萬物互聯(lián)時代背景下高校智慧檔案館技術服務模式探討

趙嘉文

一、引言

隨著通信技術的不斷發(fā)展，第五代移動通信技術（簡稱5G或5G技術）得到了高速發(fā)展。在高數(shù)據(jù)速率、大容量、超低時延、高移動性的新型通信技術支持下，萬物互聯(lián)時代即將到來。近年來 “智慧校園”也成為高校信息化數(shù)字化發(fā)展建設的主要目標。

高校檔案館作為高校的公共服務平臺，既是學校檔案的管理部門，又是永久保存和提供利用學校檔案的文化事業(yè)機構。近年來隨著高校招生擴大化、高校管理精細化、高校發(fā)展信息化的趨勢，配合高校建設“智慧校園”的腳步，智慧檔案館的建設成為我們高校檔案工作管理者應該思考的一個問題。

首先是智慧檔案館自身的建設發(fā)展問題。發(fā)展智慧檔案館對館舍場所和設備資源建設提出了更高的標準，選擇什么樣的技術充實智慧檔案館是檔案管理者要調研的工作。而針對實體檔案和電子檔案，如今在雙套制的保管背景下，檔案實物和電子文件日益增多，選擇合適的檔案管理模式是在智慧校園背景下管理效率得到提升的必然選擇。

其次是智慧檔案館作為一個在智慧校園大環(huán)境下的有機個體，如何將高校智慧檔案館的建設和學校整體智慧校園建設相契合，使智慧檔案館實現(xiàn)“智”（自動性、智能性）與“慧”（文化性、能動性）的結合。該模式不可復制，每所高校都具有其獨特的文化底蘊和精神內涵，因此每所高校檔案館都應契合其高校智慧校園建設，體現(xiàn)出其獨特的人文修養(yǎng)和科技體驗。

智慧檔案館是在數(shù)字檔案館之后檔案館的又一未來發(fā)展形態(tài)。它利用5G、大數(shù)據(jù)、物聯(lián)網、移動邊緣計算、人工智能等新技術，實現(xiàn)對傳統(tǒng)檔案管理流程的“智慧化”。本文結合用戶體驗視角下高校智慧檔案館用戶需求研究的前期成果，主要從用戶體驗角度出發(fā)，探討智慧檔案館技術服務模式研究，即我們高校檔案館管理工作者應該為用戶呈現(xiàn)什么樣的智慧檔案館。

二、關鍵技術概述

（一）5G技術和移動邊緣計算技術

5G技術即第五代移動通信技術。5G技術具有超高網絡下行速度、高速下載率、高可靠性、低時延等特點。5G技術的廣泛應用可以為智慧檔案館的通信傳輸提供強有力的后備保障，滿足多樣化的智慧檔案館情境體驗模式。

移動邊緣計算技術正是5G技術中最為關鍵的技術之一。它是在靠近物或數(shù)據(jù)源頭的網絡邊緣側，融合網絡、計算、存儲、應用核心能力的開放平臺，就近提供邊緣智能服務，滿足行業(yè)數(shù)字化在敏捷連接、實時業(yè)務、數(shù)據(jù)優(yōu)化、應用智能、安全與隱私保護等方面的關鍵需求的一種技術。智慧檔案館借助該技術，可以實現(xiàn)從“個體模式”到“云模式”再到“云邊模式”的轉變，可以更好地滿足用戶的多元化需求，為用戶實現(xiàn)更高效的服務。

（二）物聯(lián)網技術

物聯(lián)網技術是近年來移動通信互聯(lián)網技術發(fā)展迅猛的新技術領域之一，可以為實現(xiàn)檔案館智慧化提供強勁有力的技術支撐。物聯(lián)網是泛在網絡下可以讓管理者和用戶實現(xiàn)協(xié)同的一種網絡工作模式，由智能感知設備、傳輸通信網絡和終端控制系統(tǒng)構成，最終可以實現(xiàn)人與人、物與物、人與物的自動化信息交互與處理的智能網絡，具有全面感知、泛在互聯(lián)、智慧應用的特點。

智慧檔案館可以借由物聯(lián)網技術，最終實現(xiàn)檔案館設備間、用戶間、管理員間、用戶與管理員、用戶與檔案館、用戶與信息資源的通信，達到“智慧”的狀態(tài)。

（三）人工智能技術

人工智能技術是建立在計算機科學、邏輯學、生物學、心理學等眾多學科之上，在圖像處理、語音識別、智能機器人、自然語言處理、神經網絡、模糊算法等多個領域進行開拓的集大成技術。它可以應用在計算機視覺、機器學習、自然語言處理和語音識別等多個方面。

智慧檔案館可以借由人工智能技術，實現(xiàn)檔案館安防保障，自動抓取用戶信息，分析用戶的查檔喜好和需求，對檔案信息資源進行自動分類，進行語音交流的獲取和回答等。

（四） AR（增強現(xiàn)實）技術

增強現(xiàn)實技術指對以計算機產生的輸入如聲音、圖像或 GPS 數(shù)據(jù)加強物理、真實世界構成元素的直接或間接的視覺技術。它可以把虛擬世界里有關于智慧表達和知識服務的內容在現(xiàn)實中進行互動展示。使用者可以通過該技術在客觀現(xiàn)實物理世界中“身臨其境”。

智慧檔案館可以借助該技術將檔案虛體和上面承載的信息展現(xiàn)給用戶，減少檔案在傳送過程中的損耗，最大程度保護實體檔案的完整性。

三、服務模式特性

萬物互聯(lián)時代下的高校智慧檔案館服務模式應該體現(xiàn)出這三個特性：萬物互聯(lián)、泛在感知、瞬時計算。

（一）萬物互聯(lián)

相較于傳統(tǒng)的互聯(lián)網只連接人與電腦，萬物互聯(lián)是利用先進的通信技術、大數(shù)據(jù)技術和人工智能技術將“人——事——物”都連接起來。這種特性在檔案館的體現(xiàn)則是檔案個體之間互聯(lián)、館庫與檔案個體之間的互聯(lián)、人與館庫的互聯(lián)、人與檔案個體之間的互聯(lián)以及人與人之間的互聯(lián)，這種互聯(lián)模式是一種網狀拓撲結構，從而實現(xiàn)“綜合化、高速化、多功能、高品質、廣覆蓋”的檔案管理、利用、開發(fā)模式，進而提高用戶體驗感受。

（二）泛在感知

智慧檔案館的泛在感知特性指檔案資源廣泛存在、無處不在，可以被用戶和館員感受認知到。而它真正的目標是從感受到認知，進而再到行動，形成完整的閉環(huán)。最終泛在感知可以實現(xiàn)技術將人從文字、語言的理解當中解放出來，實現(xiàn)對理解后的信息和潛在存在的信息進行智能分析，進而進化成對知識和智慧的分析和高級表達。

（三）瞬間計算

瞬間計算特性體現(xiàn)的是高校智慧檔案館技術支持方面，通過先進的通信技術和邊緣計算，使運算能力向靠近邊緣和終端的部分下沉，來提高其反饋和傳輸效果，最終實現(xiàn)為用戶提供轉瞬即達的體驗。

四、服務模式方案

在建立智慧檔案館后，高校檔案館最終要達到檔案與用戶、檔案與檔案、用戶與檔案管理員、用戶與用戶、檔案管理者與館藏資源等感知與互聯(lián)的目的，提高用戶利用體驗。

智慧檔案館需要整合監(jiān)控攝像頭、5G微基站、安全報警等硬件，通過信息感知和大數(shù)據(jù)交互技術，在硬件環(huán)境上能實現(xiàn)館舍及庫房智能照明、智能溫濕度調控、智能防火報警、智能防盜、智能感應防鼠防蟲等，在軟件使用程度上能實現(xiàn)移動查檔、信息發(fā)布、人工智能語音感應與交流等。

在服務模式方面，主要針對用戶查閱檔案流程來進行方案介紹。這也是用戶最直觀面對智慧檔案館的體驗。高校檔案館保存檔案資源的特殊性決定它服務的用戶絕大多數(shù)都是畢業(yè)于該校的校友和在校師生。這種相對密閉的閉環(huán)使智慧檔案館的可實現(xiàn)性和可操作性實現(xiàn)了更多可能。

根據(jù)實際情況和需求，高校檔案館用戶查閱檔案主要分為移動泛在式查檔和用戶實地查檔兩種情況（圖1）。

移動泛在式查檔情況下，用戶可以隨時隨地通過計算機設備及移動終端設備（如手機、平板電腦、筆記本電腦等），利用方便快捷的5G移動網絡進行移動查檔，實現(xiàn)檔案信息資源“實時即得”。而智慧檔案館的泛在式查檔不需要像傳統(tǒng)數(shù)字檔案館一樣，由用戶自己進行檔案系統(tǒng)內部手動查詢操作，而是在用戶人臉識別綁定自己的身份信息后，用戶的檔案目錄信息及時傳送至眼前。繼而可以通過智能化的語音對接，用戶講出自己要查詢的目標信息，由人工智能在后臺匹配對應信息，完成檔案信息的查詢并傳遞給用戶，最后由用戶來確定該信息獲取的形式。這一切都依賴于各類新興技術的興起。

實地查檔情況下，檔案館通過和教務處、研究生院等部門信息同步傳送后，通過人臉識別技術，在校師生及校友用戶在踏入檔案館大門的瞬間，已有用戶個人信息自動顯現(xiàn)，隨后用戶的檔案目錄信息及時傳送至他面前的屏幕（全面高清大屏/虛擬電子屏幕）上，用戶只需要通過語音，說出自己需要的檔案信息資源和呈現(xiàn)形式，檔案信息資源就可以以用戶所需要的形式被用戶所獲取。

此外，在這兩種查檔形式的過程體驗中，運用AR技術，用戶可以無需前往庫房實地，即可調出自己所需的已經數(shù)字化過的檔案呈現(xiàn)在眼前。用戶可以直觀地“摸”到自己的檔案，而無需擔心自己對檔案造成損壞。在查詢檔案的過程中，更多的是讓用戶從感受需求、信息需求、情感需求這三個層次直觀出發(fā)，體會到如今高校檔案館的科技感和親切感，并且力圖將檔案信息資源的獲取方式從“一鍵式獲取”到“一句話獲取”，真正做到用戶隨心所想，隨意所獲。

五、結語

在當前科技迅猛發(fā)展的萬物互聯(lián)時代，高校檔案館走向智慧化已是勢不可擋的趨勢。高校檔案館應當順應這種發(fā)展形勢，想用戶所想，將用戶的需求變成自己不斷前進發(fā)展的動力和標桿，著力發(fā)展在5G、邊緣計算、物聯(lián)網、人工智能、AR技術等技術支持下的智慧檔案館，為用戶打造更好的服務體驗，實現(xiàn)全過程一站式服務。并且力求將高校智慧檔案館有機嵌入智慧校園的大框架內，讓師生和校友從邁入校園實地或是移動訪問校園的那一刻就感受到這種智慧體驗如影隨形、無處不在。

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基金項目：本文為中國高等教育學會檔案工作分會2020基金項目一般項目“高校智慧檔案館建設路徑研究”（項目編號：ZGD-YB-2020-37）的階段性成果

作者單位：西北大學檔案館