事業(yè)單位人事檔案管理信息化對(duì)策研究

柴翔坤

（榆林市榆陽(yáng)區(qū)機(jī)關(guān)事業(yè)單位和居民社會(huì)養(yǎng)老保險(xiǎn)經(jīng)辦中心，陜西 榆林 719000）

隨著互聯(lián)網(wǎng)、信息技術(shù)的快速發(fā)展應(yīng)用，事業(yè)單位人事檔案管理也迎來(lái)了全新的發(fā)展挑戰(zhàn)與機(jī)遇，應(yīng)用信息化技術(shù)有助于更加科學(xué)規(guī)范的開展事業(yè)單位人事檔案管理工作，信息化技術(shù)的充分普及應(yīng)用充分促進(jìn)人事檔案管理工作效率的全面改善和提升?；诖髷?shù)據(jù)、互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用普及，事業(yè)單位在開展人事檔案管理工作過(guò)程中，可以更加快速高效的收集整理人事檔案資料信息，并且計(jì)算機(jī)技術(shù)可以快速實(shí)現(xiàn)對(duì)于信息的檢索與查詢，相比于傳統(tǒng)的人工檔案管理模式，有效提升了信息查詢檢索的效率，為工作人員減輕了大量的工作負(fù)擔(dān)，有助于提升事業(yè)單位人事檔案信息保管的精準(zhǔn)度與可靠性，提升事業(yè)單位人事檔案管理工作的綜合效率。積極推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案管理的信息化建設(shè)和發(fā)展，能夠充分展示出事業(yè)單位自身發(fā)展運(yùn)營(yíng)的實(shí)際狀況。能夠充分展示出事業(yè)單位人員流動(dòng)的情況，經(jīng)營(yíng)發(fā)展的規(guī)模變化，自身潛在資本的發(fā)展變化情況等等，事業(yè)單位獲取這些精準(zhǔn)信息之后有助于促進(jìn)其做好進(jìn)一步的人事管理戰(zhàn)略發(fā)展規(guī)劃，積極促進(jìn)人事培訓(xùn)以及人才選拔晉升與績(jī)效管理考評(píng)等各項(xiàng)工作有序開展，充分促進(jìn)事業(yè)單位提前做好內(nèi)部人力資源的管理儲(chǔ)備，加強(qiáng)事業(yè)單位自身人力資源管理工作的有效性。

一、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的意義

（一）順應(yīng)時(shí)代發(fā)展

在社會(huì)經(jīng)濟(jì)與科技穩(wěn)定發(fā)展的支撐下，事業(yè)單位的各項(xiàng)工作離不開計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的應(yīng)用，已經(jīng)成為社會(huì)發(fā)展的重要趨勢(shì)，需要得到事業(yè)單位的重視，確保在實(shí)際開展各項(xiàng)工作的過(guò)程中能夠做好全面的分析，適當(dāng)將信息技術(shù)融入檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，這樣不僅能夠全面提高管理的效率，同時(shí)有利于順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，避免受傳統(tǒng)人事檔案管理模式的影響而限制事業(yè)單位的人才培養(yǎng)與優(yōu)化。所以說(shuō)，只有不斷做好創(chuàng)新，并加強(qiáng)對(duì)新型技術(shù)應(yīng)用的重視，才能夠提高檔案管理的信息化水平，推動(dòng)事業(yè)單位的發(fā)展。

（二）人事檔案管理工作效率的提升

事業(yè)單位人事檔案管理工作的內(nèi)容相對(duì)較為復(fù)雜，而且涉及的內(nèi)容相對(duì)較多，主要包括工作人員的學(xué)習(xí)經(jīng)歷、任職履歷及工作能力等多項(xiàng)內(nèi)容，有效對(duì)事業(yè)單位人才信息進(jìn)行儲(chǔ)備。由于傳統(tǒng)人事檔案管理工作方式需要手工制作存檔，不僅會(huì)消耗一定的人力物力，同時(shí)為后期的檔案提取增加了更多難度，一旦有管理人員辭職，則交接工作在短期內(nèi)無(wú)法順利完成，產(chǎn)生的影響較為嚴(yán)重。所以，只有強(qiáng)化對(duì)信息化檔案管理的重視，并通過(guò)數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用，有效提高檔案管理的效率。保證各項(xiàng)工作順利進(jìn)行，提升單位服務(wù)質(zhì)量，保證事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展。

（三）行政成本的降低

由于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理類目相對(duì)較多，而且在實(shí)際查閱的過(guò)程中效率低，修改流程相對(duì)較為繁瑣，無(wú)法對(duì)大量信息進(jìn)行高效處理，一旦對(duì)檔案整理有時(shí)間要求，則應(yīng)該增加辦公經(jīng)費(fèi)及工作人員數(shù)量，導(dǎo)致成本大幅度提升。對(duì)于人事檔案信息化管理的應(yīng)用，可以有效解決當(dāng)前管理存在的問(wèn)題，并利用計(jì)算機(jī)核心技術(shù)對(duì)大量復(fù)雜信息進(jìn)行電子歸檔，不僅可以保證查閱的高效性，同時(shí)不受其他因素影響，有效降低行政成本，最大化發(fā)揮信息化技術(shù)的應(yīng)用效果，確保事業(yè)單位人事檔案管理的水平不斷提升。

二、事業(yè)單位人事檔案信息化管理的實(shí)施策略

（一）充分利用信息化手段構(gòu)建人事檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)

對(duì)人事檔案資料實(shí)施電子化管理，并在技術(shù)方面給予絕對(duì)支持，不斷引入先進(jìn)、便捷、方便使用的信息化技術(shù)與信息化手段，可有效提升事業(yè)單位的人事檔案信息化管理實(shí)際水平，可促進(jìn)事業(yè)單位逐步實(shí)現(xiàn)人事檔案電子化管理，做好人事檔案的電子化儲(chǔ)存工作，可妥善解決紙質(zhì)人事檔案存放期間可能發(fā)生的潮濕、發(fā)霉、損壞等問(wèn)題。人事檔案電子化儲(chǔ)存，只需要借助移動(dòng)硬盤或是云平臺(tái)就可以實(shí)現(xiàn)。電子化檔案還具備儲(chǔ)存簡(jiǎn)單以及儲(chǔ)存量大、資料傳輸速度快等多種問(wèn)題。但為了進(jìn)一步提升事業(yè)單位的人事檔案資料儲(chǔ)存安全性與科學(xué)性，事業(yè)單位應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，積極引入相應(yīng)人才，或是積極與上層政府進(jìn)行有效聯(lián)系，結(jié)合國(guó)家要求將人事檔案資料存儲(chǔ)在國(guó)家研發(fā)的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)上或是數(shù)據(jù)平臺(tái)中。但為了提升人事檔案的應(yīng)用效率，事業(yè)單位應(yīng)結(jié)合單位實(shí)際需求，創(chuàng)設(shè)相應(yīng)的人事檔案資料數(shù)據(jù)管理庫(kù)，結(jié)合單位實(shí)際需求進(jìn)行排序。并借助相關(guān)設(shè)備掃描相應(yīng)的人事檔案資料，將人事檔案資料一一錄入電子數(shù)據(jù)庫(kù)中，檢查錄入信息是否準(zhǔn)確，然后對(duì)錄入的電子化資料進(jìn)行細(xì)化與分類。最后，充分應(yīng)用信息技術(shù)設(shè)置電子數(shù)據(jù)庫(kù)的檢索關(guān)鍵詞以及檢索方式，方便后續(xù)事業(yè)單位調(diào)閱或是查看這些人事檔案資料，提升人事檔案管理部門工作的有效性與科學(xué)性。

（二）完善并健全事業(yè)單位的人事檔案管理制度

想要約束人事檔案管理人員的工作行為，提升事業(yè)單位對(duì)相關(guān)人事檔案資料的保護(hù)有效性與資料保密性，則必須采取一定措施約束管理人員的人事檔案管理工作態(tài)度、工作行為與日常行為，明確人事檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題，從人事檔案管理工作中的各個(gè)環(huán)節(jié)入手，全面了解人事檔案管理工作的流程，合理設(shè)立相應(yīng)的人事檔案管理制度，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上進(jìn)一步規(guī)范現(xiàn)有人事檔案的初期審查流程、檔案錄入流程、檔案儲(chǔ)存流程、檔案調(diào)閱流程以及檔案保密流程等等，從而提升人事檔案管理工作的有效性與標(biāo)準(zhǔn)性，避免檔案管理人員肆意揮霍自己的權(quán)利，肆意處理人事檔案相關(guān)資料造成的人事檔案資料流出現(xiàn)象。再者，基于管理現(xiàn)狀有效完善現(xiàn)有的人事檔案管理制度，并進(jìn)行嚴(yán)格監(jiān)督、嚴(yán)格把控，可充分杜絕檔案管理人員的不良行為、違法行為等異常行為的發(fā)生。但因?yàn)槭聵I(yè)單位日常工作中有很多個(gè)環(huán)節(jié)涉及到人事檔案管理工作，所以想要完善相應(yīng)的管理制度，必須積極做好事業(yè)單位工作人員的教育工作，強(qiáng)化檔案管理人員的信息化管理意識(shí)以及安全管理意識(shí)，輔助事業(yè)單位的人事檔案管理制度健全、完善工作的進(jìn)行。在完善相關(guān)制度前后，必須始終保證相應(yīng)人員能夠嚴(yán)格遵守相關(guān)法律法規(guī)，能夠積極約束自己的行為，能夠不斷提升自己的職業(yè)道德素養(yǎng)與職業(yè)道德操守，將人事檔案管理工作做到位，始終嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真、積極嚴(yán)肅的完成自己的相關(guān)工作，結(jié)合事業(yè)單位實(shí)際需求，積極合理的利用人事檔案信息，及時(shí)滿足事業(yè)單位的用人需求，做好人才儲(chǔ)備工作，促進(jìn)事業(yè)單位發(fā)展進(jìn)步。

（三）更新人事檔案管理觀念，加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理工作的重視程度

人事檔案資料中詳細(xì)記載著人才的文化水平、社會(huì)經(jīng)歷、工作成績(jī)以及人事變動(dòng)等等信息，與相關(guān)人才的整體能力息息相關(guān)。做好人事檔案管理工作，不僅可及時(shí)更新人才的相關(guān)檔案資料，還可促進(jìn)事業(yè)單位繼續(xù)發(fā)展，還可進(jìn)一步提升人事檔案資料的準(zhǔn)確性與完整性。信息化管理是現(xiàn)今事業(yè)單位比較推崇的一種管理方法與管理手段，可有效解決現(xiàn)有人事檔案管理工作中存在的各種問(wèn)題，還可有效彌補(bǔ)傳統(tǒng)檔案管理存在缺陷。但是，我國(guó)信息化技術(shù)還處于高速發(fā)展階段，不斷發(fā)展，不斷變化，不斷提升。人事檔案管理人員想要在日常工作中充分落實(shí)信息化管理工作，不僅要積極更新自己的信息化管理技術(shù)，積極學(xué)習(xí)各種信息化管理手段，結(jié)合事業(yè)單位的人事檔案管理工作實(shí)際需求，不斷滿足單位日益升高的人事檔案管理需求，還需積極更新自己的人事檔案管理觀念。檔案管理人員必須充分認(rèn)識(shí)到不斷學(xué)習(xí)、不斷進(jìn)步的必要性，積極學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外的優(yōu)秀信息化管理經(jīng)驗(yàn)與管理手段，積極提升自己的能力，并在人事檔案管理工作中逐步引入新型信息化技術(shù)與手段，逐步提升事業(yè)單位的人事檔案信息化管理水平。促使信息化管理始終與時(shí)代發(fā)展趨勢(shì)走在同一階段，還可促進(jìn)事業(yè)單位繼續(xù)與時(shí)俱進(jìn)，積極發(fā)展，與國(guó)際并聯(lián)。事業(yè)單位管理者也需積極更新自己的管理理念，認(rèn)識(shí)到更新管理理念對(duì)人事檔案管理工作以及事業(yè)單位未來(lái)發(fā)展的積極影響。

（四）加大人事檔案信息化管理的資金投入，提升整體管理水平

想要在事業(yè)單位的人事檔案管理工作中全面落實(shí)信息化管理，事業(yè)單位不僅要重視信息化管理，鼓勵(lì)信息化手段在人事檔案管理工作中落實(shí)應(yīng)用，還需增加人事檔案信息化管理的資金投入，鼓勵(lì)相關(guān)部門不斷優(yōu)化現(xiàn)今應(yīng)用的信息化管理設(shè)備與人事檔案管理設(shè)備，增加信息化技術(shù)研發(fā)的資金投入，增加人事檔案信息化管理人才的培養(yǎng)資金投入，才能全面提升人事檔案信息化管理的實(shí)際水平。但為了保證資金投入的科學(xué)性與合理性，事業(yè)單位必須完善現(xiàn)有人事檔案管理工作的相關(guān)投入機(jī)制，明確檔案管理信息化建設(shè)所需要的經(jīng)費(fèi)數(shù)字，并將經(jīng)費(fèi)納入制度化軌道中，確定資金要求合理后，提供專項(xiàng)資金，實(shí)現(xiàn)資金投入長(zhǎng)效化，保證人事檔案信息化管理工作能夠順利開展，順利完成。事業(yè)單位在投入相應(yīng)資金后，還需增加資金監(jiān)管力度，明確每一筆資金的實(shí)際應(yīng)用方向，確定資金的使用合理性。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，目前信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)正處于持續(xù)發(fā)展的階段，事業(yè)單位人事檔案管理工作的開展應(yīng)該強(qiáng)化對(duì)先進(jìn)技術(shù)的重視，由傳統(tǒng)管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字信息化管理，建立并完善相對(duì)較為全面的管理系統(tǒng)，不斷提高管理的效率，發(fā)揮信息化人事檔案管理的效果，推動(dòng)事業(yè)單位人事檔案信息化管理水平的提升，推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。