綜合業(yè)務(wù)流程管理平臺(tái)搭建與應(yīng)用

王宏杰、郭西園、趙麗霞、石丹丹、張曉宏 /山西航天清華裝備有限責(zé)任公司

為圓滿完成中國(guó)運(yùn)載火箭技術(shù)研究院提出的“誓奪三連冠，再創(chuàng)滿堂紅”目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)“精益+V2.0”的精細(xì)化流程建設(shè)工作計(jì)劃，提升企業(yè)科研生產(chǎn)綜合管理水平和信息化管理水平，解決辦公效率低、協(xié)同能力差、企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本高等問(wèn)題，實(shí)現(xiàn)企業(yè)綜合業(yè)務(wù)流程電子化已迫在眉睫。

目前，山西航天清華裝備有限責(zé)任公司的現(xiàn)行辦公流程絕大多數(shù)為線下紙質(zhì)模式，無(wú)論是在財(cái)力、物力上，還是人力、時(shí)間上都造成了很大的浪費(fèi)，在增加企業(yè)運(yùn)營(yíng)成本的同時(shí)也大大制約了企業(yè)日常辦公效率。此外，知識(shí)庫(kù)建立和知識(shí)共享也是企業(yè)日常辦公的短板，知識(shí)共享性差，導(dǎo)致工作協(xié)同性差，工作調(diào)度慢。

一、工作與實(shí)踐

企業(yè)門(mén)戶是全公司適用的通用平臺(tái)，在企業(yè)門(mén)戶上可實(shí)現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)管理，搭建綜合業(yè)務(wù)管理平臺(tái)具有通用性，可以實(shí)現(xiàn)知識(shí)共享。目前公司人員具備在企業(yè)門(mén)戶實(shí)施流程電子化項(xiàng)目的能力，具備構(gòu)建綜合業(yè)務(wù)管理平臺(tái)并實(shí)現(xiàn)綜合辦公業(yè)務(wù)流程電子化和知識(shí)庫(kù)建立工作的條件。

項(xiàng)目組將綜合業(yè)務(wù)流程電子化項(xiàng)目按業(yè)務(wù)流程分為課題制，采用PDCA 的精益思想，對(duì)線下流程存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，總體制定“一率一度”的工作指標(biāo)（即平均無(wú)紙化率為80%和平均流程簡(jiǎn)化度為30%），并針對(duì)每一個(gè)流程的具體情況確定具體改善指標(biāo)。項(xiàng)目組采用“試驗(yàn)—試行—推廣”的策略，分步實(shí)現(xiàn)綜合業(yè)務(wù)管理平臺(tái)的搭建工作，并對(duì)每一個(gè)流程的具體問(wèn)題進(jìn)行具體分析，利用不同的精益改善工具（如魚(yú)骨圖、精益改善作戰(zhàn)地圖、價(jià)值流分析等）或者QC 七大手法（如關(guān)聯(lián)圖、矩陣圖等）等工具分析要因，利用V 模型結(jié)合敏捷開(kāi)發(fā)的軟件設(shè)計(jì)方法進(jìn)行項(xiàng)目實(shí)施，實(shí)施過(guò)程中嚴(yán)格按照梳理—優(yōu)化—運(yùn)行—固化—信息化（HORSE 工程）的步驟持續(xù)優(yōu)化不斷改進(jìn)，保證電子化業(yè)務(wù)流程的可用性和適應(yīng)性。

1.試驗(yàn)階段

通過(guò)對(duì)比選取試點(diǎn)課題，項(xiàng)目組完成綜合辦公業(yè)務(wù)流程的電子化和知識(shí)庫(kù)的初步建立及試驗(yàn)工作。試驗(yàn)階段起止時(shí)間為2019年6—9 月。試驗(yàn)階段采用團(tuán)隊(duì)導(dǎo)向問(wèn)題解決方法（即精益8D分析法）完成課題。

（1）課題選定、現(xiàn)狀調(diào)查與目標(biāo)設(shè)定

經(jīng)過(guò)篩選與對(duì)比，項(xiàng)目組將精益改善項(xiàng)目和精益提案流程電子化選為研究課題。通過(guò)分析現(xiàn)狀和必要性確定課題方向，建立臨時(shí)項(xiàng)目組并明確職責(zé)分工。實(shí)地調(diào)查目前所有相關(guān)流程并繪制流程圖，從流程中分析現(xiàn)有流程存在的所有問(wèn)題并對(duì)問(wèn)題進(jìn)行規(guī)律性總結(jié)。設(shè)計(jì)線上流程圖，完成HORSE 工程中的梳理和優(yōu)化工作，確定改善前指標(biāo)水平，并根據(jù)指標(biāo)設(shè)定改善后目標(biāo)值，線上線下流程對(duì)比如圖1 所示。

圖1 改善項(xiàng)目和精益提案流程電子化線下流程與設(shè)計(jì)線上流程對(duì)比圖

通過(guò)分析發(fā)現(xiàn)，該項(xiàng)目大致存在以下5 點(diǎn)問(wèn)題：一是申請(qǐng)表仍然需要通過(guò)紙質(zhì)手續(xù)上報(bào)，存在浪費(fèi)；二是各流程需要經(jīng)過(guò)各相關(guān)單位精益專(zhuān)員和精益管理員多次匯總，重復(fù)工作較多；三是提案評(píng)審后不能自動(dòng)轉(zhuǎn)換至問(wèn)題庫(kù)，問(wèn)題庫(kù)中的問(wèn)題不能自動(dòng)轉(zhuǎn)換至相關(guān)單位，更新需要人工分派；四是提案與問(wèn)題庫(kù)數(shù)量在逐年增加，難免出現(xiàn)重復(fù)提案，無(wú)法查重，存在浪費(fèi)且難以形成體系化的問(wèn)題；五是缺少模塊化系統(tǒng)分析及優(yōu)秀提案的推廣工作。項(xiàng)目組最終確定了精益相關(guān)流程電子化率為90%，流程簡(jiǎn)化度為50%的目標(biāo)。

（2）原因分析、對(duì)策制定與對(duì)策實(shí)施

項(xiàng)目組利用魚(yú)骨圖分析法結(jié)合流程四要素（執(zhí)行人、動(dòng)作、邏輯關(guān)系、時(shí)限）診斷法診斷分析出線下流程問(wèn)題要因，主要有3 個(gè)方面：一是精益流程未體系化管理，造成打印紙張耗材浪費(fèi)、人員走動(dòng)浪費(fèi)；二是各單位精益專(zhuān)員匯總及等待過(guò)程造成浪費(fèi)；三是評(píng)審前匯總耗時(shí)長(zhǎng)、查重工作難度大。

項(xiàng)目組根據(jù)分析出來(lái)的要因制定了2 種實(shí)施對(duì)策，并對(duì)對(duì)策進(jìn)行對(duì)比得到對(duì)比結(jié)論，確定實(shí)施對(duì)策。根據(jù)對(duì)策結(jié)論制定實(shí)施計(jì)劃，如表1 所示。

表1 改善項(xiàng)目和精益提案流程電子化課題實(shí)施計(jì)劃表

公司依托企業(yè)門(mén)戶流程引擎模塊搭建流程，以建模引擎為知識(shí)庫(kù)共享模塊，將流程數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)為報(bào)表數(shù)據(jù)。在流程引擎中按照方案設(shè)置的繪制流程圖，根據(jù)線下表單樣式設(shè)計(jì)線上表單樣式，確定表單字段長(zhǎng)度和字段類(lèi)型，最大限度地實(shí)現(xiàn)字段聯(lián)動(dòng)和關(guān)聯(lián)，減少手工操作過(guò)多的現(xiàn)象。通過(guò)審批流程將信息自動(dòng)轉(zhuǎn)換為知識(shí)用于評(píng)審，評(píng)審結(jié)果通過(guò)批導(dǎo)方式更新知識(shí)庫(kù)，將采納的提案轉(zhuǎn)為問(wèn)題庫(kù)轉(zhuǎn)全員共享，實(shí)現(xiàn)HORSE工程的運(yùn)行和信息化工作。

（3）效果評(píng)價(jià)與事后管理

經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的運(yùn)行可以發(fā)現(xiàn)，采用該系統(tǒng)完成了預(yù)定的90%的電子化率和流程簡(jiǎn)化度為50%的指標(biāo)，定量成果從打印紙張、人員走動(dòng)浪費(fèi)、資料匯總3 個(gè)方面分析，來(lái)支撐項(xiàng)目實(shí)施效果。

事后管理模塊提出存在問(wèn)題及改進(jìn)計(jì)劃，持續(xù)改進(jìn)，形成總結(jié)報(bào)告及技術(shù)文檔編寫(xiě)工作，完成HORSE 工程的成果固化工作。

2.試行階段

典型案例試驗(yàn)成功后，項(xiàng)目組選取1～2 個(gè)業(yè)務(wù)部門(mén)可實(shí)現(xiàn)無(wú)紙化電子化的業(yè)務(wù)進(jìn)行推廣試行。試行階段從2019 年10 月開(kāi)始到2020 年2 月結(jié)束。試行階段流程設(shè)計(jì)工作量大，要求組內(nèi)成員嚴(yán)格按照“望聞問(wèn)切”四步法，與業(yè)務(wù)部門(mén)深入溝通，確定課題，利用精益8D 分析法一步步進(jìn)行分析處理，向既定的目標(biāo)努力，保證流程設(shè)計(jì)的合理性和高效性。

試行階段將公司辦公室發(fā)布的《非密文件流轉(zhuǎn)審批流程電子化應(yīng)用》和保衛(wèi)處發(fā)布的《證件辦理（授權(quán)）審批流程電子化應(yīng)用》文件作為研究課題進(jìn)行電子化實(shí)踐與應(yīng)用。完成10 個(gè)流程和8 個(gè)報(bào)表的設(shè)計(jì)與開(kāi)發(fā)工作，實(shí)現(xiàn)了相關(guān)流程的無(wú)紙化率和流程簡(jiǎn)化度，并實(shí)現(xiàn)了知識(shí)共享。

3.推廣階段

推廣階段從2020 年3—9 月，將該系統(tǒng)推廣到所有綜合辦公業(yè)務(wù)流程，基本實(shí)現(xiàn)全公司辦公流程電子化。通過(guò)1年多的項(xiàng)目實(shí)施，實(shí)現(xiàn)了13 個(gè)部門(mén)、37 個(gè)業(yè)務(wù)流程、22 個(gè)知識(shí)庫(kù)報(bào)表的業(yè)務(wù)流程電子化設(shè)計(jì)工作和知識(shí)庫(kù)建立工作。

4.典型案例

（1）開(kāi)發(fā)典型案例

“型號(hào)產(chǎn)品臨時(shí)補(bǔ)料流程線上應(yīng)用與實(shí)踐”是利用V 模型結(jié)合敏捷開(kāi)發(fā)方式的成功典型案例。該流程在設(shè)計(jì)過(guò)程中啟用版本管理，將由流程變更引起的開(kāi)發(fā)變更工作工作量和難度都降到最低，同時(shí)保留歷史數(shù)據(jù)，使流程有據(jù)可查。

（2）流程簡(jiǎn)化典型案例

“合同評(píng)審與傳閱流程線上運(yùn)行實(shí)踐”中的流程由線下遞進(jìn)式轉(zhuǎn)變?yōu)榫€上并行式，流程簡(jiǎn)化度為77%，大大提升了辦公效率，為科研生產(chǎn)管理電子化的典型案例，如圖2 所示。

圖2 合同評(píng)審流程電子化流程圖

二、實(shí)踐效果

1.定量分析

具體每個(gè)課題的無(wú)紙化率和流程簡(jiǎn)化度如表2 所示。

表2 各課題目標(biāo)實(shí)現(xiàn)情況表

綜合業(yè)務(wù)流程電子化實(shí)踐與應(yīng)用目標(biāo)完成情況對(duì)比如圖3 所示，可以看出，該項(xiàng)目很好地實(shí)現(xiàn)了預(yù)定的目標(biāo)。

圖3 綜合業(yè)務(wù)流程電子化實(shí)踐與應(yīng)用目標(biāo)完成情況對(duì)比圖

2.定性分析

通過(guò)全體項(xiàng)目組成員的共同努力，項(xiàng)目實(shí)現(xiàn)了既定目標(biāo)，11 項(xiàng)課題中有5 項(xiàng)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)了100%的無(wú)紙化率、5 項(xiàng)實(shí)現(xiàn)了95%的無(wú)紙化率。實(shí)現(xiàn)相關(guān)流程無(wú)紙化的辦公部門(mén)，節(jié)約了大量人力、財(cái)力、物力，有效降低了企業(yè)的運(yùn)營(yíng)成本，提升了企業(yè)的綜合業(yè)務(wù)辦公效率。同時(shí)知識(shí)庫(kù)建立實(shí)現(xiàn)了知識(shí)共享，提升了工作協(xié)同能力。

此項(xiàng)目的應(yīng)用與開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)可推廣到公司康莊工業(yè)園區(qū)內(nèi)網(wǎng)綜合業(yè)務(wù)協(xié)同辦公平臺(tái)。由于對(duì)流程引擎軟件不熟悉，電子流程在應(yīng)用過(guò)程中偶爾會(huì)發(fā)生錯(cuò)誤，還存在一些漏洞需要修改；此外，流程設(shè)計(jì)與設(shè)計(jì)者偏好關(guān)系緊密，未來(lái)需要形成統(tǒng)一的企業(yè)流程設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)。后續(xù)在綜合業(yè)務(wù)流程電子化深入應(yīng)用過(guò)程中，為保障應(yīng)用效果，需事先制定開(kāi)發(fā)設(shè)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)，并按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行設(shè)計(jì)，使得流程表單更加美觀，業(yè)務(wù)流轉(zhuǎn)更加順暢。