提高高職院校辦公室工作效率的思考

陳笑云

【摘要】進(jìn)入21世紀(jì)以來(lái)，我國(guó)高職教育事業(yè)發(fā)展迅速，對(duì)辦公室工作提出了更高的要求，高職院校辦公室只有提升工作效率來(lái)保障其實(shí)現(xiàn)持續(xù)健康發(fā)展。本文圍繞高職院校辦公室工作展開(kāi)分析，從高職院校辦公室工作人員職能入手，結(jié)合高職院校辦公室工作實(shí)際，提出了可行且有效提高高職院校辦公室工作效率的措施。

【關(guān)鍵詞】高職院校? 辦公室? 工作效率? 提高

【中圖分類(lèi)號(hào)】G718.5 ? 【文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼】A 【文章編號(hào)】2095-3089（2021）06-0177-02

近些年來(lái)，我國(guó)高職教育在國(guó)家大力扶持下得以長(zhǎng)足發(fā)展，隨著招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大、教育體制改革的縱深推進(jìn)，高職院校隨之加快深化內(nèi)部管理體制改革。在此背景下，高職院校辦公室如何提高工作效率，以適應(yīng)高職院校改革發(fā)展需求，是當(dāng)下相關(guān)人員重點(diǎn)思考的課題。鑒于此，本文通過(guò)介紹高職院校辦公室工作人員的職能，進(jìn)一步探討提高高職院校辦公室工作效率的具體方法具有一定的現(xiàn)實(shí)意義和實(shí)踐價(jià)值。

一、高職院校辦公室工作人員職能概述

對(duì)于高職院校來(lái)說(shuō)，辦公室是重要部門(mén)之一，工作內(nèi)容涉及面廣泛，具體包括以下職能：

（一）服務(wù)職能

在高職院校辦公室日常工作中，辦公室工作人員扮演著服務(wù)者的角色，為高職院校領(lǐng)導(dǎo)和其他部門(mén)提供相關(guān)服務(wù)，進(jìn)而保證高職院校領(lǐng)導(dǎo)和其他部門(mén)的工作得以高質(zhì)高效地完成。事實(shí)上，在高職院校各項(xiàng)工作中，辦公室人員往往是第一個(gè)到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)的人，且是最后一個(gè)離開(kāi)工作現(xiàn)場(chǎng)的人。同時(shí)，在高職教育系統(tǒng)運(yùn)轉(zhuǎn)時(shí)，教育教學(xué)工作是永遠(yuǎn)擺放在第一位的，這就要求高職院校辦公室工作人員不僅要做好領(lǐng)導(dǎo)及部門(mén)的服務(wù)工作，還要在工作實(shí)踐中，立足于全校師生的需求，積極與其他部門(mén)保持良好溝通關(guān)系，做好相關(guān)的協(xié)調(diào)工作[1]?；诳傮w角度來(lái)說(shuō)，高職院校辦公室工作人員是院校領(lǐng)導(dǎo)人員的重要助手。

（二）參謀職能

對(duì)于高職院校辦公室工作人員來(lái)說(shuō)，在日常辦公中不僅要做好服務(wù)工作，還要在工作實(shí)踐中，主動(dòng)收集信息并通過(guò)有效整理挖掘，獲取相關(guān)具有價(jià)值的信息，并將信息提供給領(lǐng)導(dǎo)，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供支持。尤其在遇到問(wèn)題時(shí)，要及時(shí)將其匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，進(jìn)而保證領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)能夠綜合考慮實(shí)際問(wèn)題，以此大幅度提高領(lǐng)導(dǎo)決策的科學(xué)合理性和可行性[2]。對(duì)于高職院校領(lǐng)導(dǎo)者來(lái)說(shuō)，在決策時(shí)，若單純地依靠自身去獲取信息，難以保證信息的完整性，從而容易在決策時(shí)忽視某方面的問(wèn)題，導(dǎo)致考慮不周全而直接影響決策的科學(xué)合理性[3]。但是在辦公室工作人員的支持下，通過(guò)其全面的信息調(diào)研和實(shí)地考察，即可獲取全面且具有價(jià)值的信息，能夠?yàn)轭I(lǐng)導(dǎo)者決策提供信息支持，自然能夠保障高職院校領(lǐng)導(dǎo)者制定出科學(xué)合理的決策和制度[4]。

（三）執(zhí)行職能

在高職院校辦公室日常工作中，還要扮演執(zhí)行者的角色，不僅要在領(lǐng)導(dǎo)作出決策之后，第一時(shí)間傳遞到院?；鶎尤?，確保領(lǐng)導(dǎo)的意志和具體的工作方法能夠貫徹落實(shí)到位，還要在后期工作中嚴(yán)格監(jiān)督工作執(zhí)行情況，動(dòng)態(tài)關(guān)注工作執(zhí)行中的問(wèn)題，并將其收集和整理匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)糾正領(lǐng)導(dǎo)決策和制度，為高職院校的持續(xù)健康發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)[5]。由此可見(jiàn)，高職院校辦公室工作人員的執(zhí)行能力的強(qiáng)弱，將會(huì)直接影響高職院校新政策和制度順利實(shí)施和實(shí)施效果。因此，高職院校辦公室工作人員自身必須具備超高的服務(wù)意識(shí)和執(zhí)行能力。

二、提高高職院校辦公室工作效率的有效方法分析

（一）明確職責(zé)，梳理工作思路

辦公室作為高職院校的重要行政部門(mén)，發(fā)揮著服務(wù)院校中心工作、領(lǐng)導(dǎo)人員的參謀助手、工作落實(shí)和協(xié)調(diào)等作用，主要工作對(duì)象涉及到高職院校各個(gè)部門(mén)，這就要求高職院校辦公室必須具備全局性、高度性，更要求高職院校辦公室具備明確的職責(zé)、明晰且科學(xué)合理的工作思路，才能切實(shí)發(fā)揮出高職院校辦公室的各項(xiàng)職能作用，從而有效提高高職院校辦公室工作效率[6]。高職院校辦公室職責(zé)的明確和工作思路的梳理，具體應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的內(nèi)容：

（1）統(tǒng)籌管理和服務(wù)。高職院校辦公室在管理上，必須著眼于高職院校的高度，基于全局角度做好領(lǐng)導(dǎo)者的高參工作，不得在具體的工作中毫無(wú)著力地進(jìn)行亂管，更不能毫無(wú)重點(diǎn)地進(jìn)行管理，必須要結(jié)合高職院校領(lǐng)導(dǎo)者的決策和制度等，重點(diǎn)管理，做好高參工作[7]。在服務(wù)上，高職院校辦公室應(yīng)主辦大事，加強(qiáng)總體設(shè)計(jì)，科學(xué)分工，監(jiān)督落實(shí);對(duì)于小事則要發(fā)揮協(xié)助作用，給予科學(xué)意見(jiàn)和指導(dǎo)。（2）規(guī)范辦事。高職院校辦公室中存在明顯的用人唯親的現(xiàn)象，使得在高職院校辦公室工作中，容易出現(xiàn)敷衍或者執(zhí)行不到位的現(xiàn)象，進(jìn)而直接影響高職院校辦公室工作效率。針對(duì)這種情況，高職院校辦公室必須規(guī)范辦事，消除用人唯親等不良現(xiàn)象，不斷鞏固規(guī)范成果，為提高高職院校辦公室工作效率夯實(shí)基礎(chǔ)。

（二）完善工作制度，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

在新時(shí)期背景下，高職院校辦公室工作效率的提升，則要建立在工作規(guī)范、高效的基礎(chǔ)上，這就要求高職院校辦公室根據(jù)工作職責(zé)制定可行且有效的工作制度，以此實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理，具體涉及如下幾個(gè)方面的內(nèi)容：一是建立完善的辦公室日常管理制度，將辦公室各項(xiàng)管理工作納入管理規(guī)范中，如會(huì)議制度、保密安全制度、檔案管理制度等。二是建立崗位責(zé)任制，確保高職院校辦公室各項(xiàng)工作任務(wù)能夠具體落實(shí)到個(gè)人，避免職責(zé)不明而出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象，確保工作高質(zhì)高效開(kāi)展的同時(shí)，能夠在工作問(wèn)題發(fā)生之后追求相關(guān)主體責(zé)任人的責(zé)任[8]。三是嚴(yán)令各工作人員熟悉工作流程，并嚴(yán)格按照規(guī)章制度展開(kāi)工作。同時(shí)，建立有效且可操作的監(jiān)督考核機(jī)制。如高職院校辦公室工作完成之后，辦事者與高職院校辦公室工作人員相互評(píng)價(jià)，對(duì)辦事者是否按照章程辦理事務(wù)、辦公室工作人員是否有熟練的業(yè)務(wù)能力等展開(kāi)有效的評(píng)價(jià)，便于在實(shí)踐中不斷提升各自的辦事能力和按章辦事的意識(shí)，進(jìn)而可以促進(jìn)高職院校辦公室工作效率的提升。與此同時(shí)，高職院校辦公室也要定期做好辦公室工作人員的評(píng)價(jià)工作，針對(duì)崗位工作高質(zhì)量完成的工作人員，則要及時(shí)給予適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì);而對(duì)于崗位工作未能按時(shí)保質(zhì)地完成，應(yīng)進(jìn)行勸勉和給予適當(dāng)?shù)奶幚?，通過(guò)這種方式，可以督促各辦公室人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，且可以充分調(diào)動(dòng)辦公室工作人員的積極性，進(jìn)而有利于大幅度提高高職院校辦公室工作效率。

（三）加快推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)

辦公自動(dòng)化是高職院校辦公室改革發(fā)展和提高工作效率的重要保障，也是高職院校順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。傳統(tǒng)紙質(zhì)模式下的辦公方式，辦公室工作人員往往要耗費(fèi)較長(zhǎng)的一段時(shí)間用于“辦事、辦文”等工作中，直接影響辦公室工作效率的提升。而加快推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的支持下，實(shí)現(xiàn)無(wú)紙辦公，從而能夠讓辦公室工作提質(zhì)增效的同時(shí)，節(jié)約大量人力、物力。如紙質(zhì)文件通知下發(fā)到各職能部門(mén)，在此過(guò)程中必須通過(guò)文件打印、文件復(fù)印、文件下發(fā)等操作，才能下發(fā)到各職能部門(mén)，而在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的支持下，只需要辦公室工作人員利用聯(lián)網(wǎng)電腦進(jìn)入系統(tǒng)操作，不需要耗費(fèi)一分鐘，即可快速傳遞到各職能部門(mén)。因此，高職院校辦公室工作加快推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)，是提高工作效率的重要保障和重要舉措，在實(shí)踐中應(yīng)從如下幾個(gè)方面入手：

（1）認(rèn)清辦公方式變革趨勢(shì)。信息技術(shù)快速發(fā)展與在教育領(lǐng)域中的廣泛應(yīng)用，使得其逐漸成為高職院校提高工作效率的重要技術(shù)保障。因此，高職院校辦公室應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，認(rèn)清高職院校辦公室工作方式的變革趨勢(shì)，及時(shí)推進(jìn)辦公自動(dòng)化，以此提高工作效率。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)面向整個(gè)高職院校，在推廣中必然會(huì)遇到一些實(shí)質(zhì)性問(wèn)題。此刻，高職院校辦公室應(yīng)堅(jiān)決要求相關(guān)職能部門(mén)熟悉和適應(yīng)自動(dòng)化辦公環(huán)境，積極通過(guò)有效方式推廣辦公自動(dòng)化。

（2）完善辦公自動(dòng)化管理制度，加強(qiáng)操作培訓(xùn)。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)是作為信息技術(shù)應(yīng)用在高職院校管理工作中的新事物，必須建立與之相適應(yīng)的管理制度，確保辦公自動(dòng)化系統(tǒng)安全、順暢運(yùn)行。如明確系統(tǒng)管理和維護(hù)職責(zé)，確定各級(jí)操作人員的權(quán)限。通過(guò)規(guī)范化管理，避免在實(shí)際工作中出現(xiàn)責(zé)任不明而相互推諉的現(xiàn)象。另外，在辦公自動(dòng)化加快推進(jìn)過(guò)程中，人是基礎(chǔ)，無(wú)論使用多么先進(jìn)的計(jì)算機(jī)和系統(tǒng)，都要人進(jìn)行操作。因此，高職院校必須結(jié)合發(fā)展實(shí)際，針對(duì)辦公室工作實(shí)際需求，加強(qiáng)辦公室工作人員的技能培訓(xùn)，促使其深刻了解辦公自動(dòng)化的優(yōu)勢(shì)與重要性，并掌握辦公自動(dòng)化操作技能，才能保證辦公自動(dòng)化系統(tǒng)運(yùn)用在具體工作中，進(jìn)而發(fā)揮出辦公自動(dòng)化系統(tǒng)的優(yōu)勢(shì)來(lái)大幅度提高高職院校辦公室工作效率。

（四）加強(qiáng)培訓(xùn)，提升辦公人員的綜合素質(zhì)

辦公人員作為高職院校辦公室工作的主體，其綜合素質(zhì)的高低會(huì)直接影響工作效率。因此，提高辦公人員的綜合素質(zhì)，是提高高職院校辦公室工作效率的重要保障。首先，加強(qiáng)思想政治教育，促使辦公人員能夠堅(jiān)定政治立場(chǎng)，不斷增強(qiáng)職業(yè)素質(zhì)，進(jìn)而使得其能夠在日常辦公室工作過(guò)程中，踏實(shí)貢獻(xiàn)自身的一份力量。其次，多途徑提升業(yè)務(wù)能力。對(duì)于高職院校辦公室工作人員而言，業(yè)務(wù)能力具體包括語(yǔ)言表達(dá)、溝通交流、組織協(xié)調(diào)、判斷等能力。在實(shí)踐中提升辦公人員的業(yè)務(wù)能力，可從以下幾個(gè)方面得以實(shí)現(xiàn)：一是加強(qiáng)自我總結(jié)和學(xué)習(xí)。高職院校辦公室工作人員應(yīng)在日常通過(guò)自學(xué)、進(jìn)修等方式，主動(dòng)學(xué)習(xí)和掌握文化、業(yè)務(wù)等知識(shí)與技能，并在實(shí)踐中不斷反思個(gè)人工作，探索新的工作方法和思路。二是高職院校辦公室加強(qiáng)辦公人員的培養(yǎng)，針對(duì)辦公室的不同崗位要求或者工作實(shí)際，邀請(qǐng)?jiān)擃I(lǐng)域中的專(zhuān)家入院對(duì)辦公人員進(jìn)行針對(duì)性的培訓(xùn)，促使其能夠及時(shí)掌握崗位工作中的新知識(shí)和新技能，以保證個(gè)人能力能夠勝任崗位工作。三是加強(qiáng)院校之間的互動(dòng)。高職院校應(yīng)加強(qiáng)與兄弟院校的溝通和合作，相互學(xué)習(xí)工作經(jīng)驗(yàn)，相互促進(jìn)成長(zhǎng)，為高職院校辦公室工作高質(zhì)高效開(kāi)展提供保障。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，在經(jīng)濟(jì)社會(huì)快速發(fā)展的今天，高職院校的發(fā)展面臨巨大的挑戰(zhàn)。在此背景下，高職院校如何在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)優(yōu)勢(shì)，當(dāng)中最為有效的途徑之一是加強(qiáng)管理。而辦公室作為高職院校的綜合管理部門(mén)，對(duì)院校管理產(chǎn)生了重要影響。因此，高職院校辦公室必須通過(guò)完善工作制度、加快推進(jìn)辦公自動(dòng)化建設(shè)等措施，不斷提高工作效率，為高職院校的持續(xù)健康發(fā)展夯實(shí)基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

[1]李云.高質(zhì)量發(fā)展背景下高職院校辦公室工作人員能力提升的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2020（19）：149-150.

[2]張軍平，林日升，錢(qián)愷.發(fā)揮新時(shí)代辦公室作用? 助推高水平特色校區(qū)建設(shè)——對(duì)新時(shí)代高校辦公室工作的思考[J].辦公室業(yè)務(wù)，2019（24）：12-13.

[3]康升嫻，歐達(dá)毅，張媛媛.語(yǔ)言清晰度與掩蔽效應(yīng)對(duì)開(kāi)放式辦公室工作效率影響的實(shí)驗(yàn)研究進(jìn)展[J].建筑科學(xué)，2019，35（10）：176-181.

[4]彭嘉.高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率的提升路徑研究[J].智庫(kù)時(shí)代，2019（28）：184+215.

[5]顧珺，劉艷.關(guān)于新建本科院校二級(jí)學(xué)院辦公室規(guī)范化管理的幾點(diǎn)思考[J].時(shí)代經(jīng)貿(mào)，2018（36）：48-49.

[6]陳燕飛.單一任務(wù)工作模式下提高高校二級(jí)學(xué)院辦公室行政管理工作效率[J].教育現(xiàn)代化，2018，5（32）：318-320.

[7]楊德斌.關(guān)于新形勢(shì)下提升高校二級(jí)學(xué)院辦公室工作水平的思考[J].西部素質(zhì)教育，2017，3（10）：17-18.

[8]周艷.提高高職院校二級(jí)學(xué)院辦公室工作效率淺析——基于信息化教育管理綜合平臺(tái)[J].價(jià)值工程，2016，35（34）：69-70.