大數(shù)據時代下的檔案工作分析

趙洪玲

摘要：現(xiàn)如今，大數(shù)據技術的發(fā)展速度越來越快，并逐步應用于各行各業(yè)之中。這一技術的應用，促進了各個行業(yè)的良好發(fā)展。就當前來看，在大數(shù)據時代背景下對檔案工作進行管理，不僅面臨著較大的機遇，也面臨著一定的挑戰(zhàn)。換言之，傳統(tǒng)的檔案管理模式已不再適應時代發(fā)展的要求，對檔案管理模式進行變革勢在必行。

關鍵詞：大數(shù)據時代;檔案工作;策略

引言

大數(shù)據時代的到來使檔案管理的方式發(fā)生了巨大轉變。在信息收集整理、知識挖掘以及檔案服務等多方面都實現(xiàn)了創(chuàng)新與優(yōu)化，為檔案管理工作的長足發(fā)展提供了新的機遇。隨著政府信息公開條例深入推進，政府職能轉變，特別是大數(shù)據、云計算等各類技術高速發(fā)展，人們需要越來越多元化、個性化的信息服務，這對檔案工作提出了更高的要求。

1大數(shù)據背景下檔案管理工作的機遇

1.1更有利于挖掘檔案價值

隨著信息技術的不斷提升，檔案信息數(shù)字化進程不斷加速。無紙化辦公的大力推進使得傳統(tǒng)的紙質文檔逐步向電子文件過渡。利用大數(shù)據分析等技術手段，檔案信息的篩選效率得到較大提升。信息資源的縱向及橫向連接，進一步增強了檔案信息分析的深度及廣度，大大提高了檔案資源利用率。

1.2更有利于信息資源共享

大量匯集的檔案信息只有在云計算及大數(shù)據的技術支撐下，才能真正發(fā)揮資源共享的作用?；ヂ?lián)網信息的傳遞，讓檔案服務由幕后逐步走向臺前。平臺化資源共享打破了時間和空間的限制，也進一步降低了檔案信息共享成本。通過共享信息的橫向串聯(lián)，人們更全面地了解及掌握到客觀事物的整體形態(tài)，為各項事務決策提供了更加堅實可靠的資源支撐。

2檔案信息建設面臨的挑戰(zhàn)

2.1檔案人員素質亟待提高

部分有多年工作經驗的老檔案人員對檔案管理的知識、保管方法、專業(yè)理論較為了解，但其對新事物的接受能力有限，無法完全掌握大數(shù)據時代條件下電子文件的歸檔保管、使用利用方法，對云端存儲等新技術比較陌生。而許多新上崗的檔案人員對新技術、新方法較為熟悉，但對檔案管理方面的專業(yè)理論知識研習不夠，對檔案工作的管理實踐知之甚少，這就造成了技術型和傳統(tǒng)型兩極化嚴重的人員結構。因此，檔案信息化的建設在某些環(huán)節(jié)需要檔案從業(yè)人員具有豐富的檔案管理經驗和較高的新技術接受能力。

2.2檔案管理的安全性難以保障

隨著信息技術及互聯(lián)網技術不斷更新，檔案存放逐步由紙質存檔向電子存檔轉變、線下存放向線上存放轉變，但隨之而來的安全性問題逐步凸顯，主要包括：一是存檔介質的安全性難以保障。目前，多數(shù)檔案管理部門以硬件磁盤的形式保存檔案信息。由于多數(shù)存儲介質存在長期不穩(wěn)定性的特點，隨著放置時間、環(huán)境等因素的變化，往往會導致存儲介質物理或化學性質發(fā)生改變，從而造成存儲數(shù)據丟失。二是信息安全保障體系不健全。云計算、大數(shù)據應用等技術的升級，為檔案數(shù)據存儲提供了更優(yōu)方式，有些部門及單位充分利用大數(shù)據及云計算等技術，逐步建立起先進的“云檔案”管理系統(tǒng)。但一些涉密信息也直接或間接地通過網絡上傳至服務器進行儲存。由于多數(shù)民用服務器并不具備較高的互聯(lián)網安防等級，大型服務器及管理系統(tǒng)極易成為網絡攻擊的對象。數(shù)據丟失及泄密隱患，是當下檔案信息安全所面臨的重要挑戰(zhàn)。

3大數(shù)據時代下檔案信息化建設的實現(xiàn)路徑

3.1提高檔案從業(yè)人員的素質

促進檔案事業(yè)的發(fā)展騰飛，需要構建完整合理的人才培養(yǎng)體系，建立公平公正的人才評價選拔制度。檔案信息化建設真正需要的是同時具備檔案業(yè)務能力和信息技術管理能力的高端復合型人才，因此，要對檔案從業(yè)人員加大培養(yǎng)力度。同時要加強對檔案從業(yè)人員的素質教育，嚴格遵守國家法律法規(guī)政策，站穩(wěn)堅定的政治立場，保持認真肯干的工作態(tài)度和踏實嚴謹?shù)墓ぷ髯黠L，增強工作責任心，同時努力將檔案工作的潛在價值挖掘出來，使其更好地服務社會和公眾，并轉換為社會和經濟效益。檔案人員要積極地參加專業(yè)培訓和在職培訓，逐步提升自己的知識結構和整體水平，并要加強學術交流，提升學術能力。

3.2著力建設檔案管理平臺

面對新時期更為復雜的檔案管理要求，著力打造檔案管理平臺是提升管理效率的關鍵。平臺系統(tǒng)的打造既要堅持檔案保管單位的個性化需求，也要兼顧系統(tǒng)性資源對接便利。從整體兼容性角度來看，需要高屋建瓴地設計出整體性強、智慧程度高、存儲量大的基礎平臺。同時，較強的多元化信息處理功能及構架豐富的數(shù)據接口，是保障各類子平臺接入，增強不同數(shù)據轉換、傳輸能力的重要條件。以此為基礎，才能使部門之間、地區(qū)之間的數(shù)據進行有效銜接，徹底打通數(shù)據壁壘，減少信息資源的重復性收集，進而實現(xiàn)系統(tǒng)平臺集約化、智慧化、交互化發(fā)展。從個性化需求看，由于不同部門所處理的檔案類型不一，應該在強化檔案信息規(guī)范化的基礎上，量體裁衣，依據檔案管理信息類型及檔案人員具體訴求，開發(fā)具有針對性的管理子系統(tǒng)，進一步提升信息采集、轉換、查詢、整理、更新等各環(huán)節(jié)工作效率。與此同時，便捷化的操作系統(tǒng)及門戶平臺，是減少從業(yè)人員培訓成本、迅速普及系統(tǒng)應用、提升用戶查詢體驗的重要保障。

3.3加強檔案信息標準規(guī)范化建設

其一，要保證檔案信息著錄的規(guī)范化，著錄必須統(tǒng)一和標準化。如果沒有合理統(tǒng)一的管理準則，就很有可能出現(xiàn)不同事物的名稱是相同的，而同一事物的名稱卻不同等問題，或出現(xiàn)同一檢索條目前后不一致的情況。這會嚴重阻礙檔案信息的使用與利用。其二，注意檔案信息存儲的規(guī)范化。檔案數(shù)量的大幅增長也給檔案信息的存儲工作帶來了難度，應考慮到可能發(fā)生的數(shù)據丟失破壞情況，按照統(tǒng)一規(guī)范，貫徹落實國家對檔案信息存儲工作的要求，做好“云存儲”工作。各部門可以使用磁盤、光盤等介質對檔案數(shù)據進行備份。而對一些重要數(shù)據，應使用縮微膠片進行備份保存。其三，檔案信息軟件的規(guī)范化。檔案信息軟件的開發(fā)標準化有利于檔案的收集、保管與開發(fā)利用，要有效進行甄別，選用適合本單位的、高質量高精度的檔案信息管理軟件。

3.3著力提升檔案利用個性化服務

大數(shù)據時代背景下，要及時創(chuàng)新檔案服務理念，使檔案管理工作與地方中心工作相契合。一是強化發(fā)展服務意識。圍繞地區(qū)發(fā)展的重大決策和部署，通過檔案信息整理及數(shù)據挖掘，為各類重大事項的決策提供可參考的數(shù)據及信息資源，將檔案工作的被動服務轉變?yōu)橹鲃臃?。二是強化民生服務意識。積極聯(lián)動涉民部門，強化信息的交互與使用，打通部門間的信息壁壘，擴大涉民信息采集范圍，完善采集涉民信息及建立民生檔案工作。同時，加強民生信息的綜合分析和整理，為服務百姓生活提供更加全面、翔實的信息資料。三是強化社會服務意識。通過大數(shù)據分析用戶的數(shù)據查詢類型及個性化需求，提前利用微信等方式將關聯(lián)信息及辦事流程推送給用戶，進一步提升用戶體驗，增強服務滿意度。及時關注民生實事和社會熱點信息，通過檔案信息整合，及時傳播客觀、準確的信息資料，實現(xiàn)正向輿論引導。

結論

綜上所述，在大數(shù)據時代背景下，對于從事檔案管理工作的人員而言，要想有效提升檔案管理水平，就要加大檔案信息化建設力度，這是社會發(fā)展與科技進步的必然趨勢。因此，對于職業(yè)技術學院而言，要以積極的態(tài)度應對檔案管理所面臨的機遇和挑戰(zhàn)，接受檔案管理所發(fā)生的巨大變化，在檔案管理實踐過程中全面應用信息技術，革新檔案管理理念，轉變檔案管理模式，采用更現(xiàn)代化、更科技化的方式從事檔案管理工作，有效提升檔案管理的水平，充分滿足職業(yè)技術學院不同人群對于檔案的不同需求。

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