開放大學(xué)科研管理信息系統(tǒng)發(fā)展現(xiàn)狀及展望

金艷楠

(內(nèi)蒙古廣播電視大學(xué)，內(nèi)蒙古 呼和浩特 010011)

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展水平提高和信息技術(shù)手段進(jìn)步，開放大學(xué)所承擔(dān)的各級(jí)各類科研項(xiàng)目日益增多，傳統(tǒng)的科研管理手段逐漸不適應(yīng)科研管理質(zhì)量提升的需求。科研管理信息系統(tǒng)的發(fā)展滯后成為開放大學(xué)整體科研能力提升的阻礙。緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，把科研工作加入智慧校園的基本建設(shè)中，將科研管理信息系統(tǒng)與財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)等納入學(xué)校構(gòu)建智慧校園的全局化網(wǎng)絡(luò)中，服務(wù)于教學(xué)科研人員，促進(jìn)科研興校能力和學(xué)校信息化水平的提升。

一、 科研管理工作信息化的必要性

(一)重復(fù)性的工作消耗科研人員和管理人員大量時(shí)間精力

辦公自動(dòng)化已經(jīng)引入高校的日常辦公系統(tǒng)中，但科研管理工作有其特殊性，目前科研管理工作依然停留在傳統(tǒng)的工作方式，[1]這種紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)的方式查詢信息困難。隨著項(xiàng)目成果的增多，工作量日益繁重，科研成果的統(tǒng)計(jì)工作完成困難，科研評(píng)審工作也只能依賴紙質(zhì)交換，時(shí)間成本耗費(fèi)巨大。

對(duì)于科研人員來說，傳統(tǒng)的方式導(dǎo)致高校教學(xué)科研人員對(duì)填寫大量的科研項(xiàng)目和成果信息報(bào)表產(chǎn)生抵觸心理，主動(dòng)性較差，導(dǎo)致科研項(xiàng)目成果年度統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)缺失。

對(duì)于科研管理人員來說，傳統(tǒng)的科研信息主要以紙質(zhì)文檔或材料為主要形式，人工進(jìn)行收集、鑒定、整理、保管、檢索、編研、利用和統(tǒng)計(jì)，形成科研檔案，內(nèi)容形式單一，相關(guān)信息查找困難、費(fèi)時(shí)費(fèi)力、效率較低。

(二)信息技術(shù)的發(fā)展為科研管理信息化提供可能

人類進(jìn)入工業(yè)社會(huì)以來，就很想將信息處理實(shí)現(xiàn)自動(dòng)化。IBM曾發(fā)明了一種穿孔卡片機(jī)，每分鐘可以處理200張卡片。1946年第一臺(tái)計(jì)算機(jī)問世，計(jì)算機(jī)主要被用在科學(xué)計(jì)算領(lǐng)域，1956年，美國通用公司將計(jì)算機(jī)用于計(jì)算職工薪金，由此被應(yīng)用到了信息處理領(lǐng)域，產(chǎn)生了最早的管理軟件。1985年出現(xiàn)了管理信息系統(tǒng)。管理信息系統(tǒng)是指：以人為主導(dǎo)，利用計(jì)算機(jī)硬件、軟件、網(wǎng)絡(luò)通信設(shè)備以及其他辦公設(shè)備，進(jìn)行信息的收集、傳輸、加工、存儲(chǔ)、更新、拓展和系統(tǒng)的維護(hù)。依靠計(jì)算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)將工作流程數(shù)字化有著非常大的優(yōu)勢(shì)。

近年來，網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)手段逐年升級(jí)，數(shù)據(jù)加密技術(shù)、身份識(shí)別技術(shù)、防火墻等防護(hù)技術(shù)進(jìn)步，極大提升了數(shù)據(jù)傳輸?shù)陌踩?，成為管理信息系統(tǒng)穩(wěn)定使用的前提。基于共享模式的大數(shù)據(jù)時(shí)代的來臨，擴(kuò)大了數(shù)據(jù)的傳輸范圍，給管理信息系統(tǒng)的個(gè)性化發(fā)展提供了無限可能。[2]結(jié)合大數(shù)據(jù)時(shí)代大容量、多樣性和足夠快的數(shù)據(jù)傳播速度、數(shù)據(jù)高度集成共享這些特點(diǎn)，如何構(gòu)建開放大學(xué)從上到下、省校之間、分校之間的科研管理信息系統(tǒng)，將是未來的發(fā)展重點(diǎn)。

(三)科研管理信息化是新時(shí)代科研人員的需求

依靠管理信息系統(tǒng)開展科研流程管理，能加速課題的申報(bào)、審核、經(jīng)費(fèi)使用情況等方面信息的傳遞，個(gè)人可以很快在系統(tǒng)內(nèi)查詢自己項(xiàng)目的審批流程、成果、經(jīng)費(fèi)的使用情況等，科研管理工作者可以通過該系統(tǒng)迅速進(jìn)行待審批的事項(xiàng)處理、科研獎(jiǎng)勵(lì)情況、成果統(tǒng)計(jì)，可以縮短工作時(shí)間、提高準(zhǔn)確率，以便將目前的科研進(jìn)展向上級(jí)上報(bào)。

將科研工作放在系統(tǒng)內(nèi)進(jìn)行，申報(bào)、報(bào)銷等操作流程都有詳細(xì)操作指南，簡(jiǎn)潔易懂，省時(shí)省力，是科研標(biāo)準(zhǔn)化管理的開端?？蒲腥藛T進(jìn)行信息的新增、修改、刪除等操作時(shí)，信息實(shí)時(shí)更新，管理人員也能了解最新的科研動(dòng)態(tài)，達(dá)到了信息共享最大化，是科研工作系統(tǒng)化管理重要的一步。

科研信息化實(shí)現(xiàn)后將通過校園網(wǎng)與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)互聯(lián)互通，增加部門之間的聯(lián)動(dòng)，形成發(fā)展合力，增加學(xué)校發(fā)展協(xié)調(diào)性、整體性。[3]

二、 高?？蒲泄芾硇畔⒒陌l(fā)展現(xiàn)狀

(一)發(fā)達(dá)國家高校科研管理信息化的現(xiàn)狀

國外信息化發(fā)展較早，在現(xiàn)代化的時(shí)代背景下，科研工作也進(jìn)行相應(yīng)的變革，各國都根據(jù)實(shí)際情況，研究出適合本國的信息化發(fā)展規(guī)劃，比如日本的第六代計(jì)算機(jī)進(jìn)入教育網(wǎng)、歐盟的“尤里卡計(jì)劃”、韓國的“虛擬大學(xué)”、美國的ISW向教育進(jìn)軍、新加坡的“智慧島方案”等等，這些方案計(jì)劃都有力推進(jìn)了各國高校的信息化程度、提高了信息管理素養(yǎng)。[4]

美國的科研管理信息系統(tǒng)目前已得到廣泛應(yīng)用，流程管理實(shí)現(xiàn)了信息化。20世紀(jì)90年代起就已經(jīng)逐步建立起科研管理信息系統(tǒng)，F(xiàn)astLane、NIH、eRA都是美國電子政務(wù)的一部分。[5]現(xiàn)在更加注重依靠高校圖書館對(duì)科研數(shù)據(jù)(RDM)的管理，圖書館是RDM服務(wù)的提供者，圖書館提供的服務(wù)內(nèi)容管理非常全面，涉及數(shù)據(jù)保存、共享、保護(hù)，高性能計(jì)算、咨詢、培訓(xùn)等，還能為科研管理政策的出臺(tái)提供依據(jù)、政策的咨詢、修改等服務(wù)。建立了基于多樣化數(shù)據(jù)存儲(chǔ)庫，其本質(zhì)上的含義不完全在于存儲(chǔ)，更在于數(shù)據(jù)的組織、發(fā)現(xiàn)、發(fā)表、訪問、保存、共享、安全等，從學(xué)科出發(fā)，建立各具特色的數(shù)據(jù)庫。RMD服務(wù)是目前科研發(fā)展的新形勢(shì)，滿足科研人員數(shù)據(jù)管理需求。[6]

英國開展科研項(xiàng)目的信息化管理已有多年，早在2003年就成立了英國數(shù)據(jù)管理中心，幫助高校解決科研數(shù)據(jù)管理的問題，但是隨著科研項(xiàng)目量激增，給這一工作提出了新的要求，DISC-UK數(shù)據(jù)分享項(xiàng)目是由JISC(英國聯(lián)合信息系統(tǒng)委員會(huì))資助進(jìn)行，在符合技術(shù)應(yīng)用、開放獲取運(yùn)動(dòng)發(fā)展等信息環(huán)境下，建設(shè)高校數(shù)據(jù)共享新方式。愛丁堡大學(xué)通過該項(xiàng)目建立了科研數(shù)據(jù)倉儲(chǔ)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)與該校出版物系統(tǒng)互聯(lián)互通，并調(diào)查了本?？蒲腥藛T的數(shù)據(jù)管理現(xiàn)狀和需求；牛津大學(xué)則將重點(diǎn)放在了數(shù)據(jù)產(chǎn)出的元數(shù)據(jù)目錄——Datafinder，并與該校科研論文系統(tǒng)整合，相互提供連接，方便管理人員查詢科研成果、產(chǎn)出。[7]

(二)國內(nèi)普通高?？蒲泄芾硇畔⒒F(xiàn)狀

20世紀(jì)90年代，隨著國家網(wǎng)絡(luò)化、教育科研網(wǎng)等的普及和應(yīng)用，我國開始重視科研工作信息化管理，國內(nèi)高校搭建符合本校發(fā)展的科研管理信息系統(tǒng)，近幾年，從國家層面開始推進(jìn)“互聯(lián)網(wǎng)+”、促進(jìn)大數(shù)據(jù)產(chǎn)業(yè)發(fā)展，逐步實(shí)現(xiàn)了貫穿科研全過程的跟蹤管理。國內(nèi)的科研系統(tǒng)發(fā)展起步較晚，但發(fā)展很快，國家投入增加，科研管理逐步演變成數(shù)字化、信息化。[4]

教育部統(tǒng)計(jì)顯示，截至2019年6月15日，我國高校共2956所，其中普通高校2688所、成人高校268所，我國數(shù)量眾多的高校中，僅有150多所高校將科研管理信息系統(tǒng)應(yīng)用在了實(shí)際工作中。

清華大學(xué)是我國較早開展科研信息系統(tǒng)建設(shè)的高校，2009年開始正式立項(xiàng)啟動(dòng)。結(jié)合實(shí)際科研工作，科研系統(tǒng)共有辦公信息、科研管理、決策支持、科研協(xié)同、系統(tǒng)管理五大模塊, 下設(shè)15個(gè)子系統(tǒng)，全面覆蓋科研工作。

清華大學(xué)的科研系統(tǒng)建設(shè)具有以下幾個(gè)特點(diǎn)：

1.高度重視信息化工作：頂層設(shè)計(jì)注重全面、科學(xué)的技術(shù)方案，合理配置資源、增加投入。從更深層次解決后期機(jī)構(gòu)協(xié)調(diào)、運(yùn)維隊(duì)伍、規(guī)章制度制定等。

2.以用戶需求為導(dǎo)向：用戶類別分為5類——普通用戶、院系級(jí)管理用戶、校級(jí)管理用戶、校領(lǐng)導(dǎo)用戶、系統(tǒng)用戶，每類用戶都對(duì)科研工作有著不同的需求，還要在實(shí)際工作中不斷探索，結(jié)合實(shí)際滿足五類用戶的科研需求。

3.建立信息化工作隊(duì)伍：隊(duì)伍由科研院院領(lǐng)導(dǎo)帶領(lǐng)，成員從各部門抽調(diào)1-2人，每年年初制定工作計(jì)劃。增強(qiáng)了各部門與科研院的聯(lián)系、科研人員的主人翁意識(shí)，發(fā)現(xiàn)問題隨時(shí)提出，系統(tǒng)建設(shè)愈加完善。

4.體現(xiàn)科研管理思想：運(yùn)用信息化提高管理效率和水平，改進(jìn)原有工作中冗余的、不合理的環(huán)節(jié)，建立與科研信息系統(tǒng)相適應(yīng)的管理模式，科研院和財(cái)務(wù)處聯(lián)動(dòng)，設(shè)計(jì)相應(yīng)的經(jīng)費(fèi)入賬和劃撥方式，方便使用管理和監(jiān)督。

5.準(zhǔn)確翔實(shí)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)：準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)是系統(tǒng)使用的基礎(chǔ)與關(guān)鍵，數(shù)據(jù)要真實(shí)、全面、客觀，依靠數(shù)據(jù)真實(shí)反映科研工作發(fā)展態(tài)勢(shì)，為校領(lǐng)導(dǎo)制定發(fā)展規(guī)劃和政策提供依據(jù)。

6.操作培訓(xùn)和熱心解答：培訓(xùn)一批信息化管理隊(duì)伍，不定期地對(duì)使用者進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，耐心解答使用者的問題；制作一份《系統(tǒng)用戶手冊(cè)》，隨時(shí)補(bǔ)充新內(nèi)容。[8]

三、 開放大學(xué)科研管理信息化實(shí)現(xiàn)路徑

開放大學(xué)依托信息技術(shù)手段，實(shí)施遠(yuǎn)程教育，進(jìn)行學(xué)歷教育和非學(xué)歷教育。《國家開放大學(xué)綜合改革方案》中明確提出開放大學(xué)要建成“技術(shù)先進(jìn)、功能強(qiáng)大、面向全民的終身教育平臺(tái)”，對(duì)開放大學(xué)的信息化水平提出了更高要求。[9]

圖1 清華大學(xué)科研信息系統(tǒng)首頁

我國開放大學(xué)系統(tǒng)內(nèi)共有60879名專職教師和14863名教學(xué)行政管理人員(數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)截至2018年4月)，從國家開放大學(xué)(以下簡(jiǎn)稱“國開”)到省級(jí)電大，經(jīng)過實(shí)踐發(fā)展，采用了“六網(wǎng)融通”模式，極大促進(jìn)了教學(xué)、管理、服務(wù)等綜合能力的提升。[10]但是科研工作還沒有完善統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和管理制度，科研發(fā)展難以形成合力，這與開放大學(xué)的性質(zhì)有密切關(guān)系，如何在這些差別中求同存異，實(shí)現(xiàn)科研管理信息化是亟待解決的問題。

1.層級(jí)區(qū)別

開放大學(xué)系統(tǒng)辦學(xué)體系分為四級(jí)，即國家、省(區(qū)、市)、市(地、州、盟)、縣(區(qū)、市、旗)，層級(jí)明顯且數(shù)量眾多，工作分散、成果統(tǒng)計(jì)困難。面對(duì)這樣的局面，從頂層設(shè)計(jì)注重信息的整合，設(shè)計(jì)總分式科研管理系統(tǒng)，建設(shè)國開科研平臺(tái)和各省?？蒲泄芾碜酉到y(tǒng)，避免重復(fù)建設(shè)、打破“信息孤島”，實(shí)現(xiàn)各級(jí)開放大學(xué)科研信息的匯聚，實(shí)現(xiàn)各類信息的動(dòng)態(tài)調(diào)取、即時(shí)溝通。

2.角色區(qū)別

開放大學(xué)的科研工作參與主體眾多，從國開到各省校，教師、科研管理員、系統(tǒng)管理員、領(lǐng)導(dǎo)干部等，用戶群體龐大且復(fù)雜，角色的層級(jí)不同、獲取信息的權(quán)限也不同，根據(jù)每類用戶的使用需求分別授權(quán)。教師——作為科研工作的主力軍，科研需求是增、刪、改、查所有個(gè)人相關(guān)的科研信息，以及查詢科研工作的標(biāo)準(zhǔn)、結(jié)題要求等等；科研管理員——需求是課題申報(bào)、結(jié)題要求等的發(fā)布、審核相關(guān)工作；領(lǐng)導(dǎo)干部——作為學(xué)校的領(lǐng)路人，需求是掌握最新的科研動(dòng)態(tài)、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)報(bào)表等，需要的權(quán)限相對(duì)較高；系統(tǒng)管理員——擁有最高權(quán)限，不僅是信息的增刪改查，還有模塊設(shè)置等系統(tǒng)頁面的調(diào)整。

3.區(qū)域區(qū)別

開放大學(xué)體系共有39所省級(jí)開放大學(xué)，每個(gè)省都有不同的發(fā)展現(xiàn)狀，科研力量分散，研究方向相同或類似的現(xiàn)象較多，信息管理困難。利用國開科研平臺(tái)和云計(jì)算技術(shù)，對(duì)信息進(jìn)行收集、匯總、存儲(chǔ)，進(jìn)行分類管理，根據(jù)研究主題的相似度歸入不同門類，便于教師借鑒，減少相似研究主題由分散管理向集中管理、靜態(tài)管理向動(dòng)態(tài)管理轉(zhuǎn)變，管理靈活、高效，數(shù)據(jù)安全更有保障，充分釋放科研活力，科研方向多點(diǎn)開花。

四、省級(jí)開放大學(xué)科研管理系統(tǒng)案例

某省級(jí)開放大學(xué)智慧校園建設(shè)在逐步推進(jìn)，以校園網(wǎng)為載體的科研管理信息系統(tǒng)已上線運(yùn)行，科研工作趨于標(biāo)準(zhǔn)化?？蒲邢到y(tǒng)與財(cái)務(wù)系統(tǒng)等其他系統(tǒng)相連接，把科研工作融入學(xué)校整體管理工作中，有利于校領(lǐng)導(dǎo)掌握科研進(jìn)展，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供數(shù)據(jù)支撐，更加真實(shí)反映學(xué)?？蒲泄ぷ靼l(fā)展程度和水平。

圖2 某省級(jí)開放大學(xué)科研管理信息系統(tǒng)

某省級(jí)開放大學(xué)的科研管理信息系統(tǒng)將科研業(yè)務(wù)放在了系統(tǒng)中進(jìn)行，個(gè)人的科研成果與科研業(yè)務(wù)實(shí)時(shí)顯示，新增、刪除、修改操作簡(jiǎn)單。科研人員發(fā)起申請(qǐng)，由科研工作人員進(jìn)行審批，整個(gè)流程快速完成。橫向和縱向的項(xiàng)目管理簡(jiǎn)單清晰，結(jié)題要求清楚羅列，科研成果統(tǒng)計(jì)分析一鍵生成，系統(tǒng)化、數(shù)字化的管理效率更高。

圖3 科研系統(tǒng)審批流程

開放大學(xué)的科研信息化是一個(gè)不斷發(fā)展的過程，在這個(gè)過程中摸索、總結(jié)經(jīng)驗(yàn)?？蒲行畔⒒浔举|(zhì)是對(duì)科研信息的利用，是科技發(fā)展戰(zhàn)略和科技創(chuàng)新發(fā)展的重要基礎(chǔ)。現(xiàn)在科研系統(tǒng)依托Web開發(fā)，科研管理趨向智能移動(dòng)終端,時(shí)下移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，通信技術(shù)的進(jìn)步、網(wǎng)絡(luò)速度和移動(dòng)端硬件設(shè)備的改良，移動(dòng)端APP的開發(fā)將是一大發(fā)展趨勢(shì)。信息發(fā)布、申請(qǐng)審核等大部分業(yè)務(wù)均可通過移動(dòng)端處理，通過手機(jī)辦理業(yè)務(wù)，使得科研工作更加靈活高效，微信公眾號(hào)也可以進(jìn)行信息的即時(shí)推送，動(dòng)態(tài)發(fā)布，傳播力更強(qiáng)。