提升事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的對策研究

姚俐

摘要：隨著當(dāng)前時代的不斷進步和發(fā)展信息化技術(shù)水平不斷進步，使得當(dāng)前各行各業(yè)的發(fā)展都實現(xiàn)了以科技為主的現(xiàn)代化發(fā)展，讓各行各業(yè)的發(fā)展注入新的動力的同時，也遇到了新的機遇和挑戰(zhàn)。在新時代的發(fā)展背景下，人們面臨著社會壓力的提升，同時對信息資源的涌入也有著不同的態(tài)度。在信息系統(tǒng)不斷優(yōu)化的現(xiàn)代化檔案管理系統(tǒng)升級工作，面臨著非常巨大的工作挑戰(zhàn)，面對復(fù)雜的檔案資料擴充，無論是傳統(tǒng)的資料管理，還是當(dāng)前系統(tǒng)化的資料管理都要進行全面的優(yōu)化。所以在當(dāng)前發(fā)展過程當(dāng)中，對檔案信息化建設(shè)進行更加深入的研究，能夠進一步提升檔案管理等信息化建設(shè)水平，提升整體行業(yè)的發(fā)展建設(shè)效率。

關(guān)鍵詞：檔案管理;信息化建設(shè);事業(yè)單位;應(yīng)用分析;研究探討

引言

隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷更新和發(fā)展，現(xiàn)代計算機的普及程度也在逐漸上升，同時在時代的不斷進步和發(fā)展下，信息技術(shù)的產(chǎn)物逐漸發(fā)揮出其獨特的應(yīng)用價值，在各行各業(yè)的發(fā)展建設(shè)當(dāng)中，都成為了重要的發(fā)展建設(shè)基礎(chǔ)。尤其對于當(dāng)前各大事業(yè)單位發(fā)展建設(shè)過程中的檔案管理來說，需要處理更多更龐大的資料，以及信息化數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)的融入，就可以高效的協(xié)調(diào)工作，同時按照對應(yīng)的順序和歸類儲存到電子文檔當(dāng)中，更加方便了日后的檔案管理和規(guī)劃。與此同時，對于不同種類檔案的分類以及管理進行高效的查詢過程當(dāng)中，也可以起到非常良好的作用，及時地對較高價值的檔案進行保存和歸檔，可以高效地幫助原始數(shù)據(jù)的保存和降低誤差。

從實際發(fā)展建設(shè)過程當(dāng)中可以看出當(dāng)前的事業(yè)單位建設(shè)和發(fā)展離不開高效的檔案管理和保護完整高效的信息化建設(shè)系統(tǒng)，可以更加有效地促進當(dāng)前的信息檔案管理系統(tǒng)建設(shè)，并且對信息化數(shù)據(jù)的儲存和管理優(yōu)質(zhì)極為關(guān)鍵的推動作用。

1.事業(yè)單位檔案信息化等管理價值

對現(xiàn)代事業(yè)單位進行檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，可以進一步增強傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案向數(shù)字化系統(tǒng)資料的轉(zhuǎn)換，形成更加完善安全的檔案管理系統(tǒng)。[1]能夠幫助相關(guān)事業(yè)單位推動現(xiàn)代化信息建設(shè)，有利于管理人員進行檔案的規(guī)范化管理，提升檔案管理工作效率的同時，促進事業(yè)單位的工作效率提升。在傳統(tǒng)的檔案管理模式當(dāng)中，大多數(shù)都是紙質(zhì)的檔案形式存在。隨著時間的推移，紙質(zhì)檔案經(jīng)過大量的翻閱，經(jīng)常容易受到損壞，所以會受到一定的限制，長期保存更會導(dǎo)致一些檔案不慎丟失。[2]所以利用現(xiàn)代化信息系統(tǒng)的數(shù)字化管理模式，可以高效地實現(xiàn)備份和存儲工作，實現(xiàn)加密工作的同時，提升檔案的質(zhì)量和保存持久性，利用數(shù)字化信息系統(tǒng)呈現(xiàn)出無懼時間空間限制的長期優(yōu)良保存方式，能夠提升檔案管理的安全性，同時保障信息化管理技術(shù)水平等現(xiàn)代化建設(shè)。

2.當(dāng)前事業(yè)單位信息化管理的優(yōu)化策略

2.1提升檔案管理信息化建設(shè)的重視

那信息化管理建設(shè)的重視程度是增強當(dāng)前檔案管理的基本保障，只有相關(guān)部門進一步增強重視程度，才能夠高效地校的提升檔案管理的效率和質(zhì)量。[[]]進一步增強現(xiàn)代事業(yè)單位的檔案信息化管理建設(shè)水平，可以高效地降低檔案的儲存管理成本，同時，保障資料的長久儲存安全性能夠提升檔案管理效率的同時，讓檔案的質(zhì)量更加便于檢索，可以充分地發(fā)揮出檔案資料儲存的應(yīng)用價值，為相關(guān)的事業(yè)單位發(fā)展和后續(xù)的工作建設(shè)提供良好的支撐和保障?；谶@樣的發(fā)展建設(shè)基礎(chǔ)事業(yè)單位管理人員，必須要充分認(rèn)識到檔案管理信息化水平數(shù)據(jù)建設(shè)的作用和價值轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的工作思想，樹立起高效現(xiàn)代化的信息系統(tǒng)建設(shè)意識，積極配合信息系統(tǒng)手段來推動當(dāng)前的檔案信息化數(shù)據(jù)建設(shè)和發(fā)展，促進當(dāng)前的檔案管理價值得到充分的應(yīng)用和發(fā)揮，從而適應(yīng)當(dāng)前時代的發(fā)展和建設(shè)需求。

2.2增強信息化管理的人才隊伍素養(yǎng)提升

增強人才隊伍的綜合素養(yǎng)建設(shè)，也是提升現(xiàn)代檔案信息化管理水平的重要保障。在當(dāng)前的事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的時代背景下，進一步提出工作人員的專業(yè)化信息素質(zhì)培養(yǎng)，可以進一步提升整體的檔案建設(shè)質(zhì)量。從內(nèi)部著手，進一步建立一些信息化技術(shù)的培訓(xùn)班，讓工作人員能夠積極地參與到專業(yè)的培訓(xùn)當(dāng)中，增加更多的專業(yè)培訓(xùn)機會，讓工作人員掌握更加先進的技術(shù)，讓他們更加熟練地應(yīng)用新的信息化軟件，不斷提升自我專業(yè)信息素養(yǎng)。另外還可以邀請一些信息化檔案管理的系統(tǒng)專家來進行專業(yè)的知識講座和現(xiàn)場授課管理，面對面的指導(dǎo)，讓信息化檔案管理人員積極地進行學(xué)習(xí)，幫助工作管理人員能夠理清工作管理的思路，掌握更加科學(xué)有效的信息化管理技術(shù)，同時還可以招聘一些外部的高科技人才，從而增強對檔案信息專業(yè)化管理的技術(shù)，提升招聘門檻，保證人才團隊的專業(yè)素質(zhì)過硬。

2.3增強并重視事業(yè)單位信息化管理標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)化管理建設(shè)是提升信息檔案數(shù)字化處理的基礎(chǔ)保障。事業(yè)單位在日常運行管理過程當(dāng)中，因為需要處理的工作非常繁雜，所以在檔案管理過程當(dāng)中，其涉及到的種類和程序也非常多，其中包括視頻資料以及文字應(yīng)聘資料等各種檔案信息，所以在信息檔案處理的過程當(dāng)中，想要進一步提升數(shù)據(jù)化管理水平，就要實施統(tǒng)一的管理，規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)以保證在處理過程當(dāng)中嚴(yán)格地按照對應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)進行格式化的統(tǒng)一安排。保障檔案在處理管理過程當(dāng)中，按照事業(yè)單位的實際發(fā)展需求，做好數(shù)字化歸檔，防止在處理過程當(dāng)中，因為處理標(biāo)準(zhǔn)偏差而產(chǎn)生處理誤差。在完成檔案的數(shù)字化建設(shè)規(guī)范處理之后，需要將檔案的實際內(nèi)容中的每一項細(xì)節(jié)進行落實，例如在管理過程當(dāng)中，將信息的每一項數(shù)據(jù)進行大小標(biāo)定和規(guī)范，落實完整地記錄紙質(zhì)檔案文件內(nèi)容的基礎(chǔ)上，禁止出現(xiàn)與實際檔案文不對題的問題，以免發(fā)生檢索效果不利的現(xiàn)象。另外需要做好檔案信息化規(guī)范化的存儲工作，保證利用適合的載體進行硬盤存儲。

2.4全面保障事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)的安全

事業(yè)單位想要保證在基礎(chǔ)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境當(dāng)中得到良好的檔案管理，就應(yīng)該首先確保網(wǎng)絡(luò)的基礎(chǔ)環(huán)境安全。尤其是在當(dāng)前的事業(yè)單位，發(fā)展過程當(dāng)中，需要設(shè)置專門的局域網(wǎng)絡(luò)，要讓外網(wǎng)不可接入，與此同時要保障對應(yīng)的檔案信息管理系統(tǒng)防火墻裝置的安全保障，通過立足于各個網(wǎng)段之間的網(wǎng)絡(luò)信息，做好信息防控和監(jiān)管作用，高效地過濾各種病毒保障信息管理系統(tǒng)的檔案管理安全性。在當(dāng)前的基礎(chǔ)上還需要進一步做好隔離網(wǎng)關(guān)的部署，在信息檔案管理過程當(dāng)中，做好內(nèi)網(wǎng)與外網(wǎng)之間的協(xié)調(diào)溝通，在設(shè)置完全的安全屏障，有效地阻隔防止外部病毒的攻擊可能。另外必須要做好計算機的整體環(huán)境安全防護，在信息化網(wǎng)絡(luò)檔案建立過程當(dāng)中，計算機信息系統(tǒng)的安全性也是信息系統(tǒng)的基礎(chǔ)保障，所以要保障機身本身的安全性的同時保障環(huán)境的安全，才能夠真正做到信息檔案系統(tǒng)的安全保存。通過對計算機系統(tǒng)的專業(yè)查殺設(shè)置，才能夠進一步保證檔案質(zhì)量的安全性，另外還需要對計算機做好安全防護，保證機器可以達到完全信賴的狀態(tài)，然后對各個軟件進行高效的監(jiān)控，分區(qū)分布進行管理，從而保證整體運行的系統(tǒng)數(shù)據(jù)優(yōu)化。

另外保證做好信息數(shù)據(jù)資源安全防控的基礎(chǔ)上，實現(xiàn)除了提升檔案管理效率和利用效率之外的信息資源安全保存。在實際工程建設(shè)管理的過程當(dāng)中，采用數(shù)據(jù)備份技術(shù)，完善地將檔案數(shù)據(jù)自動備份，在遇到一些意外情況時，如發(fā)生停電或其他災(zāi)害事故時，可以高效地在電子系統(tǒng)當(dāng)中進行自我留存和自我安全，找回能夠保證數(shù)據(jù)信息化系統(tǒng)的完善和科學(xué)性，同時對檔案信息處理進行水印技術(shù)實施，也可以高效地幫助信息數(shù)據(jù)保存不被侵權(quán)。

3.結(jié)語

總而言之，在當(dāng)前信息化建設(shè)體制不斷更新?lián)Q代的當(dāng)代社會，結(jié)合信息化系統(tǒng)進行檔案管理，已經(jīng)成為了檔案管理系統(tǒng)發(fā)展的潛在因素。結(jié)合信息化系統(tǒng)進行數(shù)字化信息管理，可以高效地節(jié)省管理資源，同時提升工作檔案歸檔效率，帶動服務(wù)工作質(zhì)量提升。但管理的工作人員需要進一步提升對信息化知識理論的掌握程度，不斷提升工作效率，結(jié)合當(dāng)前的信息化管理水平，充分的對信息化管理建設(shè)的作用了解和掌握，在不斷提升個人技能的同時，結(jié)合管理中存在的潛在問題，不斷優(yōu)化方案，高效地推動事業(yè)單位檔案信息化管理建設(shè)等未來發(fā)展。

參考文獻：

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[2]董小建.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題研究[J].智庫時代，2019，20：61-62.

[3]李雪瑩.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)探析[J].中國管理信息化，2019，2212：167-168.