聘用制下高校人事檔案管理的問(wèn)題與對(duì)策探討

宋方圓

摘要：人事檔案作為個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證明，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載工作軌跡的重要依據(jù)，也是我國(guó)人事管理中的重要組成部分。然而高校人事檔案管理工作中還存在檔案缺失、存檔意識(shí)薄弱、檔案重建等一些問(wèn)題，直接影響到高校人事檔案管理的質(zhì)量和水平。為了解決這些問(wèn)題，許多學(xué)校在人事檔案管理中實(shí)施聘用制，建立完善的人事檔案管理制度，促進(jìn)高校人事檔案管理工作效率的提升。

關(guān)鍵詞：聘用制;高校人事檔案管理;問(wèn)題與對(duì)策

中圖分類號(hào)：G647.24 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A ? 文章編號(hào)：1003-2177（2021）13-0040-02

0 引言

聘用制就是事業(yè)單位利用簽訂聘用合同的形式與職工建立基本的人事關(guān)系，需要受聘人通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)獲得擬任的工作崗位和職務(wù)。隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，市場(chǎng)在資源配置中逐漸起著決定性作用，通過(guò)市場(chǎng)調(diào)節(jié)能夠促進(jìn)資源合理配置。然而市場(chǎng)在經(jīng)濟(jì)發(fā)展中本身就存在著缺陷，比如，周期性的出現(xiàn)經(jīng)濟(jì)危機(jī)狀況，導(dǎo)致各項(xiàng)資源流動(dòng)性速度加快，對(duì)此，擇優(yōu)而處成為高校教師干部的新常態(tài)。為了解決這一問(wèn)題，在高校人事檔案管理中實(shí)施聘用制成為各大高校改革發(fā)展的必然趨勢(shì)，但是由于高校人事檔案管理缺乏創(chuàng)新意識(shí)，在實(shí)施聘用制時(shí)缺少一定的經(jīng)驗(yàn)，在人事檔案管理中也遇到一些問(wèn)題。因此，本文就這些問(wèn)題進(jìn)行全面分析，積極尋找合適的管理對(duì)策。

1 聘用制下高校人事檔案管理中存在的問(wèn)題

隨著社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展，我國(guó)計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下創(chuàng)建的人事檔案管理制度越來(lái)越無(wú)法順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，存在著一系列擅自建檔、擅自棄檔、擅自扣檔以及擅自造檔等不良現(xiàn)象，導(dǎo)致本該反應(yīng)個(gè)人經(jīng)歷以及表現(xiàn)情況的歷史記錄越來(lái)越缺乏真實(shí)感，人事檔案在社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展中缺乏一定的可信度，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1 缺乏人事檔案保管意識(shí)

人事檔案作為記錄個(gè)人成長(zhǎng)經(jīng)歷、學(xué)歷、個(gè)人德才表現(xiàn)等關(guān)鍵信息，是個(gè)人在事業(yè)單位中晉升、評(píng)級(jí)等制度的重要依據(jù)。人事檔案管理在實(shí)施聘用制中，事業(yè)單位與當(dāng)事人之間往往會(huì)存在“聘用期間當(dāng)事人就是該單位的正式員工，聘用期失效就走人”的不良現(xiàn)象，加快事業(yè)單位人員流動(dòng)的問(wèn)題，也忽略了人事檔案管理的重要性。由于人員流動(dòng)快，人事檔案變更頻率也逐漸加快，常常會(huì)出現(xiàn)檔案丟失、長(zhǎng)期存檔的問(wèn)題，而導(dǎo)致這種現(xiàn)狀出現(xiàn)的根本原因還是因?yàn)槿耸聶n案管理人員和當(dāng)事人缺乏一定的人事檔案保管意識(shí)[1]。因?yàn)槿耸聶n案管理工作存在人員流動(dòng)頻發(fā)的問(wèn)題，一定程度上增加了人事檔案管理工作的復(fù)雜性和重復(fù)性，導(dǎo)致管理人員長(zhǎng)期處于枯燥乏味的工作狀態(tài)，降低了工作積極性，在工作中不能感受到樂(lè)趣，在人事檔案管理中缺乏責(zé)任心，甚至?xí)霈F(xiàn)消極心理，在檔案保管中容易存在因?yàn)榇中脑斐傻腻e(cuò)誤、檔案損壞和丟失等現(xiàn)象。

1.2 降低了人事檔案管理質(zhì)量

影響人事檔案管理質(zhì)量的因素較多，比如人事檔案內(nèi)容不真實(shí)。人事檔案對(duì)員工在事業(yè)單位中所得的個(gè)人利益具有直接影響，部分員工為了得到更好的福利待遇，會(huì)出現(xiàn)在填寫檔案資料時(shí)造假、偽造等情況，導(dǎo)致人事檔案資料內(nèi)容不真實(shí)、虛假的現(xiàn)象出現(xiàn)，對(duì)事業(yè)單位在評(píng)先、評(píng)優(yōu)過(guò)程中帶來(lái)困難。其次，人事檔案內(nèi)容遺失。由于在聘用制下，員工在事業(yè)單位中的流動(dòng)時(shí)間、單位以及區(qū)域都會(huì)發(fā)生變化，而在不同的崗位中對(duì)當(dāng)事人的個(gè)人檔案記錄需求不同，導(dǎo)致人事檔案內(nèi)容也會(huì)有所區(qū)別，而當(dāng)事人人事檔案內(nèi)容不能及時(shí)更新和變動(dòng)，就會(huì)存在內(nèi)容陳舊、不能突出當(dāng)事人的發(fā)展近況，在人才招聘中降低自己的競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)。最后，缺乏一定的檔案管理制度范本意識(shí)。為了更規(guī)范化的實(shí)施干部檔案管理工作，提高檔案建設(shè)質(zhì)量，更好的對(duì)檔案進(jìn)行保管和利用，國(guó)家相關(guān)部門制定了《干部檔案整理工作細(xì)則》，其中明確指出，在整理人事檔案資料中須做到認(rèn)真鑒別、分類準(zhǔn)確、編排有序、目錄清楚、裝訂整齊，以達(dá)到完整、真實(shí)、條理、精煉、實(shí)用的要求[2]。而部分檔案管理人員在實(shí)際工作中缺乏范本意識(shí)，沒(méi)有嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行管理，造成人事檔案管理質(zhì)量差的問(wèn)題。

1.3 人事檔案管理中檔案重建、棄檔現(xiàn)象頻發(fā)

高校人事檔案管理實(shí)施聘用制制度時(shí)，為了吸引更多專業(yè)人才，在招聘中為當(dāng)事人進(jìn)行檔案重建，幫助他們?cè)诳鐔挝缓筮€能保持有的工作崗位以及福利待遇，并且在計(jì)算工齡中還是在原有的基礎(chǔ)上繼續(xù)進(jìn)行記錄，這樣就會(huì)容易出現(xiàn)偽造、虛假情況出現(xiàn)。同時(shí)，在市場(chǎng)決定資源配置情況的影響下，高校在人才招聘中更重視當(dāng)事人的專業(yè)能力和水平，對(duì)高校人事檔案管理工作帶來(lái)困難。部分被招聘者為了方便流動(dòng)自由，直接用簽訂勞動(dòng)合同的方式與高校建立勞動(dòng)關(guān)系，在人事檔案管理中增加棄檔現(xiàn)象的問(wèn)題。

2 聘用制下高校人事檔案管理對(duì)策

2.1 加強(qiáng)高校人事檔案管理工作科學(xué)化建設(shè)

首先，促進(jìn)高校人事檔案信息化管理。隨著信息技術(shù)的迅猛發(fā)展，在人事檔案管理中網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的運(yùn)用，對(duì)提高人事檔案管理工作質(zhì)量和效率具有積極作用。高校人事檔案管理工作中也要利用先進(jìn)的信息技術(shù)，建立人事檔案信息系統(tǒng)，尤其是在聘用制下，為了體現(xiàn)出不同學(xué)校的辦學(xué)特點(diǎn)以及差異性，達(dá)到學(xué)校的實(shí)際需求，人事檔案信息系統(tǒng)要根據(jù)實(shí)際需求進(jìn)行創(chuàng)新發(fā)展，更能提高人事檔案管理在高校中的使用效率[3]。同時(shí)，高校在人事檔案信息化管理中要增強(qiáng)檔案儲(chǔ)存管理?xiàng)l件，以保證高校人事檔案資料的完整性。由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料容易出現(xiàn)損壞、遺失的情況，為了更好的進(jìn)行檔案保管，我們可以利用網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，實(shí)現(xiàn)人事檔案資料電子版，提高檔案儲(chǔ)存質(zhì)量。

其次，建立高校人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)。高校在建立人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中可以將個(gè)人的學(xué)歷、個(gè)人經(jīng)歷以及業(yè)績(jī)成果等資料進(jìn)行數(shù)字化整理，利用信息技術(shù)提高人事檔案資料的安全性和保密性，從根本上上解決檔案資料偽造、虛假的問(wèn)題。

最后，建立健全高校人事檔案管理制度。隨著目前我國(guó)人事檔案管理數(shù)字化、信息化以及科學(xué)化建設(shè)的深入發(fā)展，高校人事檔案管理工作也要利用現(xiàn)代較完善的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算等技術(shù)進(jìn)行管理，不斷學(xué)習(xí)和借鑒其他事業(yè)單位中優(yōu)秀的人事檔案管理經(jīng)驗(yàn)，根據(jù)高校實(shí)際發(fā)展需求，明確自己人事檔案管理工作目標(biāo)和任務(wù)，制定科學(xué)合理的人事檔案管理制度，在管理工作中做到有法可依、有法必依、違法必嚴(yán)，并制定相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，激發(fā)員工的工作積極性，養(yǎng)成正確的工作作風(fēng)[4]。

2.2 建立公益型區(qū)域性高校人事檔案管理中心

在以往的人事檔案管理中，高校人事檔案管理職能所屬于國(guó)家政府相關(guān)的機(jī)構(gòu)中，在建檔中需要收取適當(dāng)?shù)馁M(fèi)用，導(dǎo)致人事檔案管理中會(huì)出現(xiàn)人才棄檔的問(wèn)題。對(duì)此，高校應(yīng)該積極建立公益型區(qū)域性的人事檔案管理中心，人才在聘用制下建立人事檔案中的費(fèi)用全部由國(guó)家公共財(cái)政進(jìn)行支付，使得人才和事業(yè)單位雙方均可受益。另外，高校人事檔案管理在日常工作中的職能主要是保管好人事檔案資料內(nèi)容完整以及安全保密，根據(jù)事業(yè)單位的實(shí)際需求進(jìn)行資料整理、統(tǒng)計(jì)、分析以及歸檔，為他們提供準(zhǔn)確信息。因此，高校要利用公益型區(qū)域性的人事檔案管理中心，提高檔案管理機(jī)構(gòu)的獨(dú)立性，為事業(yè)單位以及個(gè)人提供無(wú)償?shù)墓芾矸?wù)，以增強(qiáng)高校人事檔案管理工作的社會(huì)公信力。

2.3 提高高校人事檔案管理的開放性

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，政府部門逐漸從全能型政府轉(zhuǎn)換為公共服務(wù)型政府的角色中，政府部門管理工作也逐漸公開、透明，人民能夠在網(wǎng)絡(luò)中搜索政府部門頒發(fā)的相關(guān)文件。因此，高校人事檔案管理在聘用制的影響下，要突破以往神秘性和封閉性的狀態(tài)，將人事檔案資料中不含有個(gè)人隱私的部分進(jìn)行全面公開，提高高校人事檔案管理的開放性，滿足人才招聘的新要求[5]。與此同時(shí)，也要加強(qiáng)人事檔案信息安全管理，防止重要信息出現(xiàn)泄密的風(fēng)險(xiǎn)。因此，我們要加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，定期為高校檔案管理人員進(jìn)行教育培訓(xùn)工作，提高管理人員的專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)素養(yǎng)，并對(duì)他們進(jìn)行業(yè)績(jī)考核，對(duì)考核結(jié)果進(jìn)行科學(xué)合理的評(píng)價(jià)，提高管理人員工作積極性，滿足人事檔案管理專業(yè)化、規(guī)范化發(fā)展的要求。

綜上所述，高校人事檔案管理工作的改革創(chuàng)新是教育事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的必然要求，為了解決人事檔案管理中存在的問(wèn)題，正確實(shí)施聘用制能夠改變以往落后的人事檔案管理模式，推動(dòng)高校人事檔案管理模式的創(chuàng)新發(fā)展，提高管理人員的綜合素質(zhì)，推動(dòng)高校人事檔案管理信息化和規(guī)范化，提高檔案管理質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)

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[4]王素潔.基于聘用制下高校人事檔案管理問(wèn)題及其對(duì)策探討[J].知識(shí)經(jīng)濟(jì)，2018（19）：35+37.

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（責(zé)編：王錦）