淺談新時(shí)期如何做好科技檔案信息化工作

李震 程一帆

摘要：隨著云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的深度應(yīng)用，科技檔案信息化領(lǐng)域的應(yīng)用和研究工作也進(jìn)入了新時(shí)期。面對(duì)海量的科技檔案數(shù)據(jù)信息，只有加強(qiáng)科技檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化、智能化“三化同步”推進(jìn)，才能更好地為科技創(chuàng)新提供檔案支撐。在科技的引領(lǐng)下，信息化時(shí)代勢(shì)不可擋，科技檔案信息化建設(shè)成為新時(shí)期檔案事業(yè)的發(fā)展趨勢(shì)。為此，要準(zhǔn)確掌握科技檔案信息化的涵義，正確認(rèn)識(shí)信息化建設(shè)所帶來(lái)的影響力，探索更加有效的發(fā)展策略，凸顯傳統(tǒng)科技檔案管理模式的束縛，以信息化平臺(tái)為依托，全面提高檔案管理效率，保證整個(gè)檔案事業(yè)能夠與時(shí)俱進(jìn)，全面發(fā)揮服務(wù)社會(huì)的價(jià)值。本文分析了科技檔案信息化存在的問(wèn)題，就做好科技檔案信息化工作的重要意義和發(fā)展建議進(jìn)行了探討。

關(guān)鍵詞：云計(jì)算;大數(shù)據(jù);科技檔案;信息化

1 新時(shí)期科技檔案信息化存在的主要問(wèn)題

科技檔案是指單位及個(gè)人在科學(xué)研究、技術(shù)開(kāi)發(fā)、基礎(chǔ)建設(shè)、設(shè)備采購(gòu)研制等活動(dòng)中直接產(chǎn)生并具有保存價(jià)值的科技文件資料，不僅包括傳統(tǒng)的文字資料、圖紙圖表、錄音圖像視頻等，還包括信息化科研條件下產(chǎn)生的電子文檔、專業(yè)軟件、信息系統(tǒng)、算法和計(jì)算結(jié)果等?？萍紮n案具有很高的學(xué)術(shù)價(jià)值，是科研工作者必不可少的勞動(dòng)資料[1]，是科技活動(dòng)中不可缺少的組成部分，它貫穿于科技活動(dòng)的始終，作為科技活動(dòng)的載體，記錄著科技活動(dòng)的軌跡和規(guī)律，在科技活動(dòng)中具有支撐和憑證等作用。進(jìn)入新時(shí)期，科技檔案信息化存在著以下主要問(wèn)題：

1.1 標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)更新相對(duì)滯后

2020年新修訂的《中華人民共和國(guó)檔案法》，新增了“檔案信息化建設(shè)”和“監(jiān)督檢查”兩個(gè)章節(jié)。沒(méi)有信息化就沒(méi)有現(xiàn)代化，檔案信息化也是檔案管理現(xiàn)代化的重要途徑和抓手?，F(xiàn)行的科技檔案管理基本還是延續(xù)1980年的《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》，2018年，《科學(xué)技術(shù)研究檔案管理規(guī)定（征求意見(jiàn)稿）》征求意見(jiàn)后尚未正式發(fā)布。新的信息技術(shù)應(yīng)用日新月異，對(duì)科技檔案管理的工作方式方法、歸檔利用開(kāi)發(fā)都帶來(lái)巨大變化，科技檔案管理的國(guó)家、行業(yè)層面的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)相對(duì)滯后。

1.2 科技檔案歸檔質(zhì)量堪憂

檔案收集是檔案工作中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，直接影響檔案整理、保管、分類、編研、檢索和利用等各項(xiàng)工作[2]。通常一個(gè)科研項(xiàng)目歷時(shí)數(shù)月到數(shù)年，做好科研項(xiàng)目有價(jià)值的文件資料日常收集整理尤為重要。部分科研人員對(duì)歸檔工作認(rèn)識(shí)不足，在科研過(guò)程中部分有價(jià)值的材料未進(jìn)行收集整理，或者由于保管不善造成散失;也有部分科研人員出于知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)的考慮，致使不少科研項(xiàng)目檔案缺少重要原始記錄和關(guān)鍵技術(shù)的核心內(nèi)容;有些通過(guò)程序計(jì)算得出的科研數(shù)據(jù)歸檔時(shí)只有數(shù)據(jù)沒(méi)有程序，變成了無(wú)法復(fù)現(xiàn)的“死數(shù)據(jù)”。這些都會(huì)導(dǎo)致歸檔文件資料不完整、質(zhì)量不高，對(duì)科技檔案后續(xù)開(kāi)發(fā)利用造成不便。

1.3 科技檔案開(kāi)發(fā)利用效率偏低

科技檔案的價(jià)值內(nèi)涵豐富，首先體現(xiàn)在其利用價(jià)值。由于科技水平不斷進(jìn)步，很多年代久遠(yuǎn)的科技檔案作為科技發(fā)展史的資料還有一定價(jià)值，對(duì)于當(dāng)前科技創(chuàng)新已經(jīng)沒(méi)有太高的參考價(jià)值。信息化條件下，科研人員日益適應(yīng)無(wú)紙化、網(wǎng)絡(luò)化辦公，越來(lái)越多的文件都是在計(jì)算機(jī)中產(chǎn)生，檔案中的電子文件所占比例日益增加。過(guò)去的紙質(zhì)的科技檔案數(shù)字化率偏低，數(shù)字化檔案的質(zhì)量和知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)缺乏相應(yīng)保障;科技檔案信息化多數(shù)仍處于利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行檢索查閱，利用信息技術(shù)對(duì)科技檔案進(jìn)行編研的實(shí)踐案例較少;基于檔案利用者的行為識(shí)別分析較少，不能有針對(duì)性地提升科技檔案有效供給效率和質(zhì)量。

1.4 科技檔案管理人員素質(zhì)有待提升

檔案工作是一項(xiàng)專業(yè)性非常強(qiáng)的工作，科技檔案作為專業(yè)檔案，其整理、保護(hù)、鑒定、編研等工作不僅需要有扎實(shí)的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，還需要熟悉相關(guān)科技背景知識(shí)。現(xiàn)有科技檔案管理人員隊(duì)伍普遍平均年齡大，部分人員缺乏必要的檔案管理崗位專業(yè)知識(shí)和服務(wù)技能，處理檔案資源不及時(shí)、立卷整理不規(guī)范等情形時(shí)有發(fā)生;部分人員對(duì)信息技術(shù)的了解和掌握相對(duì)較差，對(duì)信息化條件下如何做好科技檔案管理工作缺乏認(rèn)知與實(shí)踐。

2 做好科技檔案信息化工作的重要意義

2.1 更好支撐科技創(chuàng)新工作

科技創(chuàng)新離不開(kāi)科技檔案的支撐?？蒲腥藛T通過(guò)對(duì)相關(guān)專業(yè)領(lǐng)域科技檔案的檢索查閱，可以了解前人已做的工作，更好地確定自己的研究方向和創(chuàng)新點(diǎn)，避免不必要的科研重復(fù)和浪費(fèi);另一方面，通過(guò)科技檔案也是科研人員申請(qǐng)項(xiàng)目、晉升職稱、評(píng)優(yōu)報(bào)獎(jiǎng)的重要業(yè)績(jī)證明材料。從單位角度而言，通過(guò)對(duì)科技檔案的編研和分析，可以了解單位整體科研工作的方向和深度，了解單位、科研團(tuán)隊(duì)、科研人員的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)，從而進(jìn)一步優(yōu)化調(diào)整科研資源的配備，明確今后的科研工作方向。從保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)的角度看，科研人員的研究成果是職務(wù)成果，如果發(fā)生知識(shí)產(chǎn)權(quán)爭(zhēng)議，最有力的證明材料就是科技檔案。

2.2 提高科技檔案利用效率

當(dāng)前，信息技術(shù)的影響力延伸至社會(huì)各個(gè)方面，科技檔案管理領(lǐng)域也應(yīng)當(dāng)積極引入，重視科技創(chuàng)新，以信息技術(shù)為手段，加快傳統(tǒng)科技檔案管理模式的轉(zhuǎn)變。信息技術(shù)加快數(shù)字化目錄與檢索系統(tǒng)的建立，信息被不斷優(yōu)化，促使科技檔案資源能夠?qū)崿F(xiàn)收集、編研以及整理歸檔的一體化，促使科技檔案管理由人工模式向智能化跨越發(fā)展，是科技檔案管理適應(yīng)社會(huì)、不斷創(chuàng)新的體現(xiàn)?？萍紮n案信息化不僅僅是對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)科技檔案進(jìn)行數(shù)字化，更重要的是對(duì)科技檔案數(shù)據(jù)信息的收集、整理、分析工作，建立專業(yè)科技檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，挖掘科技檔案中蘊(yùn)含的科技信息，優(yōu)化檢索與查詢，研發(fā)科技檔案信息管理系統(tǒng)，組建科技檔案共享網(wǎng)絡(luò)。利用者可以擺脫傳統(tǒng)檔案利用模式中時(shí)間空間的限制，隨時(shí)隨地快速高效地找到自己所需的科技檔案，使科技檔案的潛在價(jià)值得以發(fā)揮和轉(zhuǎn)化。

2.3 提升科技檔案管理效率

信息技術(shù)的引入使得科技檔案管理過(guò)程更加有序，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)科技檔案信息數(shù)據(jù)資源的共享[3]。結(jié)合辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、科研管理系統(tǒng)、產(chǎn)品研發(fā)系統(tǒng)等應(yīng)用不斷深入，科研過(guò)程中有價(jià)值的數(shù)據(jù)、信息、知識(shí)可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)進(jìn)行收集整理，科技檔案資料及時(shí)歸檔成為可能。此外，信息技術(shù)的應(yīng)用使得科技檔案的分類、查詢和統(tǒng)計(jì)等日常管理工作變得便捷高效。

3 科技檔案信息化的發(fā)展建議

3.1 加強(qiáng)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)

面對(duì)科技檔案收集、管理、利用過(guò)程中出現(xiàn)的新問(wèn)題，國(guó)家、行業(yè)層面應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)科技檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范建設(shè)，根據(jù)不同類型的科技檔案，給出指導(dǎo)具體工作的實(shí)施細(xì)則。在新的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范還未出臺(tái)之前，相關(guān)科研院所和高校可以根據(jù)本單位的實(shí)際情況，實(shí)事求是地制定科技檔案信息化的內(nèi)部管理制度，既可以與時(shí)俱進(jìn)地規(guī)范內(nèi)部管理，也可以為后續(xù)國(guó)家行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的建設(shè)提供實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。

3.2 優(yōu)化科技檔案管理機(jī)制

為了提高科技檔案的管理和利用效率，應(yīng)當(dāng)優(yōu)化科技檔案的管理機(jī)制，推動(dòng)科技檔案管理向著現(xiàn)代化、科學(xué)化、智能化的方向發(fā)展。一是要領(lǐng)導(dǎo)重視，建立健全工作體系，群策群力才能發(fā)揮科技檔案工作網(wǎng)絡(luò)的作用;二是要加強(qiáng)監(jiān)督考核，把科技檔案歸檔工作納入相關(guān)考核體系，做到年初有目標(biāo)、中間有檢查、年底有考核;三是要引入合理的激勵(lì)機(jī)制，調(diào)動(dòng)科研人員和檔案管理人員的積極性，不斷提升歸檔質(zhì)量和管理效率。

3.3 加強(qiáng)科技檔案管理系統(tǒng)的研究與應(yīng)用

云計(jì)算、大數(shù)據(jù)等信息技術(shù)的應(yīng)用為處理利用海量的科研項(xiàng)目檔案數(shù)據(jù)資源提供了可能。利用面向?qū)ο蟮能浖O(shè)計(jì)方法，加強(qiáng)科技檔案管理與利用的需求分析，依托，構(gòu)建基于網(wǎng)絡(luò)的科技檔案管理系統(tǒng)，無(wú)縫對(duì)接科研業(yè)務(wù)系統(tǒng)和數(shù)據(jù)共享平臺(tái)，通過(guò)有效整合網(wǎng)絡(luò)服務(wù)模式，使科研人員能夠便捷地獲取科技項(xiàng)目數(shù)據(jù)信息，又減輕管理人員的工作量，滿足科技檔案管理數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化需求和科技創(chuàng)新主體的個(gè)性化需求[4]。在系統(tǒng)建設(shè)應(yīng)用過(guò)程中，還應(yīng)利用水印、細(xì)化權(quán)限控制等技術(shù)保護(hù)知識(shí)產(chǎn)權(quán)，建立災(zāi)備機(jī)制確保數(shù)據(jù)安全。

3.4 提高科技檔案歸檔質(zhì)量

科研人員既是科技檔案的供給者也是科技檔案的利用者，在科研項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)就應(yīng)安排專人負(fù)責(zé)項(xiàng)目研究過(guò)程中文件材料的收集、整理、保管，收集范圍包括不限于立項(xiàng)論證、研究實(shí)施、過(guò)程管理、質(zhì)量控制、結(jié)題驗(yàn)收、成果管理及成果轉(zhuǎn)化等過(guò)程中形成的各種形式的科技文件材料。另一方面，利用信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)科研過(guò)程文件資料和科研數(shù)據(jù)的收集實(shí)時(shí)化、自動(dòng)化，避免人為因素造成的文件缺失。此外，將科技檔案管理過(guò)程納入質(zhì)量管理體系，加強(qiáng)歸檔環(huán)節(jié)的審核與把關(guān);將歸檔工作前置于成果評(píng)價(jià)、申報(bào)獎(jiǎng)勵(lì)等，對(duì)歸檔的及時(shí)性、完整性和質(zhì)量進(jìn)行有效控制。

3.5 加強(qiáng)檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

一是要加強(qiáng)宣傳，使所有參與者增加對(duì)科技檔案工作的了解，認(rèn)識(shí)科技檔案工作的重要價(jià)值和意義，掌握科技檔案收集整理開(kāi)發(fā)利用的基本知識(shí)。二是要加強(qiáng)學(xué)習(xí)，檔案管理人員不僅要提升檔案管理技能和信息技術(shù)水平，也要擴(kuò)展科研專業(yè)知識(shí)背景，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，積極探索科技檔案管理的新機(jī)制、新思路和新方法。三要加強(qiáng)交流，借鑒兄弟單位好的經(jīng)驗(yàn)和做法，不斷提高本單位科技檔案收集利用的效率和質(zhì)量。

4 結(jié)語(yǔ)

科技檔案信息化任重而道遠(yuǎn)，只有不斷完善法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)科技檔案收集、管理、利用過(guò)程中信息技術(shù)的研發(fā)，加大科技檔案信息化設(shè)備設(shè)施、軟件開(kāi)發(fā)等投入，提升檔案管理人員專業(yè)技能和信息技術(shù)應(yīng)用能力，注重檔案安全，尊重知識(shí)產(chǎn)權(quán)，才能滿足新時(shí)期科技檔案管理工作的需要。

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作者簡(jiǎn)介：李震（1978-）男，安徽省池州市人，南京水利科學(xué)研究院高級(jí)工程師，研究方向?yàn)檐浖こ?、水利信息化、檔案管理。

程一帆（1991-）男，江蘇淮陰人，南京水利科學(xué)研究院工程師，研究方向?yàn)橛?jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、水利信息化。