醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新思路的效果分析

劉東梅

【摘要】目的：分析研究醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新思路的應用效果。方法：本次總計納入200份醫(yī)院檔案開展研究，研究開展時間為2018年6月-2019年6月。根據(jù)收集階段醫(yī)院檔案管理方法不同作為分組依據(jù)。2018年本院實施常規(guī)檔案管理，將本階段收集的100份檔案資料納入對照組。本年底醫(yī)院對檔案管理工作進行總結和分析，明確工作中存在的問題和不足，并對提出了工作創(chuàng)新思路，制定工作改革方案，并于2019年1月開始實施新管理方案，將于本階段隨機選取100份檔案納入觀察組，對比不同階段管理部門對檔案管理工作評分、檔案管理效果及工作差錯率。結果：實施新型管理措施后，觀察組醫(yī)務人員對檔案工作評分高于對照組（P<0.05）;觀察組檔案管理效果優(yōu)良率高于對照組（P<0.05）;觀察組檔案工作差錯率低于對照組（P<0.05）。結論：基于創(chuàng)新思路開展醫(yī)院檔案管理工作，可降低差錯率，顯著提升工作效率和質量，為醫(yī)院工作開展奠定良好基礎，應用效果顯著值得加大力度推廣應用。

【關鍵詞】醫(yī)院評審;病案管理;管理效果

【中圖分類號】R197.3;G271 【文獻標識碼】A 【DOI】

現(xiàn)階段，我國實現(xiàn)了飛速發(fā)展，特別是國家政策方面發(fā)生了極大的變化，國家推出了眾多利國利民的正常，尤其是醫(yī)療制度和正常的變化深得民心。此項政策的推出和推廣，能夠讓大眾享受到更為優(yōu)良的醫(yī)療資源，為大眾健康及生命安全提供強有力的保障。新形勢下，醫(yī)院的管理工作也隨之有了明顯的變化。在醫(yī)院管理工作中，檔案管理屬于極為重要的一部分，為了迎合新時期醫(yī)院發(fā)展的要求，需要積極引入先進的管理方法，目的為提升工作效率和質量[1]。醫(yī)院各項檔案集中了醫(yī)院人員的眾多的信息和資源，能夠作為人才選拔和人力管理的重要依據(jù)，可以通過對檔案進行分析及研究，提升人員工作積極性，進一步規(guī)范各項工作的開展。傳統(tǒng)管理工作模式具有一定局限性，無法確保資料的完整、連續(xù)和有效性，因此需要對檔案管理工作進行優(yōu)化和完善[2]。新時代，各項新型管理方案和信息技術的發(fā)展和應用，為工作改革提供了新的思路。

1 資料和方法

1.1 一般資料

本次總計納入200份醫(yī)院檔案開展研究，研究開展時間為2018年6月-2019年6月。根據(jù)收集階段醫(yī)院檔案管理方法不同作為分組依據(jù)。實施常規(guī)檔案管理階段收集的100份檔案資料納入對照組，實施新管理方案階段收集檔案納入觀察組。觀察組中醫(yī)師和護理人員檔案分別為35名、65名。35名醫(yī)師檔案中，醫(yī)師12名，普通醫(yī)生23名;65名護理人員中，護士長8名，普通護理人員57名。本組中男性33名，男性67名，年齡為23-57歲，均值為（40.23±2.39）歲;對照組中醫(yī)師和護理人員檔案分別為32名、68名。32名醫(yī)師檔案中，醫(yī)師10名，普通醫(yī)生22名;68名護理人員中，護士長10名，普通護理人員58名。本組中男性31名，男性69名，年齡為22-58歲，均值為（40.39±2.45）歲。以上不同組別人員性別、年齡、職位組間對比不存在明顯差異（P>0.05）。

1.2 管理方法

對照組收集階段實施常規(guī)檔案管理：需要嚴格依照管理規(guī)定開展工作，確認人員檔案準確、詳細，及時記錄各項變化;要求良好保存檔案，避免發(fā)生破損、遺漏和丟失;制定嚴格的調取和使用權限。

觀察組收集階段實施新型檔案管理：（1）逐步建立完善的檔案管理制度：之前傳統(tǒng)檔案管理工作的主要目的為收集醫(yī)護人員的檔案資料并進行有效保管，便于隨時調取和使用。但是由于缺乏專業(yè)的管理和工作人員，同時沒有先進的設備和設施，大大增加了管理工作強度和任務量，加之管理層面對檔案管理工作未予以足夠的重視，人員調動頻繁甚至會導致檔案破損或是丟失;現(xiàn)階段，隨著醫(yī)療機構對檔案管理工作的重視度不斷提升，需要對管理工作制度進行優(yōu)化和改革，由醫(yī)院管理層聯(lián)合檔案管理部門，共同制定符合新時期工作要求的管理制度，制定管理制度是，需要將人事檔案工作作為中心，能夠為人力資源管理提供穩(wěn)定的制度保障，同時要關注檔案的保密工作，避免發(fā)生信息外泄;一方面要求人員能夠規(guī)范地完成，同時還需要合理配置人員，避免任務量過重導致人員消極怠工;合理分配人員，明確各個職位的責權利，能夠確保各項工作有序開展;同時制定合理的人才獎勵制度，能夠提升人員的工作積極性，對于工作表現(xiàn)優(yōu)異者可以給予物質或是精神層面獎勵，從而能夠提升人員怎忍一時，強化人員工作能力，能夠確保檔案管理工作能夠大踏步地邁上一個新臺階;（2）提升工作效率和質量：由于檔案管理工作內容繁多且復雜，想要保質保量地完成工作，醫(yī)院領導需要給予足夠的重視，能夠劃撥足夠經(jīng)費用于購置新型的設備，提升工作效率，確保信息和資料能夠快速、有序、準確的收集和整理，不但要引進先進的電子設備，同時還需要根據(jù)工作特點使用對應軟件，能夠將復雜的工作簡便化，利用各種先進的設備和電子產品，完成檔案的錄制、整理和歸檔，能夠在電子設備上留下備份，一方面能夠確保檔案的安全性，改善紙質資料容易丟失、污損或是火災水災等意外情況的影響;也能避免需要過大的存儲空間，能夠降低檔案管理所需場地，確保場地利用率最大化;另一方面，電子檔案的保存方便，操作便利，能夠節(jié)約大量的人力、物力和財力，同時調取和使用更加方便，還可以設置各個級別人員調取和使用限制，避免檔案內容泄露;利用電子設備保存檔案，還能大大降低檔案出錯了，提升工作效率和質量;（3）重視提高人員專業(yè)能力和信息能力：檔案管理工作人員文化素質和專業(yè)參差不齊，部分人員并未經(jīng)過專業(yè)的培訓，原有工作并未得到足夠的重視，因此人員配置缺乏合理性，雖然能夠滿足常規(guī)工作的需要，但是無法滿足新時期工作改革的要求;為此，人員需要進行考核，根據(jù)情況制定合理的培訓計劃，重視提升人員的專業(yè)知識，明確個人職責并將工作情況和考核掛鉤，提升人員學習積極性，能夠積極學習專業(yè)知識、信息技術、熟練掌握計算機的使用和操作技能，確保能夠滿足新時期工作需要;另一方面，積極吸引優(yōu)秀人才，根據(jù)工作特點在社會范圍內招聘具備良好檔案工作能力和信息化技能的綜合人才，能夠作為科室管理人員，對工作進行改革，制定檔案管理網(wǎng)絡信心化平臺，同時對各個環(huán)節(jié)的工作進行優(yōu)化，能夠逐步規(guī)范各環(huán)節(jié)工作;例如對檔案存儲形式進行創(chuàng)新和優(yōu)化，能夠盡量縮短檔案存儲時間，提升檔案查詢和調取速度，能夠真正實現(xiàn)精準化辦公;及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的漏洞和問題，及時進行改善和補充，能夠提升檔案工作的有效性和安全性。

1.3 指標觀察

（1）對比篩選醫(yī)護人員對檔案評價，滿分為10分，分值越高提示對檔案情況越滿意[3]。

（2）評價本次篩選檔案管理效果，以優(yōu)（檔案能夠實現(xiàn)有序管理，內容詳實完整，檔案無差錯）、良（檔案能夠實現(xiàn)有序管理，內容詳實完整，僅有較少差錯，未造成明顯影響）、差（檔案管理效果不佳，內容缺失或是失真，差錯較多）作為評價指標計算檔案管理優(yōu)良率，計算公式為優(yōu)+良/總數(shù)×100%[4]。

（3）匯總兩組人員檔案出錯率，包括記錄錯誤、未能及時歸檔、檔案缺損。

1.4 統(tǒng)計學分析

將本次研究所得數(shù)據(jù)輸入統(tǒng)計學軟件SPSS23.0分析，分別以（x±s）、（%）表示計量資料、計數(shù)資料，并予以t檢驗、X 2檢驗，分析組間項之間是否存在差異，如P<0.05，則提示差異有統(tǒng)計學意義。

2 結果

2.1 人員檔案管理情況兩組對比

兩組人員檔案管理優(yōu)良率對比，觀察組明顯高于對照組，對比差異存有統(tǒng)計學意義（P<0.05），見表1。

2.2 醫(yī)護人員對檔案評價分析

兩組醫(yī)護人員對檔案管理評價分值對比，對照組明顯低于觀察組，差異存有統(tǒng)計學意義（P<0.05），見表2。

2.3 入組檔案差錯情況分析

兩組人員檔案差錯情況進行對比，觀察組低于對照組，對比差異存有統(tǒng)計學意義（P<0.05），見表3。

3 討論

近些年來，我國的經(jīng)濟、技術和醫(yī)療水平明顯提升。隨著醫(yī)療體制改革的不愿深入發(fā)展、城鎮(zhèn)合作醫(yī)療的推進，大眾健康意識的提升，促進了醫(yī)療行業(yè)的飛速發(fā)展。受其影響，醫(yī)療機構積極對各項工作進行優(yōu)化和完善，主要目的為全麻提升醫(yī)療服務水平，能夠滿足新時期對醫(yī)療機構提出的更高要求[5-6]。對于醫(yī)院來說，檔案管理工作具有十分重要的意義和作用，常規(guī)的管理模式具有自身優(yōu)勢，但是相對各類新型制度和要求來說較為滯后，已經(jīng)無法滿足新時期各項工作的需要[7]。為此需要順應時代發(fā)展的潮流，能夠滿足醫(yī)療衛(wèi)生部門提出的新要求，綜合考慮自身情況和工作特點，重視對工作進行改革?？紤]到工作壓力不斷增加，同時為了更加方便的調取和使用檔案，醫(yī)院可以將新型的管理方法和新型技術應用于工作中[8]。能夠有效緩解人員工作壓力，提升工作效率，重視強化人員專業(yè)能力、工作積極性和信息化技術能力。由專人人員構建信息網(wǎng)絡，便于資料的收集和整理;購進先進的計算機和電子設備，能夠逐步實現(xiàn)物質化辦公，提升檔案的收集和保存工作[9];重視制定有效的管理制度，明確人員職責范圍，能夠提升人員工作積極性，細致耐心地進行各項工作，保證檔案的整體質量。同時對檔案的保管期限啊進行合理設定，確保規(guī)范的取用;制定有效的獎懲和考核制度，能夠規(guī)范人員的工作積極性，根據(jù)各個科室和醫(yī)院的要求合理完成檔案管理工作;提升工作合法性，強化人員法律意識，能夠規(guī)范完成各項工作，避免工作出現(xiàn)錯誤[10]。在新工作思路指導下，提升醫(yī)院檔案管理工作的合理性、準確性和合法性。

本次研究結果顯示，實施新型管理措施后，觀察組醫(yī)務人員對檔案工作評分高于對照組（P<0.05）;觀察組檔案管理效果優(yōu)良率高于對照組（P<0.05）;觀察組檔案工作差錯率低于對照組（P<0.05），表明基于創(chuàng)新思路開展醫(yī)院檔案管理工作，重視提升人員專業(yè)能力和綜合素養(yǎng)，積極引入先進的信息化設備，對工作進行改革，能夠顯著提升檔案管理工作效率和質量，和常規(guī)管理階段進行對比，可降低檔案管理工作差錯率，提高檔案管理效果優(yōu)良率，確保提升人員對檔案工作評價優(yōu)良率。

綜上可得，新形勢下，醫(yī)院檔案管理工作在新思路引導下，能夠積極迎合時代發(fā)展的要的服務，為醫(yī)院工作的開展奠定求。可確切提升檔案管理部門工作效率，降低工作差錯率，確保為醫(yī)療機構及人員提供滿意良好的基礎，應用價值顯著，值得重視及推廣應用。

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