高校檔案資源共享研究領(lǐng)域展望

張占武

摘? 要：高校檔案資源管理過(guò)程應(yīng)轉(zhuǎn)換管理方式，明確檔案對(duì)于檔案管理者和使用者的多元需求，從而讓檔案管理工作為高校建設(shè)與發(fā)展發(fā)揮重要作用。高校檔案資源共享離不開(kāi)新時(shí)代背景下出現(xiàn)的高效便捷的檔案信息管理技術(shù)，充分利用技術(shù)手段來(lái)拓展高校資源共享領(lǐng)域是新時(shí)代社會(huì)發(fā)展的重要需求。

關(guān)鍵詞：信息資源;共享;高校檔案;合作意識(shí);檔案隱私

Abstract： The process of archive resource management in colleges and universities should also change the management method， and clarify the importance of college archives for archive managers and use The diverse needs of the readers have made file management play an important role in the construction and development of colleges and universities. University file resource sharing is inseparable from the efficient and convenient file information management technology that appears in the background of the new era. Clever use of technical means to expand the field of university resource sharing is also an important demand for social development in the new era.

Keywords： Information resources; Sharing; College archives; Cooperation consciousness; Archives privacy

高校檔案管理存在著資源封閉性強(qiáng)、資源浪費(fèi)率高、管理標(biāo)準(zhǔn)落后等問(wèn)題。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效整合高校檔案資源，合理地應(yīng)用與共享到對(duì)應(yīng)的資源使用專業(yè)領(lǐng)域，才能更好地契合時(shí)代發(fā)展的檔案需求，充分發(fā)揮體量巨大、時(shí)間跨度長(zhǎng)久的高校檔案資源價(jià)值。

1 高校檔案資源共享研究的重要性

1.1 提升學(xué)?？茖W(xué)決策水平。高校檔案資源記錄著學(xué)?？蒲兴降木唧w內(nèi)容和發(fā)展軌跡，包含著大量可以證明高校各個(gè)階段工作情況的原始數(shù)據(jù)。科學(xué)系統(tǒng)地整理劃分出高校發(fā)展決策的檔案資源，結(jié)合體量龐大的檔案資源，立體真實(shí)地反映出高校各個(gè)階段的發(fā)展過(guò)程，對(duì)于提高學(xué)?？茖W(xué)決策水平至關(guān)重要。[1]

1.2 拓寬高校教育渠道。建立完善的高校檔案資源共享體系，幫助學(xué)生更好地了解高校資源，學(xué)習(xí)高校發(fā)展過(guò)程中披荊斬棘的大無(wú)畏精神，建立起學(xué)生明辨是非、科學(xué)準(zhǔn)確的唯物主義歷史價(jià)值觀。只有讓學(xué)生在開(kāi)放的高校資源環(huán)境下，才能更好地利用起高校資源，體會(huì)到高校隨著歷史發(fā)展積淀的深厚的人文底蘊(yùn)，讓學(xué)生更好地明白經(jīng)過(guò)歷史考驗(yàn)的高校資源給予學(xué)生的歷史責(zé)任感與使命感，從而進(jìn)一步地促進(jìn)學(xué)生的全面發(fā)展。

1.3 提升高校文化發(fā)展軟實(shí)力。通過(guò)開(kāi)發(fā)高校資源并科學(xué)合理地建立檔案資源共享體系，確保具備共享性質(zhì)的檔案資源能夠合理地轉(zhuǎn)變?yōu)楦咝Ｗ约旱墓卜?wù)優(yōu)勢(shì)，從而在檔案信息資源共享的同時(shí)實(shí)現(xiàn)高校資源與發(fā)展價(jià)值觀的同步輸出，提升高校文化發(fā)展軟實(shí)力。[2]

1.4高效利用豐富的信息資源。檔案信息資源包括種類繁多的各類學(xué)術(shù)論文、科研數(shù)據(jù)、教育指導(dǎo)政策、財(cái)務(wù)檔案等，并在檔案共享工作中被充分利用。檔案資源共享能更好地對(duì)現(xiàn)有的高校檔案資源進(jìn)行保留與迭代，能做到及時(shí)更新錯(cuò)誤和落后的信息資源。只有合理地進(jìn)行高校檔案資源共享工作，讓檔案信息經(jīng)受大眾的檢測(cè)與分析，才能更好地基于大眾對(duì)檔案信息的反饋，做好高校教育規(guī)劃和發(fā)展，及時(shí)地更新迭代落后錯(cuò)誤的教育資源和理念，從而更高效地利用豐富的檔案信息資源。[3]

1.5 提高檔案管理效率。檔案共享是建立在合理的檔案管理工作基礎(chǔ)上。檔案共享工作匯集不同學(xué)校與區(qū)域檔案管理成果和對(duì)檔案資源的反饋，管理工作能夠依據(jù)此來(lái)完善現(xiàn)有管理模式，確保檔案管理的合理化、結(jié)構(gòu)化和信息化。[4]如上級(jí)主管部門對(duì)教育與政策文件傳達(dá)中，往往是由上級(jí)主管部門發(fā)送給高校所在區(qū)域的教育局，再由教育局整理好教育文件后發(fā)送給所屬高校，并由高校自己開(kāi)展教育資源的匯總工作。這種資源復(fù)用程度過(guò)高的資源管理模式往往造成教育資源的浪費(fèi)。如果高校資源管理中資源保存工作出現(xiàn)問(wèn)題，便會(huì)嚴(yán)重影響檔案資源的完整性與正確性。因此建立起完整的檔案資源共享體系能夠確保檔案資源在傳遞與保存過(guò)程中的完整性，從而降低檔案管理出現(xiàn)資源丟失的問(wèn)題，提高檔案管理效率。

2 高校檔案資源共享出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 缺乏整體合作意識(shí)。高校檔案管理工作對(duì)高校內(nèi)部之間的各個(gè)部門主體的協(xié)調(diào)配合提出了兩方面的要求：一是高校內(nèi)部檔案管理部門之間保證資源的互通有無(wú)，內(nèi)部之間對(duì)資源共享工作具備統(tǒng)一協(xié)調(diào)性，保證檔案資源能夠在各個(gè)部門之間暢通傳輸，消除各部門之間對(duì)立的資源壁壘;二是確保不同高校之間檔案資源管理的和諧，使各個(gè)機(jī)構(gòu)之間協(xié)同合作，高校與高校之間不會(huì)出現(xiàn)資源阻礙和歧視現(xiàn)象。[5]

事實(shí)上國(guó)內(nèi)高校資源共享工作的進(jìn)展仍存在著高校與高校之間信息壁壘嚴(yán)重現(xiàn)象，高校內(nèi)部各部門缺乏整體的合作意識(shí)，導(dǎo)致高校檔案資源的管理工作與共享工作沒(méi)能同步進(jìn)行。高校內(nèi)外部的信息共享協(xié)同性較差，各高校信息檔案主體之間管理機(jī)制和檔案業(yè)務(wù)開(kāi)發(fā)上存在著不同步的分散現(xiàn)象。[6]資源共享工作必須確保共享平臺(tái)的權(quán)威性，保證相當(dāng)數(shù)量的機(jī)構(gòu)、高校、個(gè)人的參與程度，才能讓共享的檔案資源發(fā)揮出對(duì)高校教育建設(shè)與發(fā)展的重要作用?，F(xiàn)有的高校資源信息壁壘化嚴(yán)重，往往在檔案資源共享上缺乏積極性，缺乏整體檔案資源共享工作的合作意識(shí)。

2.2 信息資源標(biāo)準(zhǔn)化不足。檔案信息質(zhì)量的提高必然會(huì)增加檔案部門檔案質(zhì)量的對(duì)比和篩選的工作量，檔案信息共享工作面臨呈幾何級(jí)數(shù)增長(zhǎng)的檔案數(shù)據(jù)，致使高校檔案資源管理壓力驟增。

檔案管理部門在檔案資源匯總、篩選和歸檔工作中缺乏標(biāo)準(zhǔn)化。各個(gè)高校更傾向于使用有利于自己教育利益與發(fā)展建設(shè)的檔案標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致高校檔案工作人員使用不同著錄、書目編碼和檢索方式的檔案資源數(shù)據(jù)，嚴(yán)重影響了高校在檔案信息共享工作中處理接收到的不同檔案標(biāo)準(zhǔn)的檔案資源數(shù)據(jù)的效率。同時(shí)，各個(gè)高校檔案管理數(shù)據(jù)采用不同的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)手段，共享檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)端口不統(tǒng)一，嚴(yán)重阻礙了檔案共享工作的正常進(jìn)行。

2.3 檔案隱私泄露嚴(yán)重。高校檔案資源除了可共享的程度高的教學(xué)資源外，還有隱私性強(qiáng)的檔案資源。例如老師和學(xué)生的教學(xué)檔案、學(xué)生檔案等等，這種私人性質(zhì)強(qiáng)烈的檔案資源如果不加以控制，隨意地流出到共享平臺(tái)，勢(shì)必侵犯高校內(nèi)學(xué)生和老師的個(gè)人信息權(quán)利，造成嚴(yán)重的社會(huì)問(wèn)題。調(diào)研發(fā)現(xiàn)高校信息共享工作必須解決兩種面臨著的信息風(fēng)險(xiǎn)。確保檔案共享過(guò)程中每個(gè)資源管理模塊的公平性和職責(zé)透明性，對(duì)于防范檔案隱私泄露問(wèn)題至關(guān)重要。

2.4 高校自身重視程度不夠。做好檔案資源共享工作的重點(diǎn)在于培養(yǎng)一定體量的檔案管理人才隊(duì)伍。調(diào)研顯示大多數(shù)高校檔案管理人員維持在5～7人的編制內(nèi)，甚至部分院校的檔案存儲(chǔ)和管理工作全部由1～2人負(fù)責(zé)。據(jù)不完全統(tǒng)計(jì)，大部分高校對(duì)檔案管理工作的年投入資金受到限制，致使大部分檔案管理人員沒(méi)有接受過(guò)完整檔案管理學(xué)知識(shí)體系的培養(yǎng)。[7]

新時(shí)代背景之下檔案資源的更新、管理、維護(hù)和共享工作日益重要，盡管有的高校會(huì)投入資金更新優(yōu)化檔案管理設(shè)備和體系，卻沒(méi)有針對(duì)快速發(fā)展技術(shù)開(kāi)展專業(yè)人員的培訓(xùn)工作，影響了檔案管理工作效率和質(zhì)量。

3 信息時(shí)代背景下高校檔案共享的具體策略

3.1 創(chuàng)建用戶反饋模式。高校檔案共享要以統(tǒng)一、科學(xué)、合理、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)男畔⒐芾砉ぷ鳛榛A(chǔ)，突破傳統(tǒng)的檔案共享范圍的局限性，以信息技術(shù)作為共享技術(shù)支撐，創(chuàng)建出以信息服務(wù)為主的用戶反饋共享模式。[8]比如在高校畢業(yè)生招聘季的過(guò)程中，可以使用建立好的高校資源共享平臺(tái)，對(duì)每個(gè)高校接納的企業(yè)招聘宣講會(huì)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)直播和招聘信息的共享，并依據(jù)師生的反饋實(shí)現(xiàn)對(duì)專業(yè)設(shè)計(jì)的調(diào)節(jié)，保證招聘專業(yè)設(shè)置符合學(xué)生自己的實(shí)際需求。同時(shí)依據(jù)學(xué)生對(duì)企業(yè)檔案投遞情況，記錄下對(duì)應(yīng)企業(yè)的招聘要求并與對(duì)應(yīng)企業(yè)建立合作關(guān)系，以便更好地開(kāi)展高校教育。

3.2 面向公共服務(wù)模式。為了更好地讓檔案共享工作適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展需求，相關(guān)部門在為用戶提供高校檔案咨詢服務(wù)時(shí)可以建立專屬的檔案信息網(wǎng)站，使用戶能借助時(shí)下流行的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)查詢需要的檔案資源信息。

除了保證檔案查詢網(wǎng)站運(yùn)行的正確性外，還要依據(jù)用戶對(duì)使用檔案資源的大致內(nèi)容和點(diǎn)擊偏好進(jìn)行個(gè)性化服務(wù)。使用大數(shù)據(jù)分析手段對(duì)用戶多次搜索和觀看的檔案資源進(jìn)行著重服務(wù)，在用戶下一次查詢之前，著重展示用戶感興趣的檔案資源，同時(shí)在網(wǎng)站設(shè)置的過(guò)程中能分類地展示出類似書法、軍事、地理、數(shù)學(xué)、高校發(fā)展歷史等對(duì)應(yīng)各個(gè)不同領(lǐng)域，建立面向公共服務(wù)的資源共享架構(gòu)體系。

3.3 技術(shù)化檔案分享系統(tǒng)。借助便捷高效的信息技術(shù)，對(duì)檔案共享的管理工作也要不斷呈現(xiàn)出技術(shù)化的變化趨勢(shì)，根據(jù)時(shí)代要求制定出符合檔案共享理念的運(yùn)行體系?，F(xiàn)有的騰訊云、阿里云等技術(shù)的云技術(shù)的不斷更迭出現(xiàn)，技術(shù)化的檔案存儲(chǔ)模式越來(lái)越穩(wěn)定，因此可以依據(jù)現(xiàn)有的網(wǎng)絡(luò)前端和后端分離的技術(shù)設(shè)計(jì)出安全性更高、工業(yè)化更強(qiáng)的檔案共享軟件，并在國(guó)家相關(guān)部門授權(quán)的情況下，接入到高?？蒲袡n案資源和人文檔案資源。當(dāng)用戶出現(xiàn)高校資源共享的需求之時(shí)，不需要在實(shí)際生活中為檔案和檔案資源花費(fèi)人力、物力資源，只需在設(shè)計(jì)好的現(xiàn)代化的檔案共享體系中授權(quán)登錄，完成類似的團(tuán)員關(guān)系、黨員關(guān)系對(duì)接，學(xué)生畢業(yè)檔案派遣，教師職級(jí)調(diào)整的工作，等等。技術(shù)化檔案分享系統(tǒng)才能更高效率地促進(jìn)高校檔案資源共享工作的進(jìn)展。

*基金項(xiàng)目：本文系國(guó)家檔案局科技支撐計(jì)劃項(xiàng)目“西部高校檔案資源整合與共享研究”（編號(hào)：2020-X-070）的研究成果之一。

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（作者單位：寧夏醫(yī)科大學(xué)檔案館? 來(lái)稿日期：2021-06-15）