淺析機關及事業(yè)單位檔案的價值與作用

摘要：檔案是機關和事業(yè)單位日?；顒又杏涊d歷史和相關人事變動等情況的文字憑據(jù)。人們在各種社會活動中，需要查考過去的工作與生產(chǎn)情況，研究事物的發(fā)展規(guī)律，繼承已有的成果，那么檔案就具備利用的價值。

關鍵詞：檔案管理;檔案;作用;價值;憑據(jù);依據(jù);憑證

檔案的價值指的就是檔案的利用價值，是檔案能夠滿足社會需求的表現(xiàn)。檔案價值不同于一般商品的價值，商品的價值是指凝結在商品中的無差別一般人類勞動，可以用社會必要勞動時間來衡量其大小，而檔案的價值往往超出為形成和管理檔案所消耗的社會必要勞動時間?！稒n案工作基本術語》對“檔案價值”概念的解釋的是：“檔案對國家機構、社會組織或個人的有用性”。它是主體需要（檔案利用者及利用需求）和客體屬性（檔案內容、載體、類型）的統(tǒng)一和結合?？腕w的屬性是構成檔案價值的基礎，主體的需要是構成檔案價值的前提。當檔案的原始記錄性或如識信息性能夠滿足某個方面的社會需求時就形成了檔案的價值。檔案能夠發(fā)揮其作用，就充分體現(xiàn)出檔案的自身價值，也就是說檔案的作用就是檔案的價值。檔案作用即檔案的使用價值，是指檔案對人們實踐活動產(chǎn)生的影響，是檔案價值關系在社會活動中的具體體現(xiàn)。檔案價值是相對抽象的，檔案作用是具體的;檔案價值是穩(wěn)定的、被動的、潛在的，檔案作用是動態(tài)的、主動的、顯現(xiàn)的。檔案的作用一般可以概括為以下幾個方面。

一、檔案是機關行政管理和業(yè)務工作的查考憑據(jù)

檔案是由機關、團體和社會組織在社會活動中形成的文件材料轉化而來的，是機關公務活動的記錄，反映了機關和社會組織活動的完整情況。它是機關工作中不可缺少的輔助工具，是處理業(yè)務和履行職能的手段，要熟悉機關工作的情況、規(guī)劃決策、處理事務就必須查考和利用檔案。否則，將給機關工作帶來困難。鑒定檔案價值是一項科學性很強的工作，應從國家和人民的整體利益出發(fā)，這是鑒定工作總的指導思想，也是檔案價值評價的基礎。判定檔案價值應根據(jù)檔案對于社會主義事業(yè)和子孫后代的作用，以歷史唯物主義的觀點，從生產(chǎn)建設、科學研究、政治斗爭和日常工作查考等方面全面地考察檔案的價值，正確地判定保管期限，謹慎地把不需要保存的檔案剔除銷毀，確保檔案質量的優(yōu)化，使檔案工作更好地為社會主義現(xiàn)代化建設服務。

二、檔案是生產(chǎn)活動的參考依據(jù)

檔案來源于生產(chǎn)活動，記錄了人類在其發(fā)展中世世代代同大自然作斗爭積累下來的寶貴的經(jīng)驗，可以為社會建設提供重要的依據(jù)和參考資料，特別是科技檔案更是作為企業(yè)現(xiàn)代化生產(chǎn)和科學管理的重要條件，在企業(yè)經(jīng)營管理和提高生產(chǎn)力方面發(fā)揮著重要的作用。

三、檔案是科學研究的基礎和條件

一切科學研究，無論是計會科學研究或是自然科學研究，都必須充分占有一定的材料，這是一個不可缺少的重要條件。在科學研究中，檔案一方面能提供原始的記錄供直接借鑒，另一方面能提供大量的實驗和觀察中概括的基礎材料供間接參考。科學研究工作的發(fā)展，主要依靠人類的實踐，通過不斷地總結前人研究的成果。吸取共小有益的經(jīng)驗教圳，避免少走彎路或不走彎路。檔案是記錄前人研究成果的最原始的資料，其真實可靠性是任何材料都不可替代的。因而任何科研成果都是以檔案作為基礎和條件。

四、檔案是宣傳教育的生動素材

檔案的內容極其豐富，記錄了各個歷史時期反動勢力、進步勢力以及各種英雄人物的事跡材料，是著朽立說、文藝創(chuàng)作、舉辦各種展覽和對人民進行革命傳統(tǒng)教育、愛國主義教育的生動素材，具有較強的說服力和感染力。近年來.檔案館巳充分認識到檔案的宣傳教育作用，紛紛把檔案館辦成愛國主義教育的重要基地。

檔案的作用是多方面的，但最終可概括為兩個基本方面，即檔案的憑證作用和檔案的參考作用。

1、檔案的憑證作用。檔案原始記錄的特性決定了檔案的憑證價值，它是其他材料所不能取代的，具有法律上的權威性。檔案的憑證作用是由檔案的形成規(guī)律和自身特點所決定的。這是因為：第一，從檔案的形成看，它是原始形態(tài)的記錄品，是當時、當?shù)亍斒氯肆粝碌?，未?jīng)過任何人改動的最為原始形態(tài)的記錄，比較真實地記錄了當時人們的思想和活動，可靠性強，是令人信服的證據(jù)。其二，檔案記錄著形成者的歷史真跡，如各種手稿、合同、讓書、錄音、錄像等，這些原始標記進一步證明了檔案是確銜的原始材料和證據(jù)，是真實的歷史憑證。

2、檔案的參考作用。由于人類社會活動的多樣性，所以檔案所記錄的信息和知識也是極其豐富的。檔案中有成功的經(jīng)驗，也有失敗的教訓;有思想觀點，也有實驗觀察數(shù)據(jù);有社會變革，也有生產(chǎn)的發(fā)展。與圖書情報資料相比，檔案的參考價值更具有原始性和可靠性。

社會對檔案的需求是多方面的，社會不僅需要利用檔案的憑證價值，而且需要利用檔案的參考價值。不論是機關行政管理還是生產(chǎn)建設，不論是科學研究還是宣傳教育，都需要廣泛地參考利用檔案，所以，檔案參考價值也是檔案的基本價值之一。

3、檔案的發(fā)揮作用。這方面具有一定的規(guī)律和特點，主要表現(xiàn)如以下幾點：一是檔案價值時效律和檔案價值擴展律。檔案的價值與時間的關系極為密切。檔案價值的時效律，是指有些檔案的作用是有時限性的，有的檔案可能在一段時期內有較高的查考價值，且利用的價值較高，隨著時間的推移，這種價值逐漸減小，甚至消失。掌握檔案價值的時效律.要求我們正確判斷不同檔案的時效性，適時地提供利用，以免因錯過最佳的開發(fā)利用時機而喪失檔案的部分或全部價值。

所謂檔案價值擴展律，是指有些檔案作用的范圍存在一種逐漸擴大的趨勢。即由對本單位的第一價值過渡到對社會的第二價值。一些檔案在形成后的一段時間內，作為本單位工作和生產(chǎn)活動的必要條件，它所發(fā)揮作用的對象主要是本單位。隨著時間的推移，第一價值實現(xiàn)到一定程度，本機關對這些檔案利用的需要會逐漸淡化，第一價值就向第二價值過渡，檔案就由機關檔案室向檔案館進行移交。

二是檔案機密程度遞減規(guī)律。隨者時間的推移，檔案機密程度不是——一成不變的，檔案的機密性會日漸減退，有的甚至失去機密性，最終可以向全社會開放。一般而言，檔案形成時間距今越遠，機密程度越小;現(xiàn)行機關的檔案機密性相對較強些。機密程度與檔案的保存時間成反比。

掌握檔案機密遞減規(guī)律，有助于我們妥善處理好保密與開放的關系，及時有效地開發(fā)檔案信息資源，發(fā)揮檔案的價值與作用。

三是檔案發(fā)揮作用條件規(guī)律。檔案發(fā)揮作用受到一定條件的制約。檔案的作用是客觀存在的，而檔案的作用能否發(fā)揮，發(fā)揮大小，取決于3方面因素的影響：其一是受社會發(fā)展水平的限制。其二是受人們對檔案認識水平的限制。其三是受檔案管理水平的限制。

認識這一規(guī)律，有助于幫助我們樹立正確的檔案價值觀，搞好檔案的宣傳工作，增強全社會的檔案意識，認真分析檔案利用工作中出現(xiàn)的困難和問題，從社會現(xiàn)狀出發(fā)，創(chuàng)造條件，采取最為有效的方法為社會服務。

作者簡介

夏春秋，女，漢族，1978年出生，現(xiàn)任職于吉林省通榆邊昭鎮(zhèn)綜合服務中心，研究方向為檔案管理。