醫(yī)院檔案管理存在的問題與對策

張慧英

【摘要】經(jīng)濟高速發(fā)展背景下，各類先進技術(shù)持續(xù)性入駐各行業(yè)領(lǐng)域中，做好檔案管理工作作為各醫(yī)院重要工作內(nèi)容，需對其加以重視，因其實際性承載醫(yī)院管理活動及其機構(gòu)建設(shè)狀況，提高醫(yī)院檔案管理水平，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理更具規(guī)范化、數(shù)字化。新時期背景下，醫(yī)院檔案管理需跟隨時代發(fā)展潮流，從多各視角提出相應(yīng)的管理措施，增強醫(yī)院檔案管理數(shù)字化、信息化，全面貫徹醫(yī)院各項工作，為廣大群眾提供更優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。本文主要分析醫(yī)院檔案管理實際特征及其價值，分析其實際管理中存在瓶頸，提出行之有效的管理策略，提高醫(yī)院檔案管理水平。

【關(guān)鍵詞】醫(yī)院;檔案管理;問題;策略

【中圖分類號】R197.323 【文獻標(biāo)識碼】A 【DOI】

Problems and Countermeasures in the Management of Hospital Archives

Zhang Huiying

（Changyi City People's Hospital Weifang， Shandong 261300）

【Abstract】Under the background of rapid economic development， various advanced technologies continue to enter various industries and fields. Doing a good job of archives management is an important work content of each hospital， which needs to be paid attention to because of its practicality to carry hospital management activities and institutional construction In order to improve the level of hospital archives management and realize more standardized and digitalized hospital archives management. Under the background of the new era， hospital file management needs to follow the trend of the times， propose corresponding management measures from multiple perspectives， enhance the digitalization and informatization of hospital file management， fully implement the various tasks of the hospital， and provide better services to the general public. This article mainly analyzes the actual characteristics and value of hospital archives management， analyzes the bottlenecks in its actual management， and proposes effective management strategies to improve the level of hospital archives management.

【Key words】hospital; file management; problem; strategy

新時期背景下，各類先進技術(shù)不斷推廣實踐，醫(yī)院檔案信息爆發(fā)式增長，且檔案信息資料內(nèi)容多樣化，增加檔案管理難度，需積極與現(xiàn)下時代做好銜接，采取有效的管理措施提高檔案管理水平。醫(yī)院檔案客觀、全面記載醫(yī)院日常活動，如行政檔案、人事檔案等，作為各項活動重要憑證，且是醫(yī)療科研工作有序?qū)嵤┗A(chǔ)保證。隨著醫(yī)院服務(wù)水平提高，其各項工作內(nèi)容實現(xiàn)精細化劃分，形成檔案資料種類繁多，具有一定的復(fù)雜性，受多方面因素影響，難以獲取良好的管理成效，不利于各項服務(wù)有效執(zhí)行，有必要提出針對性解決措施，為醫(yī)院檔案管理規(guī)范化提供助力。

1 醫(yī)院檔案管理特征及其重要價值

1.1 醫(yī)院檔案管理特征

醫(yī)院檔案種類繁多復(fù)雜，且涉及人員、科室較多，實際管理難度較大，尤其針對現(xiàn)下各類先進技術(shù)不斷入駐檔案管理中，需積極抓住該契合點，提高檔案管理水平，為相關(guān)部門提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。醫(yī)院檔案管理特征主要包含以下幾方面：①檔案搜索更快捷。信息化背景下，醫(yī)院檔案管理充分應(yīng)用各類先進技術(shù)，構(gòu)建完善的管理平臺完成信息收集、存儲，確保檔案應(yīng)用者不受時間、空間干擾，醫(yī)院檔案管理更具便捷性。②可收集多元化檔案。醫(yī)院檔案管理資料收集、存儲作為檔案管理重要內(nèi)容，促使檔案趨于電子化、數(shù)字化，可保證檔案分類更快捷、且處于短周期內(nèi)收集多樣化資料，豐富檔案內(nèi)容。③為人們提供個性化檔案服務(wù)。現(xiàn)下多種先進技術(shù)用于檔案管理中，促使其提供服務(wù)更具精準性，充分發(fā)揮各類技術(shù)優(yōu)勢，可實現(xiàn)檔案資源共享，為人們提供自身所需專項檔案服務(wù)。醫(yī)院檔案管理人員可自行選擇檔案收集方式，發(fā)揮檔案資源能效，促進醫(yī)院可持續(xù)發(fā)展[1]。

1.2 醫(yī)院檔案管理重要價值

充分借助各類先進的信息技術(shù)，提高醫(yī)院檔案管理工作效率及質(zhì)量，創(chuàng)新檔案管理理念，進一步實現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準化，促進醫(yī)院經(jīng)濟效益最大化。醫(yī)院檔案管理作為重要工作內(nèi)容，加強其管控價值體現(xiàn)在以下幾方面：

（1）提升患者病情記錄真實性及有效性。加強檔案管控可確保患者自身病情客觀、完整記錄，為醫(yī)務(wù)人員診療提供參考。醫(yī)院檔案管理具有多重功能，其核心價值在于促進醫(yī)療服務(wù)精細化管控，綜合性記錄患者診療、用藥實際狀況，可為患者提供精準性服務(wù)，減少治療失誤等不良現(xiàn)象。

（2）對醫(yī)療服務(wù)人員工作質(zhì)量監(jiān)督。加強檔案管理可對醫(yī)院內(nèi)部全體人員進行動態(tài)化監(jiān)督，保證其嚴格依照相關(guān)規(guī)程要求，明晰自身工作職責(zé)，醫(yī)療檔案中系統(tǒng)性記錄患者病情，護理人員需對自身護理、診療患者全面負責(zé)，若患者出現(xiàn)不良現(xiàn)象或嚴重醫(yī)療事故，可依托檔案資料信息短周期內(nèi)確定相關(guān)責(zé)任人。因此，醫(yī)院檔案管理可動態(tài)化監(jiān)督全體工作人員工作質(zhì)量，促使其始終保持認真、負責(zé)的工作態(tài)度。

（3）為醫(yī)務(wù)人員提供考核依據(jù)。醫(yī)院進行檔案管理，可為醫(yī)務(wù)人員績效考核提供參考，通過全面績效考核，對其人員進行全方位監(jiān)督，且客觀、科學(xué)評價其工作實際成效，發(fā)揮其人員工作主觀性。異物人員績效考核過程中，需掌握績效考核標(biāo)準及關(guān)鍵指標(biāo)，方可客觀評價被考核對象工作質(zhì)量，檔案信息是關(guān)鍵參考信息。

2 醫(yī)院檔案管理存在的問題分析

信息化背景下，醫(yī)療體系不斷創(chuàng)新改革，檔案自身資源發(fā)揮價值愈發(fā)凸顯，獲取醫(yī)院高度重視。具體實踐過程中受多重因素的作用，仍存在管理困境，影響檔案管理水平提高，以及其自身能效發(fā)揮，不利于醫(yī)院良好發(fā)展。醫(yī)院檔案體量大、種類繁多，主要管理存在不足如下：

（1）檔案管理意識不足?，F(xiàn)下醫(yī)院檔案管理中，部分醫(yī)院對其管理缺乏正確的理念及方式，管理人員錯誤認為檔案管理需保證資料完整性即可，無需投入較多的人力資源，未正確明晰檔案管理對醫(yī)院發(fā)展關(guān)鍵作用，日常管理以粗放式管理為主，工作存在無序化現(xiàn)象。多數(shù)管理人員長期并未對其進行培訓(xùn)，以及相關(guān)監(jiān)督機制缺乏，促使人員自身意識不強和認識偏差問題，工作實踐過程中并未明確掌握自身職責(zé)，忽視檔案管理重要性，難以從本質(zhì)層面保證檔案完整性及可靠性。

（2）檔案管理制度不健全。醫(yī)院檔案管理制度是落實各項工作基礎(chǔ)保證，現(xiàn)下部分醫(yī)院檔案管理制度缺乏完善，無法為檔案管理人員工作落實提供導(dǎo)向，主要體現(xiàn)在以下幾方面：首先，部分醫(yī)院制定檔案管理制度，具體實踐可行性較低，深究其成因為制定相關(guān)制度過程中，并未立足醫(yī)院自身特征及其發(fā)展規(guī)律，制定相關(guān)制度與實際工作差異性較大，難以充分發(fā)揮檔案管理制度自身約束性。其次，檔案管理長期性和復(fù)雜性，尤其針對信息篩選、分析等工作，作為檔案管理重要環(huán)節(jié)，要求檔案管理部門需積極掌握醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，從整體層面做好宏觀規(guī)劃，實現(xiàn)任務(wù)目標(biāo)精細化管控，將實際任務(wù)劃分至個人層面?，F(xiàn)下醫(yī)院檔案管理現(xiàn)狀分析，并未形成規(guī)范化責(zé)任制，具體管理中出現(xiàn)無人管或多人管現(xiàn)象，一經(jīng)出現(xiàn)失誤難以找出相關(guān)負責(zé)人，影響檔案管理有效性。第三，現(xiàn)下多數(shù)醫(yī)院檔案管理推行監(jiān)督機制，主要體現(xiàn)在各部門內(nèi)部，監(jiān)督管理難以落實。監(jiān)督管理方式應(yīng)用存在部分不足，過度將核心置于定期巡查管理，并未形成全過程檔案管控，難以發(fā)揮監(jiān)督管理自身價值，監(jiān)管目標(biāo)難以達成。最后，獎懲機制難以全面貫徹。一方面，檔案管理部門對工作質(zhì)量并未進行綜合性評估，難以精準掌握日常管理實際狀況，未高效、及時對日常檔案管理重難點進行分析，影響檔案管理工作質(zhì)量。另一方面，針對檔案管理中表現(xiàn)優(yōu)異的人員未給予獎勵，影響人員工作積極性。

（3）檔案管理條件不佳，信息化程度較低。信息時代背景下，檔案管理均需依附于各類先進設(shè)備技術(shù)，完善的基礎(chǔ)設(shè)施，檔案管理部門作為檔案管理重要區(qū)域?，F(xiàn)下部分檔案管理室內(nèi)基礎(chǔ)設(shè)施軟硬件不足，如計算機系統(tǒng)更新速度滯后，先進設(shè)備配置不足。醫(yī)院行政檔案管理缺乏先進設(shè)備提供保證，如軟硬件設(shè)施、局域網(wǎng)絡(luò)，完善的設(shè)備可確保檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化、標(biāo)準化，實現(xiàn)內(nèi)部信息共享，受多方面因素影響，信息化設(shè)備配置不足，局域網(wǎng)建設(shè)缺乏完善，影響醫(yī)院檔案管理信息壁壘，無法發(fā)揮檔案自身價值。同時，隨著各類先進技術(shù)普遍應(yīng)用，為檔案管理帶來多個優(yōu)勢的同時，挑戰(zhàn)同等存在，安全便為核心考量因素，需對其加以重視[2]。

3 醫(yī)院檔案管理策略

3.1 更新檔案管理意識

醫(yī)院檔案管理作為一項綜合性、復(fù)雜性工作，要求檔案管理部門需高度重視，為增強檔案管理成效，需加強其管理意識創(chuàng)新，建議應(yīng)積極將以下幾方面作為切入點：（1）醫(yī)院檔案管理人員需創(chuàng)新自身工作理念，自行學(xué)習(xí)先進文件精神，掌握檔案對醫(yī)院發(fā)展的積極作用，創(chuàng)新自身管理工作理念，積極參與到檔案管理工作中，營造良好的工作氛圍;（2）檔案管理人員作為檔案管理實施者，需進一步提高其自身思想意識，定期開展人員培訓(xùn)工作，構(gòu)建動態(tài)化學(xué)習(xí)機制，尤其針對重點培養(yǎng)工作人員責(zé)任意識、服務(wù)意識，發(fā)揮管理人員自身主動性，全面參與到各項管理工作中。（3）醫(yī)院應(yīng)積極發(fā)揮自身統(tǒng)籌工作，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人員和檔案管理人員需全面落實各項工作，提高工作效率和質(zhì)量。

3.2 完善檔案管理制度

醫(yī)院檔案管理制度為檔案管理工作有序?qū)嵤┨峁?dǎo)向，隨著醫(yī)療體系不斷變更，醫(yī)院檔案管理制度建設(shè)逐步提上日程，基本形成完善的管理體系，保證其工作質(zhì)量有效性。針對上述檔案管理制度存在的不足，需通過加強以下幾方面工作：第一，構(gòu)建相關(guān)行政檔案管理制度時，應(yīng)結(jié)合醫(yī)院戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)，遵循檔案管理實際特征及需求，增強管理制度科學(xué)性及可操作性，為后續(xù)管理提供制度支撐。第二，責(zé)任制度完善?，F(xiàn)下檔案管理部門需結(jié)合現(xiàn)下管理實際狀況，對其內(nèi)容進行新一步整合，掌握日常工作重難點。將管理內(nèi)容實現(xiàn)精細化劃分，確保各項管理內(nèi)容交由專項人員負責(zé)，從本質(zhì)層面解決無人管或多人管現(xiàn)象。第三，監(jiān)管管理可保證檔案管理流程化、標(biāo)準化，優(yōu)化管理制度，調(diào)動人員工作積極性。一方面，需充分發(fā)揮醫(yī)院自身統(tǒng)籌管理價值，構(gòu)建動態(tài)化管理制度，實現(xiàn)檔案管理全過程監(jiān)管，并對其工作質(zhì)量進行系統(tǒng)性評價，以免工作中存在漏洞。另一方面，檔案管理部門需不斷強化監(jiān)管力度，對檔案資料收集、存儲等進行分析，確保歸檔信息真實性、規(guī)范化[3]。

3.3 規(guī)范檔案數(shù)據(jù)采集管理流程

新時期背景下，各類先進技術(shù)不斷入駐醫(yī)院檔案管理中，進一步提高檔案管理效率及質(zhì)量，為凸顯檔案管理自身價值，需積極規(guī)范其數(shù)據(jù)采集管理流程，掌握各類文件歸檔統(tǒng)一性標(biāo)準及格式，增強檔案管理人員分類意識，各部門需及時將工作形成相關(guān)數(shù)據(jù)資源傳輸至檔案庫中，保證信息完整性、真實性，發(fā)揮檔案管理信息自身價值。為提高檔案數(shù)據(jù)信息采集質(zhì)量，需構(gòu)建完善的考評機制，達成數(shù)據(jù)精細化管理，做好全方位監(jiān)督工作，確保檔案管理資料數(shù)據(jù)可靠性，依照其收集時間、模塊進行劃分。

3.4 完善醫(yī)院檔案管理基礎(chǔ)配置

多數(shù)醫(yī)院成立時間較長，檔案管理資料體量大，其以紙質(zhì)版、膠片形式存在，長時間處理自然環(huán)境下存儲，增加資源破損風(fēng)險，檔案資料存儲現(xiàn)下實際狀況，需耗損大量資源，難以確保其自身價值。需積極更新基礎(chǔ)配置，加大資金等投入，引入多項軟硬件設(shè)備，實現(xiàn)無紙化存儲，充分應(yīng)用計算機系統(tǒng)完善檔案信息查詢、共享系統(tǒng)，為后續(xù)使用便捷提供保證。應(yīng)強調(diào)的是，數(shù)字化時代背景下，檔案管理逐步趨于自動化、數(shù)字化，應(yīng)保證其網(wǎng)絡(luò)安全性。醫(yī)院檔案管理工作過程中，需啟動其內(nèi)部防火墻，并定期對電子檔案進行備份，結(jié)合各部門、科室、人員實際狀況，賦予合適的權(quán)限，針對重要程度較高的資料，其查詢過程中需聯(lián)合應(yīng)用密碼及人臉識別方可查看，如此可提高檔案信息利用率，保證其內(nèi)容信息可靠性，不定期檢查醫(yī)院信息設(shè)備，定期做好殺毒等工作，促使網(wǎng)絡(luò)安全性，為檔案管理實現(xiàn)信息化、數(shù)字化提供保證[4]。

3.5 提高檔案管理隊伍專業(yè)水平

檔案管理作為一項綜合性服務(wù)工作，要求管理人員需具備較高的專業(yè)基礎(chǔ)，開展檔案管理隊伍建設(shè)中，需積極強化以下兩方面工作：一方面，加強檔案管理人員培訓(xùn)。應(yīng)積極分析現(xiàn)下檔案管理人員存在不足，掌握其知識薄弱點，需針對性采取培訓(xùn)措施，豐富其工作知識體系，增強其專業(yè)水平;另一方面，加大檔案管理人員準入門檻，不僅需具備良好的專業(yè)知識，而且應(yīng)具備豐富的實踐經(jīng)驗，不斷為隊伍注入新鮮血液，確保檔案管理良好發(fā)展。

4 結(jié)束語

醫(yī)院檔案管理作為醫(yī)院管理重要內(nèi)容，其與醫(yī)院生存及發(fā)展密切相關(guān)，隨著檔案資料種類趨于多樣化，以及信息體量隨之增加，應(yīng)積極掌握現(xiàn)下檔案管理中不足，深究其成因，采取針對性解決措施，從多層次、多維度創(chuàng)新檔案管理模式，提高檔案管理水平，為醫(yī)院健康、長足發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

參考文獻：

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