高?！皩W(xué)生類”檔案工作若干問題探析

魏自鵬

一、“學(xué)生類”檔案概念界定

“學(xué)生類”檔案概念的提出，并單獨(dú)設(shè)類，體現(xiàn)了“大檔案”思想，“彰顯了以人為本和重視民生檔案的理念”^[1]。然而，由于教育部27號(hào)令（《高等學(xué)校檔案管理辦法》）僅提出了概念，簡要列出了歸檔范圍，并未對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的解釋和準(zhǔn)確的界定，更未提出具體的操作方法或?qū)嵤┺k法，且所列歸檔范圍有些（學(xué)籍檔案、黨團(tuán)組織檔案）又與其他門類（教學(xué)、黨政等）重合，結(jié)果導(dǎo)致大家解讀不一、操作多樣。針對(duì)不同的解讀，廖穎歸納出主要三種：一是“學(xué)生類檔案本質(zhì)就是學(xué)生個(gè)人檔案”;二是“學(xué)生類檔案是指綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的檔案材料”;三是“學(xué)生類檔案包含學(xué)生個(gè)人檔案和綜合檔案中與學(xué)生相關(guān)的檔案材料”，并通過分析，認(rèn)為“比較理想的選擇是繼續(xù)沿用‘學(xué)生類檔案的提法，但要注明其本質(zhì)就是學(xué)生個(gè)人檔案，并配備相應(yīng)的法規(guī)?！?sup>[2]筆者支持這一觀點(diǎn)，認(rèn)為將“學(xué)生類”檔案理解為學(xué)生個(gè)人檔案較為穩(wěn)妥，不會(huì)打破已有檔案門類，易于實(shí)際操作。即“學(xué)生類”檔案就是學(xué)生個(gè)人檔案，簡稱學(xué)生檔案（以下均用此簡稱），是學(xué)生個(gè)人在高校學(xué)習(xí)期間直接產(chǎn)生的第一手材料^[3]，是個(gè)人人事檔案的前身，屬于人事檔案的范疇， 隨人來去，具有流動(dòng)性。

二、學(xué)生檔案所有權(quán)

工作中，不論是學(xué)生個(gè)人、用人單位還是人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)，多對(duì)學(xué)生檔案的所有權(quán)歸屬認(rèn)識(shí)不清、把握不準(zhǔn)。比如，有的學(xué)生認(rèn)為既然是學(xué)生檔案其所有權(quán)應(yīng)該屬于個(gè)人，因此檔案應(yīng)由個(gè)人攜帶，而有的高校、用人單位、人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)也默許了這一做法。有的用人單位、人才交流服務(wù)機(jī)構(gòu)對(duì)學(xué)生檔案認(rèn)識(shí)、關(guān)心和重視不夠，認(rèn)為學(xué)生檔案是學(xué)生個(gè)人的事，丟失與否無關(guān)緊要，也與他們無關(guān)，導(dǎo)致對(duì)學(xué)生檔案接收、整理都比較隨意，學(xué)生檔案丟失現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。這些都是對(duì)學(xué)生檔案所有權(quán)認(rèn)識(shí)不清的表現(xiàn)，也是導(dǎo)致學(xué)生檔案整理不規(guī)范和遺失的一個(gè)主要原因。

學(xué)生檔案雖是有關(guān)學(xué)生個(gè)人的檔案，但它是國家為了管理學(xué)生的需要所形成的有關(guān)材料。在校期間，國家委托學(xué)校收集、整理、保管有關(guān)學(xué)生思想、學(xué)習(xí)、愛好特長、文體活動(dòng)、實(shí)習(xí)實(shí)踐等的記錄，形成學(xué)生個(gè)人檔案。學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案經(jīng)過轉(zhuǎn)遞進(jìn)入用人單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，成為干部人事檔案（國家黨政機(jī)關(guān)和國有企事業(yè)單位在編人員）或流動(dòng)人員人事檔案（人發(fā)〔1996〕118 號(hào)《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》），受國家委托由用人單位或人才服務(wù)機(jī)構(gòu)來負(fù)責(zé)管理。因此，不論從哪種角度看，學(xué)生檔案的所有權(quán)都屬于國家。明確了這一點(diǎn)，學(xué)生、學(xué)校、用人單位、人才服務(wù)機(jī)構(gòu)才能樹立正確的理念，切實(shí)履行責(zé)任和義務(wù)，減少實(shí)踐中出現(xiàn)的“棄檔”“死檔”、拒檔、遺失檔案、私自攜帶和私自拆封檔案等一系列問題^[4]。

三、學(xué)生檔案管理機(jī)構(gòu)

目前，學(xué)生檔案管理的機(jī)構(gòu)仍然未能取得統(tǒng)一，常見的有檔案館（室）、學(xué)生處（其他類似機(jī)構(gòu)）、院系管理三種模式，這三種模式各有利弊，但總的來看由學(xué)校檔案館（室）來進(jìn)行管理優(yōu)點(diǎn)更多。從管理學(xué)的基本原理看，學(xué)生檔案由學(xué)校檔案館（室）負(fù)責(zé)管理，有利于高校治理體系更好地運(yùn)轉(zhuǎn)和檔案機(jī)構(gòu)功能更好地發(fā)揮。原因有四：一是名正言順，眾識(shí)所歸，迎合社會(huì)和人們的普遍認(rèn)識(shí)，學(xué)生檔案“在哪里，由誰管理”，多數(shù)人的第一反應(yīng)是檔案館（室）;二是克服人為因素對(duì)檔案資源的割裂，有利于檔案資源的集中，落實(shí)檔案的集中統(tǒng)一管理原則;三是有利于發(fā)揮規(guī)模效應(yīng)，檔案機(jī)構(gòu)的軟硬件設(shè)施均能得到更加充分地利用;四是有利于發(fā)揮檔案專業(yè)人員的智力因素，體現(xiàn)“專業(yè)的人做專業(yè)的事”的原則，且檔案人員之間有共同的話題，便于交流和共同提高，加之上升通道明確，易使人心穩(wěn)定。長期以來，學(xué)生檔案資源被割裂分散，非專業(yè)人員做著專業(yè)的事，人心不穩(wěn)，人員變動(dòng)頻繁，導(dǎo)致管理混亂、材料缺失，整理不科學(xué)、不規(guī)范，其中一個(gè)主要原因就是檔案管理機(jī)構(gòu)不統(tǒng)一。這是典型的“結(jié)構(gòu)不合理，功能不能有效發(fā)揮”的體現(xiàn)，猶如“腳不在腿上，手不在胳膊上”，結(jié)果是“腳不腳，手不手”，即“腳不能發(fā)揮腳的功能，手不能發(fā)揮手的功能”。因此，筆者認(rèn)為是時(shí)候統(tǒng)一思想，將學(xué)生檔案歸入學(xué)校檔案館（室）管理了，以回歸它本應(yīng)存在的位置。

現(xiàn)實(shí)中，常見檔案館（室）不愿接手學(xué)生檔案工作的現(xiàn)象，主要原因是檔案工作人員的積極性沒能調(diào)動(dòng)。以赫茲伯格雙因素理論看，人的積極性的調(diào)動(dòng)需要保健和激勵(lì)兩方面的因素。保健因素僅能預(yù)防和消除不滿，但不具有激勵(lì)作用，只有激勵(lì)因素才能調(diào)動(dòng)員工工作的熱情。保健因素是由工作環(huán)境因素引起的，激勵(lì)因素是由工作本身因素引起的。學(xué)生檔案工作的外部條件（場地、平臺(tái)、工具、工資等）較易能夠滿足，而激勵(lì)因素（成就、贊賞、晉升、發(fā)展等）不易做到。學(xué)生檔案涉及部門多、協(xié)調(diào)難，且內(nèi)容多雜、整理繁鎖、時(shí)間緊迫、責(zé)任重大，檔案館（室）本來人手就有限，若軟硬件條件再跟不上，工作又得不到尊重，激勵(lì)因素不能滿足，其工作容易成為“燙手的山芋”。不過，檔案工作者也應(yīng)克服“經(jīng)濟(jì)人”思想，不要太在意個(gè)人利益和物質(zhì)誘惑，努力提高自身修養(yǎng)，以“自我實(shí)現(xiàn)人”的人生境界，勇于擔(dān)當(dāng)，積極作為，盡力提高學(xué)生檔案工作水平^[5]。

四、學(xué)生檔案管理基本流程

學(xué)生檔案作為人事檔案的前身，基于前端控制思想和一體化管理理念，可以將人事檔案的管理標(biāo)準(zhǔn)融入學(xué)生檔案管理之中，尤其是干部人事檔案的管理經(jīng)過多年的實(shí)踐和發(fā)展已經(jīng)相對(duì)成熟，其管理模式基本可以直接借鑒，也便于學(xué)生檔案與將來的人事檔案銜接。即采用一人一卷的形式，可每人一袋，其整個(gè)過程主要包括檔案的接收、保管、歸檔、整理、轉(zhuǎn)遞等環(huán)節(jié)。下面基于學(xué)生檔案由檔案館（室）負(fù)責(zé)的假設(shè)，簡要敘述其工作流程。

（一）學(xué)生檔案的接收、保管與利用

學(xué)校招生部門在郵寄新生錄取通知書時(shí)可附帶新生報(bào)到須知，明確新生檔案由學(xué)校檔案館（室）接收，并注明檔案郵寄地址和方式。檔案館（室）接收后，根據(jù)招生部門提供的錄取名單，核實(shí)每份新生檔案的考生號(hào)、姓名，標(biāo)注檔案收到與否，注明專業(yè)并按其存放、待轉(zhuǎn)專業(yè)和資格審查結(jié)束后最終按院系、年級(jí)、班級(jí)和學(xué)號(hào)排序。考慮到學(xué)生檔案利用、更新的頻繁，最好將其存放在相對(duì)獨(dú)立的專門庫房，以與綜合檔案庫房分開，避免影響其他門類檔案。如院系要進(jìn)行新生入學(xué)資格審查等利用檔案，務(wù)必履行借閱和歸還手續(xù)。

（二）學(xué)生檔案材料的收集歸檔

談到收集歸檔就一定要先明確其歸檔范圍，學(xué)生檔案材料的歸檔范圍，可以干部人事檔案十大門類作為參考，主要包括學(xué)歷、自傳（考查、考核）、獎(jiǎng)懲、黨團(tuán)、政審、出國（境）審批、有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案及其他等八類材料^[6]。

學(xué)生檔案的收集涉及到多個(gè)部門，僅靠檔案機(jī)構(gòu)絕難辦到，需要檔案機(jī)構(gòu)與材料形成部門的協(xié)調(diào)配合。工作中，盡量運(yùn)用“行為助推”理念^[7]，借助合適的平臺(tái)和技術(shù)工具，采用客觀方法代替主觀選擇。如在智慧校園建設(shè)的當(dāng)下，高?？衫米陨淼男@云計(jì)算平臺(tái)——“私有公共云”^[8]，通過檔案系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的對(duì)接集成，將業(yè)務(wù)系統(tǒng)中形成的有關(guān)學(xué)生檔案材料順利平滑地自動(dòng)歸入檔案系統(tǒng)，不僅提高了工作效率，也提高了準(zhǔn)確性，避免了主觀選擇的失誤。

（三）學(xué)生檔案的整理

由于學(xué)生檔案在校保存時(shí)間較短，其整理相對(duì)簡單，一般維持材料接收時(shí)的原貌，不拆除訂書釘?shù)冉饘傥铮ㄐ枰獢?shù)字化加工的除外），但也要避免檔案袋中“大袋套小袋”等無序現(xiàn)象，應(yīng)按照歸檔范圍的類別和形成時(shí)間的先后順序進(jìn)行分類和排序。

同時(shí)，應(yīng)明確個(gè)體檔案與群體檔案、學(xué)生檔案與學(xué)籍檔案及其他門類檔案的區(qū)別與聯(lián)系。首先學(xué)生檔案屬于個(gè)體檔案，平時(shí)工作中以群體為單位形成的檔案材料，應(yīng)盡量通過復(fù)制等形式變一份為多份，分別放入相應(yīng)的個(gè)體檔案中。其次，學(xué)生檔案有別于學(xué)籍檔案，前者以個(gè)體為單位，隨人來去，具有流動(dòng)性，保管期限相對(duì)較短;后者除以個(gè)體為單位外，也有以群體為單位的（如班級(jí)名單、專業(yè)成績、畢業(yè)生名冊等），保管期限相對(duì)長久，保管地點(diǎn)相對(duì)固定。采用計(jì)算機(jī)輔助管理的單位可以將學(xué)生學(xué)籍信息數(shù)據(jù)直接導(dǎo)入數(shù)據(jù)庫，將電子檔案及紙質(zhì)檔案數(shù)字化副本掛接相應(yīng)條目，以便檢索和利用。

（四）學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞

檔案轉(zhuǎn)遞是學(xué)生檔案管理的一個(gè)易錯(cuò)和關(guān)鍵環(huán)節(jié)。學(xué)生檔案除機(jī)要等特殊要求外，現(xiàn)在主要通過EMS進(jìn)行轉(zhuǎn)遞，原則上不準(zhǔn)由個(gè)人私自攜帶。檔案機(jī)構(gòu)可以根據(jù)就業(yè)部門發(fā)送的就業(yè)派遣信息（一般通過大學(xué)生就業(yè)服務(wù)平臺(tái)之類云平臺(tái)自動(dòng)導(dǎo)出），經(jīng)過一定的處理發(fā)送給郵局打印快遞面單?？爝f面單上除了填寫（打?。┰敿?xì)郵寄地址、接收單位、聯(lián)系人及聯(lián)系電話外，最好備注院系、班級(jí)、學(xué)號(hào)、姓名等信息，方便后期裝袋、貼單、郵寄。然后，將檔案材料核實(shí)無誤后，按班級(jí)、學(xué)號(hào)順序依次裝入快遞袋，貼快遞面單并加蓋密封章。最后，與郵局清點(diǎn)無誤，在移交清單上簽字，交郵局統(tǒng)一郵寄。檔案郵寄后，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)派專人負(fù)責(zé)接收并處理郵局或快遞員實(shí)際投遞過程中反饋回來的問題，如地址不詳無法投遞、單位拒收等。在檔案全部郵寄后，將包含詳細(xì)郵寄地址及郵寄單號(hào)的匯總表轉(zhuǎn)發(fā)給輔導(dǎo)員，以通知畢業(yè)生及時(shí)網(wǎng)上查詢檔案接收情況。

為便于后期出現(xiàn)問題時(shí)有據(jù)可查，檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)妥善保管從新生檔案接收到畢業(yè)生檔案郵寄整個(gè)過程中產(chǎn)生的移交清冊等工作材料。

五、學(xué)生檔案數(shù)字化

學(xué)生檔案數(shù)字化主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描加工以轉(zhuǎn)化成數(shù)字化副本。當(dāng)前，隨著檔案信息化的不斷推進(jìn)，紙質(zhì)檔案數(shù)字化已經(jīng)成為常態(tài)。學(xué)生紙質(zhì)檔案的數(shù)字化有利于提高檔案的檢索和利用效率，有利于建立新生入學(xué)資格長效追蹤機(jī)制，有利于減少學(xué)生檔案遺失帶來的損失。因此，近期安徽省教育廳（皖教秘學(xué)〔2020〕24號(hào)）規(guī)定，“學(xué)校檔案部門要對(duì)學(xué)生入學(xué)全部檔案材料進(jìn)行電子掃描存檔，學(xué)生在校期間所有檔案材料實(shí)施學(xué)校學(xué)生雙套制存檔，電子紙質(zhì)雙重備份?！?sup>[9]這的確不失為一種解決學(xué)生檔案遺失等問題的有效措施，但也與國家檔案單軌制管理政策和趨勢相悖。

學(xué)生檔案數(shù)字化主要有自行掃描加工和服務(wù)外包兩種途徑。當(dāng)前，不少高校由于人手有限、技術(shù)不夠等因素，多采用服務(wù)外包方式。然而，學(xué)生檔案數(shù)字化其實(shí)并不復(fù)雜，只需按照《紙制檔案數(shù)字化規(guī)范》（DA/T31-2017），將其掃描成像素不低于300 dpi的JPEG圖片并轉(zhuǎn)化為OFD（中國標(biāo)準(zhǔn)）或PDF（國際標(biāo)準(zhǔn)）格式即可。從實(shí)際工作看，現(xiàn)階段學(xué)生檔案開發(fā)有限，可不進(jìn)行OCR識(shí)別?？紤]到學(xué)生檔案數(shù)字化的常態(tài)化以及信息安全問題，高校自行加工更為穩(wěn)妥。因此，建議高校盡快掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)，配備必要的軟硬件，既有利于信息安全也能節(jié)省經(jīng)費(fèi)、鍛煉隊(duì)伍。

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[9]安徽省教育廳.關(guān)于做好2020年普通高等學(xué)校錄取新生入學(xué)資格復(fù)查和進(jìn)一步完善學(xué)生檔案管理工作的通知.[2020-09- 29].http：//www.ahyz.edu.cn/info/1644/20255.htm.

作者單位：安徽醫(yī)學(xué)高等?？茖W(xué)校