企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)體系的建立

摘要：企業(yè)檔案記錄這企業(yè)的一切經(jīng)營(yíng)活動(dòng)和人事變動(dòng)信息，是企業(yè)開(kāi)展各項(xiàng)工作的重要參考，因此必須重視并做好檔案工作。而值針對(duì)企業(yè)檔案工作進(jìn)行有效的監(jiān)督指導(dǎo)，可進(jìn)一步提升檔案工作成效，達(dá)到充分發(fā)揮檔案作用的目的。這要求需針對(duì)檔案工作建立行之有效的監(jiān)督指導(dǎo)體系，本文正是以此為目的，對(duì)相應(yīng)體系的建立做了簡(jiǎn)要分析。

關(guān)鍵詞：檔案工作;監(jiān)督指導(dǎo)體系;建立路徑

作為檔案工作的重要構(gòu)成，開(kāi)展檔案監(jiān)督指導(dǎo)的目的不斷提升檔案工作成效，我國(guó)對(duì)此十分重視，更是在《檔案法》對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)提出了明確要求，同時(shí)也明確了檔案監(jiān)督指導(dǎo)的職責(zé)，保障了企業(yè)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的順利開(kāi)展。在這樣的背景下，企業(yè)更應(yīng)重視檔案監(jiān)督指導(dǎo)，并積極探尋相應(yīng)體系的盡力路徑。

一、檔案監(jiān)督指導(dǎo)的作用

檔案監(jiān)督指導(dǎo)最明顯的作用是可以增強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案工作重視度，從而使企業(yè)能夠積極主動(dòng)地探尋檔案工作的有效手段，達(dá)到利用檔案促進(jìn)企業(yè)良好發(fā)展的目的。同時(shí)，企業(yè)積極開(kāi)展檔案工作，還可促進(jìn)檔案相關(guān)政策、法規(guī)的逐漸完善，改變檔案工作缺少人力、物力和財(cái)力資源支持的尷尬局面，更重要的是可促進(jìn)檔案事業(yè)平衡發(fā)展，提升我國(guó)整體的檔案工作水平[1]。由此可以得知，建立檔案監(jiān)督指導(dǎo)體系，然后在體系的推動(dòng)下不斷提升檔案工作成效十分重要。

二、企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)體系的建立路徑

建立企業(yè)檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)體系共有兩個(gè)大方向，其一是完善組織管理，其二是完善監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制，接下來(lái)筆者將分別進(jìn)行闡述。

（一）完善組織管理

1、對(duì)相關(guān)機(jī)構(gòu)及職責(zé)加以明確

首先應(yīng)在企業(yè)檔案管理部門設(shè)置檔案監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)構(gòu)，并以企業(yè)對(duì)檔案工作的實(shí)際需求設(shè)置檔案監(jiān)督指導(dǎo)的相關(guān)崗位，同時(shí)明確各崗位的職責(zé)。如果條件允許，可專門設(shè)置檔案監(jiān)督管理部門，然后明確部門各人員、崗位及職責(zé)，接下來(lái)通過(guò)部門形式針對(duì)檔案工作開(kāi)展專項(xiàng)監(jiān)督指導(dǎo)，如果條件不允許可將檔案監(jiān)督指導(dǎo)融入檔案工作當(dāng)中，由檔案工作人員負(fù)責(zé)相應(yīng)工作[2]。

2、對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作開(kāi)展科學(xué)規(guī)劃

第一，確定檔案監(jiān)督指導(dǎo)的內(nèi)容和方式。開(kāi)展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作之前，企業(yè)應(yīng)針對(duì)檔案工作的實(shí)際情況開(kāi)展一次全面調(diào)查，然后依據(jù)調(diào)查結(jié)果完善制度，在制度中應(yīng)對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的內(nèi)容方式進(jìn)行明確。同時(shí)以檔案工作現(xiàn)狀為基礎(chǔ)，科學(xué)開(kāi)展監(jiān)督指導(dǎo)工作，并要豐富監(jiān)督指導(dǎo)工作模式，使各種模式能夠完全匹配在各階段檔案工作需求。第二，明確檔案監(jiān)督指導(dǎo)計(jì)劃以及流程。必須統(tǒng)籌規(guī)劃?rùn)n案監(jiān)督指導(dǎo)，以實(shí)際需求為基礎(chǔ)，根據(jù)企業(yè)發(fā)展規(guī)劃明確檔案監(jiān)督指導(dǎo)的計(jì)劃，然后在計(jì)劃基礎(chǔ)上完善流程，從而使企業(yè)各階段的檔案工作都能夠得到有效指導(dǎo)和監(jiān)督。同時(shí)，企業(yè)應(yīng)以半年或一年為節(jié)點(diǎn)，審視和總結(jié)上一階段的檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作，然后對(duì)下一階段工作要點(diǎn)加以明確，以此不斷增強(qiáng)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的作用。第三，檔案指導(dǎo)工作應(yīng)全面覆蓋[3]。指的是應(yīng)將檔案指導(dǎo)覆蓋的到企業(yè)的各級(jí)單位，令所有單位都能得到最科學(xué)的監(jiān)督指導(dǎo)。同時(shí)應(yīng)為檔案監(jiān)督指導(dǎo)配備有經(jīng)驗(yàn)的工作人員，并集中企業(yè)最頂尖力量，力求將檔案監(jiān)督指導(dǎo)做到最好。第四，不斷總結(jié)、分析。這一點(diǎn)有兩個(gè)方面，其一對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的總結(jié)、分析，要總結(jié)工作得失、分析問(wèn)題，為后續(xù)的監(jiān)督指導(dǎo)工作提供參考。其二是對(duì)檔案工作的總結(jié)、分析，如通過(guò)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作發(fā)現(xiàn)了檔案工作的問(wèn)題，那么應(yīng)立即總結(jié)現(xiàn)有問(wèn)題，并分析為什么出現(xiàn)問(wèn)題，然后及時(shí)將結(jié)果反饋給企業(yè)管理人員，接下來(lái)由管理人員參考檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員建議制定整改方案，比如調(diào)整檔案工作流程、處理相關(guān)責(zé)任人等，最終促進(jìn)檔案工作成效的提升。

（二）完善監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制

第一，對(duì)標(biāo)監(jiān)督指導(dǎo)。企業(yè)開(kāi)展檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作應(yīng)對(duì)業(yè)內(nèi)標(biāo)桿，或者對(duì)標(biāo)各級(jí)單位，通過(guò)相關(guān)成功經(jīng)驗(yàn)不斷調(diào)整工作細(xì)節(jié)、改進(jìn)工作不足。將對(duì)標(biāo)監(jiān)督指導(dǎo)充分落實(shí)到檔案監(jiān)督指導(dǎo)的各個(gè)環(huán)節(jié)當(dāng)中，并將對(duì)標(biāo)作為重點(diǎn)工作內(nèi)容，以企業(yè)規(guī)范和《檔案法》相關(guān)內(nèi)容為基礎(chǔ)，以相關(guān)部門或者工作小組為核心，反復(fù)核對(duì)工作流程和細(xì)節(jié)。第二，建立持續(xù)監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制。開(kāi)展檔案監(jiān)督指導(dǎo)，應(yīng)明確企業(yè)在檔案工作中存在不足，將實(shí)際問(wèn)題作為出發(fā)點(diǎn)，結(jié)合企業(yè)規(guī)范對(duì)問(wèn)題等級(jí)加以明確，然后針對(duì)不同等級(jí)的問(wèn)題開(kāi)展有針對(duì)性的指導(dǎo)，以此對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作的內(nèi)容和方式做進(jìn)一步細(xì)分[4]。并且要針對(duì)現(xiàn)有不足和問(wèn)題開(kāi)展跟蹤性監(jiān)督指導(dǎo)，定期分析問(wèn)題和不足的改善狀況，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的持續(xù)機(jī)制。第三，充分結(jié)合檔案檢查。作為檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作必不可少的方式，應(yīng)將檔案檢查充分結(jié)合到檔案監(jiān)督指導(dǎo)的全過(guò)程，通過(guò)檔案檢查去發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，然后更好地解決問(wèn)題。開(kāi)展檢查應(yīng)以《檔案檢查工作辦法》中的相關(guān)規(guī)定為基礎(chǔ)，信息制定檢查內(nèi)容、檢查流程、評(píng)估方式、檢查對(duì)象，以及復(fù)雜檔案檢查的工作人員。檔案檢查應(yīng)不定期、不定頻地開(kāi)展，并要啟用企業(yè)內(nèi)部最有經(jīng)驗(yàn)的檔案工作人員，檢查過(guò)后將最終結(jié)果在企業(yè)內(nèi)部公布。第四，嚴(yán)格開(kāi)展考核。這一點(diǎn)指的是應(yīng)將考核納入檔案監(jiān)督管理當(dāng)這種，并合理規(guī)劃考核的占比，然后依據(jù)考核結(jié)果評(píng)價(jià)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作、檔案工作以及相關(guān)人員。第五，完善檔案監(jiān)督指導(dǎo)的獎(jiǎng)勵(lì)機(jī)制。綜合考評(píng)檔企業(yè)各單位檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作人員，依據(jù)評(píng)價(jià)結(jié)果表彰相關(guān)人員，有助于提升工作積極性，促進(jìn)檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作成效的進(jìn)一步提升。將考評(píng)推廣到企業(yè)各級(jí)單位，表彰人員的同時(shí)也要表彰在檔案監(jiān)督管理中具有突出貢獻(xiàn)的單位，以此可形成有利于檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作開(kāi)展的良好環(huán)境，后續(xù)相關(guān)工作將變得更加順利，可長(zhǎng)時(shí)間保持工作成效，不斷提升企業(yè)整體的檔案工作效果。第六，積極培養(yǎng)優(yōu)秀人才[5]。人才是保障檔案監(jiān)督指導(dǎo)工作效果的必要因素，因此企業(yè)應(yīng)在內(nèi)部重點(diǎn)培養(yǎng)一批具有事業(yè)心、責(zé)任心和優(yōu)秀工作能力的檔案監(jiān)督指導(dǎo)人才，為做好這項(xiàng)工作提供最有力的保障。在內(nèi)部培養(yǎng)人才過(guò)程中，企業(yè)還應(yīng)積極完善相關(guān)人才的招聘工作，比如可以通過(guò)和相關(guān)院校合作共同培養(yǎng)優(yōu)秀檔案人才，或者制定嚴(yán)格人才聘用機(jī)制，以此擴(kuò)充檔案監(jiān)督指導(dǎo)隊(duì)伍，當(dāng)隊(duì)伍壯大后就可建立專門針對(duì)檔案監(jiān)督指導(dǎo)的部門，從而令這項(xiàng)工作變得更正規(guī)，最終實(shí)現(xiàn)檔案監(jiān)督指導(dǎo)高效、可持續(xù)地開(kāi)展。

結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，本文從檔案監(jiān)督指導(dǎo)的作用出發(fā)，結(jié)合完善組織管理和監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制分析了建立檔案工作監(jiān)督指導(dǎo)機(jī)制體系的策略，以期可為相關(guān)人員提供一些有價(jià)值的參考，進(jìn)而幫助企業(yè)做好檔案工作，并最終通過(guò)檔案工作推動(dòng)企業(yè)的良好發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介

韓正昌（出生年月1978年12月），性別男，民族漢，籍貫（江蘇省徐州市）。職務(wù)職稱[：上海大屯能源股份有限公司檔案館館長(zhǎng)，學(xué)歷本科，單位上海大屯能源股份有限公司檔案館，研究方向，企業(yè)檔案管理。