大數(shù)據(jù)時代檔案管理信息化建設(shè)的現(xiàn)狀及路徑研究

丁蕾

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)時代;檔案管理;信息化建設(shè)

中圖分類號：G270文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1009 — 2234（2021）06 — 0141 — 03

人的活動是不同社會環(huán)境的直觀表現(xiàn)，人活動的軌跡和生活的記錄，都具有不可忽視的社會意義，這些記錄和軌跡，形成了最早的檔案雛形。檔案是人類社會發(fā)展過程中必然的產(chǎn)物，記錄著人類社會發(fā)展的過程，承載著人類社會發(fā)展的歷史〔1〕。我國檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實面貌、保障我國人民群眾根本利益的基礎(chǔ)性事業(yè)〔2〕。檔案管理部門是每個單位的重要且必要部門，應(yīng)該明確自身定位，主動將檔案服務(wù)融入到日常管理工作中，利用檔案資源為各項決策提供可靠依據(jù)，為各項任務(wù)提供基礎(chǔ)性、支撐性及日常性指導(dǎo)。

大數(shù)據(jù)時代，面對全球信息數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展趨勢，傳統(tǒng)的檔案管理模式已無法滿足當(dāng)今世界對數(shù)字化檔案管理工作的安全要求，因而要從提升檔案管理人員素質(zhì)、優(yōu)化檔案管理路徑、加強檔案管理立法保護(hù)等維度進(jìn)行切實的改進(jìn)。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的嬗變

1.由傳統(tǒng)單一的管理方式轉(zhuǎn)向智能管理方式

傳統(tǒng)單一紙質(zhì)化的管理方式受儲存方式及儲存介質(zhì)的限制具有以下局限性。第一，紙質(zhì)版的檔案不易存留，尤其是珍貴檔案孤本，例如抗戰(zhàn)期間英雄寫給家人的家書，一旦損毀很難修復(fù)，因此檔案管理人員和查詢?nèi)藛T應(yīng)具有較高的個人素質(zhì)，具有一定的文物保護(hù)專業(yè)知識。第二，檔案管理初始階段，檔案管理人員面對的是海量的紙質(zhì)檔案資料，手動整理更新豎排檔案柜甚至整個庫房〔3〕。傳統(tǒng)檔案管理工作所需人員較多，且隨著檔案數(shù)據(jù)的擴充，檔案數(shù)據(jù)體量大與管理人員不足的矛盾日益凸顯。第三，傳統(tǒng)單一紙質(zhì)化檔案管理方式受時間和空間的限制，具有交叉信息的多個檔案無法同時更新，檔案查閱者無法異地、隨時查閱所需檔案，反映出人工查閱檔案效率低的弊端。

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理方式進(jìn)一步優(yōu)化，建立了智能管理模式。檔案管理人員利用現(xiàn)代信息技術(shù)，經(jīng)過搜集數(shù)據(jù)、整理壓縮數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)傳遞、多語言自動翻譯等手段建立檔案，再搭載云技術(shù)構(gòu)建巨量的儲存空間，建立起體量龐大且結(jié)構(gòu)明細(xì)的檔案信息資料庫〔4〕。數(shù)字檔案信息庫具有體量大、永久儲存、自動處理、不易改變等優(yōu)勢，可以彌補紙質(zhì)檔案易損毀、時空有限等局限。大數(shù)據(jù)技術(shù)銜接后，檔案管理人員可以通過簡單的操作即可實現(xiàn)數(shù)字檔案資源庫智能自動信息檢索、分析、處理和儲存，同時查閱者只需要得到授權(quán)即可實現(xiàn)對檔案信息資源庫進(jìn)行關(guān)鍵字自動檢索、查詢、篩選、分析和使用。

2.由“零散化”檔案儲存形式轉(zhuǎn)化為“區(qū)塊鏈”式儲存新形式

傳統(tǒng)的檔案儲存受檔案管理主體和時空的限制，數(shù)據(jù)十分分散，人們受制于從零散、無序的數(shù)據(jù)中尋找線索。大數(shù)據(jù)時代，檔案數(shù)據(jù)庫就如計算機科學(xué)提出的“區(qū)塊鏈”，儲存在數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)，具有“全程留痕”“可以追溯”和“集體維護(hù)”的特點。例如國家公安系統(tǒng)全國聯(lián)網(wǎng)，有利于跨省處理案件。這種儲存方式便利了檔案查閱，擴大了檔案范圍，只需檢索核心內(nèi)容，相關(guān)內(nèi)容自動輸出，縮短了檢索周期。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的滯后問題

1.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的安全問題

新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》）于2021年1月1日正式實施，值得注意的是，此次修訂中首次新增了“檔案信息化建設(shè)”一章，這一章是新修訂的《檔案法》分量最重且最突出的部分，新增的“檔案信息化建設(shè)”的主要內(nèi)容包括三個方面七條，對電子檔案的合法要件、地位和作用、安全管理要求和信息化系統(tǒng)建設(shè)等方面作出了明確規(guī)定〔5〕。大數(shù)據(jù)技術(shù)是把雙刃劍，它為檔案管理提供便利的同時也對現(xiàn)代檔案管理提出了挑戰(zhàn)。大數(shù)據(jù)背景下的檔案數(shù)據(jù)庫主要以電子檔案為儲存形式，主要通過電子文檔和紙質(zhì)檔案數(shù)字化的方式搜集。紙質(zhì)版檔案種類繁多，例如文檔、圖片、音像成品等，要歷經(jīng)不同計算機系統(tǒng)的搜集錄入、程序轉(zhuǎn)寫、歸檔和儲存，整個過程中易發(fā)生數(shù)據(jù)丟失，重復(fù)，替代，或者篡改等問題，因此檔案數(shù)據(jù)的真實性和有效性具有爭議性。由于外在人為故意破壞攻擊或者系統(tǒng)內(nèi)部漏洞，用于儲存檔案數(shù)據(jù)的計算機軟件和硬件系統(tǒng)具有出現(xiàn)故障、病毒植入的危險，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)可能被惡意篡改和刪除，造成檔案數(shù)據(jù)丟失或失效。加之利用檔案數(shù)據(jù)過程中，檢索過程存在有算法錯誤的風(fēng)險，同時監(jiān)督缺位和訪問權(quán)限混亂也時有發(fā)生，造成檔案數(shù)據(jù)非法泄露，致使數(shù)據(jù)安全性與數(shù)據(jù)共享性之間的平衡關(guān)系難以維持〔4〕。

2.大數(shù)據(jù)背景下檔案管理的技術(shù)問題

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)字檔案成為主流檔案儲存方式，然而一些珍貴歷史檔案僅存紙質(zhì)版，一些非物質(zhì)文化遺產(chǎn)的保存則是無形的，為了保證珍貴檔案的真實性與歷史性，將無形化檔案固化利用，檔案管理部門需在圖像識別，數(shù)據(jù)挖掘，可視化方面引進(jìn)專業(yè)人才，投入研發(fā)資本，實現(xiàn)最大程度永久保存珍貴歷史檔案和無形歷史檔案?；ヂ?lián)網(wǎng)騰飛的時代，信息爆炸式增長，所需儲存的檔案數(shù)據(jù)體量空前擴張，這對檔案檢索系統(tǒng)的檢索能力與精度都有了更高的要求，在信息爆炸式增長的互聯(lián)網(wǎng)時代，高效精準(zhǔn)的檢索程序是檢索系統(tǒng)發(fā)展的未來，也是目前檔案數(shù)據(jù)管理需要解決的主要問題〔5〕。

3.管理模式無法滿足信息化需求

自2017年起，歷經(jīng)3年的建設(shè)，我國已初步建成了全球最大規(guī)模的5G移動網(wǎng)絡(luò)。我國高速的信息化建設(shè)為檔案管理工作升級提供技術(shù)支持，但是部分檔案管理工作仍存在傳統(tǒng)管理模式，與現(xiàn)代化管理系統(tǒng)不匹配，不能滿足檔案管理部門的需求〔6〕，致使檔案信息無法實現(xiàn)共享，信息溝通不暢，數(shù)據(jù)挖掘不足，忽視了檔案數(shù)據(jù)本身的重要價值。傳統(tǒng)檔案管理模式以人的主動性為導(dǎo)向，檔案數(shù)據(jù)管理人員的管理和分析能力決定著數(shù)據(jù)挖掘深度，現(xiàn)代社會高度發(fā)展，檔案數(shù)據(jù)總量迅速膨脹的同時，對檔案分析效率及深度有了更高的要求，這也是傳統(tǒng)檔案管理模式無法克服的壁壘。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理發(fā)展的策略

1.提高檔案管理專業(yè)人員素質(zhì)

教育發(fā)展的水平及檔案管理專業(yè)人才的數(shù)量和質(zhì)量將很大程度決定我國檔案管理事業(yè)的未來〔7〕。國家檔案局、教育部可采取共建、選派優(yōu)秀師資、專項委托等形式支持未開辦檔案學(xué)專業(yè)的高校開辦檔案學(xué)專業(yè);已開設(shè)檔案學(xué)專業(yè)的高校，可通過調(diào)研分析后適當(dāng)擴大招生規(guī)模和構(gòu)建高質(zhì)量特色化人才培養(yǎng)體系，培養(yǎng)未來檔案事業(yè)發(fā)展需要的“檔案整理專家”“檔案修復(fù)專家”“檔案信息化專家”等人才群體〔8〕。教學(xué)內(nèi)容方面，更新檔案學(xué)專業(yè)內(nèi)容，增設(shè)計算機技術(shù)課程等。改革檔案管理人員考評機制，不唯論文、不唯學(xué)歷、不唯職稱;激勵創(chuàng)新，開拓檔案管理新方法、新技術(shù);攻堅克難，整體提高檔案管理效率與質(zhì)量。

現(xiàn)階段，部分在崗檔案管理人員水平無法滿足信息化檔案管理工作，各組織和單位需組織專業(yè)培訓(xùn)，評聘專業(yè)技術(shù)維護(hù)人員，組織檔案管理專業(yè)比賽，提高專業(yè)技術(shù)人員福利待遇，激發(fā)工作創(chuàng)造力和行動力，補齊專業(yè)短板，攻克難題，煥發(fā)活力，維護(hù)檔案數(shù)據(jù)的真實性和安全性。

2.優(yōu)化檔案管理路徑

檔案管理工作的主體性逐漸缺失，主要體現(xiàn)在檔案管理工作中相關(guān)管理人員身兼數(shù)職且檔案管理監(jiān)督空位等問題，致使工作效率與質(zhì)量持續(xù)下降，檔案信息泄露問題突出〔9〕，隨著大數(shù)據(jù)、信息化技術(shù)的不斷融入，摒棄了傳統(tǒng)檔案管理工作的弊端，創(chuàng)新檔案儲存形式，管理方法和檢索利用方式，擴大檔案儲存內(nèi)存，提高工作效率與質(zhì)量，確實保證檔案信息的安全性，節(jié)省檔案查閱時間。

改革傳統(tǒng)人工編碼分類的低效率檔案儲存方式，融合模式識別技術(shù)、轉(zhuǎn)寫技術(shù)，多媒體計算機技術(shù)，攝影技術(shù)和光盤儲存技術(shù)，多元儲存檔案數(shù)據(jù)。經(jīng)過系統(tǒng)編碼，模式識別，自動分類，系統(tǒng)加密等程序完成檔案數(shù)據(jù)的搜集和儲存。查閱客戶端僅需經(jīng)過身份驗證、中心詞檢索等過程獲取目標(biāo)信息。在培養(yǎng)交叉學(xué)科人才的同時，鼓勵計算機專業(yè)人才從事檔案管理研究，基于現(xiàn)代信息技術(shù)與檔案管理過程，挖掘新方法、新技術(shù)，例如湖北大學(xué)檔案管理專家趙雪芹教授和信息處理專家陳瑞博士將領(lǐng)域知識圖譜應(yīng)用于非遺檔案的知識組織揭示非遺檔案豐富的文化內(nèi)涵，促進(jìn)非遺檔案資源開發(fā)，更好地發(fā)揮非遺檔案的價值〔10〕。河北大學(xué)軟件開發(fā)實驗師孫洪博聯(lián)合檔案管理員耿強設(shè)計了一種基于二維條碼的數(shù)字化檔案信息自動化檢索系統(tǒng)，克服了傳統(tǒng)檔案信息檢索系統(tǒng)存在的檢索完整度低、關(guān)鍵詞誤檢率高的問題〔11〕。

3.加強立法規(guī)范及保護(hù)

2002年國家檔案局對檔案信息化建設(shè)提出了指導(dǎo)意見，2017 年國家成立了檔案信息化工作領(lǐng)導(dǎo)小組并開展信息化建設(shè)試點實踐〔12〕。2020年6月20日，第十三屆全國人民代表大會常務(wù)委員會第十九次會議修訂了《檔案法》并于2021年1月1日起實施。新修訂的《檔案法》首次增設(shè)“檔案信息化建設(shè)”一章，明確了檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容，為新技術(shù)背景下的檔案工作指明了前進(jìn)的方向〔12〕。但是不同單位及部門對檔案管理的要求具有特異性，各單位需參照國家檔案局發(fā)布各項要求，以本單位及部門的實際情況為出發(fā)點，制定出符合本單位及部門的檔案管理規(guī)范，完善信息化檔案建設(shè)的相關(guān)準(zhǔn)則、要求，修訂具體的檔案管理職責(zé)和內(nèi)容，改進(jìn)檔案管理組織結(jié)構(gòu)體系，優(yōu)化檔案管理和信息檢索流程，完善監(jiān)督管理機制，提高檔案檢索精度，維護(hù)檔案存儲安全等。

4.加大政府及民企的投入

大數(shù)據(jù)背景下檔案管理需要搭載高效的信息管理平臺，高效的信息管理系統(tǒng)研發(fā)周期性長，研發(fā)成本高，對科研人員的素質(zhì)要求高，導(dǎo)致小微企業(yè)或者普通檔案管理機構(gòu)及部門并不能自主研發(fā)高效的信息管理系統(tǒng)，同時普通的檔案管理機構(gòu)及部門在檔案管理方面的預(yù)算不高，因此阻礙了他們與專業(yè)信息管理系統(tǒng)研發(fā)公司的合作，滯后了檔案管理系統(tǒng)的專業(yè)化，高效化發(fā)展。此時，政府要發(fā)揮主導(dǎo)地位，加大對檔案管理方向的投入，包括增加對高校檔案管理專業(yè)科學(xué)研究和教學(xué)研究的經(jīng)費，優(yōu)化檔案管理專業(yè)課程，增設(shè)跨學(xué)科專業(yè)，培養(yǎng)復(fù)合型檔案管理人員，豐富檔案管理人員組成設(shè)置;提高對小微企業(yè)的扶持，激活創(chuàng)新動力，鼓勵大眾創(chuàng)新;給予政策支持，鼓勵高精尖企業(yè)與高校、政府等檔案管理部門及機構(gòu)合作;完善檔案管理和保密制度，嚴(yán)格檔案管理程序，人員選拔及管理制度，獎懲制度等。

各級各類檔案管理機構(gòu)及部門要發(fā)揮主體地位，組建一支高素質(zhì)的檔案管理隊伍，包括檔案管理專業(yè)人員及系統(tǒng)研發(fā)人員，這對提高檔案管理的工作效率和保障檔案管理信息安全具有重大意義〔13〕。同時建立健全人員獎懲機制，鼓勵檔案管理一線人員在管理實踐的基礎(chǔ)上創(chuàng)新管理流程及系統(tǒng)。檔案管理系統(tǒng)的研發(fā)關(guān)乎著政府及國家的數(shù)據(jù)安全，鼓勵高端軟件開發(fā)公司在市場導(dǎo)向的基礎(chǔ)上著重增加檔案管理系統(tǒng)的相關(guān)研發(fā)，以捍衛(wèi)國家安全，政治穩(wěn)定。適當(dāng)調(diào)整檔案管理的開支預(yù)算，提高檔案管理人員和技術(shù)研發(fā)人員的待遇及科研經(jīng)費，激發(fā)工作熱情、科研內(nèi)動力。

數(shù)字檔案的建立及信息化挖掘要基于現(xiàn)代信息技術(shù)，盡管我國處于現(xiàn)代信息高速發(fā)展階段，但仍與發(fā)達(dá)國家具有一定差距，且現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于各個領(lǐng)域的歷史都相對滯后，我國檔案信息化發(fā)展仍任重而道遠(yuǎn)。要想建設(shè)高質(zhì)量、高精度、高安全的檔案數(shù)據(jù)庫需要國家政府、檔案管理主體單位、檔案管理專家和計算機專家從人員培訓(xùn)、技術(shù)迭代、方法改革等方面系統(tǒng)的變革，最終實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)信息化、檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、檔案檢索自動化，充分實現(xiàn)檔案的價值。

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〔責(zé)任編輯：包 闊〕