人才高度流動(dòng)背景下企業(yè)人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)與應(yīng)對(duì)

殷鋮

摘? 要：人才流動(dòng)作為一種人力資源的優(yōu)化整合與配置方式，在激發(fā)市場經(jīng)濟(jì)活力的同時(shí)也為企業(yè)人事檔案管理工作帶來了諸多挑戰(zhàn)。由于人事檔案是企業(yè)實(shí)施人力資源管理計(jì)劃的重要載體，所以應(yīng)通過不斷推進(jìn)人事檔案管理工作實(shí)現(xiàn)“四化”，即“信息化、社會(huì)化、誠信化、目標(biāo)化”，來促進(jìn)我國人才市場的有序流動(dòng)，保障人才戰(zhàn)略的順利實(shí)施。

關(guān)鍵詞：人才流動(dòng);企業(yè);人事檔案;檔案管理;真實(shí)性

Abstract： As a way of optimizing， integrating and distributing human resources， the flow of talents not only stimulates the vitality of the market economy， but also brings many challenges to the management of corporate personnel files. Since personnel files are an important carrier for enterprises to implement human resource management plans， the 'Four modernizations'， that is， 'informatization， socialization， credibility， and targetization'， should be realized through continuous promotion of personnel file management to promote the development of my country's talent market. Orderly flow to ensure the smooth implementation of the talent strategy.

Keywords： Talent flow; Enterprise; Personnel archive; Archive management; Authenticity

社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制下，人才的高度流動(dòng)已成為一種整體態(tài)勢。中央近年來強(qiáng)調(diào)要構(gòu)建“國內(nèi)國際雙循環(huán)”相互促進(jìn)的新發(fā)展格局，而人才的循環(huán)則是推動(dòng)國內(nèi)市場大循環(huán)的關(guān)鍵。[1]因此，我國通過不斷完善人才流動(dòng)市場機(jī)制來促使人力資源要素的順暢流動(dòng)。然而，人才高度流動(dòng)對(duì)于企業(yè)的人事檔案管理工作提出了諸多挑戰(zhàn)，進(jìn)而影響著企業(yè)人力資源管理的效率。

1 人才高度流動(dòng)給企業(yè)人事檔案管理帶來的挑戰(zhàn)

1.1 人員高度流動(dòng)導(dǎo)致檔案移交頻繁。人事檔案是記錄個(gè)人主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等相關(guān)情況的綜合性文件材料，在各項(xiàng)工作中往往起著憑證、依據(jù)和參考的作用。由于人事檔案相對(duì)于個(gè)人具有“身份證”的象征，“檔隨人走”也就成為人事關(guān)系變動(dòng)應(yīng)該遵循的重要原則。因此，人才的高度流動(dòng)伴隨的將是檔案管理中頻繁復(fù)雜的移交轉(zhuǎn)接工作，這給傾向于追求安全穩(wěn)定的檔案管理工作者無疑增加了工作量與工作難度。在我國，一部分符合條件的國有企業(yè)具有人事檔案管理的權(quán)限，往往由具體的人事部門來負(fù)責(zé)，但是在國有企業(yè)內(nèi)部、國有企業(yè)與外部組織之間尚未形成比較統(tǒng)一的檔案移交制度與規(guī)范，這就增加了檔案轉(zhuǎn)接過程的無序和混亂現(xiàn)象。在大多數(shù)沒有人事檔案管理權(quán)限的普通企業(yè)，它們則會(huì)委托第三方代理機(jī)構(gòu)如人才市場來代為保管，因此人才流動(dòng)中的檔案移交工作就涉及原企業(yè)、原檔案管理機(jī)構(gòu)、現(xiàn)企業(yè)、現(xiàn)檔案管理機(jī)構(gòu)等多個(gè)主體，如若沒有嚴(yán)密規(guī)范的檔案移交制度，則會(huì)在很大程度上增加人事檔案管理工作的難度，頻繁的檔案移交手續(xù)和環(huán)節(jié)也在一定程度上增加了檔案管理工作的易錯(cuò)率，這對(duì)企業(yè)人事檔案管理制度、人事檔案管理工作者的職業(yè)素養(yǎng)以及人事檔案管理信息化水平都提出了挑戰(zhàn)。

1.2 柔性用人機(jī)制助長“人檔分離”現(xiàn)象。根據(jù)一般情況而言，“檔隨人走”應(yīng)該是用人單位和個(gè)人普遍遵守的原則，但是由于21世紀(jì)人才資源的重要性，以人才要素為目標(biāo)的“搶人大戰(zhàn)”也正在激烈上演。與此同時(shí)，企業(yè)在招聘時(shí)則會(huì)更加注重應(yīng)聘者現(xiàn)期的工作技能和資質(zhì)，而對(duì)于其“人事檔案”的移交與審核則成為“可選項(xiàng)”。在一些新生的民營與外資企業(yè)當(dāng)中，往往欠缺必要的人事檔案管理意識(shí)，在招攬人才時(shí)自然就易降低這一方面的要求。另外，個(gè)別省市在大力推進(jìn)人才流動(dòng)市場機(jī)制改革時(shí)，也會(huì)通過為一些特殊情況人員開啟“綠色通道”，[2]即在檔案未能正常移交的情況下可辦理入職等手續(xù)，來進(jìn)一步減少人才流動(dòng)的梗阻。但是從法理上講，這種操作并不十分符合國家相關(guān)法律法規(guī)。上述這些都體現(xiàn)出市場中柔性化的用人機(jī)制，它在方便人才流動(dòng)的過程中也助長了“人檔分離”現(xiàn)象的發(fā)生。對(duì)于個(gè)人來講，這種柔性用人機(jī)制為其避免檔案轉(zhuǎn)接麻煩和“棄檔跳槽”也提供了機(jī)會(huì)，加之，部分人的人事檔案管理意識(shí)比較淡薄，也就會(huì)支持這種“只求其人但不求其檔”的用人機(jī)制。于是，“人檔分離”現(xiàn)象就變得愈加突出，成為人事檔案管理中面臨的普遍難題。

1.3 檔案重建滋生檔案誠信缺失問題。當(dāng)個(gè)人因各方面原因如檔案遺失、檔案存有不良記錄、原企業(yè)卡檔等無法進(jìn)行檔案移交時(shí)，現(xiàn)人事檔案管理部門則會(huì)選擇為其重建檔案來便于后續(xù)管理。檔案重建的初衷應(yīng)該是主要針對(duì)檔案遺失的情形，而且也僅是就部分允許重新建檔的材料而言的。但實(shí)際當(dāng)中，一些企業(yè)會(huì)擅自承諾可為員工重建人事檔案，這顯然與我國人事制度中“一人一檔”的規(guī)定并不相符，“一人多檔”對(duì)整體的人事檔案管理工作造成混亂局面。更為重要的是，檔案重建背后易滋生檔案誠信問題。一方面，材料補(bǔ)辦過程中很大程度上受到個(gè)人主觀因素的影響，因此難免存有選擇性提供有利信息而隱瞞負(fù)面信息的自利心理，甚至存有扭曲事實(shí)提供虛假信息的僥幸做法，近年來網(wǎng)絡(luò)所曝光的學(xué)歷造假、冒名頂替等現(xiàn)象值得我們關(guān)注。另一方面，由于人事檔案涉及不同時(shí)期不同主體對(duì)個(gè)人的特定評(píng)價(jià)，所以企業(yè)在為員工重建檔案時(shí)缺乏嚴(yán)格審核的意識(shí)與仔細(xì)考究其真實(shí)性的標(biāo)準(zhǔn)。

1.4 檔案不完善阻礙人才發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施。人事檔案是企業(yè)實(shí)施人才發(fā)展戰(zhàn)略的重要依據(jù)，然而由于各種原因卻難以保證檔案的完整無缺。首先，在人才高度流動(dòng)中易出現(xiàn)“人檔分離”和檔案缺失現(xiàn)象，這就使現(xiàn)企業(yè)并不具備關(guān)于員工完善的人事檔案材料，人與檔案的管理并沒有達(dá)到統(tǒng)一。其次，由于部分企業(yè)缺乏人事檔案管理工作的大局意識(shí)，對(duì)于員工人事檔案材料并未進(jìn)行及時(shí)查漏、更新與完善，與企業(yè)整體的人力資源管理工作相脫節(jié)。人事檔案的不完整容易影響到企業(yè)人才發(fā)展戰(zhàn)略的實(shí)施，這不僅使員工個(gè)人失去寶貴的人才培養(yǎng)與發(fā)展機(jī)會(huì)，也將對(duì)企業(yè)整體的人才發(fā)展戰(zhàn)略實(shí)施造成阻礙。

2 未來企業(yè)人事檔案管理工作的優(yōu)化向度

2.1 建立規(guī)范的檔案移交制度，引入檔案“信息化”管理。為有效應(yīng)對(duì)人才高度流動(dòng)帶來的檔案移交工作，企業(yè)首先需要完善人事檔案管理制度，逐步建立起統(tǒng)一規(guī)范的檔案移交制度，從移交前的檔案整理到移交中的檔案清單確認(rèn)，再到移交后的完成確認(rèn)，將檔案移交的流程清晰化，形成嚴(yán)密的檔案移交閉合環(huán)，每一環(huán)節(jié)的進(jìn)行都必須依據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。其次，提高企業(yè)人事檔案管理工作的信息化水平，建立起與紙質(zhì)檔案相互補(bǔ)充的“電子檔案”，通過將人事檔案材料信息按照統(tǒng)一格式錄入電子信息數(shù)據(jù)庫，以提高信息錄檔的效率與檔案保管的質(zhì)量，同時(shí)也便于員工檔案移交時(shí)與其他企業(yè)之間的檔案信息共享。再次，企業(yè)應(yīng)該逐步加大對(duì)人事檔案管理工作中的資金投入與技術(shù)支持，不斷提升檔案管理工作的信息化水平，同時(shí)注重對(duì)信息數(shù)據(jù)庫的隱私安全保護(hù)，防止個(gè)人重要信息被不法分子所盜取。[3]最后，企業(yè)應(yīng)注重對(duì)人事檔案管理工作者進(jìn)行定期培訓(xùn)，提升其信息化工作技能，強(qiáng)化其職業(yè)素養(yǎng)，當(dāng)涉及違背人事檔案管理制度的事項(xiàng)時(shí)，能夠堅(jiān)守底線，以保障人事檔案管理工作的嚴(yán)肅性和準(zhǔn)確性。

2.2 切實(shí)樹立檔案管理的意識(shí)，促進(jìn)檔案“社會(huì)化”管理。為促進(jìn)人才市場的良性流動(dòng)，各企業(yè)都應(yīng)該樹立起正確的“用人觀”和“留人觀”。企業(yè)采用柔性化的用人機(jī)制有利于減少人才流動(dòng)梗阻，但是在這一過程中也應(yīng)該樹立必要的人事檔案管理意識(shí)，企業(yè)可以適當(dāng)放寬檔案移交的時(shí)限，但必須保證檔案的最終移交，以實(shí)現(xiàn)“人檔合一”，便于后續(xù)工作中的人事管理。關(guān)于留人，企業(yè)也不應(yīng)該靠不符合規(guī)范的“卡檔”操作來實(shí)現(xiàn)，而應(yīng)在依法解除人事關(guān)系的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)檔案的正常移交。另外，我國尚未形成統(tǒng)一的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，不同性質(zhì)、類別企業(yè)負(fù)責(zé)檔案管理的機(jī)構(gòu)有所差別，這不利于暢通人才流動(dòng)的渠道，也不利于實(shí)現(xiàn)檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。因此，在以后可通過建立社會(huì)化的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，實(shí)行統(tǒng)一人事代理和專業(yè)化標(biāo)準(zhǔn)管理，促進(jìn)“單位人”向“社會(huì)人”的轉(zhuǎn)變，由“要我建檔”到“我要建檔”，使檔案管理成為具有普遍社會(huì)意義的重要事項(xiàng)。2.3 嚴(yán)格把關(guān)檔案材料真實(shí)性，保證檔案“誠信化”管理。真實(shí)性是人事檔案管理制度所體現(xiàn)的首要原則，也是人事檔案在人力資源管理中得以利用的重要前提，因此必須通過各方面的制度安排和工作來保障其材料的真實(shí)性。從制度方面來講，國家、企業(yè)及人事檔案管理部門應(yīng)該針對(duì)檔案造假問題建立起嚴(yán)密的防范制度，堅(jiān)決杜絕并嚴(yán)厲打擊各類檔案造假問題，通過各種懲罰措施來提高檔案造假的成本。從工作方面來講，各人事檔案管理主體如企業(yè)、人才市場等應(yīng)該切實(shí)遵守關(guān)于檔案造假的防范規(guī)定，尤其在為流動(dòng)人才辦理檔案重建手續(xù)的過程中要嚴(yán)格審核其是否滿足重新建檔的條件，并嚴(yán)格把關(guān)材料的真實(shí)性。最為關(guān)鍵的是，人事檔案管理人員應(yīng)該恪守職業(yè)道德，對(duì)于任何人提出的關(guān)于檔案造假的要求明確表示反對(duì)，同時(shí)不以非法形式與其他企業(yè)共享人才檔案材料信息。大部分檔案造假行為都源于個(gè)人自身的法律意識(shí)不強(qiáng)，因此對(duì)于個(gè)人應(yīng)該從各方面向其普及檔案造假的相關(guān)法律規(guī)定和造假成本，使其意識(shí)到檔案造假的嚴(yán)重性并從根本上減少此類行為。

2.4 及時(shí)更新與完善人事檔案，實(shí)現(xiàn)檔案“目標(biāo)化”管理。企業(yè)人事檔案管理工作要堅(jiān)持目標(biāo)導(dǎo)向，與企業(yè)整體的人才發(fā)展戰(zhàn)略保持一致，并服務(wù)于其順利實(shí)施。尤其針對(duì)不同時(shí)期企業(yè)引進(jìn)的流動(dòng)人才，人事檔案管理部門應(yīng)該建立起完善的檔案數(shù)據(jù)庫，并按要求接收其所有的檔案材料，實(shí)現(xiàn)人與檔案的統(tǒng)一管理。檔案正常接收以后要注重對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的更新與完善，將工作過程中形成的各類相關(guān)材料如工作表現(xiàn)、績效考核、紀(jì)律遵守等都完整補(bǔ)充到人事檔案信息數(shù)據(jù)庫中，以便于在企業(yè)人才晉升和提拔當(dāng)中提供充足的參考依據(jù)。由于人事檔案的完善與否關(guān)乎到企業(yè)人力資源管理的水平與個(gè)人未來發(fā)展目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，所以企業(yè)和個(gè)人也應(yīng)該發(fā)揮對(duì)人事檔案管理工作的監(jiān)督作用，針對(duì)檔案材料記錄錯(cuò)誤、記錄不完善、更新滯后等問題應(yīng)該高度重視，并督促人事檔案管理部門高質(zhì)量工作。

參考文獻(xiàn)：

[1]林盼.“國內(nèi)大循環(huán)”的關(guān)鍵是人才的循環(huán)[N].社會(huì)科學(xué)報(bào)，2020-10-01（004）.

[2]王海云.人才流動(dòng)給人事檔案管理帶來的新問題與對(duì)策研究[J].科技創(chuàng)新導(dǎo)報(bào)，2020，17（20）：182-183+186.

[3]趙林夕，常飛，賈勁頌，崔潔，谷一凡，陸炫宇.數(shù)字經(jīng)濟(jì)時(shí)代企業(yè)檔案信息化轉(zhuǎn)型的目標(biāo)與策略[J].檔案與建設(shè)，2020（09）：44-46.

（作者單位：中國石化銷售股份有限公司山東石油分公司 來稿日期：2021-06-18）