信息時(shí)代背景下電子檔案管理的安全性分析

趙中林

摘要：當(dāng)代企業(yè)檔案管理工作在互聯(lián)網(wǎng)背景下已經(jīng)逐漸朝著信息化電子的方向發(fā)展，在此過(guò)程中企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量和效率都得到了極大的提升。盡管電子檔案給相關(guān)管理工作帶來(lái)了很多便利，不過(guò)其非常容易受到病毒入侵或網(wǎng)絡(luò)攻擊，因此信息時(shí)代背景下的電子檔案管理必須高度重視信息安全問(wèn)題，本文筆者就該問(wèn)題進(jìn)行簡(jiǎn)要分析，并提出一些管理建議。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代;電子檔案管理;安全性

絕大部分?jǐn)?shù)據(jù)資源處理方式在信息時(shí)代下都發(fā)生了很大的改變，尤其是電子檔案的出現(xiàn)，隨之而來(lái)的還有各種信息安全問(wèn)題。信息時(shí)代背景下的檔案工作人員當(dāng)下最為重要的研究課題就是電子檔案安全問(wèn)題。

1 電子檔案管理面臨的信息安全問(wèn)題

1.1 硬件設(shè)施故障

具有保密要求的電子檔案資料一般不可存儲(chǔ)于公有云，相對(duì)安全的方式就是磁盤、私有云或光盤等載體存儲(chǔ)，但相關(guān)硬件設(shè)施受損就是最大的信息安全問(wèn)題。通常情況下，企業(yè)會(huì)從物理保護(hù)層面對(duì)私有云采取一定防護(hù)措施，不過(guò)私有云對(duì)服務(wù)器有著較高的要求，有不少客戶在價(jià)格因素的限制作用下選擇單臺(tái)服務(wù)器存儲(chǔ)，而一旦面臨服務(wù)器硬件故障就可能出現(xiàn)私有云中的電子數(shù)據(jù)直接丟失[1]。雖然這類文件存儲(chǔ)載體價(jià)格不高，但更換過(guò)于頻繁就容易受外界各種因素干擾，空氣濕度、室內(nèi)溫度等日常管理中的因素是最容易被忽略的干擾因素。

1.2 人為操作不當(dāng)

徹底改變了檔案工作模式與內(nèi)容的電子信息化發(fā)展，讓檔案管理人員面臨著更高的職業(yè)要求。電子化檔案管理對(duì)相關(guān)功工作人員的能力要求不單單是具備專業(yè)的檔案知識(shí)，還要的掌握網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)以及檔案管理軟件使用技能。但就現(xiàn)階段檔案管理人員情況而言，大部分人員信息安全意識(shí)不足，由于不夠重視安全問(wèn)題所以缺乏針對(duì)性信息安全防護(hù)，加之能力水平不達(dá)標(biāo)，容易因?yàn)閭€(gè)人操作不當(dāng)而引發(fā)服務(wù)器被網(wǎng)路病毒入侵、檔案信息泄露等問(wèn)題，給檔案管理工作埋下很大的安全隱患。

1.3 軟件系統(tǒng)漏洞

電子檔案管理是數(shù)據(jù)化管理模式，是離不開(kāi)對(duì)相關(guān)管理軟件功能的應(yīng)用的， 比如信息數(shù)據(jù)檢索、電子文件歸檔等，每個(gè)環(huán)節(jié)的便捷處理都要借助檔案管理軟件。當(dāng)然，相關(guān)管理功過(guò)在變得快捷便利的同時(shí)都要面對(duì)相應(yīng)的弊端，大部分檔案管理軟件都是在Windows系統(tǒng)基礎(chǔ)上開(kāi)發(fā)的，在SQL數(shù)據(jù)庫(kù)和Windows系統(tǒng)之間始終存有某些安全漏洞，如若不能及時(shí)補(bǔ)上這些安全漏洞，被不法分子發(fā)現(xiàn)并利用，就會(huì)讓檔案管理軟件中的信息數(shù)據(jù)被竊取、篡改、丟失，讓企業(yè)或單位面臨巨大的損失。

2 電子檔案管理信息安全保障策略

2.1 加強(qiáng)基礎(chǔ)硬件設(shè)施建設(shè)

以提升電子信息檔案管理安全性為目的，有必要根據(jù)《中華人民共和國(guó)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)安全保護(hù)條例》和相關(guān)的電子信息檔案管理要求，圍繞電子信息檔案管理工作實(shí)際需求積極合理的配置超大容量磁盤、應(yīng)用服務(wù)器、數(shù)據(jù)服務(wù)器、病毒檢測(cè)系統(tǒng)和防火墻等，最大化的保障計(jì)算機(jī)本身和相關(guān)配套設(shè)備高效穩(wěn)定的運(yùn)行，滿足電子信息檔案的提取、存儲(chǔ)和安全需求。其中最為重要的就是強(qiáng)化系統(tǒng)安全防護(hù)，最好能選擇Ever、OA和Do這種大型檔案系統(tǒng)制作公司，圍繞企業(yè)或單位自身的需求個(gè)性化的定制一套更具適用性的檔案信息系統(tǒng)，確保檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行可靠性和針對(duì)性[2]。關(guān)于網(wǎng)絡(luò)防護(hù)系統(tǒng)軟件的引進(jìn)一定要是正版的，增強(qiáng)防御網(wǎng)路黑客與病毒入侵的能力，維護(hù)檔案信息系統(tǒng)運(yùn)行安全、正常。檔案信息借閱者需要提前進(jìn)行實(shí)名注冊(cè)，只有通過(guò)賬號(hào)密碼登陸并擁有相應(yīng)訪問(wèn)權(quán)限后，才能在檔案信息系統(tǒng)后臺(tái)管理中自由的查閱對(duì)應(yīng)的電子檔案信息、存儲(chǔ)時(shí)間、修改記錄等等，系統(tǒng)里保存了關(guān)于檔案歸檔、錄入和所有查閱記錄，還有一個(gè)查閱信息檔案可用于問(wèn)題調(diào)查和處理中的分析。

2.2 重視檔案管理隊(duì)伍建設(shè)

當(dāng)下已有的檔案管理人員中，同時(shí)具備網(wǎng)絡(luò)安全操作技術(shù)、管理軟件操作技能和專業(yè)檔案理論知識(shí)的人并不多，要想在電子檔案管理工作中降低人為操作失誤事件發(fā)生率，就要確保檔案管理人員的能力與素質(zhì)達(dá)標(biāo)，構(gòu)建一支符合工作要求的檔案管理隊(duì)伍。首先是人才引進(jìn)環(huán)節(jié)，要根據(jù)電子檔案管理實(shí)務(wù)制定選聘要求和條件，通過(guò)層層嚴(yán)格的篩選讓具備極高信息安全意識(shí)和檔案管理專業(yè)素養(yǎng)的人才脫穎而出，從根本上減少出現(xiàn)人為操作失誤的幾率;其次是構(gòu)建合理的培訓(xùn)機(jī)制，積極組織并開(kāi)展針對(duì)檔案管理人員的專業(yè)知識(shí)培訓(xùn)和網(wǎng)絡(luò)安全技術(shù)培訓(xùn)，提升他們的信息安全意識(shí)，從而更好的規(guī)范自己日常工作行為;最后是嚴(yán)格把關(guān)職工的檔案使用權(quán)和管理權(quán)，根據(jù)自身實(shí)際情況判斷是否需要推動(dòng)動(dòng)態(tài)化權(quán)限管理機(jī)制，關(guān)鍵在于及時(shí)調(diào)整管理權(quán)限，做好工作交接。

2.3 做好制度層面的保障工作

出于對(duì)電子檔案管理安全性的考慮，很多檔案管理部門都選用電子與紙質(zhì)并存的雙介質(zhì)管理方式，更好的滿足檔案信息安全保管和高效運(yùn)用的要求，緊密銜接檔案利用和存儲(chǔ)保密之間的關(guān)系。雙介質(zhì)管理最為重要的要求就是做好制度層面的保障工作，具體要求是一體化管理紙質(zhì)檔案和電子檔案、加快紙質(zhì)檔案數(shù)字轉(zhuǎn)化效率、一并簡(jiǎn)化管理系統(tǒng)中的各項(xiàng)流程、解決審批程序繁瑣等問(wèn)題。在此過(guò)程中建議圍繞《建設(shè)項(xiàng)目電子文件歸檔和電子檔案管理暫行辦法》開(kāi)展電子檔案安全管理工作，重點(diǎn)是在建設(shè)檔案信息化的過(guò)程中一同完善有關(guān)電子檔案管理的制度和標(biāo)準(zhǔn)，構(gòu)建具有合理性、客觀性與規(guī)范性的檔案信息資源數(shù)據(jù)庫(kù)，提升數(shù)據(jù)完整度[3]。與此同時(shí)，要根據(jù)信息化大數(shù)據(jù)背景下的信息公開(kāi)形勢(shì)合理劃分涉密檔案與非涉密檔案，對(duì)其采取不同的管理方式，在保證涉密檔案信息安全的基礎(chǔ)上盡可能凸顯電子檔案的共享、開(kāi)放、快捷、便利等優(yōu)勢(shì)，為各項(xiàng)社會(huì)生產(chǎn)活動(dòng)服務(wù)。

3 結(jié)語(yǔ)

總而言之，做好電子檔案管理安全工作，需要在提升工作人員安全管理意識(shí)的基礎(chǔ)上，立足于檔案工作實(shí)際需求來(lái)分析人員、硬件和制度等方面的問(wèn)題，進(jìn)而從管理模式、制度和技術(shù)上進(jìn)行改進(jìn)，實(shí)現(xiàn)信息化時(shí)代下電子檔案管理安全性大幅提升。

參考文獻(xiàn)

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[3]夏冰.電子文件和電子檔案管理中的信息安全問(wèn)題[J].計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)，2020，632（16）：56-57.