改革發(fā)展進(jìn)程，而科技程度低的企業(yè)在改革中積極性不高，存在“被牽著鼻子走”的情況。

（二）檔案保密安全性問(wèn)題多發(fā)

數(shù)字化改革在提高企業(yè)管理效率、加強(qiáng)與外界溝通和數(shù)據(jù)共享的同時(shí)也帶來(lái)了安全性的問(wèn)題，尤其在對(duì)于安全性要求極高的檔案保密上，目前許多地方出現(xiàn)檔案管理失策，造成企業(yè)資料泄露，甚至造成國(guó)家機(jī)密的滅失，帶來(lái)慘痛教訓(xùn)，對(duì)于央企來(lái)說(shuō)，其掌握了國(guó)家經(jīng)濟(jì)命脈，在經(jīng)營(yíng)活動(dòng)中許多行為都有保密要求，在檔案數(shù)字化管理上的問(wèn)題必須重視，例如：某企業(yè)在檔案管理上為了方便，采取了紙質(zhì)檔轉(zhuǎn)換電子檔的錄入方案，這樣可以方便企業(yè)查找，有效提高了檔案的使用壽命，但對(duì)于電子檔案的管理不嚴(yán)格，由于管理人員疏忽造成泄漏，給企業(yè)造成巨大損失。

（三）檔案管理相關(guān)制度不完善

數(shù)字化的管理模式方便了企業(yè)在檔案管理工作中的進(jìn)一步提升，但是許多企業(yè)并沒(méi)有制定相應(yīng)的檔案管理管理制度，又或者雖然制定了相應(yīng)制度，但是并沒(méi)有嚴(yán)格執(zhí)行，形成了管理“真空”，給予檔案不規(guī)范管理行為生存空間。對(duì)于一般企業(yè)來(lái)說(shuō)，制度漏洞會(huì)影響企業(yè)的利益，但對(duì)于央企這類具有特殊地位的企業(yè)來(lái)說(shuō)，其影響的不僅是企業(yè)利益，還事關(guān)國(guó)家利益，因此，檔案管理的相關(guān)制度問(wèn)題還需進(jìn)一步解決。

三、如何進(jìn)一步加強(qiáng)數(shù)字化改革中的央企檔案保密管理水平

針對(duì)于央企在數(shù)字化改革和檔案管理融合過(guò)程中帶來(lái)的良好效果和不良因素分析，有助于央企以及檔案管理人員進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案的保密工作，具體措施主要可從以下幾方面進(jìn)行：

（一）樹(shù)立員工保密意識(shí)

許多企業(yè)的檔案管理工作都是由本企業(yè)老員工中抽選，這部分老員工在企業(yè)工作多年，接觸社會(huì)較少，對(duì)于企業(yè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中面臨過(guò)的危機(jī)和困難知之甚少，可能會(huì)產(chǎn)生企業(yè)“十分安全”的感覺(jué)，因此在管理檔案過(guò)程中往往會(huì)意識(shí)不到企業(yè)資料的重要性，導(dǎo)致失管失控現(xiàn)象的發(fā)生。因此，央企在處理數(shù)字化改革對(duì)于檔案管理帶來(lái)的安全問(wèn)題時(shí)，要從內(nèi)而外，從上至下進(jìn)行思想教育，讓管理層和員工了解到泄密帶來(lái)的危害以及如何防范泄密的舉措。

（二）提升數(shù)字化管理的安全系數(shù)

在數(shù)字化管理模式下的央企檔案管理應(yīng)該加強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全性能提升，在涉及到重要資料的時(shí)候加入需要管理員同意的密匙才能查看，同時(shí)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)該是由具有資質(zhì)的中國(guó)企業(yè)研發(fā)，在相關(guān)保密資質(zhì)要求上能夠通過(guò)審核;企業(yè)在運(yùn)行操作系統(tǒng)中要區(qū)分內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)，嚴(yán)禁在外網(wǎng)上使用管理軟件;在一些要求嚴(yán)格的文件管理中，可以采取多人共同識(shí)別的方式給資料管理管控“加一把鎖”，避免因?yàn)閭€(gè)別人員問(wèn)題造成泄密。

（三）建立起切實(shí)可行的制度保障

企業(yè)要加強(qiáng)檔案管理方面的制度建設(shè)，加強(qiáng)管理管控工作力度，嚴(yán)格把握工作中存在的重點(diǎn)難點(diǎn)問(wèn)題，有針對(duì)性的建立起制度，并且設(shè)立對(duì)應(yīng)的監(jiān)督機(jī)制，確保制度落地實(shí)施具有可行性。

結(jié)語(yǔ)：央企在檔案管理數(shù)字化改革進(jìn)程中要緊跟時(shí)代脈搏，深挖企業(yè)潛能，在提高檔案管理能效，加強(qiáng)企業(yè)規(guī)范化、系統(tǒng)化建設(shè)的同時(shí)要注重保密管理與控制，通過(guò)合理有效的安全管理方法將企業(yè)檔案“整齊收納”同時(shí)“秘而不宣”，嚴(yán)格落實(shí)國(guó)家《保密法》的相關(guān)規(guī)定，踐行央企為國(guó)為民的核心價(jià)值觀念，用自身行動(dòng)守護(hù)人民財(cái)富，維護(hù)國(guó)家利益。

參考文獻(xiàn)：

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（3）試析檔案數(shù)字化管理的質(zhì)量及安全保密控制 許方旭 2016