大數(shù)據(jù)時(shí)代企業(yè)檔案信息化建設(shè)的幾點(diǎn)思考

王小杭

一、檔案信息化建設(shè)的時(shí)代背景

在信息時(shí)代，隨著計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的迅猛發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理方式已越來越不適應(yīng)新形勢(shì)的發(fā)展需要，運(yùn)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代技術(shù)管理檔案，是檔案管理的發(fā)展方向。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理方式將逐步被以信息技術(shù)為特征的企業(yè)檔案管理模式所取代。

當(dāng)下正值大數(shù)據(jù)時(shí)代，企業(yè)檔案信息化建設(shè)已經(jīng)迎來了前所未有的機(jī)遇。信息化是社會(huì)發(fā)展和企業(yè)發(fā)展的必然選擇，它對(duì)檔案工作提出了新的要求。完善并逐步實(shí)現(xiàn)檔案信息化、大數(shù)據(jù)化管理，是當(dāng)前乃至今后一段時(shí)期檔案管理工作的重中之重。信息化時(shí)代背景下，要對(duì)企業(yè)檔案管理工作進(jìn)行重新定位，要盡可能地運(yùn)用現(xiàn)代科技手段和管理新方式，提高檔案工作的效率和水平，以盡快實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案信息化管理。

與信息化建設(shè)相關(guān)的數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)封裝、通信網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)正在快速發(fā)展，企業(yè)數(shù)字檔案館（室）試點(diǎn)、建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理試點(diǎn)等工作也在如火如荼地開展。這些因素為企業(yè)檔案信息化建設(shè)提供了良好的外部環(huán)境，因此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)抓住機(jī)遇，順勢(shì)而上，不斷提升檔案信息化水平。

二、企業(yè)檔案信息化管理對(duì)檔案工作的影響

（一）促進(jìn)企業(yè)檔案工作的規(guī)范化

企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)，對(duì)企業(yè)檔案的歸檔、分類、立卷、保管及提供利用等管理環(huán)節(jié)有著較大影響。在檔案信息化的管理模式下，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案和音頻、視頻類的聲像檔案都將通過信息化方式進(jìn)行收集、整理、存儲(chǔ)、利用。這將使企業(yè)檔案管理工作更加規(guī)范化、科學(xué)化，更加有利于企業(yè)檔案的利用與開發(fā)，有效克服傳統(tǒng)檔案管理模式下的存儲(chǔ)能力差、利用速度慢、信息開發(fā)不全面等缺點(diǎn)，對(duì)傳統(tǒng)企業(yè)檔案的管理具有改革創(chuàng)新意義。

（二）促進(jìn)企業(yè)檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化

企業(yè)檔案信息化工作的開展，對(duì)于企業(yè)檔案管理的制度化、標(biāo)準(zhǔn)化會(huì)起到積極的促進(jìn)作用。從企業(yè)檔案信息管理系統(tǒng)的建立，電子文件的形成、流轉(zhuǎn)與歸檔，到電子檔案的采集、整理、存儲(chǔ)及提供利用等全過程，都需建立完善的、統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，只有將企業(yè)信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)與檔案管理標(biāo)準(zhǔn)有機(jī)結(jié)合，滿足檔案利用者的諸多需求，才能促進(jìn)企業(yè)檔案管理的科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化。

（三）促進(jìn)企業(yè)檔案工作的全員化管理

企業(yè)檔案工作信息化建設(shè)，要以企業(yè)員工的全員參與為基礎(chǔ)。企業(yè)檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式下，各業(yè)務(wù)部門檔案管理工作人員主要是將紙質(zhì)文件材料收集、歸檔。檔案信息化建設(shè)中，電子文件都是企業(yè)每個(gè)部門、每個(gè)崗位以及履行各項(xiàng)職責(zé)的所有工作人員完成工作任務(wù)時(shí)形成的真實(shí)記錄，所以每個(gè)企業(yè)員工都應(yīng)該是電子文件的形成主體，都應(yīng)該參與電子檔案的收集與整理。而且，企業(yè)各部門的相關(guān)業(yè)務(wù)人員由于熟悉自己的工作崗位和業(yè)務(wù)工作，對(duì)電子文件的收集更完整、更具體、更準(zhǔn)確。同時(shí)，這種全員參與的模式能夠提高企業(yè)員工的檔案意識(shí)。因此，企業(yè)檔案信息化建設(shè)對(duì)于企業(yè)檔案全員化管理有著重要的促進(jìn)作用。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）強(qiáng)化組織管理，明確職能定位

工作未動(dòng)，制度先行，提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)，首先要從檔案管理的角度明確各機(jī)構(gòu)的職能，并制定相應(yīng)的管理制度。企業(yè)應(yīng)當(dāng)建立“信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組——各業(yè)務(wù)部門——企業(yè)信息部門——檔案部門”的四級(jí)檔案管理體系，由企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌協(xié)調(diào)檔案信息化工作，業(yè)務(wù)部門具體配合，企業(yè)信息部門提供基礎(chǔ)支撐，檔案部門制定相應(yīng)的規(guī)章制度并負(fù)責(zé)檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，為檔案信息化建設(shè)的開展提供堅(jiān)實(shí)的制度保障。

（二）加強(qiáng)前端控制，重視文件收集

電子文件主要由各業(yè)務(wù)部門產(chǎn)生，與傳統(tǒng)紙質(zhì)文件相比，電子文件格式多樣，數(shù)量龐大，因此，基于“全員參與”的管理思想，必須加強(qiáng)電子文件前端控制，尤其是每項(xiàng)具體業(yè)務(wù)工作中形成的文件，應(yīng)當(dāng)注重此類文件的收集。企業(yè)應(yīng)提前制定電子文件歸檔范圍，對(duì)收集文件的齊全完整性進(jìn)行審核，并及時(shí)督促相關(guān)業(yè)務(wù)部門將電子文件進(jìn)行歸檔。在收集過程中，檔案部門應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)指導(dǎo)，及時(shí)深入到企業(yè)各生產(chǎn)部門，對(duì)產(chǎn)生的大量電子文件的接收、整理和存儲(chǔ)工作進(jìn)行指導(dǎo)，保護(hù)電子文件的原始信息。通過采取技術(shù)處理，將已歸檔的電子文件改為“只讀性”文件，保證電子文件準(zhǔn)確性，使之與紙質(zhì)文件一樣發(fā)揮效用。

（三）開展系統(tǒng)改造，優(yōu)化系統(tǒng)功能

電子文件的產(chǎn)生、流轉(zhuǎn)和歸檔是在線上進(jìn)行的，橫跨業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)，因此，在企業(yè)檔案信息化建設(shè)的過程中，必須注重硬件設(shè)施的升級(jí)，實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)系統(tǒng)和檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接?；谠獢?shù)據(jù)方案、四性檢測(cè)方案，實(shí)現(xiàn)元數(shù)據(jù)的收集功能和歸檔前的四性檢測(cè)功能，進(jìn)一步提升系統(tǒng)的效能。在上述基礎(chǔ)上，依靠技術(shù)部門的支持，還可以增加系統(tǒng)自動(dòng)著錄、自動(dòng)歸檔、離線歸檔等功能，不斷增加系統(tǒng)的實(shí)用性和交互性。

（四）重視企業(yè)檔案信息安全工作

信息安全問題是企業(yè)檔案信息化建設(shè)中一個(gè)非常重要的問題。包括兩個(gè)方面：一是電子文件本身的安全問題，即作為數(shù)字資源，電子文件載體存在損壞風(fēng)險(xiǎn);二是外部的安全威脅，即黑客攻擊、病毒入侵、系統(tǒng)漏洞等，都將給電子文件安全帶來挑戰(zhàn)。因此，在信息化建設(shè)過程中，企業(yè)應(yīng)當(dāng)定期檢查數(shù)據(jù)庫(kù)和網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，確保防火墻正常運(yùn)行;在設(shè)備更新?lián)Q代后對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行遷移，并及時(shí)進(jìn)行異地異質(zhì)備份;實(shí)施安全等級(jí)保護(hù)測(cè)評(píng)，消除技術(shù)漏洞帶來的數(shù)據(jù)遺失問題。

（五）提升企業(yè)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平

加強(qiáng)培養(yǎng)教育，造就一大批復(fù)合型人才，是實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的關(guān)鍵。企業(yè)檔案信息化建設(shè)，需要計(jì)算機(jī)技術(shù)和檔案管理復(fù)合型人才，人才素質(zhì)直接影響企業(yè)檔案現(xiàn)代化管理的水平。在工作中，要有針對(duì)性地組織相關(guān)人員學(xué)習(xí)掌握信息技術(shù)新知識(shí)，提高檔案管理人員的現(xiàn)代信息技術(shù)素質(zhì)，以保證更好地完成企業(yè)檔案管理現(xiàn)代化工作。

四、結(jié)束語(yǔ)

總而言之，企業(yè)檔案信息化建設(shè)是一個(gè)循序漸進(jìn)的過程，期間需要單位多部門共同努力，因此，企業(yè)在這一過程中應(yīng)當(dāng)強(qiáng)化組織架構(gòu)，以制度建設(shè)為抓手，以技術(shù)手段為基礎(chǔ)，在檔案部門、業(yè)務(wù)部門、技術(shù)部門的共同努力下，完成企業(yè)檔案的信息化建設(shè)。

作者單位：中國(guó)中原對(duì)外工程有限公司