利用OA系統(tǒng)優(yōu)化我院藥品臨時采購規(guī)范化管理

陳紹芳，洪惠琪，徐妙容，潘綺玲

（南方醫(yī)科大學順德醫(yī)院，順德第一人民醫(yī)院，廣東528300）

近年來，醫(yī)院通過引進辦公自動化（OA）系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院工作的全面信息化。OA系統(tǒng)是將計算機、通信等現(xiàn)代化技術(shù)運用到傳統(tǒng)辦公方式，進而形成的一種新型辦公方式，該系統(tǒng)集溝通交流、協(xié)同工作、文檔管理、通知公告、日程管理、行政管理等功能于一體，提高日常辦公效率，降低辦公成本，信息、數(shù)據(jù)共享，實現(xiàn)辦公無紙化、網(wǎng)絡(luò)化、信息電子化［1-5］。

藥品臨時采購，是臨時采購醫(yī)院現(xiàn)有藥品目錄中沒有或同類品種無法替代的、在治療中必須使用的藥品。由于治療指南的更新、新藥的上市等種種不可控因素及醫(yī)院藥品目錄品種限制等原因，醫(yī)院藥物目錄不可能及時涵蓋所有臨床需要的藥物［6］。為規(guī)范本院藥品臨時采購（以下簡稱“藥品臨購”）管理，提高本院藥品臨購申請、審批效率，保證臨時采購藥品的及時性和合理性，本院將藥品臨購工作流程納入到OA辦公系統(tǒng)中，從而實現(xiàn)無紙化辦公。通過原來藥品臨購流程與利用OA系統(tǒng)實現(xiàn)藥品臨購申請、審批流程無紙化后進行對比，評價其應(yīng)用效果及影響。

1 本院原藥品臨購審批模式分析

根據(jù)粵衛(wèi)辦（〔2012〕1號）《關(guān)于印發(fā)廣東省醫(yī)療機構(gòu)基本用藥供應(yīng)目錄管理指南的通知》和南方醫(yī)科大學順德醫(yī)院（以下簡稱本院）《醫(yī)院藥品臨時采購管理規(guī)定》要求，臨時采購的藥品實行“專藥專人專用”，每一次臨時采購只能批準一位患者一個療程的用藥量，并且均要嚴格遵照目錄外藥品臨時采購流程執(zhí)行，見圖1。

圖1 本院原藥品臨購流程

本院原藥品臨購全流程多年來一直采用紙質(zhì)申請、手工信息登記、批量審批、紙質(zhì)原件存檔的模式。該模式存在以下弊端：①臨床溝通成本高。根據(jù)圖1可以看出，藥品臨購涉及多個部門：臨床科室、臨床藥學科、藥庫、藥學部主任、分管院長、門診藥房和住院藥房。藥房、臨床科室等臨時需了解相關(guān)患者的藥品臨購、使用情況，追蹤查詢難度大。審批過程較煩瑣，極大耗費臨床醫(yī)生時間，患者不能及時用上藥，影響臨床治療工作。②信息登記工作復(fù)雜化。臨床申請人需要登記內(nèi)容較煩瑣，包括采購科室、申請人、采購藥品名稱、規(guī)格、數(shù)量等，費時費力。申請單內(nèi)容規(guī)范性難以實現(xiàn)，因字跡潦草難以辨認、登記信息錯誤、不完整，申請理由不充分等情況，需申請者多次修改，增加初步審核工作量與工作難度，同時增加臨床醫(yī)生對臨購工作抵觸情緒。③上層審批工作響應(yīng)時間長。藥學部主任、分管院長在辦公時間、辦公區(qū)域才能對紙質(zhì)申購單進行審批。如果上層審批者外出、開會或出差等情況，申購單因不能及時審批導致采購延誤，影響臨床用藥，或出現(xiàn)先口頭同意再補簽字這種不規(guī)范的情況。④事后追蹤查詢難。完成申請采購流程后，紙質(zhì)版申請單交由藥學部主任留檔保存，藥房、臨床科室等臨時需了解相關(guān)患者的藥品臨購、使用情況，增加事后追蹤查詢難度。⑤數(shù)據(jù)統(tǒng)計難以實現(xiàn)。按照醫(yī)院監(jiān)察科要求，近3年藥品臨時采購申請表均需要原件存檔，以便接受飛行檢查。每份申請表均含《藥品臨時采購申請表》、《臨床科室申購立項廉潔承諾書》、《臨購藥品會議討論記錄表》合計3張表格，原始紙質(zhì)申請表存檔占用儲存空間，信息溯源效率低，回顧性數(shù)據(jù)統(tǒng)計難以實現(xiàn)。

2015 年10 月我國建立了國家藥品價格談判部門，啟動國家藥品價格談判機制，為廣大患者帶來臨床價值高、創(chuàng)新且病人獲益高的藥品。靶向藥大幅度降價對于減輕患者與醫(yī)保負擔效用巨大［7］，提高了民眾的醫(yī)改獲得感。尤其2020年國家新增了97種國家談判藥品，人民群眾用藥可及性和可負擔性明顯提高［8］。但由于國家談判藥品政策實施時間與醫(yī)院新藥引進進度存在時間差，為滿足患者用藥需求，暫未進入本院藥品目錄的國家談判藥品可通過臨購進入醫(yī)院使用。因此藥品臨購數(shù)量迅速激增，原模式弊端逐漸突出，亟需改進藥品臨購申請審批流程，提高工作效率。

2 在OA系統(tǒng)中建立藥品臨購審批流程

2.1 藥品臨購審批流程 通過預(yù)先定制設(shè)計,設(shè)計出符合管理要求的工作流程。在OA系統(tǒng)中，預(yù)先設(shè)計好工作流程，相關(guān)人員按制定的步驟執(zhí)行，所有步驟完成后流程結(jié)束并歸檔。具體流程如下：首先，由臨床科室主管醫(yī)生提交藥品臨購申請單保存并提交，下一步轉(zhuǎn)臨床科室管理小組成員添加意見，科室管理小組全部成員添加意見后自動轉(zhuǎn)臨床藥學科干事接收，臨床藥學科干事審核申請單填寫內(nèi)容是否完整，申請理由是否充分，如審核不通過，則退回主管醫(yī)生修改，審核通過，添加專業(yè)意見信息后轉(zhuǎn)藥學部主任審批，藥學部主任審核通過后轉(zhuǎn)醫(yī)務(wù)科主任審批，同意后轉(zhuǎn)分管院長審批，最后轉(zhuǎn)采購員填寫藥品相關(guān)信息，如生產(chǎn)廠家、供貨單位、供貨價等內(nèi)容，藥學部主任確認同意后，由采購員下單采購，同時填寫采購進度，供臨床隨時查詢。采購?fù)瓿珊?，結(jié)束流程并歸檔。OA系統(tǒng)中藥品臨購審批流程步驟，見表1。該審批流程經(jīng)過信息科、藥學部、審計監(jiān)察科多次溝通，期間根據(jù)工作需要和強化監(jiān)督，增加醫(yī)務(wù)部門對臨床用藥必要性的審核，使流程更加規(guī)范嚴謹。

表1 OA系統(tǒng)中藥品臨購審批流程步驟

2.2 表格內(nèi)容完善 藥品臨購的申請流程設(shè)置規(guī)范，表格設(shè)計合理，流程參與者可隨時查詢藥品采購、出入庫情況，實現(xiàn)藥品臨購的閉環(huán)管理。流程審批者主要審核申請單以下幾方面內(nèi)容：①藥品信息，包括藥品名稱、規(guī)格、申購量等。②申購理由，包括醫(yī)院現(xiàn)有藥物對該疾病治療效果的局限性；臨購該藥對治療的價值等，審批者根據(jù)患者臨床診斷，結(jié)合藥品的適應(yīng)癥、有無超說明書用藥及醫(yī)院是否有替代藥品等信息決定是否同意采購。③患者信息，藥學部可根據(jù)臨購申請單的患者信息進入門診或住院醫(yī)師工作站對藥品采購后患者用藥的合理性展開追蹤審查，包括是否“專藥專人專用”、患者具體用藥情況，如用藥時間、用法用量等，保證患者用藥安全、合理、合規(guī)。④審批情況，已完成藥品臨購流程審批的參與者可清楚地查看和了解流程審批的相關(guān)人員的審批意見。OA系統(tǒng)臨購藥品申請界面具體情況見圖2。

圖2 OA辦公系統(tǒng)藥品臨購申請界面

2.3 系統(tǒng)權(quán)限分配 全院職工都有自己的OA系統(tǒng)賬號和密碼，均可提交藥品臨購申請。臨床科室申請人可以清楚查看自己的臨購申請各個審核過程和審批結(jié)果，臨床藥學科干事、藥學部主任、醫(yī)務(wù)科主任、主管院長、采購員具有審批和查看已處理的申請單審批情況的權(quán)限。

3 采用OA系統(tǒng)藥品臨購申請、審批后的效果評價

3.1 可量化評價指標

3.1.1 醫(yī)生滿意度 對臨購需求較多的相關(guān)臨床科室進行不記名滿意度調(diào)查，臨床醫(yī)生對利用OA系統(tǒng)進行藥品臨購申請、審批流程滿意度普遍提高。醫(yī)生對于采用OA系統(tǒng)進行藥品臨購申請、審批流程前后的滿意情況具體見表2。

表2 采用OA系統(tǒng)藥品臨購申請、審批前后醫(yī)師滿意情況

3.1.2 臨床藥學干事投入時間 使用OA系統(tǒng)進行藥品臨購申請、審批流程后，臨床藥學干事的工作效率明顯提高。原來藥學干事每月收到臨床藥品臨購申請約38例，2020年國家新增了97種國家談判藥品，藥品臨購數(shù)量激增，每月收到臨購申請增加至75.6例，臨購數(shù)量較前增加近一倍，但是由于采用OA系統(tǒng)進行臨購申請、審批，藥學干事的工作效率提升了370%。具體情況詳見表3。

表3 采用OA系統(tǒng)藥品臨購申請、審批前后藥學干事工作效率情況

3.1.3 藥學監(jiān)控功能 本院原藥品臨購審批模式采用紙質(zhì)申請，申請單超過一半出現(xiàn)內(nèi)容填寫不規(guī)范、修改等情況，使用OA系統(tǒng)進行藥品臨購申請、審批后，未再出現(xiàn)內(nèi)容填寫不規(guī)范情況。同時，不符合制度藥品臨購申請（藥品每年臨購超5次、本院藥品目錄有同類藥品）能夠有效攔截。另外，為患者臨購靶向藥須提供患者靶點檢查結(jié)果相關(guān)文件、抗菌藥物臨購須抗感染臨床藥師評估添加意見后才能通過。具體情況見表4。

表4 藥品臨時采購監(jiān)控情況

3.1.4 統(tǒng)計分析 信息科可隨時調(diào)取所有藥品臨購的相關(guān)信息，如申請科室、申請人、藥品名稱、數(shù)量等信息進行匯總統(tǒng)計；也可根據(jù)需要調(diào)取某一段時間內(nèi)某個藥品的臨購信息，對臨購總量、科室、申請人、供貨單位等進行統(tǒng)計分析，從而為本院藥事管理與藥物治療學委員會調(diào)整醫(yī)院藥品結(jié)構(gòu)提供參考和依據(jù)。把藥品臨購審批、流程添加到OA系統(tǒng)后，所有文件都可及時存儲，醫(yī)院可定期對藥品臨購信息和臨床用藥信息進行收集、分析，根據(jù)信息分析結(jié)果為相關(guān)問題的解決提供建議。使用OA系統(tǒng)遞交藥品臨購申請、審批流程前后相關(guān)指標對比見表5。

表5 藥品臨購審批流程引入OA系統(tǒng)前后相關(guān)指標比較

3.2 非量化指標

3.2.1 審批方式方便快捷 首先，因為使用醫(yī)院內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)，上一流程審批者審核完成后，會立即有信息和手機短信通知下一流程審批者有待處理的流程，提醒審批者及時處理，極大地加強了員工之間的及時聯(lián)系及有效溝通，縮短審批流轉(zhuǎn)時間，提高辦公效率［9］。在審批過程發(fā)現(xiàn)的不合理之處，也可以第一時間聯(lián)系申請人進行修改，審批信息中會帶有相關(guān)文件或批示意見，實現(xiàn)藥品臨購的高效流轉(zhuǎn)。通過電子化的手段控制整個申請流程，只有上一步完成以后，才能繼續(xù)開展下一步的流轉(zhuǎn)，從而可以有效的避免采購不及時或先口頭同意再補簽字等類似不規(guī)范的情況的出現(xiàn)，保證臨購的規(guī)范化［6］。同時隨時可以查看審批中所附帶的文件、附件、審批意見等資料，確保流程審批中所有相關(guān)信息的完整流轉(zhuǎn)。另外，通過電子化流程，藥品臨購審批工作實現(xiàn)無紙化辦公模式，打破時間和空間的辦公限制，登陸手機iOffice APP即可隨時隨地進行各流程審批工作，實現(xiàn)高效、快捷辦公［10］，極大地縮短了藥品臨購申請的審批周期，實現(xiàn)藥品臨購的快速流轉(zhuǎn)。再次，通過電子化審批流程，藥品管理部門與臨床科室間的溝通和協(xié)作更通暢，審批流程更高效，保證患者能及時用上藥，同時便于藥學部的藥品管理和事后專項點評，促進了患者用藥安全、有效、合理，提高了患者滿意度。

3.2.2 審批流程更規(guī)范 第一，電子化的藥品臨購申請流程清晰明了，所有信息資料填寫規(guī)范，同時可進行查證管理：所有流程參與者都清楚明了每一步流程的流程指向，并隨時都能查看；而且申請者的申請操作發(fā)起后，所有流程參與者都可及時收到相應(yīng)的短信通知，隨時隨地都可以及時對相關(guān)流程審批。第二，在該系統(tǒng)中，各個流程運行階段都有審批處理的時間記錄，提醒流程參與者及時完成流程操作。第三，使用OA系統(tǒng)，杜絕了相關(guān)人員隨意涂改、漏填等信息填寫不規(guī)范的工作習慣，規(guī)范醫(yī)院員工工作模式和科室管理，促進了醫(yī)院藥品臨購規(guī)范化管理。

3.2.3 節(jié)約資源 利用OA系統(tǒng)，實現(xiàn)藥品臨購申請、審批流程無紙化，減少紙張浪費，同時減少了印刷、筆墨、訂書釘?shù)绕渌k公用品消耗，減少科室成本支出，倡導綠色辦公。臨購全流程科學化、規(guī)范化和信息化，提高信息傳送效率，增強內(nèi)部信息安全［11］。還避免主管醫(yī)生因遞交臨購申請單來回等電梯，節(jié)省了醫(yī)生時間，提高了工作效率。

4 討論

醫(yī)院OA系統(tǒng)的應(yīng)用，規(guī)范和完善醫(yī)院管理部門的業(yè)務(wù)流程和管理模式，使需要多部門、多級別協(xié)同辦理的業(yè)務(wù)得到明顯優(yōu)化，減少出現(xiàn)“找人辦、等人辦”的現(xiàn)象。藥品臨購審批流程合理應(yīng)用OA系統(tǒng)，實現(xiàn)了工作流、信息流和資源流的聯(lián)合管理，使申請、審批、修改、使用等多項工作更加靈活，提高了醫(yī)院整體的工作效率和執(zhí)行力，符合三級甲等醫(yī)院的管理要求［12-13］。

OA系統(tǒng)還可提供藥品臨購信息的統(tǒng)計分析功能，即根據(jù)需要對某一時間段內(nèi)藥品臨購的申請科室、臨購數(shù)量、金額和次數(shù)等數(shù)據(jù)進行排名與分析，反饋本院基本藥物供應(yīng)目錄的先進性與完善性，為下一步藥事管理與藥物治療委員會的新藥引進工作提供數(shù)據(jù)支持。

綜上所述，將藥品臨購審批工作流程納入OA辦公系統(tǒng)中，簡化藥品臨購申請審批流程，縮短流程流轉(zhuǎn)時間，提高工作效率，同時藥學部與臨床科室、行政部門間的協(xié)同工作更流暢，更好地服務(wù)于臨床，促進本院藥事管理工作的高效發(fā)展。