中小型食品生產(chǎn)企業(yè)采購成本控制策略探究

蔣長浩

為解決中小型食品生產(chǎn)企業(yè)采購成本控制中存在的問題，需結(jié)合實際情況組建完善的采購部門，制定合理的采購制度，執(zhí)行高效的采購計劃，加大監(jiān)督力度，提升管理能力，確保在有效控制下實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。基于此，在本文中結(jié)合采購成本控制中經(jīng)常出現(xiàn)的問題加以分析，并給出作者自己的控制策略，以期提升中小型食品生產(chǎn)企業(yè)的采購效益。隨著現(xiàn)代社會經(jīng)濟的不斷發(fā)展，人們的生活水平不斷提升，對于食品也提出了更高的要求。中小型食品生產(chǎn)企業(yè)與人們的生產(chǎn)生活存在密切聯(lián)系，特別是在食品行業(yè)快速發(fā)展下，社會消費量逐漸提高，市場競爭進一步加劇。企業(yè)將目光從內(nèi)部生產(chǎn)過程管理轉(zhuǎn)向產(chǎn)品全生命周期中的采購環(huán)節(jié)，加強采購控制，以降低生產(chǎn)成本。

采購成本控制中存在的問題

中小型食品生產(chǎn)企業(yè)在實際發(fā)展中，采購工作的實施因為各方面的限制還存在諸多問題，不僅是組織架構(gòu)還是管理制度，采購人員自身也存在著很多不足。所以需要對這些問題進行分析，明確具體的原因，結(jié)合實際給出合理的解決措施。

采購人員不專業(yè)

雖然很多企業(yè)都已明確組織架構(gòu)，組建采購部門，但是為了節(jié)約用人成本，往往一人身兼數(shù)職，采購人員水平參差不齊，經(jīng)常會出現(xiàn)原材料品質(zhì)不合格導(dǎo)致而導(dǎo)致產(chǎn)品質(zhì)量出現(xiàn)缺陷。究其原因是采購人員專業(yè)性不夠，對原材料質(zhì)量標準不熟悉，對物料特性掌握不足，采購的原材料不能滿足食品生產(chǎn)要求，從而引發(fā)一系列的產(chǎn)品質(zhì)量問題。而一旦出現(xiàn)食品安全問題，將給中小型食品生產(chǎn)企業(yè)帶來致命打擊。并且由于采購人員的業(yè)務(wù)能力不足，難以控制物料價格，時常出現(xiàn)原材料成本過高的現(xiàn)象。同時，不專業(yè)的采購人員缺乏足夠的財務(wù)風險意識，當接收到錯誤的票據(jù)憑證時，會導(dǎo)致企業(yè)無法正常入賬，從而增加財務(wù)成本。

采購制度不嚴謹

中小型食品生產(chǎn)企業(yè)大都建立了自己的采購制度，但這些制度往往是網(wǎng)絡(luò)下載的通用版本，未結(jié)合企業(yè)自身發(fā)展情況進行修訂，嚴謹度不夠，導(dǎo)致整個采購流程出現(xiàn)明顯漏洞。缺少嚴謹?shù)闹贫冗M行指引和約束，不僅會造成采購成本的浪費，還會導(dǎo)致物資質(zhì)量失控，進一步影響企業(yè)生產(chǎn)效率和最終產(chǎn)成品的質(zhì)量。同時部門之間職責劃分不明確，遇到問題相互推諉，貪污腐敗違法現(xiàn)象頻發(fā)，影響企業(yè)作風，損害了企業(yè)形象和經(jīng)濟利益，從而給企業(yè)的運營和發(fā)展帶來重大影響。

采購計劃不準確

中小型食品生產(chǎn)企業(yè)具備復(fù)雜性和多變性的特點，會根據(jù)客戶的不同需求和多變的市場因素做出不同的決策。特別是在采購環(huán)節(jié)中，采購標準、采購品類以及采購時間和數(shù)量的變化，都將導(dǎo)致不同的采購決策。例如大宗采購的單價一般遠低于小批量采購的單價，如果沒有明確的采購計劃，為了降本而決定實施大宗采購，可能導(dǎo)致原材料庫存增加，倉庫管理費用上升，企業(yè)流動資金被占用。而一味追求小批量采購，盡管能有效降低庫存成本，但是由于需要實施多次采購，也會導(dǎo)致總物流費用的增加。中小型食品生產(chǎn)企業(yè)在實際發(fā)展中，還伴隨訂單的不穩(wěn)定，生產(chǎn)計劃也隨之波動，物料需求難以預(yù)測，倘若制定出不準確的采購計劃，前瞻性和精確度不足，物料短缺和庫存積壓的現(xiàn)象并存，“牛鞭效應(yīng)”也會給企業(yè)帶來巨大負擔，采購復(fù)雜度直線上升。在這種情況下，不僅使企業(yè)的采購成本增加，也給企業(yè)帶來了嚴重的資源浪費，甚至?xí)l(fā)資金鏈斷裂，危及企業(yè)存亡。

采購監(jiān)督不徹底

中小型食品生產(chǎn)企業(yè)在實際建設(shè)和發(fā)展中，缺乏對整個采購業(yè)務(wù)流程的監(jiān)督管理，未構(gòu)建有效的內(nèi)控機制。采購人員在實際工作過程中，往往供應(yīng)商引入、詢價、議價、商務(wù)談判、簽訂合同、請款等環(huán)節(jié)都是由一個人全部負責，采購的各個環(huán)節(jié)工作未做到相互分離，得不到整體制約。單人負責制的采購，導(dǎo)致采購信息來源單一和信息不對稱，使得監(jiān)督管理名存實亡。而缺乏采購評審、合同會簽和供應(yīng)商管理，也會使得采購人員和供應(yīng)商相互勾結(jié)，損害企業(yè)利益，使得企業(yè)做出錯誤的采購決策。

采購成本控制問題的解決措施

成立專業(yè)的采購部門

設(shè)立專業(yè)的采購部門是中小型食品生產(chǎn)企業(yè)采購成本控制工作的關(guān)鍵內(nèi)容，規(guī)劃采購部門的組織結(jié)構(gòu)，明確部門職責以及崗位職責，采購部門人員以經(jīng)理、主管、專員三層架構(gòu)為主，經(jīng)理負責采購部門整體戰(zhàn)略規(guī)劃，預(yù)估市場行情的走勢，及時鎖定供應(yīng)商的產(chǎn)能和價格，確?？偝杀咀顑?yōu)；主管負責原材料質(zhì)量提升、價格談判和供應(yīng)商績效管理，促進降本增效；采購專員負責具體的物料交付和供應(yīng)商協(xié)同，保障物料供應(yīng)和服務(wù)優(yōu)化。采購人員需要詳細掌握不同部門的物料需求情況，對采購原材料的成本和資金預(yù)算進行控制，并進行合理的記錄和調(diào)整，結(jié)合實際制定出完善的原材料采購計劃。同時還需要積極和相關(guān)部門溝通，加強與計劃、倉儲和品質(zhì)部門的工作協(xié)同，掌握好原材料的物理特性和質(zhì)量情況等。

只有讓專業(yè)的采購人員更好地履行自身職能，才能保證采購部門工作更加規(guī)范。對于采購人才，一方面強化食品專業(yè)知識和財務(wù)知識的培訓(xùn)，另一方面不斷提升采購管理能力，培養(yǎng)更多的專業(yè)人員，使用更先進的管理工具，促進信息化和系統(tǒng)化，也將促使企業(yè)采購工作效率的提升，從而保障企業(yè)生產(chǎn)工作的順利執(zhí)行。

編制嚴謹?shù)牟少徶贫?/p>

如果采購制度不嚴謹，采購人員往往會出現(xiàn)降本意識不足，質(zhì)量把控不嚴，工作效率下降，在實際工作中容易偷懶鉆空子的情況，也會出現(xiàn)貪污腐敗的行為。為了控制這種情況，企業(yè)需要制定嚴謹?shù)牟少徶贫?，明確崗位職責和權(quán)限，不斷地降本提質(zhì)；明確業(yè)務(wù)操作流程，提升采購效率；明確監(jiān)督機制，保障采購過程廉潔透明，使各個崗位之間權(quán)利相互制約，避免因為人為因素增加采購成本。在采購業(yè)務(wù)整個過程中，可以設(shè)立多級審核機制，對采購申請進行審批，對詢價、比價過程進行監(jiān)控，對采購合同進行評審，并設(shè)立專門的內(nèi)控風控小組，部門之間相互監(jiān)督，遵循公平、公正、公開原則，避免采購部門一言堂的局面，使采購行為更加規(guī)范，采購流程更加陽光透明，保障采購制度的可行性、可協(xié)調(diào)性、可監(jiān)督性和連貫性，以達到合理的監(jiān)督作用。