高校人事檔案的價(jià)值及風(fēng)險(xiǎn)管理策略

謝慧婷

摘? 要：本文簡(jiǎn)要闡述了高校人事檔案價(jià)值：憑證法律價(jià)值、學(xué)術(shù)能力參考價(jià)值、社會(huì)價(jià)值、反映高校教職工成長(zhǎng)過(guò)程、評(píng)價(jià)教職工工作能力、保存科研資料等;提出了高校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理措施：風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、風(fēng)險(xiǎn)防范等，以此構(gòu)建安全化高校人事檔案管理體系，展現(xiàn)高校人事檔案應(yīng)用價(jià)值，提升高校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)防護(hù)能力，為高校人事管理助力。

關(guān)鍵詞：檔案收集;科研資料;人事檔案;風(fēng)險(xiǎn)管理;風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別

Abstract： This article briefly describes the value of university personnel files： the legal value of vouchers， academic ability reference value， social value， reflecting the growth process of faculty and staff in universities， evaluating faculty and staff work ability， preservation of scientific research data， etc.; puts forward the risk management measures of university personnel files： Risk identification， risk prevention， etc.， in order to build a secure university personnel file management system， show the application value of university personnel files， enhance the risk protection capability of university personnel files， and assist in university personnel management.

Keywords： Archive collection; Scientific research materials; Personnel archives; Risk management; Risk identification

1 高校人事檔案的內(nèi)涵及其價(jià)值

人事檔案資料，生成于人事活動(dòng)中，在高校組織審查后給予認(rèn)可，檔案中所記錄的內(nèi)容，能夠反映所記錄人員的才能，分別從文檔、音頻、影像、圖片等形式，形成檔案資料。

高校人事檔案具有較高的憑證價(jià)值，此種價(jià)值具有一定法律效用，在社會(huì)組織中能夠形成現(xiàn)實(shí)效用。高校人事檔案在形成期間，含有較為豐富的內(nèi)容，比如高校管理人員對(duì)基層職工實(shí)施工作考核、績(jī)效評(píng)價(jià)時(shí)，所獲得的多項(xiàng)內(nèi)容檔案資料。在組織多方管理人士給予認(rèn)可的過(guò)程中，對(duì)記錄人員的成長(zhǎng)經(jīng)歷、工作能力、思想品質(zhì)予以客觀記錄。[1]以高校人事檔案內(nèi)容組成方面觀之，高校人事檔案包括被記錄人員的檔案資料。

現(xiàn)階段，高校人事檔案資料，應(yīng)開(kāi)展有效的管理工作，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題防護(hù)，提升檔案管理有效性，挖掘檔案資料的內(nèi)在價(jià)值，展現(xiàn)檔案管理工作的重要意義。

第一，真實(shí)反映高校教職工成長(zhǎng)過(guò)程。高校教師職工的個(gè)人檔案中，從教師任職完成檔案建設(shè)，記錄了教師任職后的工作情況，是各類原始數(shù)據(jù)的生成資料。在教職工教學(xué)期間，針對(duì)教師教學(xué)業(yè)績(jī)、教師個(gè)人技能成長(zhǎng)等信息，均以檔案形式記載在教職工個(gè)人檔案中，作為教師教學(xué)能力的合法憑證。人才作為高校人事管理的關(guān)鍵條件，在人才選用期間，可結(jié)合人事檔案信息，完成對(duì)應(yīng)人才的選擇，為高校合作單位增加原動(dòng)力。以社會(huì)視角觀之，在人事檔案查閱期間，能夠從中獲取人才成長(zhǎng)的過(guò)程，為人才資源開(kāi)發(fā)建設(shè)提供參考依據(jù)，有助于提升社會(huì)生產(chǎn)力。

第二，有助于客觀評(píng)價(jià)教職工工作能力。高校教職工個(gè)人檔案信息，包括個(gè)人教學(xué)考核、階段性教學(xué)獎(jiǎng)懲、崗位聘任、學(xué)生考核成績(jī)等資料，含有一定數(shù)量的教職工教學(xué)信息，為評(píng)價(jià)教師教學(xué)能力的關(guān)鍵因素。

第三，有助于作為干部選用憑據(jù)。人事檔案信息作為教職工開(kāi)展教學(xué)科研活動(dòng)的記載性內(nèi)容。科研活動(dòng)所記載的內(nèi)容，包括科研活動(dòng)的實(shí)施過(guò)程、科研研究參與人員、科研工作的進(jìn)展程度、科研項(xiàng)目的研究數(shù)據(jù)等，為后續(xù)相關(guān)科研活動(dòng)提供科研指引，作為極具典藏的科研檔案。[2]

高校教師含有多元化人事檔案信息，包括教師的教學(xué)履歷、基礎(chǔ)信息、教學(xué)經(jīng)歷、教學(xué)考核、教學(xué)評(píng)價(jià)等，此類信息能夠從各個(gè)視角，展現(xiàn)教師工作能力，為高校人事選拔、干部聘用提供參考依據(jù)。在高校內(nèi)部開(kāi)展優(yōu)秀職工、骨干隊(duì)伍建設(shè)時(shí)，或者是為合作企業(yè)推薦優(yōu)秀畢業(yè)生，應(yīng)保障人才選拔、學(xué)生推薦的合理性。

在人才管理期間，借助人事檔案信息，展現(xiàn)選拔人才的客觀性，便利企業(yè)把握學(xué)生的學(xué)習(xí)能力，具有公正性、檔案內(nèi)容的全面性，能夠客觀反映每名人才的學(xué)術(shù)表現(xiàn)。在人事檔案信息中，能夠綜合反映被記錄人的學(xué)術(shù)成長(zhǎng)過(guò)程，把握其學(xué)習(xí)能力，可結(jié)合人才的實(shí)際情況，為其調(diào)整適合人才發(fā)展的崗位。

2 高校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理識(shí)別

風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防工作，在一定程度上減少了風(fēng)險(xiǎn)因素對(duì)高校人事檔案產(chǎn)生的威脅，并不能有效消除風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。因此，高校檔案管理人員，應(yīng)結(jié)合檔案管理的安全性需求，借助信息技術(shù)開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)因素監(jiān)控管理工作。

2.1 檔案收集期間的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。在檔案收集期間，應(yīng)有序規(guī)劃?rùn)n案收集項(xiàng)目，制定檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，創(chuàng)建檔案管理小組，有序落實(shí)高校人事檔案管理工作。檔案收集工作，應(yīng)作為檔案管理集中解決的事項(xiàng)。檔案管理如若工作執(zhí)行不順利，將會(huì)產(chǎn)生檔案收集風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。

高校人事檔案信息，在收集期間，應(yīng)保障檔案信息的真實(shí)性、完整性、實(shí)效性等。然而，在實(shí)際檔案管理期間，受限于檔案管理的客觀因素，工作人員應(yīng)在遵守檔案標(biāo)準(zhǔn)化管理制度時(shí)，以更為主動(dòng)的管理心態(tài)，提升檔案收集的完善性。

2.2 檔案整理期間的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。高校人事檔案信息的真實(shí)性，應(yīng)作為檔案風(fēng)險(xiǎn)管理實(shí)施的關(guān)鍵。因此，在開(kāi)展檔案信息真實(shí)性鑒別工作時(shí)，應(yīng)建設(shè)較為完善的檔案鑒別流程，詳細(xì)闡述檔案鑒別方法，提升鑒別結(jié)果的規(guī)范性，保持鑒別人員的工作嚴(yán)謹(jǐn)性，保障高校人事檔案管理的有效性。[3]

2.3 檔案保存期間的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。檔案保存工作在保障資料信息實(shí)效性的同時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)信息技術(shù)的使用，盡可能地減少人為因素干擾問(wèn)題，保障檔案信息處于同步更新?tīng)顟B(tài)。

高校在實(shí)施人事檔案工作時(shí)，可在高校管理系統(tǒng)中完成檔案信息程序的添加。配置檔案借閱制度，以信息技術(shù)為管理平臺(tái)，完整保存借閱時(shí)間、借閱方式、借閱人、借閱影像、歸還日期等。針對(duì)所歸還的檔案，應(yīng)完成檔案信息資料的完整性檢查，如若是電子檔案借閱，則無(wú)需開(kāi)展檔案資料檢查。電子檔案資料在借閱期間，在借閱界面不宜設(shè)計(jì)編輯權(quán)限，以此保障檔案信息保存的有效性，減少用戶閱覽產(chǎn)生的信息篡改問(wèn)題。

2.4 檔案流動(dòng)期間的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別。檔案流動(dòng)存在的風(fēng)險(xiǎn)因素為：資料丟失、資料部分內(nèi)容丟失等。此類風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題將會(huì)直接降低高校人事檔案管理工作的有序性，甚至?xí)饳n案數(shù)據(jù)庫(kù)發(fā)生篡改，產(chǎn)生無(wú)法預(yù)估的檔案信息損失。因此，在檔案資源流動(dòng)期間，應(yīng)加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，以期提升檔案資料的安全性，減少高校人事檔案信息損失。

3 高校人事檔案風(fēng)險(xiǎn)管理措施

風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防措施具體表現(xiàn)為：風(fēng)險(xiǎn)回避、風(fēng)險(xiǎn)轉(zhuǎn)移、風(fēng)險(xiǎn)控制、風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)。在高校人事檔案管理工作中，管理人員應(yīng)結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別，完成管理工作。針對(duì)中等風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題，應(yīng)分別從風(fēng)險(xiǎn)回避、轉(zhuǎn)移、控制三個(gè)視角，開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)管理工作，以此降低檔案資料的風(fēng)險(xiǎn)級(jí)別。針對(duì)高等風(fēng)險(xiǎn)因素，則應(yīng)綜合使用四種風(fēng)險(xiǎn)防范措施，以此提升檔案風(fēng)險(xiǎn)管理工作的有效性，防止風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題發(fā)展，保障檔案資料安全性。

3.1 注重高校人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防。制定學(xué)生個(gè)人檔案風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃，在學(xué)生入學(xué)時(shí)，為學(xué)生構(gòu)建基本信息檔案，基本信息包括學(xué)生高考各科學(xué)生、學(xué)生報(bào)考專業(yè)、學(xué)生家庭情況等，此階段的風(fēng)險(xiǎn)管理問(wèn)題在于學(xué)生成績(jī)真實(shí)性、虛假身份問(wèn)題。

在學(xué)生學(xué)習(xí)階段，分別從技能實(shí)踐、理論掌握、課外活動(dòng)、日常生活，逐一完成學(xué)生信息采集。校園內(nèi)開(kāi)展智能技術(shù)管理形式，讓學(xué)生在機(jī)房、餐飲、自習(xí)室、上課、寢室等區(qū)域進(jìn)出時(shí)，完成校園卡驗(yàn)證。理論掌握與技能實(shí)踐以專業(yè)教師評(píng)分為依據(jù)，此階段的管理風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題在于學(xué)生校園卡盜取、學(xué)生替考等問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)學(xué)生身份驗(yàn)證，校園卡驗(yàn)證可采取指紋、刷臉等形式，以此提升驗(yàn)證的智能性，減少檔案信息不真實(shí)的可能性。

在學(xué)生實(shí)習(xí)階段，應(yīng)完成學(xué)生成績(jī)檔案資料推薦，獲取學(xué)生實(shí)習(xí)單位信息，學(xué)生實(shí)習(xí)檔案以學(xué)生實(shí)習(xí)總結(jié)報(bào)告為最終參考。此階段存在的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題為學(xué)生虛假實(shí)習(xí)、實(shí)際總結(jié)報(bào)告不符合實(shí)際，降低了學(xué)生實(shí)習(xí)活動(dòng)實(shí)施價(jià)值。

3.2 注重高校人事檔案的風(fēng)險(xiǎn)控制。在開(kāi)展學(xué)生個(gè)人檔案管理工作時(shí)嚴(yán)格依據(jù)檔案風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃開(kāi)展檔案管理工作，應(yīng)對(duì)學(xué)生身份信息真實(shí)性，加以信息查驗(yàn)，通過(guò)學(xué)生基礎(chǔ)信息與學(xué)生高考準(zhǔn)考證信息進(jìn)行比對(duì)，同時(shí)完成學(xué)生高中以前檔案信息的調(diào)取，以此減少替名報(bào)到問(wèn)題發(fā)生，維護(hù)檔案信息的真實(shí)性，減少高校管理風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。應(yīng)對(duì)學(xué)生替考、考試作弊等問(wèn)題，應(yīng)加強(qiáng)考場(chǎng)紀(jì)律管理，維護(hù)高校教學(xué)的威嚴(yán)性，保持學(xué)生學(xué)習(xí)考核成績(jī)的客觀性，為學(xué)生就業(yè)提供有價(jià)值的學(xué)生檔案信息。

此階段風(fēng)險(xiǎn)管理執(zhí)行時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)企業(yè)合作，定期讓學(xué)生開(kāi)展階段性工作總結(jié)，促使學(xué)生融合實(shí)習(xí)崗位，保障學(xué)生實(shí)習(xí)檔案真實(shí)性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，高校人事檔案信息具有多重價(jià)值，能夠反映高校教職工的教學(xué)能力，記錄教職工教學(xué)期間的研究成果等。

針對(duì)高校人事檔案信息，應(yīng)開(kāi)展有序的風(fēng)險(xiǎn)管理工作，以此減少人事檔案信息丟失、人事檔案信息不完整等問(wèn)題，最大程度地完成檔案資料整合工作，發(fā)揮人事檔案工作的積極作用。高校檔案管理人員可制訂檔案管理計(jì)劃，以此加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題處理。以檔案管理計(jì)劃為基礎(chǔ)，加強(qiáng)風(fēng)險(xiǎn)管理工作執(zhí)行，保障風(fēng)險(xiǎn)因素在萌發(fā)時(shí)被高效消除，以此提升風(fēng)險(xiǎn)管理工作的實(shí)效性。針對(duì)風(fēng)險(xiǎn)管理結(jié)果，開(kāi)展有序的質(zhì)檢工作，以此保障檔案資料安全性。同時(shí)結(jié)合風(fēng)險(xiǎn)因素的發(fā)生概率，有效化解風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題。結(jié)合反饋內(nèi)容開(kāi)展理論、實(shí)踐等活動(dòng)的驗(yàn)證，以此有效規(guī)避不利因素，完善風(fēng)險(xiǎn)管理體系。[4]

參考文獻(xiàn)：

[1]胡春玲.高校干部人事檔案專項(xiàng)審核中的問(wèn)題及解決途徑分析[J].今日財(cái)富，2021（02）：192-193.

[2]農(nóng)冬梅，林佳音，隆金橋.新時(shí)代下地方高校人事檔案優(yōu)化管理探析[J].傳媒論壇，2020，3（24）：115-116.

[3]楊立.試論高校人事檔案的精細(xì)化管理策略[J].蘭臺(tái)內(nèi)外，2020（35）：36-38.

[4]邵彬.加強(qiáng)高校人事檔案管理的價(jià)值和改進(jìn)策略[J].中華少年，2017（09）：311.

（作者單位：南京工業(yè)職業(yè)技術(shù)大學(xué) 來(lái)稿日期：2021-06-20）