試論信息化背景下科技檔案管理工作的創(chuàng)新

鄧媛 羅楓

一、引言

早在中華人民共和國(guó)成立初期，國(guó)內(nèi)就展開了有關(guān)科技檔案相關(guān)問題的探索，各學(xué)者及檔案工作者不斷對(duì)科技檔案的概念、管理、利用、開發(fā)等問題進(jìn)行辨析、研討。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，科技檔案的重要性也逐漸被社會(huì)所認(rèn)識(shí)，科技檔案的相關(guān)問題也因?yàn)榭萍紮n案價(jià)值的提升而持續(xù)受到關(guān)注。信息化時(shí)代的到來(lái)也對(duì)科技檔案的建設(shè)做出了新的要求，為了更好地完成科技檔案的相關(guān)工作，很有必要結(jié)合信息化時(shí)代的特點(diǎn)對(duì)科技檔案工作進(jìn)行改善[1]?？萍紮n案的管理工作是其他工作的基礎(chǔ)，科技檔案管理工作的優(yōu)化有利于提高利用率，提升科技檔案服務(wù)工作質(zhì)量。

二、科技檔案管理的理論基礎(chǔ)

（一）科技檔案的特征

對(duì)管理對(duì)象特征的了解是展開相關(guān)工作的基礎(chǔ)，在科技檔案管理工程中，理清科技檔案的主要特征對(duì)管理工作的展開具有重要作用，科技檔案主要具有以下特征[2]。

1.專業(yè)性

專業(yè)性是科技檔案最突出的特征之一。科技檔案作為科技活動(dòng)的一種記錄形式，從其產(chǎn)生起就具有顯著的專業(yè)性特征，因源自的專業(yè)技術(shù)領(lǐng)域不同，對(duì)科技檔案的管理工作也具有不同的要求。例如，針對(duì)軍工與醫(yī)藥領(lǐng)域應(yīng)注重對(duì)科技檔案的保密管理，對(duì)農(nóng)業(yè)與水產(chǎn)領(lǐng)域則應(yīng)側(cè)重于科技檔案的共享共用，對(duì)高校及企業(yè)領(lǐng)域要加強(qiáng)對(duì)科技檔案價(jià)值的再挖掘等?？萍紮n案的專業(yè)性是科技檔案的組織、管理與開發(fā)利用等工作的重要參考依據(jù)。

2.多樣性

科技檔案的多樣性主要是指其種類及類型的多樣性。當(dāng)涉及到不同建檔事件時(shí)，科技檔案會(huì)因事件流程的發(fā)展而產(chǎn)生不同種類的檔案。例如，在建設(shè)領(lǐng)域內(nèi)，科技檔案按建設(shè)活動(dòng)的流程可分為工程設(shè)計(jì)檔案、建筑施工檔案與工程竣工檔案，在產(chǎn)品開發(fā)領(lǐng)域則可分為產(chǎn)品設(shè)計(jì)檔案、產(chǎn)品生產(chǎn)檔案與工藝裝備檔案等?？萍紮n案類型的多樣性則是指科技檔案會(huì)具有不同的載體形式，檔案的類型通常由其所記載的活動(dòng)內(nèi)容與方式?jīng)Q定，而科技檔案因其記載活動(dòng)的研究與生產(chǎn)性質(zhì)使得其除了常見的紙質(zhì)載體外，還經(jīng)常使用音頻、視頻、圖像等各種形式的材料為載體?？萍紮n案的多樣性使得對(duì)科技檔案的管理需按其特點(diǎn)的不同采取不同措施。

3.成套性

科技及生產(chǎn)活動(dòng)的特性使得科技檔案具有成套性的特點(diǎn)，即科技檔案都是以一個(gè)獨(dú)立的項(xiàng)目或特有的現(xiàn)象為記錄對(duì)象，圍繞著某一課題而形成的科技檔案會(huì)記錄該課題項(xiàng)目的全部過程與結(jié)果，最終生成一系列相互關(guān)聯(lián)的科技檔案?？萍紮n案的成套性使得對(duì)科技檔案的管理必須完善、有序，若缺少對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)資料的記錄則會(huì)對(duì)科技檔案管理的效果產(chǎn)生顯著影響。同時(shí)，也需對(duì)不同環(huán)節(jié)產(chǎn)生的科技檔案間相關(guān)性進(jìn)行描述，從而為科技檔案的開發(fā)與利用工作打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

4.現(xiàn)實(shí)性

科技檔案的現(xiàn)實(shí)性主要來(lái)自其蘊(yùn)含的價(jià)值，區(qū)別于其他檔案在歸檔后主要用于歷史資料的查證，科技檔案的重要作用在歸檔后才得以體現(xiàn)。科技檔案記錄的資料能為其他相關(guān)的科技活動(dòng)提供重要的參考價(jià)值，這也決定了科技檔案必須具有較高的真實(shí)性、準(zhǔn)確性與完整性。只有完整、準(zhǔn)確的科技檔案才能真正成為具有重要參考價(jià)值的檔案，為其他科技活動(dòng)提供強(qiáng)有力的支撐。

（二）科技檔案的主要價(jià)值

辨析科技檔案的主要價(jià)值有利于以價(jià)值為導(dǎo)向展開科技檔案管理工作，以價(jià)值為導(dǎo)向出發(fā)進(jìn)行科技檔案的管理可以實(shí)現(xiàn)科技檔案的深度挖掘與合理利用，從而使得科技檔案能更好地為社會(huì)生產(chǎn)及科學(xué)研究提供助力?？萍紮n案的價(jià)值主要包含以下方面[3-4]。

1.知識(shí)儲(chǔ)備

“科技檔案是一種科學(xué)與生產(chǎn)技術(shù)的記錄，是科技和生產(chǎn)知識(shí)信息的載體，是人們生產(chǎn)勞動(dòng)成果的存在形式?！盵5]科技檔案的特點(diǎn)在于其記錄的是科技生產(chǎn)活動(dòng)的過程、經(jīng)驗(yàn)與成果，提供的是加工整理后的科技信息，是一種可以用于科技、農(nóng)林、建造、水產(chǎn)、醫(yī)療等行業(yè)的技術(shù)資料，為知識(shí)生產(chǎn)服務(wù)，獲取后經(jīng)過簡(jiǎn)單處理工作即可直接為科技活動(dòng)助力。

2.提供情報(bào)

保密性同樣是科技檔案的基本特點(diǎn)之一，科技檔案的獲取通常存在一定的難度。而科技檔案所蘊(yùn)含的科技價(jià)值能有效推動(dòng)科學(xué)研究、開發(fā)設(shè)計(jì)等工作的進(jìn)展，獲取了科技檔案，就等同于掌握了科技發(fā)展的必備要素?？萍紮n案能消除科技活動(dòng)的不確定性、盲目性，具有顯著的情報(bào)特征，也可以被認(rèn)定為一種信息資源，具有明顯的價(jià)值性與指向性，即需要服務(wù)于特定的科技活動(dòng)才能發(fā)揮其效用。

3.信息共享

科技檔案是一種可供復(fù)用的資源，通過建立完善的科技檔案共建共享體系能實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的集成與再開發(fā)。在美國(guó)與歐盟等地，科技檔案的共建共享一直是其管理建設(shè)科技檔案的重點(diǎn)，通過制度統(tǒng)一科技檔案的編寫規(guī)范、明確科技檔案的服務(wù)對(duì)象、圈定科技檔案的利用方向有效提高了科技檔案的利用率，促進(jìn)了科技檔案的傳播與擴(kuò)散，使得不同來(lái)源資源互相融合完善，一份資源多機(jī)構(gòu)共用，新興資源不斷產(chǎn)生[6-7]。

（三）科技檔案管理的現(xiàn)代化思想

信息化背景下想要更好地對(duì)科技檔案進(jìn)行管理無(wú)疑需結(jié)合時(shí)代特點(diǎn)來(lái)總結(jié)出適應(yīng)時(shí)代需求的科技檔案管理思想?；诳萍紮n案的服務(wù)對(duì)象、應(yīng)用場(chǎng)景，同時(shí)考慮到新興技術(shù)的發(fā)展趨勢(shì)，可以從以下幾點(diǎn)出發(fā)歸納出科技檔案管理的現(xiàn)代化思想。

1.本質(zhì)是提供知識(shí)服務(wù)

科技檔案記錄的是已產(chǎn)生的科技成果，供人借鑒的是以往成果的全貌，從思想的形成、推進(jìn)直至成果的使用過程都可以為科技檔案所記載?？萍紮n案提供的是記錄更是一種解決實(shí)際問題的方案與思路，無(wú)疑可理解為一種獨(dú)特的知識(shí)服務(wù)。而知識(shí)服務(wù)質(zhì)量的高低取決于對(duì)各種顯性及隱性知識(shí)的挖掘、組織，因此對(duì)科技檔案的管理除了需保證收集資料的完整性外，更重要的是對(duì)資料的加工處理，如何通過科技檔案來(lái)描述出科技活動(dòng)的關(guān)鍵要素，使得相關(guān)人員通過僅查看科技檔案就能發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目的主要流程、關(guān)鍵思想與應(yīng)用價(jià)值是現(xiàn)代化服務(wù)模式下管理科技檔案需深思的問題。

2.管理需結(jié)合現(xiàn)代技術(shù)

技術(shù)可理解為一種解決問題的方法或原理，對(duì)于科技檔案，最重要的技術(shù)則是科技檔案的收集技術(shù)、組織保管技術(shù)及開發(fā)利用技術(shù)。在收集科技檔案時(shí)，收集人員需采取各種手段來(lái)確保科技檔案收集的完整性，搜索引擎、網(wǎng)絡(luò)爬蟲、知識(shí)圖譜等技術(shù)都能為科技檔案的收集提供助力;科技檔案的組織要求組織人員具有一定的學(xué)科素養(yǎng)，能做到對(duì)科技活動(dòng)的準(zhǔn)確認(rèn)知，厘清各階段科技檔案之間的聯(lián)系，并能將整理好的科技檔案錄入單位的數(shù)據(jù)庫(kù)或機(jī)構(gòu)知識(shí)庫(kù)實(shí)現(xiàn)其保管工作;科技檔案的服務(wù)是面向全社會(huì)的服務(wù)，其服務(wù)對(duì)象是無(wú)窮盡的，按照以往的依據(jù)提需求，檔案人員提供檔案的被動(dòng)服務(wù)模式難以實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案價(jià)值的開發(fā)利用，需實(shí)現(xiàn)向發(fā)現(xiàn)服務(wù)對(duì)象、提供科技檔案的主動(dòng)服務(wù)模式的轉(zhuǎn)變，而這種模式離不開數(shù)理統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)挖掘等現(xiàn)代化技術(shù)的支撐。

3.開發(fā)應(yīng)面向具體實(shí)踐

科技檔案開發(fā)需要檔案工作者圍繞服務(wù)對(duì)象的需求，對(duì)原生態(tài)的科技檔案進(jìn)行適度加工，形成二次甚至三次文獻(xiàn)。而因服務(wù)對(duì)象及服務(wù)需求的多元化，對(duì)科技檔案的開發(fā)也應(yīng)該有不同側(cè)重。此外，因科技檔案的現(xiàn)實(shí)性而導(dǎo)致其價(jià)值會(huì)隨著社會(huì)形勢(shì)的發(fā)展而變化，這也是科技檔案的利用具有時(shí)效性的一種體現(xiàn)。因此對(duì)科技檔案的開發(fā)應(yīng)是持續(xù)的，不應(yīng)對(duì)現(xiàn)有的科技資料做固化處理，而要形成一種可變的、可發(fā)展的科技檔案開發(fā)利用模式。

三、創(chuàng)新科技檔案管理的重要意義

（一）明確科技檔案管理核心

認(rèn)知相關(guān)概念是展開一切工作的基本要求，目前國(guó)內(nèi)對(duì)科技檔案的定義主要參照《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》：科技檔案是指在自然科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)等活動(dòng)中形成的應(yīng)當(dāng)歸檔保存的圖紙、圖表、文字材料、照片、影片等科技文件材料。從條例可以看出，科技檔案泛指所有涉及到科學(xué)研究、生產(chǎn)技術(shù)、基本建設(shè)的文件材料。而我國(guó)在目前的工作中較為側(cè)重科技檔案的安全保管及社會(huì)效益，對(duì)科技檔案的交流、開發(fā)利用與科技成果轉(zhuǎn)化等工作有所忽視，導(dǎo)致了“重藏輕用”的現(xiàn)象[8]。在實(shí)際收集整理科技檔案的過程中更是常常出現(xiàn)注重文字材料的收集，忽略音像、圖表等輔助資料收集的情況，有時(shí)更是會(huì)導(dǎo)致研究中的關(guān)鍵數(shù)據(jù)缺失等問題，嚴(yán)重影響了科技檔案的完整性，也為科技檔案的后續(xù)利用、開發(fā)等工作造成了阻礙[9]。而結(jié)合信息化時(shí)代背景，圍繞科技檔案服務(wù)對(duì)象的實(shí)際需求，繼而界定出科技檔案管理需注重資料收集的完整性、價(jià)值挖掘的深入性、實(shí)際利用的便捷性等核心要素是創(chuàng)新科技檔案管理的重要意義所在。

此外，明確管理核心也是科技檔案管理人員提升其專業(yè)素養(yǎng)的必備之舉。專業(yè)化的管理工作除了要求管理人員具有一定的檔案管理專業(yè)水平外，還要求其具有一定的科研管理水平、相關(guān)專業(yè)知識(shí)以及面向信息化時(shí)代要求的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力。目前，管理人員存在的知識(shí)結(jié)構(gòu)單一問題，使得其難以對(duì)覆蓋面較廣或?qū)W科專業(yè)性較高的科技檔案進(jìn)行有效歸類[10]?？蒲薪?jīng)歷的缺失也使得管理人員難以認(rèn)識(shí)到科技檔案所蘊(yùn)含的研究?jī)r(jià)值，無(wú)法提供滿足科技人員實(shí)際需求的服務(wù)[11]。而在明確管理核心的前提條件下，科技檔案管理人員能有針對(duì)性的擴(kuò)充相關(guān)知識(shí)，進(jìn)而更好地完成科技檔案的“收、管、用”工作，在面對(duì)實(shí)際應(yīng)用場(chǎng)景時(shí)也能從核心理念出發(fā)，探究科技檔案管理方案。

（二）完善科技檔案管理體系

隨著時(shí)代的變遷，檔案管理也完成了從檔案實(shí)體管理階段到檔案信息管理階段再到檔案知識(shí)管理階段的演變，基于知識(shí)服務(wù)的檔案管理是響應(yīng)時(shí)代進(jìn)步的必然要求，是促進(jìn)知識(shí)經(jīng)濟(jì)興起的基本保障[12-13]。目前的檔案管理觀念仍受到過去的檔案實(shí)體管理與檔案信息管理觀念影響，這也導(dǎo)致了目前科技檔案管理工作重心仍側(cè)重于對(duì)檔案的收集、整理、鑒別、保管等工作，對(duì)檔案的利用與開發(fā)，特別是對(duì)電子檔案的開發(fā)以及對(duì)檔案知識(shí)的組織、評(píng)價(jià)等工作實(shí)施不足。創(chuàng)新科技檔案管理體系，在管理體系中強(qiáng)調(diào)對(duì)科技檔案的組織、開發(fā)、利用與更新是完善科技檔案管理工作的必經(jīng)之路，是體現(xiàn)科技檔案重要價(jià)值的必要保障。

（三）推動(dòng)科技檔案開發(fā)利用

現(xiàn)階段，科技檔案管理很少提到對(duì)科技檔案的開發(fā)與利用，特別是基于“互聯(lián)網(wǎng)+”環(huán)境的檔案的開發(fā)與利用?？萍紮n案的利用主要集中在對(duì)項(xiàng)目的檢查、驗(yàn)收與審計(jì)等工作，其目的在于服務(wù)例行檢查，而如何挖掘檔案價(jià)值，將其應(yīng)用于佐證科技成果、推動(dòng)科技發(fā)展等工作則涉及較少[14]。雖然不斷有相關(guān)學(xué)者及檔案工作人員倡導(dǎo)將云計(jì)算與大數(shù)據(jù)等技術(shù)引入到檔案管理工作中，部分高校的檔案部門與各行業(yè)的檔案研究院所等機(jī)構(gòu)也嘗試了對(duì)相關(guān)技術(shù)方法的使用。但目前的應(yīng)用進(jìn)展仍受限于科技檔案管理技術(shù)方法的落后：一方面，目前的技術(shù)過于單一，難以處理科技檔案管理工程中存在的檔案標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、檔案資源整合難實(shí)現(xiàn)與檔案分享功能難落實(shí)等問題[15];另一方面則體現(xiàn)在目前的方法并未著眼于對(duì)檔案資源的開放與利用等方面，統(tǒng)計(jì)分析與數(shù)據(jù)挖掘等專用的知識(shí)挖掘方法并未在檔案管理工作中得到充分應(yīng)用[16]。

創(chuàng)新科技檔案服務(wù)觀念，能更新社會(huì)對(duì)科技檔案作用的認(rèn)知，實(shí)現(xiàn)從科技檔案審查為重點(diǎn)到科技檔案利用為重點(diǎn)的轉(zhuǎn)變，使得科技檔案管理工作者與科技檔案使用人員認(rèn)識(shí)到科技檔案的價(jià)值所在，從而實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案價(jià)值的挖掘、推廣與利用;創(chuàng)新服務(wù)方法，將各種信息化技術(shù)引進(jìn)規(guī)范化管理全流程中，能顯著提高科技檔案價(jià)值挖掘的效果及效率，也是科技檔案能服務(wù)于知識(shí)收集、知識(shí)管理、知識(shí)推廣、知識(shí)再生的重要?jiǎng)恿?創(chuàng)新服務(wù)對(duì)象，注重為社會(huì)提供服務(wù)，充分發(fā)揮“互聯(lián)網(wǎng)+”的優(yōu)勢(shì)實(shí)現(xiàn)科技檔案資源的共享、共建是科技檔案管理工作創(chuàng)新的重要體現(xiàn)，是整合各行業(yè)資源，實(shí)現(xiàn)基礎(chǔ)研究積累與科研合力的有力保障，是滿足社會(huì)各行業(yè)對(duì)科技檔案資源現(xiàn)實(shí)需求的必然選擇。

四、科技檔案管理創(chuàng)新策略

（一）開創(chuàng)新型資源集成方案

科技檔案資源的完整性是后續(xù)工作展開的基礎(chǔ)，面向目前存在的科技檔案資料收集不完整、往往缺少對(duì)關(guān)鍵環(huán)節(jié)資料的記錄等問題，科技檔案收集人員應(yīng)從科技檔案的專業(yè)性、多樣性與成套性特征出發(fā)，依照所屬領(lǐng)域的特性而制定不同的資料集成策略。首先，資料收集時(shí)應(yīng)依托不同來(lái)源渠道確保資料收集的完整性，注重對(duì)各環(huán)節(jié)資料的收集，同時(shí)重點(diǎn)強(qiáng)調(diào)對(duì)領(lǐng)域內(nèi)關(guān)鍵資料的收集;其次，資料的記錄優(yōu)先選擇易于保存、不易損毀的載體，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體到電子載體的轉(zhuǎn)變，提高利用效率;最后，通過挖掘資源間聯(lián)系來(lái)厘清資源間的支撐關(guān)系、遞進(jìn)關(guān)系、關(guān)聯(lián)關(guān)系并加以組織，形成突出重點(diǎn)、管理便利、相互關(guān)聯(lián)的科技檔案。

（二）形成以利用為導(dǎo)向的管理模式

基于科技檔案的現(xiàn)實(shí)性特征，科技檔案的價(jià)值更多地體現(xiàn)在歸檔后，為了使得科技檔案的利用更為便捷，在對(duì)科技檔案進(jìn)行管理時(shí)需在對(duì)科技檔案價(jià)值了解的基礎(chǔ)上，結(jié)合服務(wù)對(duì)象的需求特征，以利用為導(dǎo)向?qū)崿F(xiàn)對(duì)科技檔案的管理。即在管理時(shí)，一是要做到對(duì)科技檔案形成領(lǐng)域的基本認(rèn)識(shí)，以各領(lǐng)域特點(diǎn)為基礎(chǔ)、以專業(yè)知識(shí)為主導(dǎo)實(shí)現(xiàn)對(duì)科技檔案的組織加工，形成科技檔案的常規(guī)化管理，從而提高科技檔案利用的便利性;二是要做到預(yù)測(cè)科技檔案的服務(wù)對(duì)象與應(yīng)用場(chǎng)景，參照科技檔案的來(lái)源對(duì)象，依據(jù)對(duì)科技檔案所記錄重點(diǎn)資料的了解，從而推導(dǎo)出科技檔案的應(yīng)用前景，把握科技檔案需求對(duì)象的特征，將科技檔案管理與利用進(jìn)一步有機(jī)結(jié)合，優(yōu)化其管理工作;三是將現(xiàn)代化信息技術(shù)充分融入其中，實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的挖掘，使得其價(jià)值實(shí)現(xiàn)從隱含層到顯性層的轉(zhuǎn)變，同時(shí)技術(shù)的應(yīng)用也能實(shí)現(xiàn)科技檔案價(jià)值的衡量工作，依據(jù)科技檔案被使用的頻率，能實(shí)現(xiàn)對(duì)高價(jià)值科技檔案的查找，以此為依據(jù)又可以進(jìn)一步推動(dòng)科技檔案的推廣利用等工作;四是要做到科技檔案的及時(shí)更新，科技檔案的價(jià)值具有時(shí)效性，隨著時(shí)間的推移，其價(jià)值也會(huì)發(fā)生變化，不斷結(jié)合社會(huì)的發(fā)展來(lái)對(duì)科技檔案的價(jià)值進(jìn)行判斷并更新其描述，是科技檔案被合理、正確、持續(xù)使用的保障。

（三）建立面向社會(huì)的共建共享體系

科技檔案的服務(wù)是面向社會(huì)的，其建立也離不開社會(huì)各行業(yè)領(lǐng)域的支持。在對(duì)科技檔案進(jìn)行組織前，厘清各領(lǐng)域間的聯(lián)系與領(lǐng)域內(nèi)各知識(shí)間的聯(lián)系，能實(shí)現(xiàn)對(duì)不同來(lái)源的科技檔案的有序組織，完成知識(shí)的集成與科技檔案的合理調(diào)配等工作?？萍紮n案的共建需要領(lǐng)域內(nèi)不同機(jī)構(gòu)間通力合作，因側(cè)重不同，各機(jī)構(gòu)間科技活動(dòng)所形成的科技檔案也就具有不同的記錄重點(diǎn)，而各機(jī)構(gòu)的發(fā)展又依賴于數(shù)量廣泛的相關(guān)知識(shí)，因此行業(yè)內(nèi)各機(jī)構(gòu)共同參與科技檔案的建立能保證科技檔案具有完善地體現(xiàn)領(lǐng)域內(nèi)專業(yè)知識(shí)的能力?？萍紮n案的共享需實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資源的合理配置，其共享不應(yīng)止于某一特定領(lǐng)域，而應(yīng)面向具體的學(xué)科項(xiàng)目，依據(jù)科技檔案的適用性來(lái)確定共享范圍，實(shí)現(xiàn)各行業(yè)領(lǐng)域間基于科技檔案的交流。

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作者單位：湖北省生態(tài)環(huán)境科學(xué)研究院（省生態(tài)環(huán)境工程評(píng)估中心）